Gestione delle Viste Elenco

Una Vista Elenco è un raggruppamento di record basato su un insieme definito di criteri. Le Viste Elenco sono utili per visualizzare dati specifici dei clienti in base alle esigenze aziendali. Ad esempio, potrebbe essere interessato a seguire i lead creati durante l'ultima settimana, a rivedere le attività scadute o a filtrare le trattative più importanti. Il modo migliore per gestire questi scenari è filtrare i record utilizzando le viste elenco. È inoltre possibile utilizzare le Viste Elenco per cambiare i proprietari dei record, eliminare record in blocco e inviare email di massa.

Zoho CRM fornisce un insieme di viste elenco Standard pronte per essere utilizzate da tutti gli utenti della Sua organizzazione. Inoltre, è possibile creare viste elenco e condividerle con i colleghi della propria organizzazione.

• Viste Elenco Standard: È possibile modificare le viste standard e ordinare le colonne nell'elenco. Non è possibile eliminare queste viste elenco.
  
• Viste Elenco Personalizzate: È possibile creare, modificare ed eliminare le viste personalizzate e ordinare le colonne nell'elenco.
  

Le viste elenco sono categorizzate come segue:

• Preferite - Vengono visualizzate le viste contrassegnate come preferite.
  
• Create da Me - Vengono visualizzate le viste personalizzate create dall'utente.
  
• Condivise con Me - Vengono visualizzate le viste personalizzate esplicitamente condivise con Lei da qualsiasi utente del Suo account CRM.
  
• Viste Pubbliche - Vengono visualizzate le viste accessibili a tutti nel Suo account CRM.
  
• Viste di Altri Utenti - Vengono visualizzate le viste personalizzate create da altri utenti del Suo account CRM, che non rientrano nelle categorie sopra indicate. Solo gli Amministratori potranno vedere le viste create da altri utenti.
  
  
  
  

Viste Elenco Standard

Si tratta di insiemi predefiniti di viste elenco pronti per essere utilizzati da tutti gli utenti dell'organizzazione. In base alle Sue esigenze, è possibile modificare le viste standard e ordinare le colonne nell'elenco. Tuttavia, le viste elenco standard non possono essere eliminate. È possibile selezionare una vista elenco dalla home page del modulo facendo clic sull'icona Vista. Alcune viste elenco standard sono: Tutti i Record, I Miei Record, Record Creati di Recente, Record Modificati di Recente, Record Visualizzati di Recente, ecc.

Creare Viste Elenco Personalizzate

Autorizzazione Richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci Viste Personalizzate possono accedere a questa funzionalità.

Per creare viste personalizzate

1. Fare clic sulla Scheda [Modulo]. (Ad es. Leads, Contatti, Account, ecc.)
   
2. Nella pagina Home [Modulo], spostare il puntatore del mouse sul menu a tendina della vista elenco.
   
3. Fare clic sul collegamento Nuova Vista Personalizzata.
   
   
4. Nella pagina Nuova Vista, procedere come segue:
   
   • Inserire il nome della vista personalizzata.
     
   • Contrassegnare come Preferita, se necessario.
     Le viste elenco personalizzate contrassegnate come preferite verranno elencate per prime nel menu a tendina delle viste elenco.
   • Specificare i Criteri per filtrare i record.
     
     I tag possono essere utilizzati anche come parte dei Criteri per filtrare i record.
     
     
     
     
   • Selezionare le colonne da visualizzare nella vista del modulo.
     
   • Nella sezione Condividi con, scegliere chi può vedere questa vista.
     
     
5. Fare clic su Salva.
   

Utilizzo dei Criteri Cross-Modulo e Sottomodulo

È possibile definire criteri nelle viste personalizzate utilizzando campi da moduli correlati e sottomoduli. Questo consente di filtrare i record in base a dati associati, aiutando a creare viste più significative.

Criteri cross-modulo

I moduli sono spesso interconnessi. Creare viste basate su informazioni collegate rende le viste personalizzate più intelligenti e pertinenti alle esigenze aziendali.

Ad esempio, nel settore immobiliare, il modulo Contatti potrebbe essere collegato a Trattative o Account. Utilizzando i criteri cross-modulo, è possibile creare viste per vedere i contatti che hanno trattative nella fase di 'Negoziazione', o i contatti collegati ad appuntamenti programmati per visite immobiliari. È inoltre possibile identificare i contatti senza trattative attive, aiutando i team commerciali a concentrarsi sui lead che potrebbero necessitare di un follow-up.

Nel settore SaaS, i criteri di filtraggio cross-modulo facilitano il monitoraggio del coinvolgimento a livello di account. È possibile creare viste per mostrare account con almeno un abbonamento attivo, clienti che non hanno aperto ticket di assistenza, o account con date di rinnovo imminenti. Queste viste aiutano i team di customer success e supporto a dare priorità alle attività di contatto in base all'attività in tempo reale dei clienti.

Supponiamo che un utente desideri creare una vista basata sul modulo Trattative dall'interno del modulo Contatti. Potrebbe impostare alcuni dei seguenti criteri:

1. Contatti con trattative nella fase di 'Negoziazione'.
2. Contatti con trattative che hanno avuto attività il mese scorso.
3. Contatti senza trattative, o con trattative in una fase specifica.

Per utilizzare i criteri cross-modulo:

1. Attivare l'interruttore dei criteri del modulo correlato

2. Selezionare un modulo correlato dal menu a tendina.

3. Scegliere il campo e la condizione che si desidera applicare.
   
   
   

Criteri Con / Senza

In alcuni casi, impostare un criterio in base alla presenza o assenza di record correlati è sufficiente, anche senza specificare condizioni a livello di campo.

Ad esempio:

• Account senza alcuna trattativa

• Account con almeno una trattativa
  

Criteri sottomodulo

I sottomoduli vengono utilizzati per acquisire più voci all'interno di un singolo record, come le voci di un ordine di vendita, i risultati di test in una cartella clinica o gli articoli di una spedizione. Utilizzando i criteri del sottomodulo per le viste personalizzate, è possibile filtrare i record in base ai dettagli contenuti in queste sezioni.

Ad esempio, nel settore retail o vendite, potrebbe voler visualizzare gli ordini di vendita che includono un prodotto specifico, come 'Laptop', o 'Cellulari', o ordini con più di cinque unità di qualsiasi articolo, utile per tracciare gli acquisti all'ingrosso.

In scenari logistici, potrebbe voler evidenziare i record di spedizione con colli che superano i 50 kg, aiutando i team operativi a pianificare e dare priorità in modo efficace.

La creazione di viste personalizzate può aiutare i team a individuare condizioni specifiche che altrimenti potrebbero rimanere nascoste nei sottomoduli, garantendo azioni più rapide, un migliore tracciamento e dati più puliti.

Ad esempio, un utente può creare un criterio basato su:

• Ordini di vendita che includono un prodotto specifico nel sottomodulo.

• Ordini con più di 5 unità di un particolare articolo.

• Ordini senza voci, o con voci che soddisfano condizioni specifiche.

Per utilizzare i criteri del sottomodulo:

1. Attivare l'interruttore dei criteri del modulo correlato.

2. Nella sezione Criteri, aprire il menu a tendina.

3. Scorrere fino in fondo per trovare i campi del sottomodulo elencati sotto il nome del sottomodulo.
   

4. 
   Scegliere un campo e impostare la condizione richiesta.
   
   

Nota:

1. È possibile selezionare fino a 3 moduli correlati o sottomoduli per vista personalizzata e applicare fino a 3 campi per modulo o sottomodulo. Questi limiti si applicano sia ai Filtri Intelligenti che ai Criteri delle Viste Personalizzate combinati.
2. I campi di ricerca utente multiplo e la ricerca modulo a selezione multipla sono supportati durante il filtraggio per moduli correlati.
3. Se un utente non dispone dell'autorizzazione per un modulo correlato o un campo utilizzato nei criteri:
   
1. La vista funziona comunque correttamente.
2. Nella pagina "Gestisci Vista", i criteri saranno mascherati e l'utente non potrà modificare i criteri.
   

Specifica dei Criteri della Vista Elenco

La seguente tabella elenca le opzioni dei criteri per determinati tipi di campi:

Nota

1. È possibile aggiungere fino a 25 criteri.
   
2. Specificare i numeri senza virgole. Ad esempio, specificare 15.000 come 15000.
   
3. È possibile creare una vista personalizzata senza criteri (cioè, viene scelto 'Nessuno' per i criteri). Tuttavia, se si aggiunge un campo o più campi nei criteri, è necessario specificare le opzioni dei criteri con i relativi valori per salvare la vista personalizzata.
   
4. L'opzione Età in Giorni è molto utile per i campi Data e DataOra. Può essere utilizzata per filtrare record come i lead creati negli ultimi 15 giorni, le trattative chiuse negli ultimi 10 giorni o gli utenti il cui abbonamento è stato rinnovato negli ultimi 5 giorni.
   
5. Scadenza in Giorni è un'opzione che consente di impostare criteri per i campi Data e DataOra in base a un numero specifico di giorni di scadenza. Ad esempio, se si desidera filtrare le trattative che devono essere chiuse entro 6 giorni, è possibile creare una vista personalizzata nel modulo trattative con il criterio "Data di Chiusura" "Scadenza in Giorni = 6".
   
6. Nome Completo è una combinazione di Nome e Cognome. Il Nome Completo verrà visualizzato nelle viste elenco dei moduli Leads e Contatti rispettivamente come Nome Lead e Nome Contatto.
   
7. Selezione delle Colonne della Vista Elenco: Dalla sezione Scegli Colonne nella casella Colonne Disponibili, è possibile selezionare le colonne da visualizzare nella Vista Elenco. Dopo aver selezionato le colonne dalla casella Colonne Selezionate, è possibile modificare l'ordine o rimuovere le colonne non necessarie.

Si consiglia di selezionare meno di 10 colonne per evitare lo scorrimento orizzontale nella Vista Elenco.

Impostazione delle Autorizzazioni per la Vista Elenco

Nella sezione Dettagli Accessibilità, definire l'accessibilità dell'utente per visualizzare le liste personalizzate. Sono disponibili le seguenti opzioni:

• Tutti gli utenti possono visualizzare questa vista personalizzata.
  
• Mostra questa vista personalizzata solo a me.
  
• Consenti ai seguenti utenti di visualizzare questa vista personalizzata.
  

Azioni rapide nella vista elenco

1. Eseguire macro
   
2. Creare attività
   
3. Aggiungere o rimuovere tag
   
4. Conversione di massa dei record
   
5. Inviare email di massa
   
6. Impostare promemoria
   
7. Cambiare proprietari dei record
   
8. Stampa unione in blocco
   
9. Eseguire aggiornamenti di massa
   

Selezionare i record desiderati

1. Accedere al modulo desiderato.
   
2. Scegliere la vista elenco personalizzata desiderata.
   
3. Selezionare la casella di controllo vicino al record desiderato.

Selezionare Tutti i Record in una Vista Elenco Personalizzata

Zoho CRM consente di selezionare tutti i record che appartengono a una particolare vista personalizzata in un solo colpo.

Consideri questo scenario. Desidera cambiare il proprietario di tutti i lead nella vista personalizzata chiamata Lead da Fiera. Supponiamo che ci siano oltre 20000 lead in questa vista personalizzata - è scomodo navigare alla pagina "Successiva" e selezionare tutti i lead su ogni pagina.

Piuttosto, può semplicemente fare clic sul collegamento Seleziona Tutti i [Record] in questa Vista e tutti i 20000 lead verranno selezionati in un solo colpo, permettendo di cambiare facilmente il proprietario per tutti questi record.

Per selezionare tutti i record in una vista personalizzata

1. Accedere al modulo desiderato.
   
2. Scegliere la vista elenco personalizzata desiderata.
   
3. Fare clic sulla casella Seleziona Tutto nella prima pagina.
   
4. Fare clic su Seleziona Tutti i [Record] in questa Vista che appare.
   
   Tutti i record in quella vista elenco verranno selezionati.

Dopo aver applicato un'azione di aggiornamento di massa/cambio proprietario/eliminazione, la barra di avanzamento nell'angolo in basso a destra dello schermo informerà sullo stato dell'aggiornamento.

Nota

1. Il collegamento Seleziona Tutti i [Record] in questa Vista è disponibile solo nelle edizioni Enterprise e Ultimate di Zoho CRM.
   
2. Il collegamento Seleziona Tutti i [Record] in questa Vista non appare in due casi:
   
1. se ci sono più di 50000 record nella vista elenco personalizzata.
   
2. se è già in corso un aggiornamento di massa della vista elenco
   
3. Supponiamo che sia presente una regola di workflow per il modulo selezionato in cui le azioni Aggiornamento di Massa/Cambio Proprietario/Eliminazione sono associate come trigger o azione. Ad esempio, una regola che dice che ogni volta che i "Lead da Fiera vengono eliminati, invia email al responsabile vendite". In tal caso, quella regola di workflow verrà eseguita se il totale dei record selezionati è inferiore a 1000. Se vengono selezionati più di 1000 record nella vista elenco, la regola di workflow non verrà eseguita.

Attività per singoli record

Il badge attività accanto a ogni record nelle Viste Elenco mostra le attività aperte - attività, riunioni, chiamate e appuntamenti - per quel record, se presenti. È inoltre disponibile un pulsante Crea Attività che gli utenti possono utilizzare per creare nuove attività.

Note per singoli record

Con il badge Note su ogni record, è possibile visualizzare, aggiungere, modificare, eliminare e ordinare rapidamente le note, proprio come nella pagina dei dettagli del record. Il badge appare sui record che hanno note associate. Per i record senza note, il badge Note apparirà passando il mouse sul record. Facendo clic su di esso, apparirà il pannello Note e sarà possibile aggiungere una nuova nota.

Azioni rapide contestuali per singolo record

Oltre agli aggiornamenti in blocco, è possibile eseguire azioni rapide facendo clic sull'icona con i puntini di sospensione (···) presente vicino alla casella di selezione di un record. Questi puntini appariranno quando si passa il mouse su un particolare record.

1. Modifica record
   
2. Invia Email
   
3. Crea attività
   
4. Aggiungi Tag
   
5. Cambia Proprietario
   
6. Converti un record
7. Elimina
   
8. Copia URL
   
9. Altro > (Crea chiamata/ Riunione/ Appuntamento)

Ogni record in ogni modulo ha un ID univoco nel suo URL. L'opzione Copia URL aiuta gli utenti a copiare l'URL del record senza aprire una nuova scheda. Ad esempio, gli utenti possono utilizzare l'opzione Copia URL per inserire link nei propri contatti in un sistema telefonico integrato con Zoho CRM. Inoltre, semplifica e velocizza azioni personalizzate come l'approvazione o il rifiuto di voci.

Nota:

1. Queste azioni contestuali variano per ogni modulo e sono disponibili in base alle autorizzazioni e all'accessibilità dell'utente.
   

Modifica dei Pattern dei Criteri

L'Editor dei Pattern dei Criteri nelle viste elenco personalizzate consente di definire filtri avanzati utilizzando una logica semplice come and / or.

Autorizzazione Richiesta
Gli utenti che hanno accesso alla Vista Elenco Personalizzata possono utilizzare questa opzione.

Nota

1. È possibile specificare un massimo di 25 criteri per una vista elenco.
   

Per modificare i pattern dei criteri

1. Fare clic sulla scheda Modulo.
   
2. Selezionare una Vista Elenco dall'elenco a tendina.
   
3. Fare clic su Modifica.
   
4. Nella pagina Modifica Vista, rivedere i criteri esistenti e fare clic sul collegamento Cambia Pattern.
   
5. Nella casella Editor Pattern, modificare i filtri e fare clic sul collegamento Salva.
   
6. Salvare la vista personalizzata modificata.
   

Esempio:
Si desidera filtrare i lead registrati come Visitatore del Sito Web o Fiera dalla California o dal Texas, e il cui Settore è Grande Impresa.

Origine Lead contiene "Visitatore del Sito Web o Fiera" e Stato è "California o Texas" e Settore è "Grande Impresa"

È possibile creare facilmente questo criterio utilizzando l'opzione Criteri riportata di seguito:


Il pattern dei criteri verrà impostato automaticamente come:

Poiché il pattern dei criteri non corrisponde al requisito, è possibile modificarlo come:

Note Importanti

1. Quando la casella Cambia Pattern è aperta, non è possibile aggiungere o eliminare una riga di criteri nella sezione Specifica Criteri.
   
2. La precedenza degli operatori non verrà presa in considerazione se non si specificano le parentesi. Ad esempio, se si specifica il criterio come 1 or 2 and 3, verrà considerato come ((1 or 2) and 3)
   
3. È possibile modificare and o or delle righe dei criteri e verrà aggiornato nell'Editor sottostante.
   
4. È possibile modificare la condizione and o or nel pattern e verrà aggiornata nelle righe sopra.
   
5. Se si specifica 1 and 2 e si salva, alla modifica della vista il pattern verrà mostrato come (1 and 2). Per (1 and 2) or 3 il pattern verrà mostrato come ( (1 and 2) or 3 )
   
6. Se si aggiungono più righe nell'editor e se ne eliminano una alla volta, verranno visualizzate parentesi aggiuntive nel pattern. Ad esempio, se sono state aggiunte 5 righe e si elimina la 4ª riga, verrà mostrato come ( ( ( ( 1 and 2 ) or 3) )or 4 ) e se la 3ª riga viene eliminata nuovamente verrà mostrato come ( ( ( ( 1 and 2 ) ) ) or 3 ). Se la prima riga viene eliminata verrà mostrato come ( ( ( ( 1 ) ) ) or 2 ). Tuttavia, al salvataggio dei criteri, diventerà ( 1 or 2 ). ( ( ( 1 and 2 ) and 3 ) ) apparirà se l'ultimo criterio viene eliminato.
   
7. Assicurarsi di non utilizzare i seguenti in quanto non validi: (), (and), (or)
   
8. Se le parentesi non corrispondono, verrà considerato non valido.
   
9. Si riceverà un messaggio di errore se il numero di righe e i numeri indicati nel pattern non corrispondono e anche se ci sono numeri mancanti nel pattern specificato.
   
10. I pulsanti Salva e Annulla nella vista personalizzata verranno nascosti durante la modifica del pattern dei criteri.
    
11. Nel caso in cui manchino le parentesi finali, ci sarà una differenza tra l'Editor dei Pattern dei Criteri e la sua modalità di visualizzazione.
    
    
    

    Il Pattern dei Criteri nell'Editor	Il Pattern dei Criteri in Modalità Visualizzazione
    ( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 )	(( 1 and 2 ) or ( 3 and 4 ))
    1 and 2 and 3 and 4	(1 and 2 and 3 and 4 )
    ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 )	( ( 1 or 2 ) and ( 3 or 4 ) )

Nota

1. Questa opzione è supportata per i moduli Leads, Account, Contatti, Trattative e moduli personalizzati.
   
2. L'Ora dell'Ultima Attività nei criteri della vista elenco e l'ora dell'Ultimo Aggiornamento nella pagina dei Dettagli del Record sono la stessa cosa.
   
3. È possibile utilizzare questo criterio solo per le viste elenco personalizzate.
   

Autorizzazione Richiesta
Gli utenti che hanno accesso alla Vista Elenco Personalizzata possono utilizzare questa opzione.

Gestione colonne

Ogni colonna ha un insieme di Opzioni Colonna vicino all'intestazione della colonna. Vediamo le opzioni in breve:

1. Asc ꜛ: Per ordinare i record della colonna in ordine crescente.
   
2. Descꜜ: Per ordinare i record della colonna in ordine decrescente.
   
3. Blocca/Sblocca colonna: Per bloccare e sbloccare la colonna in modo da congelarla durante la navigazione. Una volta bloccata una colonna, questa occuperà automaticamente la parte sinistra della vista elenco, facilitando il riferimento durante la navigazione.
   
   
4. Filtra per: Per semplificare il processo di filtraggio dei record in base ai campi visibili. Funziona come scorciatoia per il pannello sinistro, che gli utenti possono comunque utilizzare per filtrare i campi nascosti dei record.
   
   
5. Nascondi colonna: Per nascondere la colonna dalla vista elenco attiva. È un'alternativa semplice alla deselezione dei nomi delle colonne in Gestisci Colonne. Tuttavia, è possibile nascondere solo una colonna alla volta, e l'opzione Nascondi Colonna per una colonna viene disabilitata quando quel campo è l'unico campo obbligatorio predefinito rimasto nelle colonne attive della vista elenco.
   
   

Inoltre, è possibile decidere quali intestazioni di colonna mantenere nella vista elenco attiva. Fare clic sull'icona Gestisci Colonne disponibile all'estrema destra, parallela alle intestazioni delle colonne e selezionare Gestisci Colonne. È possibile deselezionare i nomi dei campi che non si desiderano come intestazioni di colonna nella Vista Elenco e selezionare i campi che si desidera includere.

Note:

1. È possibile bloccare solo una colonna dall'elenco delle colonne.
   
2. È inoltre possibile bloccare/sbloccare una colonna durante la creazione di viste personalizzate e nel pop-up Gestisci Colonne.
   
   

Eliminare una Vista Elenco Personalizzata

Le viste personalizzate create possono essere eliminate se necessario.

1. Fare clic sulla Scheda [Modulo]. (Ad es. Leads, Contatti, Account, ecc.)
   
2. Selezionare la vista elenco che si desidera eliminare.
   
3. Fare clic sulla freccia del menu a tendina che appare quando si passa il mouse sul nome della vista elenco. Dalle opzioni, fare clic su Elimina vista.
   
4. Nel pop-up "Si è sicuri di voler eliminare la Vista Personalizzata "Lost Leads"?" fare clic su Elimina.

La vista personalizzata verrà quindi eliminata.

Le viste elenco predefinite non possono essere eliminate.

Una Vista Elenco è un raggruppamento di record basato su un insieme definito di criteri. Le Viste Elenco sono utili per visualizzare dati specifici dei clienti in base alle esigenze aziendali. Ad esempio, potrebbe essere interessato a seguire i lead creati durante l'ultima settimana, a rivedere le attività scadute o a filtrare le trattative più importanti. Il modo migliore per gestire questi scenari è filtrare i record utilizzando le viste elenco. È inoltre possibile utilizzare le Viste Elenco per cambiare i proprietari dei record, eliminare record in blocco e inviare email di massa.

Zoho CRM fornisce un insieme di viste elenco Standard pronte per essere utilizzate da tutti gli utenti della Sua organizzazione. Inoltre, è possibile creare viste elenco e condividerle con i colleghi della propria organizzazione.

• Viste Elenco Standard: È possibile modificare le viste standard e ordinare le colonne nell'elenco. Non è possibile eliminare queste viste elenco.
  
• Viste Elenco Personalizzate: È possibile creare, modificare ed eliminare le viste personalizzate e ordinare le colonne nell'elenco.
  

Le viste elenco sono categorizzate come segue:

• Preferite - Vengono visualizzate le viste contrassegnate come preferite.
  
• Create da Me - Vengono visualizzate le viste personalizzate create dall'utente.
  
• Condivise con Me - Vengono visualizzate le viste personalizzate esplicitamente condivise con Lei da qualsiasi utente del Suo account CRM.
  
• Viste Pubbliche - Vengono visualizzate le viste accessibili a tutti nel Suo account CRM.
  
• Viste di Altri Utenti - Vengono visualizzate le viste personalizzate create da altri utenti del Suo account CRM, che non rientrano nelle categorie sopra indicate. Solo gli Amministratori potranno vedere le viste create da altri utenti.