FAQ: Modulo Riunioni

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Come posso creare riunioni in Zoho CRM?

Per creare una riunione nel Suo CRM

Nel modulo Meetings , faccia clic su Create Meetings .
Nel popup Meeting Information , specifichi i dettagli dell'evento.
Faccia clic su Save.

Come posso impostare i promemoria per le riunioni?

Per impostare i promemoria per una riunione

Vada alla scheda Meetings .
Faccia clic sulla riunione per la quale desidera impostare i promemoria.
Faccia clic su Edit nella pagina Meetings Details .
Nel pop-up Meeting Information , scelga quanto tempo prima dell'inizio della riunione desidera essere avvisato nel menu a tendina Reminder .
Faccia clic su Save . Dopo aver creato una riunione, può invitare utenti, lead o contatti facendo clic su Add Invitees .

Come posso chiudere una riunione in modo che non appaia nell'elenco Open Meetings?

Non è possibile contrassegnare manualmente una riunione come completata, ma è possibile modificare la data di scadenza impostandola alla data e all'ora correnti, in modo che venga contrassegnata come completata e spostata nella vista Completed Meetings .

Devo terminare manualmente le riunioni?

No, non è necessario completare manualmente le riunioni in Zoho CRM. Le riunioni verranno completate automaticamente una volta superata l' End Time . È possibile visualizzare tutte le riunioni completate nella vista Completed Meetings . Ad esempio, se l' End Date/Time è 08/05/2021, 12.45 PM, la riunione verrà automaticamente contrassegnata come completata alle 12.46 PM.

Come posso aggiungere partecipanti a una riunione?

Per invitare membri a una riunione

Vada alla scheda Meetings
Selezioni la riunione alla quale desidera aggiungere partecipanti dalla pagina principale Meetings .
Faccia clic su Add nella sezione Participants della pagina Meeting Details .
Selezioni le caselle di controllo degli utenti che desidera invitare. È possibile selezionare utenti dai menu a tendina Leads, Contacts, Users, e Groups per invitarli alla riunione.
Faccia clic su Add. Gli utenti verranno invitati alla riunione.

Nota:

Se è impostato un promemoria via e-mail per la riunione, sia il proprietario della riunione che i partecipanti riceveranno i promemoria.
Se è impostato un promemoria pop-up per la riunione, sia il proprietario della riunione che i partecipanti che sono utenti nel Suo account CRM riceveranno i promemoria pop-up.

Quali tipi di notifiche posso impostare durante la creazione di una riunione?

Durante la creazione di un'attività o di una riunione in Zoho CRM, è possibile impostare due tipi di promemoria:

Avviso tramite e-mail : Selezioni questa opzione per ricevere promemoria per le Sue attività o riunioni tramite e-mail.
Avviso tramite pop-up : Selezioni questa opzione per ricevere promemoria pop-up per le Sue attività o riunioni.

Come posso visualizzare le riunioni di altri utenti?

Per visualizzare tutte le riunioni create nel Suo CRM, è necessario configurare una regola di condivisione dei dati per le riunioni impostandola su una delle seguenti opzioni, a seconda del tipo di autorizzazione richiesto.

Public read only
Public read/write
Public read/write/delete.

È inoltre possibile creare una nuova regola di condivisione per personalizzare i criteri di condivisione dei record nel caso in cui si desideri che solo alcuni utenti possano visualizzarli. Per visualizzare le riunioni, vada al modulo Meetings e faccia clic sulla vista elenco All meetings nella pagina principale delle riunioni.

Come posso vedere l'elenco degli invitati a una riunione che ho creato?

Per visualizzare l'elenco degli invitati a una riunione

Faccia clic sulla scheda Meetings .
Selezioni la riunione desiderata.
Può visualizzare l'elenco degli invitati nella sezione Participants .

Come posso aggiungere altri partecipanti a una riunione esistente?

È possibile aggiungere partecipanti a una riunione esistente dalla pagina Meetings Details .

1. Selezioni la riunione nella pagina Meetings Details .

2. Vada alla sezione Participants e faccia clic su Add .

3. Selezioni i partecipanti che desidera aggiungere e faccia clic su Add .

4. Verrà inviata un'e-mail di invito ai nuovi partecipanti e le modifiche verranno salvate.

Come verrò avvisato quando mi viene assegnata una riunione?

Per ricevere una notifica quando Le viene assegnata una riunione

Faccia clic su Calendar.
Scelga una vista: Day, Week, o Month.
Faccia clic su Preferences.
S elezioni la casella Notify me when a meeting is assigned to me nella sezione Notifications del pop-up Preferences .
Faccia clic su Save.

Come posso modificare una riunione?

Per modificare una riunione

Vada al modulo Meetings .
Selezioni la riunione desiderata e faccia clic sull'icona Edit .
Inserisca i dettagli necessari.

Faccia clic su Save

Perché non posso impostare la durata della riunione a più di 3 ore?

Quando si crea una riunione, la durata massima impostabile nei menu a tendina Da e A è di 3 ore. Questo perché la maggior parte delle riunioni dura solitamente 3 ore o meno. Durante la creazione di un evento, è possibile impostare la durata fino a sole 3 ore utilizzando i menu a tendina Da e A. Questo perché la maggior parte degli eventi ha solitamente una durata di 3 ore o meno. Tuttavia, è possibile impostare manualmente la durata a più di 3 ore. Faccia doppio clic sul campo To e inserisca l'orario di fine desiderato.

Posso creare riunioni per altri utenti?

È possibile creare riunioni per altri utenti solo se si è un amministratore CRM . Per le riunioni, è possibile selezionare l'organizzatore dall'elenco degli altri utenti.

Come posso visualizzare tutti i dettagli di una riunione?

È possibile accedere ai dettagli dalla pagina Meeting Details .

Per visualizzare i dettagli di una riunione

Vada al modulo Meetings .
Faccia clic sulla riunione desiderata per visualizzarne le informazioni.

Come posso eliminare o annullare una riunione in Zoho CRM?

Se ha aggiunto partecipanti alla riunione, Le consigliamo di annullare prima la riunione e poi eliminarla.

Vada alla riunione che desidera annullare.
Faccia clic sul pulsante con i puntini di sospensione (...) nella pagina Meeting Details .
Faccia clic su Cancel e apparirà un pop-up che chiede se si desidera inviare la notifica di annullamento della riunione ai partecipanti. Scelga Send o Do Not Send.

Il pulsante Cancel verrà visualizzato solo se l'e-mail di invito è stata inviata.

Per eliminare una riunione

Vada alla riunione che desidera eliminare.
Faccia clic sul pulsante con i puntini di sospensione (...) nella pagina dei dettagli della riunione.
Faccia clic su Delete . Apparirà un pop-up che chiede conferma per l'eliminazione della riunione. Faccia clic su Delete .

È inoltre possibile selezionare i record dalla vista elenco del modulo Meetings ed eliminarli.

Vada al modulo Meetings .
Selezioni le riunioni che desidera eliminare facendo clic sulle relative caselle di controllo.
Faccia clic su Actions e selezioni Delete .
Apparirà un pop-up che chiede conferma per l'eliminazione, faccia clic su Delete .

È possibile interrompere un evento ricorrente in Zoho CRM? Se sì, come?

Sì. Per interrompere un evento ricorrente, vada all'evento nella data specifica a partire dalla quale desidera annullarlo. Ad esempio, se non desidera che l'evento venga creato da domani, vada all'evento di quel giorno nel Suo calendario e faccia clic su Delete. Nel popup successivo, faccia clic su Delete all Future Events per assicurarsi che non venga ripetuto nuovamente.

Ci auguriamo che questo elenco di domande frequenti sul modulo Meetings sia stato informativo. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui . Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto!

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