FAQ: Workflow per le Email

Cosa sono le regole workflow per le email e perché ne ho bisogno?

• Follow-up automatici: Con le regole workflow, è possibile impostare email di follow-up automatiche basate su trigger specifici. Ad esempio, è possibile creare una regola che invia un'email di follow-up a un lead se non ha risposto all'email iniziale entro un determinato periodo di tempo.
  
• Nurturing dei Lead: Le regole workflow consentono di coltivare i lead inviando email mirate nelle diverse fasi del funnel di vendita. Ad esempio, è possibile inviare automaticamente un'email di benvenuto ai nuovi lead o una serie di email formative per accompagnarli nel processo di vendita.
  
• Assegnazione attività: È possibile utilizzare le regole workflow per assegnare automaticamente attività relative alle email. Ad esempio, quando viene aggiunto un nuovo lead, una regola workflow può creare un'attività per un rappresentante commerciale affinché invii un'email introduttiva.
• Aggiornamento dati: Le regole workflow possono essere utilizzate per aggiornare i dati nel CRM in base alle interazioni email. Ad esempio, se un lead fa clic su un link in un'email, è possibile aggiornare automaticamente il suo stato o assegnargli un'etichetta specifica.
  
• Avvisi di notifica: È possibile impostare regole per ricevere notifiche o avvisi quando si verificano determinati eventi relativi alle email. Ciò può essere utile per rimanere informati sulle interazioni email critiche o sulle risposte di lead e clienti.
  
• Segmentazione e targeting: Utilizzare le regole workflow per segmentare automaticamente i contatti in base alle loro interazioni email. Questa segmentazione può aiutare a indirizzare gruppi specifici con campagne email personalizzate.
  
• Efficienza e coerenza: L'automazione tramite le regole workflow garantisce che determinate attività vengano eseguite in modo coerente senza intervento manuale. Ciò contribuisce a mantenere l'efficienza e libera tempo per il team, che può concentrarsi su attività più strategiche.

Come posso automatizzare diversi modelli email in base ai campi selezionati? 

Per creare modelli email:

1. Navigare in Setup() > Customization > Templates > Email.
   
2. Fare clic su Add Template, quindi selezionare il modulo desiderato.
   
3. Scegliere un modello adatto dalla galleria o crearne uno da zero.

Vedere anche>>

 

Creazione di modelli email

Per aggiungere un modello email a una regola workflow:

1. Navigare in Setup() > Automation > Workflow Rules > Add Create Rule.
   
2. Fornire i dettagli necessari e fare clic su Next.
   
3. Scegliere l'opzione desiderata sotto WHEN per eseguire il trigger della regola.
   
4. In Conditions, scegliere i Lead che corrispondono a determinati criteri, quindi selezionare i campi di conseguenza.
   
5. Scegliere Email Notification da Instant Action per un'azione immediata, oppure scegliere Scheduled Action per eseguire la regola a un orario prestabilito.
   
6. Selezionare il modello che corrisponde al campo scelto sopra.
   
7. Fare clic su Associate, quindi fare clic su Save.

È inoltre possibile creare un workflow separato per ciascuno dei modelli creati, quindi mapparli alle regole workflow. Dopo aver configurato le regole workflow con i modelli email, il sistema invia email dinamiche quando il trigger e le condizioni corrispondono.

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Posso creare un caso per il Contatto ogni volta che ricevo un'email?   

1. Scegliere la condizione di esecuzione come When an Email is Received.
   
2. Scegliere Contacts come modulo a cui applicare la regola.
   
3. Scegliere le condizioni dei campi email, se necessario.
   
4. Scegliere Function come Instant Action.
   
5. Creare una nuova funzione per il modulo Contacts.
   
6. Copiare e incollare il seguente codice nell'editor Deluge:
   mp=map();
   mp.put("Status", "New");
   mp.put("Case_Origin", "Email");
   mp.put("Subject", "New email received");
   mp.put("Related_To", id);
   createcase=zoho.crm.createRecord("Cases", mp);
   info createcase;
   
   
7. Fare clic su Edit Arguments e denominare l'argomento 'id'. Contrassegnare il campo Contact ID per l'argomento e salvare le modifiche.
   

Come posso tracciare l'ultima volta che un'email è stata inviata o ricevuta dai miei record?

Ulteriori informazioni sulla configurazione delle regole workflow.

Posso creare una regola workflow per inviare email di follow-up automatiche se non viene ricevuta una risposta?

1. Accedere a Zoho CRM e al proprio account CRM.
   
2. Navigare in Setup > Automation > Workflow Rules > Create New Workflow Rule.
   
3. Scegliere un [Modulo], come Lead o Contacts, dal menu a tendina, quindi scrivere il Rule Name e la Description, se necessario.
   
4. Fare clic su Next.
   
5. Nella pagina Workflow Setup, selezionare il tempo di esecuzione della regola dal menu a tendina.
   
6. Impostare i criteri in Condition. È possibile scegliere tra record specifici o tutti i record del modulo.
   
7. Dopo aver effettuato le selezioni, fare clic su Next.
   
8. Scegliere Email Notification come Instant Action.
   
9. Nella finestra di dialogo Email Notification, fare clic su Create Email Notification.
   
10. Scrivere il Rule Name e selezionare l'indirizzo "To" a cui si desidera inviare la notifica email. È possibile aggiungere destinatari aggiuntivi, se necessario.
    
11. Scegliere i destinatari per l'email di massa. Selezionare la casella di controllo per includere tutti i destinatari previsti.
    

Seguendo questi passaggi, è possibile configurare facilmente una regola workflow in Zoho CRM per email di follow-up automatiche

Il workflow per le email può essere configurato per moduli diversi da Leads o Contacts?

La regola workflow per le email può essere attivata per utenti specifici?

Ulteriori informazioni sulla specifica delle condizioni.

Ho bisogno dell'integrazione IMAP per configurare i workflow per le email?  

Quali azioni possono essere attivate in base allo stato di un'email?

1. Creazione attività: Automatizzare la creazione di attività in risposta a trigger email specifici, garantendo un'assegnazione e gestione rapida delle attività.
   
2. Aggiornamenti campi: Le email possono attivare automaticamente aggiornamenti nei campi del CRM, mantenendo l'accuratezza e la pertinenza dei dati in tempo reale.
   
3. Notifiche utente: Implementare notifiche automatizzate per avvisare utenti o team pertinenti in base al contenuto o ai criteri dell'email, garantendo un'attenzione tempestiva alle informazioni critiche.
   
4. Esecuzione funzioni personalizzate: Utilizzare i trigger email per eseguire funzioni personalizzate, consentendo azioni su misura o operazioni complesse in risposta a input email specifici.
   
5. Trigger webhook: L'automazione tramite email può attivare webhook, facilitando una comunicazione senza interruzioni tra il CRM e sistemi o applicazioni esterni per una migliore integrazione e scambio di dati.
   

Le seguenti azioni sono disponibili per i moduli Leads, Contacts e moduli correlati, nonché per altri casi:

1. Assign Owner: Quando viene soddisfatta una condizione specifica (ad es. lo stato dell'email è "X"), è possibile assegnare automaticamente un nuovo proprietario al lead, contatto o modulo correlato.
   
2. Execute Circuit: Questa azione può essere una funzione personalizzata o uno script sviluppato utilizzando il linguaggio di scripting Deluge di Zoho. Può coinvolgere logiche complesse o integrazioni con altri sistemi. 

1. Creazione record: Creare automaticamente un nuovo record in Zoho CRM o in un'altra applicazione connessa quando viene rilevato uno stato email specifico.
   
2. Funzioni: Eseguire funzioni personalizzate o operazioni all'interno di Zoho Flow, come manipolazione dei dati, calcoli o logica condizionale.
   
3. Webhook: Attivare un webhook per comunicare con sistemi o servizi esterni. Può essere utilizzato per integrare Zoho CRM con applicazioni di terze parti o eseguire azioni specifiche su altre piattaforme.
   

1. Creazione record: Nei casi in cui lo stato dell'email non corrisponde a criteri predefiniti, è possibile creare un nuovo record in Zoho CRM o in un altro sistema connesso.
   
2. Funzioni: Applicare funzioni personalizzate o script per gestire scenari sconosciuti. Ciò potrebbe comportare controlli aggiuntivi o logica condizionale per determinare la linea d'azione appropriata.
   
3. Webhook: Utilizzare webhook per comunicare con sistemi o servizi esterni quando lo stato dell'email è sconosciuto. Ciò può aiutare nell'integrazione con altri strumenti o piattaforme per raccogliere ulteriori informazioni o intraprendere azioni specifiche.
   

Ulteriori informazioni sulle azioni istantanee.

Qual è lo scopo della creazione di workflow per le email?

1. Trigger di notifica per email senza risposta: Automatizzare le notifiche agli utenti quando un'email rimane senza risposta entro un periodo di tempo specificato, garantendo follow-up tempestivi e prevenendo lacune nella comunicazione.
   
2. Aggiornamenti dinamici dei campi collegati allo stato email: Utilizzare le modifiche di stato delle email per aggiornare automaticamente campi specifici all'interno dei moduli CRM, garantendo che i dati riflettano accuratamente lo stato o l'avanzamento dell'email.
   
3. Assegnazione automatica di attività basata sull'oggetto dell'email: Abilitare la creazione automatica di attività per i rappresentanti analizzando gli oggetti delle email, ottimizzando la distribuzione del carico di lavoro e la gestione delle attività in base al contenuto dell'email.
   
4. Generazione di avvisi per email respinte: Configurare notifiche automatizzate per gli amministratori di sistema o gli utenti pertinenti quando un'email viene respinta, sollecitando l'indagine e la risoluzione dei problemi di consegna.
   
5. Creazione di ticket basata sulle email inviate: Automatizzare la creazione di ticket di supporto o assistenza basati sulle email in uscita, garantendo che le richieste o i problemi dei clienti siano sistematicamente documentati e gestiti all'interno del CRM.

Ulteriori informazioni sulla creazione di regole workflow per le email.

Come posso inviare un'email automaticamente quando viene creato un lead?

Per fare questo:

1. Navigare in Setup > Customization > Templates > Email.
   
2. Fare clic su Add New Template.
   
3. Selezionare il modulo per cui creare il modello email dall'elenco a tendina, quindi fare clic su Next per aprire la pagina Template Gallery.
   
4. Progettare un modello da zero o scegliere un modello predefinito e fare clic su Save.

Per configurare la regola workflow:

1. Navigare in Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Fare clic su Create Rule.
   
3. Selezionare il modulo Leads nel pop-up Create New Rule e inserire il nome e la descrizione della regola.
   
4. Selezionare On a record action per When do you want to execute this rule?, quindi fare clic su Create.
   
5. Specificare All Leads come Condition.
   
6. Scegliere Email Notification sotto Instant Action.
   
7. Selezionare il modello email e fare clic su Associate.
   
8. Fare clic su Save.
   

Quali sono le diverse condizioni che possono essere applicate all'interno delle regole workflow per le email?

1. Condizioni basate sui campi email: Queste condizioni riguardano attributi email specifici. Ad esempio, è possibile impostare condizioni basate su elementi email come nome dell'allegato, CC, mittente, destinatario, presenza di allegati o oggetto. Ad esempio, è possibile creare regole attivate da nomi di allegati specifici o indirizzi email del mittente.
   Inoltre, si ha la flessibilità di scegliere se la regola deve attivarsi quando vengono soddisfatte 'tutte' o 'una qualsiasi' delle condizioni specificate.

1. Condizioni basate sui moduli: Le condizioni basate sui moduli comportano la selezione del contesto in cui la regola deve essere applicata, offrendo opzioni come Leads, Contacts, Unknown o moduli Custom. La selezione del modulo 'Unknown' è fondamentale quando il mittente è nuovo nel proprio account CRM. Tuttavia, richiede obbligatoriamente l'impostazione di condizioni basate sui campi email. Ad esempio, è possibile stabilire regole per attivare azioni specifiche quando un'email da un mittente sconosciuto è indirizzata all'indirizzo email del CEO, garantendo il follow-up o l'elaborazione necessaria.
   

Ulteriori informazioni sul workflow per le email qui.

Come posso automatizzare le notifiche per i record inattivi nel mio CRM, come i lead che rimangono in uno stato specifico per un periodo prolungato? 

1.  Navigare in Settings > Setup > Automation > Workflow Rules.
   
2. Fare clic su Create Rule.
   
3. Nella finestra Create New Rule, selezionare Record action, scegliere Field Update e specificare il campo Lead Status.
   

4. Scegliere All Records nella sezione Which.
   

5. Aggiungere un'azione pianificata per eseguire 14 giorni dopo il Rule Trigger Time.
   

6. Associare una funzione personalizzata, consentendo la configurazione dell'email automatizzata come mostrato nell'immagine fornita.

Nota: Dopo aver configurato questa regola, qualsiasi modifica nel campo Lead Status avvierà un'email automatizzata 14 giorni dalla data di modifica (rule trigger time). In particolare, il criterio input.status != "Qualified" garantisce che l'email di escalation non venga attivata una volta che un lead raggiunge lo stato Qualified. L'esclusione dello stato Qualified assicura che la regola si applichi esclusivamente ai record che rimangono in altri stati per oltre 14 giorni, come 'Not Contacted' o 'Junk', prevenendo notifiche non necessarie per lead già qualificati.

Quante email possono essere inviate al giorno utilizzando gli avvisi workflow?

Quali metodi sono disponibili per automatizzare l'invio delle email?  

Posso creare un singolo indirizzo email che possa servire sia l'azienda che i suoi clienti, garantendo che quando aggiorno l'email aziendale, le email dei clienti associati cambino automaticamente?