FAQ: Regole del Workflow

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cos'è una regola del workflow?

Le regole del workflow in Zoho CRM sono progettate per migliorare la produttività degli utenti e ridurre il lavoro manuale automatizzando le attività di routine in un processo aziendale. Consentono di creare regole che possono attivare diversi tipi di azione per produrre un risultato desiderato. Permettono inoltre di eseguire azioni automatiche su record specifici in base a filtri specifici e di automatizzare le vendite, il marketing e il supporto.

È possibile inviare e-mail, aggiornare campi, creare record, automatizzare attività, aggiungere tag e molto altro con l'aiuto delle regole del workflow.

Ad esempio, si consideri un'azienda di viaggi chiamata Zylker Travels. Essa progetta e organizza diversi tipi di pacchetti turistici, come tour nazionali, internazionali, sul campo, educativi, avventurosi, religiosi, ecc. Mentre i loro pacchetti sono disponibili per la prenotazione, desiderano inviare avvisi e-mail ai clienti ogni volta che prenotano un pacchetto turistico. Vogliono anche automatizzare il processo di invio di avvisi al rappresentante commerciale ogni volta che c'è una trattativa importante nella pipeline, ad esempio ₹100000.

Tutte queste esigenze possono essere gestite dalle regole del workflow, che non solo automatizzano l'intero processo per Zylker Travels, ma contribuiscono anche ad aumentare la produttività complessiva dei rappresentanti commerciali.

Cosa succede se una regola del workflow esistente in Zoho CRM viene aggiornata o disattivata?

Il modo in cui un aggiornamento modifica una regola del workflow esistente dipende dal tipo di azioni ad essa associate.

Esistono due tipi di azioni in un workflow: Azione Istantanea e Azione Pianificata.

Quando si modifica una regola del workflow con azioni istantanee (ad esempio si modificano i criteri o si aggiungono/rimuovono azioni istantanee), la modifica è immediatamente effettiva. Tutti i record creati nel CRM dopo questa modifica inizieranno a seguire la regola più recente.

Quando si modifica una regola del workflow con azioni pianificate, i record che hanno soddisfatto i criteri per la regola del workflow ma sono semplicemente in attesa nella pipeline affinché l'azione pianificata venga eseguita, continueranno a seguire la versione precedente della regola. Ad esempio, si è scritta una regola del workflow in cui si desidera automatizzare un'e-mail di follow-up cinque giorni dopo la data di attivazione della regola. Un lead è entrato in questo workflow ed è in attesa nella pipeline per l'invio dell'e-mail. Se si modifica la regola al terzo giorno di attesa per questo record, l'e-mail verrà comunque inviata al lead. Questo perché una regola del workflow non è direttamente collegata ai record, ma è invece legata alle azioni. Se un record è già nella pipeline per un'azione che deve verificarsi in un determinato momento, continuerà ad esistere anche se il workflow stesso viene modificato o cambiato.

Le regole del workflow modificate saranno applicabili ai nuovi record, piuttosto che a quelli già in coda per le azioni pianificate.

Se si disattiva una regola del workflow esistente, tutte le azioni associate diventeranno immediatamente inattive per le azioni istantanee. Tuttavia, per le azioni pianificate si avranno opzioni per scegliere tra Elimina le Pianificazioni e Non Eliminare le Pianificazioni.

Inoltre, il report di utilizzo del workflow verrà reimpostato per quella regola del workflow quando viene modificata. Il conteggio verrà azzerato. Dopo circa una settimana, se l'utente visualizza il report, il conteggio sarà disponibile per il periodo successivo alla modifica del workflow.

Come posso visualizzare le statistiche di utilizzo del workflow?

L'utilizzo del workflow è progettato per fornire il conteggio totale dei record in ogni fase di configurazione di una regola del workflow.

Per visualizzare l'utilizzo del workflow:

In Workflow Rules, creare una nuova regola o selezionarne una esistente.
Nella pagina Rule criteria, fare clic su View Usage nell'angolo in basso a destra.
Nel report, è possibile visualizzare l'utilizzo del workflow per il tipo di esecuzione configurato, le condizioni e le azioni.

È possibile fare clic sull'icona Chiudi per uscire dalla pagina del report di utilizzo e visualizzare la rispettiva regola del workflow.

Nota - Al momento questa funzionalità è disponibile solo per le edizioni Enterprise e Ultimate di Zoho CRM.

Fare clic qui per Disponibilità delle Funzionalità

Per saperne di più sul report di utilizzo del workflow qui .

Cos'è l'esecuzione del workflow "Basata sulla raccomandazione"?

È possibile eseguire azioni automatiche sui record prima, dopo o nel giorno della raccomandazione.

Ad esempio, se Zia raccomanda un prodotto per un contatto che lo ha acquistato in passato, è possibile inviare un'e-mail o un SMS al cliente per informarlo. Tali notifiche possono essere automatizzate tramite le regole del workflow Basate sulla raccomandazione.

Questa opzione verrà visualizzata durante la configurazione del workflow solo se la raccomandazione di Zia è abilitata. Per saperne di più.

Zia necessita di tempo per essere addestrata. Non inizierà a fornire raccomandazioni non appena si attiva la funzionalità.

Per saperne di più sull'esecuzione del workflow "Basata sulla raccomandazione" qui .

Quante condizioni possono essere aggiunte in una regola del workflow?

Le condizioni multiple in una regola del workflow aiutano a gestire i casi in cui si hanno elementi di azione chiaramente definiti per i record che soddisfano i criteri specificati e per quelli che non li soddisfano.

Per ogni regola, è possibile aggiungere un massimo di 10 condizioni ciascuna nelle edizioni Enterprise e Ultimate e 5 condizioni ciascuna nelle edizioni Standard e Professional.

Per saperne di più qui.

È possibile attivare una chiamata con l'aiuto di una regola del workflow?

No, non è possibile attivare una chiamata direttamente da una regola del workflow.

Tuttavia, è possibile creare un'automazione del workflow per il modulo Calls per gestire le chiamate all'interno del CRM in modo efficiente. Questo eseguirà automaticamente azioni ogni volta che una chiamata viene ricevuta, effettuata, persa o pianificata. Ciò riduce significativamente lo sforzo manuale necessario per aggiornare o aggiungere dettagli sulle singole chiamate.

In alternativa, è possibile aggiungere una chiamata a un workflow come azione istantanea che invita l'utente a effettuare una chiamata tramite notifiche pop-up, e-mail o entrambe, quando le condizioni sono soddisfatte. Questo aumenta il tasso di follow-up delle vendite.

Al momento non è possibile aggiungere direttamente una chiamata come azione nel workflow. Tuttavia, se si dispone di un'API adatta per le chiamate, è possibile aggiungerla come azione selezionando Function nella scheda Instant Actions del workflow. Per saperne di più sull'utilizzo delle API per pianificare le chiamate, consultare questo post nel forum .

Per saperne di più sulla differenza tra la creazione di una regola del workflow per il modulo Calls e l'aggiunta di una chiamata come azione in un workflow qui .

Quali tipi di componenti possono essere automatizzati con l'aiuto del workflow?

I seguenti componenti possono essere automatizzati con l'aiuto del Workflow:

Email Notifications - Notifiche e-mail automatizzate inviate all'attivazione di una regola del workflow
Tasks - Attività assegnate agli utenti quando vengono attivate le regole del workflow.
Field Updates - Aggiornamento automatico dei valori dei campi specificati quando vengono attivate le regole del workflow
Webhooks - Comunica con applicazioni di terze parti inviando una notifica web istantanea (unidirezionale) ogni volta che si verifica un evento in Zoho CRM
Functions in Workflows - Sviluppare un set di Deluge Scripts per ricevere risposte da altre applicazioni e aggiornare i moduli del CRM quando i criteri del workflow sono soddisfatti
Assigned Owner - L'azione di assegnazione del proprietario consente di attribuire automaticamente la proprietà a un record quando viene attivata la regola del workflow associata. Questa azione si applica a tutti i trigger eccetto l'eliminazione di un record o l'annullamento di una riunione.
Tags - Identificatori univoci che possono essere associati ai record del CRM per cercare, ordinare, categorizzare, filtrare e segmentare in modo più efficiente
Crea record - Automatizzare la creazione di record nel CRM associando un modulo (lead, contatti, account, trattativa, ecc.)

Le regole del workflow vengono eseguite istantaneamente?

Esistono due tipi di azioni associate a un workflow. Queste sono le Azioni istantanee e le Azioni pianificate.

Per un'azione istantanea, questa si verificherà non appena l'insieme di condizioni stabilite corrisponde al record.

Tuttavia, poiché le azioni pianificate devono verificarsi in un momento specifico dopo l'attivazione del workflow, ad esempio 30 minuti, 10 giorni o 1 mese, l'azione associata verrà eseguita al momento configurato.

L'esecuzione delle azioni avverrà nel seguente ordine: Field update > Tags > Email Notification > Task > Slack notification, Cliq notification, Webhook, Custom function, Custom action, Create record (Eseguiti in parallelo) > Convert.

In alcuni casi, l'esecuzione di alcune azioni può richiedere fino a qualche minuto.

Le regole del workflow sono applicabili per Sandbox?

Sì, le regole del workflow sono applicabili per un sandbox eccetto per i moduli Emails e Social.

È possibile attivare un workflow tramite un altro workflow?

Sì, è possibile attivare un workflow tramite un altro workflow. Tuttavia, i moduli devono essere gli stessi con criteri interconnessi.

Ad esempio, un'azienda di viaggi dispone di vari pacchetti turistici, come religioso, internazionale, avventura ed educativo per i propri clienti. Creano una regola del workflow per il modulo leads dove, se il campo Tour Package viene modificato in un pacchetto Religious Tour, il campo corrispondente Vaccination (Covid) dovrebbe essere aggiornato a Fully (vaccinato).

Un secondo workflow viene creato per il modulo lead in cui, se il campo Vaccination viene modificato in Fully, il tag associato verrà aggiornato a Cov2Negative.

In questo modo, questi due workflow sono correlati e l'attivazione di un workflow attiverà l'altro workflow.

Questo può essere realizzato anche con più di due workflow.

Tuttavia, il modulo deve essere lo stesso. I criteri devono essere correlati tra loro affinché entrambi i workflow vengano attivati.

Perché il mio workflow non viene attivato?

Possono esserci vari motivi per cui il workflow non viene attivato. Possono essere classificati in tre categorie:

Errore Manuale
Errore di Esecuzione/Funzione
Limitazione dell'Automazione

Analizziamo questi aspetti in dettaglio :

Errore Manuale - Questo errore può verificarsi durante la creazione di una regola del workflow. Consiste in qualsiasi discrepanza nell'impostazione delle condizioni del workflow, un errore nell'associazione dei componenti da attivare, qualsiasi errore nell'impostazione delle attività associate o semplicemente nella specificazione dei criteri. Questo è un errore comune e può essere risolto semplicemente ispezionando diligentemente tutti i componenti della regola del workflow. Nella maggior parte dei casi, si commette un piccolo errore durante la creazione di un workflow e questo non si attiva.

Errore di Esecuzione/Funzione - Questo è un errore in cui il CRM incontra problemi durante l'esecuzione del workflow. Può verificarsi quando le condizioni sono contraddittorie o l'insieme di regole interferisce l'una con l'altra. Questo tipo di errore si osserva principalmente quando webhook/funzioni sono incorporati nel workflow. Possono esserci errori di sintassi, errori negli argomenti o errori di mappatura degli argomenti. Questi sono comuni quando una funzione viene scritta e si tenta di eseguirla, e possono essere risolti ispezionando quegli script o semplicemente verificando le regole di esecuzione.
Limitazione dell'Automazione - La regola del workflow non funzionerà quando si tenta di eseguire qualcosa oltre le capacità dell'automazione. Questa è un'evenienza rara, ma è possibile se le condizioni associate vanno oltre l'ambito del workflow.

Si riceve un avviso quando viene attivata una regola del workflow?

No, non si riceverà un avviso quando viene attivata una regola del workflow, se la regola non è configurata per attivare alcuna notifica e-mail o avviso per quel determinato workflow.

Tuttavia, è possibile accedere ai singoli record e fare clic sulla timeline. Lì, sarà possibile visualizzare le regole del workflow attivate per quel modulo.

È inoltre possibile visualizzare il report di utilizzo del workflow per una particolare regola del workflow, per avere un'idea generale sui dettagli di utilizzo dei workflow creati.

Nota - Il report di utilizzo del Workflow è disponibile per le edizioni Enterprise e Ultimate di Zoho CRM

Per saperne di più sul report di utilizzo del workflow qui.

Quante regole del workflow possono essere create per un dato modulo/componente in Zoho CRM?

Questo dipende dal tipo di edizione CRM acquistata. Per edizioni diverse, si avranno limiti diversi per creare e attivare le regole del workflow. Consultare l'ultima disponibilità e i limiti delle funzionalità qui .

Qual è la differenza tra azione pianificata e azione istantanea nel workflow?

Azione pianificata - È possibile aggiungere notifiche e-mail, attività, aggiornamenti di campo, webhook, funzioni personalizzate e inviare notifiche tramite Cliq, Slack o Cisco, che saranno pianificate e attivate in base a un orario specificato.

Azione istantanea - È possibile aggiungere notifiche e-mail, attività, aggiornamenti di campo, webhook, funzioni personalizzate, creare record e inviare notifiche tramite Cliq, Slack, Cisco o WebEx, che verranno attivate immediatamente quando la regola viene eseguita. Nelle azioni Edit o Field Update, è anche possibile convertire Lead, Preventivi o Ordini di Vendita.

Per saperne di più sulle azioni istantanee e pianificate qui.

In che modo una regola del workflow è diversa da una regola di assegnazione?

Le regole di assegnazione consentono di automatizzare il processo di assegnazione dei record definendo regole in base alle quali lead, account, contatti, trattative, attività e casi vengono assegnati a un gruppo di rappresentanti.

Le regole del workflow in Zoho CRM sono progettate per migliorare la produttività e ridurre il lavoro manuale automatizzando le attività di routine in un processo aziendale. Consentono di creare determinate regole che possono attivare tipi di azione associati per ottenere un risultato desiderato.

Con una regola di assegnazione, è possibile configurare diversi criteri in base alle specifiche del proprio settore, come territorio, interesse per il prodotto o fonte del lead, in modo che solo i record che soddisfano tali criteri vengano automaticamente assegnati ai rappresentanti selezionati. Automatizzando il processo di assegnazione dei record, è possibile risparmiare molto tempo e fatica, e ridurre anche gli errori involontari che possono verificarsi a causa di interventi manuali.

L'automazione delle regole di assegnazione si applica solo ai record importati da altri moduli, che entrano nel CRM tramite web form o da applicazioni di terze parti tramite API.

Le regole del workflow aiutano ad automatizzare le vendite, il marketing e il supporto. È possibile inviare e-mail, aggiornare campi, creare record, automatizzare attività, aggiungere tag e molto altro con l'aiuto delle regole del workflow. Possono essere create per qualsiasi record nel CRM.

È possibile creare una regola del workflow con l'aiuto di una funzione personalizzata che non è disponibile direttamente come Azione Istantanea nel workflow?

È possibile creare regole del workflow per quei componenti che non sono direttamente disponibili nel menu a tendina Instant Actions utilizzando le funzioni personalizzate.

Questa risposta diventerebbe vaga se si dicesse che è possibile creare qualsiasi regola del workflow tramite una funzione personalizzata. Ha alcune limitazioni poiché gli argomenti inseriti durante la creazione di una funzione devono corrispondere al valore del parametro, solo allora la funzione può essere eseguita. Inoltre, qualcosa che non rientra nelle capacità dell'automazione del workflow non può essere creato tramite una funzione personalizzata.

Pertanto, la risposta è sì, è possibile creare regole del workflow con l'aiuto di funzioni personalizzate che è possibile automatizzare tramite le regole del workflow.

Le regole del workflow possono essere create per i seguenti moduli: lead, contatti, account, trattative, attività, riunioni, chiamate, preventivi, ordini di vendita, ordini di acquisto, fatture, campagne, fornitori, listini prezzi, casi, soluzioni, visite, e-mail e moduli personalizzati.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo delle regole del workflow?

I vantaggi dell'utilizzo delle regole del workflow sono:

Automatizza varie attività relative a moduli specifici.

Migliora l'efficienza eliminando il lavoro manuale di assegnazione delle attività.

Riduce i costi operativi complessivi.

Migliora i processi aziendali attraverso metodi di lavoro standardizzati.
Migliora l'efficienza dei rappresentanti eliminando i lavori manuali di routine.

Quali sono le principali differenze nelle opzioni di attivazione delle regole?

In Zoho CRM, è possibile automatizzare alcuni dei processi di routine attivando un workflow utilizzando Rule Trigger.

Per creare un workflow:

Andare su Setup > Automation > Workflow Rules > Create Rule.
Selezionare il modulo desiderato e compilare i rispettivi dettagli.
Scegliere l'opzione appropriata sotto WHEN per eseguire l'attivazione della regola.

Le opzioni sotto Rule Trigger sono:

a) Su un'azione del record:

Qui è possibile attivare una regola in base alle azioni del record.

Create: Questa opzione attiverà la regola ogni volta che viene creato un record.
Create or Edit: Questa opzione attiverà una regola ogni volta che viene creato un nuovo record o ogni volta che un record esistente viene aggiornato/modificato.
Edit: Questa regola si attiverà ogni volta che i record vengono modificati. Qui è necessario specificare se la regola deve essere eseguita per "Any fields" o solo per "Specific fields".

Per le azioni 'Edit', 'Create or Edit ', viene fornita un'opzione per ripetere il workflow. È possibile selezionare Repeat this workflow every time a record is edited , se si desidera che la regola si ripeta.
Immagini di utilizzare Zoho CRM per gestire le attività e i processi aziendali. La casella di controllo "Repeat" nei workflow può essere molto utile. Ecco come funziona:
Quando la casella di controllo "Repeat" è selezionata:
Vedrà una casella di controllo con l'etichetta "repeat this workflow whenever edited". Quando seleziona questa casella, il workflow ripeterà le sue azioni in determinate condizioni. Pensi a un assistente che continua a svolgere un'attività ogni volta che accade qualcosa di specifico. Ecco quando accadrà:
Da Falso a Vero: Questo significa che se le condizioni impostate passano da NON soddisfatte a soddisfatte (VERO), il workflow verrà eseguito nuovamente. È come dire: "Ora che le condizioni giuste sono presenti, procediamo!"
Da Vero a Vero: Se le condizioni impostate sono già soddisfatte e vengono soddisfatte di nuovo, il workflow verrà eseguito. È come dire: "Stiamo facendo ciò che deve essere fatto, facciamolo ancora una volta."
Da Vero a Falso: Se le condizioni passano da soddisfatte a NON soddisfatte, il workflow non verrà eseguito di nuovo. È come dire: "Le cose non sono più nello stato corretto, facciamo una pausa."
Da Falso a Falso: Se le condizioni NON sono soddisfatte e continuano a non esserlo, il workflow non verrà eseguito. È come dire: "Non c'è bisogno di fare nulla quando le cose non sono pronte."
Quando la casella di controllo "Repeat" non è selezionata:
Ora, immagini di deselezionare la casella di controllo "Repeat". In questo caso, il workflow eseguirà le sue azioni in modo leggermente diverso:
Da Falso a Vero: Se le condizioni passano da NON soddisfatte a soddisfatte per la prima volta, il workflow verrà eseguito. È come dire: "Abbiamo il via libera per la prima volta, iniziamo!"
Da Vero a Vero: Qui, il workflow non verrà eseguito di nuovo, anche se le condizioni rimangono soddisfatte. È come dire: "Abbiamo fatto ciò che dovevamo fare una volta, non c'è bisogno di ripeterlo adesso."
Da Vero a Falso: Se le condizioni passano da soddisfatte a NON soddisfatte, il workflow non verrà più eseguito. È come dire: "Le condizioni non sono più giuste, mettiamo in pausa."
Da Falso a Falso: Se le condizioni non sono soddisfatte e continuano a rimanere così, il workflow non verrà eseguito. È semplicemente un modo per dire: "Nulla è pronto, quindi nessuna azione necessaria."
Nota:
L'istruzione "repeat workflow" è come un comando speciale collegato alle condizioni di attivazione. Anche se non si specificano condizioni per questa istruzione, o se non si attiva l'opzione "repeat", il workflow eseguirà comunque l'attività ogni volta che le condizioni di attivazione vengono soddisfatte.

Delete: Questa regola viene attivata ogni volta che un record viene eliminato.

b) Su una Data/Ora:

Questa regola funziona in base all'ora e alla data di un record. Come ora di creazione, ora di modifica, data di nascita e così via.

c) Basato sul Punteggio

Questa regola viene attivata in base al punteggio, come punteggio in aumento, in diminuzione o aggiornato.

Non riesco a trovare l'opzione "Convert" nelle azioni durante la creazione di un workflow?

L'opzione Convert sarà disponibile nelle azioni solo quando uno dei seguenti parametri è soddisfatto:

È stato selezionato quando eseguire la regola come Edit. Tuttavia, l'opzione per ripetere il workflow ad ogni modifica è deselezionata.
È stato selezionato quando eseguire la regola come Create.
È stato selezionato quando eseguire la regola come Field Update.
È stata inclusa una condizione per definire i record a cui si applica la regola.

Suggerimento:

È obbligatorio definire una condizione, perché la regola può applicarsi a lead, ordini di vendita o preventivi che soddisfano la condizione. Non tutti i record verranno convertiti.

Quando sono selezionate le opzioni Edit e Field Update, NON selezionare la ripetizione di questa regola ogni volta che un lead viene modificato. Poiché un record non può essere convertito più volte.

Quali sono i moduli che possono essere automatizzati in Zoho CRM?

Le regole del workflow possono essere configurate per tutti i moduli preesistenti e personalizzati in Zoho CRM.

Per saperne di più sulle regole del workflow qui.

Quanti avvisi, attività e aggiornamenti di campo posso associare a una regola del workflow?

È possibile associare un massimo di 5 avvisi, 5 attività e 3 aggiornamenti di campo a ciascuna azione (Istantanea o Pianificata) di una regola del workflow. Tuttavia, questo conteggio varia in base all'edizione utilizzata.

Nell'Edizione Free, è possibile associare un massimo di 5 avvisi e 5 attività a una regola del workflow. Questo si applica solo alle azioni istantanee.

L'Edizione Standard consente di associare un massimo di 5 avvisi, 5 attività e 3 aggiornamenti di campo, applicabili solo alle azioni istantanee.

Nell'Edizione Professional, è possibile associare un massimo di 5 avvisi, 5 attività, 3 aggiornamenti di campo e 1 webhook a una regola del workflow. Anche questo si applica solo alle azioni istantanee.

Le Edizioni Enterprise e superiori consentono di associare 5 avvisi, 5 attività, 3 aggiornamenti di campo, 1 webhook e 1 funzione personalizzata. Questo si applica a un'azione istantanea e 5 azioni pianificate.

Fare clic qui per saperne di più sui dettagli delle funzionalità.

Quando il mio account viene declassato, cosa succede alle Azioni Pianificate?

Le Azioni Pianificate sono disponibili in tutte le edizioni a pagamento del CRM. Tuttavia, quando il proprio account viene declassato a un'edizione gratuita, tutte le azioni pianificate per i record verranno eliminate.

Fare clic qui per saperne di più sulla disponibilità delle funzionalità in Zoho CRM.

Gli avvisi e le attività esistenti che ho creato non vengono elencati quando cerco di associarli a una regola. Perché?

Per una regola del workflow, non tutti gli avvisi e le attività verranno elencati. Solo gli avvisi, le attività e gli aggiornamenti di campo che hanno lo stesso Tipo di Record della regola del workflow verranno elencati.

Ad esempio: se la regola è per i Lead, solo gli aggiornamenti di campo, le attività e gli avvisi creati per i Lead saranno disponibili per l'associazione.

Come posso disabilitare le regole del workflow per gli utenti nel mio account CRM?

Le regole del workflow possono essere definite da qualsiasi utente con il permesso 'Manage Automation'. Per impostazione predefinita, gli utenti con profilo Administrator e Standard hanno questo permesso e non è possibile modificarlo.

Tuttavia, è possibile creare/clonare un altro profilo senza il permesso 'Manage Automation' (sotto Automation), e assegnare questo profilo agli utenti.

Per saperne di più >>

Managing Profiles

Workflow Rules

Come posso inviare un avviso ai miei utenti per fare follow-up sui nuovi contatti con Lead Source "Advertisement"?

È possibile inviare un avviso ai propri utenti quando viene creato un nuovo contatto con Lead Source "Advertisement" utilizzando una Workflow Rule e associando un Workflow Alert ad essa. La gestione del workflow aiuta ad automatizzare i processi di vendita, marketing e supporto. È possibile assegnare automaticamente attività agli utenti, in base ai criteri definiti nelle regole.

È possibile automatizzare le notifiche e-mail per i record inattivi in Zoho CRM? Ad esempio, quando un lead è rimasto in un determinato stato per oltre 14 giorni, un'e-mail dovrebbe essere inviata automaticamente ai loro responsabili nel CRM.

Sì. È possibile automatizzare una notifica e-mail se un lead è rimasto in un determinato stato per un lungo periodo, ad esempio 14 giorni. Utilizzare le azioni pianificate nelle regole del workflow per farlo. Ecco come creare azioni pianificate nelle regole del workflow:

Fare clic su Setup > Automation > Workflow Rules.
Fare clic su Create Rule.

Nella pagina Create New Rule, scegliere Record action, Criteri come Edit, selezionare Field Update e scegliere il campo Lead Status con Any Value.
Sotto Which, scegliere All leads.
Aggiungere un'azione pianificata da eseguire 14 giorni dopo il Rule Trigger Time.
A questa, associare un'azione pianificata Email Notification.
Aggiungere la Email Notification e selezionare gli utenti a cui si desidera inviare l'e-mail e i modelli e-mail. È possibile creare anche un proprio modello e-mail.
Fare clic su Save and Associate.

Dopo aver configurato questa regola, se il campo Lead Status viene modificato/aggiornato, l'e-mail configurata nella funzione personalizzata verrà automatizzata 14 giorni dalla data di modifica (rule trigger time)

Qual è l'ordine di esecuzione quando tutte le regole di automazione sono configurate nel proprio account CRM?

In Zoho CRM, se tutte queste configurazioni di automazione sono impostate, seguiranno questo ordine di esecuzione specifico:

Assignment Rules: Il primo passaggio prevede l'assegnazione di un proprietario a qualsiasi record che entra nel sistema CRM.

Review Process: Se i record in arrivo soddisfano le condizioni del processo di revisione, devono essere sottoposti a revisione da parte di un revisore autorizzato prima di procedere ulteriormente nel CRM.
Scoring Rules: Successivamente, le regole di punteggio vengono applicate al record.
Workflow Rules: Tutte le regole del workflow configurate entrano in gioco in questa fase.
Approval Process: Il record entra nel processo di approvazione in base ai criteri predefiniti.

Questi cinque processi si verificano in sequenza. Se sono configurate regole del workflow aggiuntive, si attiveranno in base ai rispettivi criteri di esecuzione. Ad esempio, è stata impostata una regola del workflow per cui se lo stato del lead è "Ready to be engaged", verrà inviata un'e-mail di benvenuto. In questo caso, l'e-mail verrà attivata non appena lo stato corrisponde a questo criterio, indipendentemente dalle altre automazioni.

Blueprint: Dopo i passaggi precedenti, il Blueprint entra in vigore.
Scoring Rules (Ripetizione): Le regole di punteggio vengono applicate nuovamente in questo ciclo per garantire che il punteggio venga aggiornato in seguito all'esecuzione delle azioni.
CommandCenter: Infine, il processo CommandCenter viene avviato, completando il workflow di automazione completo all'interno di Zoho CRM.

La Timeline mostrerà l'ordine in cui ogni processo è stato eseguito nel proprio account CRM.

Speriamo che questo elenco di domande frequenti sulle regole del workflow sia stato informativo. Se avete ancora domande che non sono state trattate, fatecelo sapere qui. Saremo lieti di discuterle con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimenticate di condividere la vostra valutazione qui sotto!

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