Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
In Zoho CRM, è possibile configurare la gerarchia dell'intera organizzazione utilizzando i Ruoli. Gli utenti a un livello gerarchico superiore possono sempre accedere a tutti i record di un livello gerarchico inferiore. Ad esempio, un Responsabile Vendite può accedere a tutti i record dei Rappresentanti di Vendita, mentre i Rappresentanti di Vendita possono accedere solo ai propri record.
Punti chiave per comprendere i ruoli
Gli utenti con ruolo CEO hanno accesso all'intero database della propria organizzazione.
I manager nella gerarchia dei ruoli non possono visualizzare o modificare i record dei propri subordinati se non dispongono delle autorizzazioni "Lettura" o "Modifica" per quel tipo di record.
Gli utenti con un ruolo superiore possono accedere ai dati degli utenti al di sotto della propria gerarchia. Ad esempio: un Responsabile Vendite può accedere ai dati dei propri subordinati.
Per impostazione predefinita, gli utenti con lo stesso ruolo non possono accedere ai dati degli altri. Ad esempio, il VP Engineering non può accedere ai dati del VP Marketing e viceversa, nonostante si trovino allo stesso livello gerarchico.
Per impostazione predefinita, gli utenti al vertice della gerarchia non possono visualizzare i dati condivisi con i propri utenti subordinati tramite regole di condivisione personalizzate. Tuttavia, è possibile abilitare i diritti di accesso per i responsabili utilizzando l'opzione Superiors Allowed durante la creazione della regola di condivisione dati.
Utilizzando l'opzione Share Data with Peers è possibile abilitare la condivisione dei dati tra utenti con lo stesso ruolo.
È necessario disporre dell'accesso in lettura o lettura/scrittura al record principale per aggiungere Note, allegati o inviare e-mail ad esso.
Per impostazione predefinita, i ruoli CEO e Manager sono abilitati per il proprio account Zoho CRM a pagamento. Inoltre, è possibile creare diversi tipi di ruoli per gli utenti in base alla loro posizione nella gerarchia organizzativa e al tipo di edizione di Zoho CRM.
Nota
Un utente con un profilo Amministratore avrà accesso a tutti i dati indipendentemente dal ruolo assegnato all'utente.
Per creare nuovi ruoli
Andare su Setup > Security Control > Roles and Sharing.
Nella sezione Roles , fare clic su New Role.
Nella pagina New Role, eseguire le seguenti operazioni:
Inserire il Role Name. Non aggiungere un ruolo con lo stesso nome.
Selezionare il ruolo del superiore diretto dal campo di ricerca Reports To . Se non si seleziona il ruolo del superiore, il nuovo ruolo verrà creato sotto il ruolo CEO.
Selezionare la casella di controllo Share Data with Peers se si desidera abilitare i diritti di accesso ai colleghi di pari livello.
Specificare la Description per il ruolo.
Fare clic su Save.
Nota
È possibile creare ruoli solo se si dispone di più di un utente nel proprio account Zoho CRM.
Assegnazione dei Ruoli agli Utenti
Dopo aver creato i ruoli, è possibile assegnarli agli utenti della propria organizzazione.
Per assegnare i ruoli agli utenti
Andare su Setup > General > Users.
Nella pagina Users, fare clic su un particolare <Nome utente>.
Nella pagina dei dettagli dell'utente, fare clic sull'icona di modifica .
Nella pagina Edit User, selezionare un Role specifico dall'elenco a discesa.
Fare clic su Save.
Modifica dei Ruoli
È possibile modificare i ruoli degli utenti in base ai cambiamenti nella gerarchia della propria organizzazione. Come parte della modifica dei ruoli, è possibile eseguire le seguenti operazioni:
Rinominare il ruolo
Cambiare il Ruolo Superiore
Modificare l'impostazione per la condivisione dei dati con i colleghi di pari livello
Durante la modifica dei nomi dei ruoli, tutte le regole di condivisione dei dati verranno aggiornate automaticamente. Pertanto non è necessario ricalcolare le regole di condivisione dei dati o aggiornare i dettagli degli utenti.
Per modificare un ruolo
Andare su Setup > Security Control > Roles and Sharing.
Nell' elenco Roles, fare clic sul nome del Role.
Nella pagina Role Details, fare clic su Edit.
Nella pagina Edit Role, aggiornare le nuove proprietà per il ruolo.
Fare clic su Save.
Eliminazione dei Ruoli
Non è possibile eliminare i ruoli esistenti senza trasferire gli utenti a un nuovo ruolo.
Per eliminare un ruolo
Andare su Setup > Security Control > Roles and Sharing.
Nella pagina Roles , fare clic sul nome del Role.
Nella pagina dei dettagli del Role, fare clic su Delete.
Nella pagina Delete Role, fare clic su un Role esistente per trasferire i sotto-ruoli al ruolo selezionato.
Fare clic su Transfer & Delete. Ora il ruolo e i sotto-ruoli sono trasferiti al nuovo ruolo e viene creata una gerarchia organizzativa differente.
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