Qual è la differenza principale tra una regola di workflow per il modulo Calls e l'aggiunta di Call come azione in una regola di workflow?
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Creare un'automazione workflow per il modulo
Calls
serve per una gestione efficiente delle chiamate all'interno del CRM — questa eseguirà automaticamente azioni ogni volta che una chiamata viene ricevuta, effettuata, persa o pianificata. Ciò riduce significativamente lo sforzo manuale necessario per aggiornare o aggiungere dettagli sulle singole chiamate.
Invece, aggiungere
Call
a un workflow come azione istantanea fa parte dell'automazione del follow-up commerciale — questo attiva automaticamente una chiamata quando le condizioni vengono soddisfatte. Ciò aumenta il tasso di follow-up commerciale poiché sollecita l'utente a effettuare una chiamata tramite notifiche pop-up, email o entrambe.
Ad esempio, un'azienda di tour e viaggi chiamata Go India Travels Pvt Ltd. utilizza Zoho CRM.
-
Se desidera che i propri commerciali vengano avvisati ogni volta che perdono una chiamata, può configurare una regola di workflow per il modulo Calls per aiutarli a gestire le chiamate.
-
Se desidera pianificare automaticamente una chiamata di follow-up commerciale due giorni dopo la creazione di ogni lead, può aggiungere Call come azione istantanea in una regola di workflow per il modulo Leads .
Esaminiamo questi due tipi di workflow più nel dettaglio:
Come abbiamo visto, c'è una grande differenza tra i workflow creati per il modulo
Calls
e l'utilizzo dell'azione
Call
in un workflow.
Le regole di workflow create per il modulo
Calls
aiutano ad automatizzare la gestione delle chiamate, rendendo più facile per i commerciali tenere sotto controllo le proprie chiamate.
Ad esempio, se si dimentica di chiamare un lead o un contatto all'orario pianificato, la regola di workflow attiverà automaticamente un'email o un messaggio pop-up per ricordare al commerciale di chiamare il contatto o il lead pianificato. Questo non solo ricorda di effettuare la chiamata, ma aiuta anche a ridurre il lavoro manuale di pianificazione delle chiamate e di verifica delle scadenze.
Tuttavia, questo è solo un esempio e le regole di workflow possono fare molto di più e possono essere personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche della Sua azienda. Ad esempio, se un commerciale perde una chiamata in entrata, il CRM può attivare automaticamente una notifica al suo responsabile.
Le regole di workflow possono anche aiutarLa a seguire i clienti. È possibile configurare una regola di workflow che attiva una notifica all'orario pianificato per la chiamata o in qualsiasi altro momento per avvisare il commerciale in anticipo rispetto all'orario pianificato, o ricordargli se lo ha mancato. È inoltre possibile configurare una regola per assegnare la chiamata pianificata al proprietario del contatto, al suo supervisore o al responsabile del team.
Nello screenshot qui sopra, il nome della regola è evidenziato in rosso, il modulo per cui ogni regola è stata creata è evidenziato in verde e il tipo di esecuzione è evidenziato in giallo. La freccia nera indica l'opzione per aggiungere una nuova regola.
Ora esaminiamo l'aggiunta di
Call
come azione in una regola di workflow. Un'azione determina cosa l'automazione eseguirà, il che significa che aggiungere
Call
come azione attiverà una chiamata al contatto o al lead a cui si applica la regola.
Quando si fa clic sull'opzione
+ Create Rule
, verrà visualizzata la schermata mostrata in questo screenshot. Qui, la freccia rossa indica che questa regola di workflow è stata creata per il modulo
Contacts
.
Il riquadro evidenziato in rosso mostra quando questa regola verrà attivata. In questo esempio, la regola verrà eseguita al momento della creazione del record. Mostra inoltre che questo evento verrà attivato una sola volta. È possibile impostare la ricorrenza sul numero di volte in cui si desidera che la regola venga attivata.
La scheda evidenziata in arancione mostra le condizioni che determinano se questa regola di workflow verrà attivata.
La scheda evidenziata in verde è la scheda
Instant Actions
che viene utilizzata per aggiungere azioni da eseguire immediatamente quando la condizione viene soddisfatta. La scheda evidenziata in giallo è la scheda
Scheduled Actions
che viene utilizzata per aggiungere azioni da eseguire con un ritardo pianificato dopo il soddisfacimento della condizione.
Lo screenshot qui sopra mostra i diversi tipi di azione disponibili nella scheda Instant Action
. Tutti questi tipi di azione sono evidenziati in rosso, ad eccezione dell'azione
Function
che verrà discussa in seguito. Si noterà che
Call
non è disponibile come tipo di azione. Questo perché la chiave per le chiamate non è stata ancora abilitata in Zoho CRM. Stiamo ancora testando questa integrazione e prevediamo di aggiungerla alle azioni disponibili a breve.
Tuttavia, se si dispone di un'API adatta per le chiamate, è possibile aggiungerla come azione selezionando
Function
, evidenziata in verde. Per saperne di più sull'utilizzo delle API per pianificare le chiamate, consultare questo post nel forum.
Aggiungere
Call
come azione può attivare una chiamata da effettuare all'orario specificato nella regola di workflow per automatizzare la gestione delle chiamate e aiutare i proprietari dei contatti a tenere sotto controllo le chiamate pianificate.
Ci auguriamo che questa domanda frequente sia stata informativa. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di lasciare la Sua valutazione qui sotto!
Creare un'automazione workflow per il modulo
Calls
serve per una gestione efficiente delle chiamate all'interno del CRM — questa eseguirà automaticamente azioni ogni volta che una chiamata viene ricevuta, effettuata, persa o pianificata. Ciò riduce significativamente lo sforzo manuale necessario per aggiornare o aggiungere dettagli sulle singole chiamate.
Invece, aggiungere
Call
a un workflow come azione istantanea fa parte dell'automazione del follow-up commerciale — questo attiva automaticamente una chiamata quando le condizioni vengono soddisfatte. Ciò aumenta il tasso di follow-up commerciale poiché sollecita l'utente a effettuare una chiamata tramite notifiche pop-up, email o entrambe.
Ad esempio, un'azienda di tour e viaggi chiamata Go India Travels Pvt Ltd. utilizza Zoho CRM.
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Se desidera che i propri commerciali vengano avvisati ogni volta che perdono una chiamata, può configurare una regola di workflow per il modulo Calls per aiutarli a gestire le chiamate.
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Se desidera pianificare automaticamente una chiamata di follow-up commerciale due giorni dopo la creazione di ogni lead, può aggiungere Call come azione istantanea in una regola di workflow per il modulo Leads .
Esaminiamo questi due tipi di workflow più nel dettaglio:
Come abbiamo visto, c'è una grande differenza tra i workflow creati per il modulo
Calls
e l'utilizzo dell'azione
Call
in un workflow.
Le regole di workflow create per il modulo
Calls
aiutano ad automatizzare la gestione delle chiamate, rendendo più facile per i commerciali tenere sotto controllo le proprie chiamate.
Ad esempio, se si dimentica di chiamare un lead o un contatto all'orario pianificato, la regola di workflow attiverà automaticamente un'email o un messaggio pop-up per ricordare al commerciale di chiamare il contatto o il lead pianificato. Questo non solo ricorda di effettuare la chiamata, ma aiuta anche a ridurre il lavoro manuale di pianificazione delle chiamate e di verifica delle scadenze.
Tuttavia, questo è solo un esempio e le regole di workflow possono fare molto di più e possono essere personalizzate per adattarsi alle esigenze specifiche della Sua azienda. Ad esempio, se un commerciale perde una chiamata in entrata, il CRM può attivare automaticamente una notifica al suo responsabile.
Le regole di workflow possono anche aiutarLa a seguire i clienti. È possibile configurare una regola di workflow che attiva una notifica all'orario pianificato per la chiamata o in qualsiasi altro momento per avvisare il commerciale in anticipo rispetto all'orario pianificato, o ricordargli se lo ha mancato. È inoltre possibile configurare una regola per assegnare la chiamata pianificata al proprietario del contatto, al suo supervisore o al responsabile del team.
Nello screenshot qui sopra, il nome della regola è evidenziato in rosso, il modulo per cui ogni regola è stata creata è evidenziato in verde e il tipo di esecuzione è evidenziato in giallo. La freccia nera indica l'opzione per aggiungere una nuova regola.
Ora esaminiamo l'aggiunta di
Call
come azione in una regola di workflow. Un'azione determina cosa l'automazione eseguirà, il che significa che aggiungere
Call
come azione attiverà una chiamata al contatto o al lead a cui si applica la regola.
Quando si fa clic sull'opzione
+ Create Rule
, verrà visualizzata la schermata mostrata in questo screenshot. Qui, la freccia rossa indica che questa regola di workflow è stata creata per il modulo
Contacts
.
Il riquadro evidenziato in rosso mostra quando questa regola verrà attivata. In questo esempio, la regola verrà eseguita al momento della creazione del record. Mostra inoltre che questo evento verrà attivato una sola volta. È possibile impostare la ricorrenza sul numero di volte in cui si desidera che la regola venga attivata.
La scheda evidenziata in arancione mostra le condizioni che determinano se questa regola di workflow verrà attivata.
La scheda evidenziata in verde è la scheda
Instant Actions
che viene utilizzata per aggiungere azioni da eseguire immediatamente quando la condizione viene soddisfatta. La scheda evidenziata in giallo è la scheda
Scheduled Actions
che viene utilizzata per aggiungere azioni da eseguire con un ritardo pianificato dopo il soddisfacimento della condizione.
Lo screenshot qui sopra mostra i diversi tipi di azione disponibili nella scheda Instant Action
. Tutti questi tipi di azione sono evidenziati in rosso, ad eccezione dell'azione
Function
che verrà discussa in seguito. Si noterà che
Call
non è disponibile come tipo di azione. Questo perché la chiave per le chiamate non è stata ancora abilitata in Zoho CRM. Stiamo ancora testando questa integrazione e prevediamo di aggiungerla alle azioni disponibili a breve.
Tuttavia, se si dispone di un'API adatta per le chiamate, è possibile aggiungerla come azione selezionando
Function
, evidenziata in verde. Per saperne di più sull'utilizzo delle API per pianificare le chiamate, consultare questo post nel forum.
Aggiungere
Call
come azione può attivare una chiamata da effettuare all'orario specificato nella regola di workflow per automatizzare la gestione delle chiamate e aiutare i proprietari dei contatti a tenere sotto controllo le chiamate pianificate.
Ci auguriamo che questa domanda frequente sia stata informativa. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti in materia e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di lasciare la Sua valutazione qui sotto!
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