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Utilizzo del Plug-in per MS Outlook (Windows)

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Il download del Plug-in per MS Outlook è stato deprecato. Il Plug-in non sarà più funzionante dopo il 31 maggio 2021. Per maggiori informazioni consulti qui. 

Utilizzando il Plug-in di Zoho CRM per Microsoft Outlook, è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  • Aggiungere record alla Categoria Zoho
  • Rimuovere record dalla Categoria Zoho
  • Sincronizzare automaticamente (unidirezionale) Contatti, Attività ed Eventi del Calendario da MS Outlook a Zoho CRM
  • Esportare Contatti, Attività e Calendario (Eventi) da MS Outlook a Zoho CRM
  • Aggiungere Email a Lead, Contatti o Trattative in Zoho CRM
  • Aggiungere email come Casi in Zoho CRM

Categorizzare i Record come Zoho

In Microsoft Outlook, i contatti, le attività e gli eventi del calendario possono essere raggruppati in categorie. L'assegnazione dei record alle categorie consente di ordinare e visualizzare i record per categoria. Con il Plug-in di Zoho CRM, si ottiene una categoria aggiuntiva denominata Zoho. È possibile utilizzare questa categoria durante la sincronizzazione dei record con Zoho CRM. 

Per contrassegnare i record nella Categoria Zoho
  1. Selezionare i Contatti, le Attività, o gli Eventi del Calendario.
    Si noti che i record devono essere selezionati dalla cartella corrispondente specificata nelle Impostazioni Cartella. 
  2. Fare clic su Home > Categorize.
  3. Selezionare la casella di controllo Zoho dall'elenco delle categorie.
    Il record verrà contrassegnato nella categoria Zoho.
    Allo stesso modo, è possibile rimuovere la categoria deselezionando la casella di controllo.

Sincronizzare Contatti, Attività e Calendario

L'opzione di sincronizzazione unidirezionale trasferisce Contatti, Attività ed Eventi del Calendario da MS Outlook a Zoho CRM. Consente di mantenere i dati aggiornati sia in Zoho CRM che in MS Outlook e di evitare la duplicazione dei dati. La sincronizzazione dei dati può essere effettuata manualmente o automaticamente.

Sincronizzazione Contatti - Mappatura Campi

MS Outlook
Zoho CRM
Lunghezza Campo in Zoho CRM
First Name
First Name
40
Last Name
Last Name
80
Email 1
Email Address
-
Job Title
Title
100
Company Name
Account Name
200
Department
Department
50
Business Telephone Number
Phone
50
Home Telephone Number
Home Phone
30
Other Telephone Number
Other Phone
30
Business Fax Number
Fax
30
Mobile Telephone Number
Mobile
30
Assistant Name
Assistant
50
Assistant Telephone Number
Asst Phone
30
Manager Name
Report To
50
Business Address Street
Mailing Street
250
Business Address City
Mailing City
30
Business Address State
Mailing State
30
Business Address Postal Code
Mailing zip
30
Business Address Country
Mailing country
30
Other Address Street
Other Street
250
Other Address City
Other City
30
Other Address State
Other State
30
Other Address Postal Code
Other zip
30
Other Address Country
Other Country
30
Description
Description
32000
Birthday
Birthday
-

Nota
Il controllo dei duplicati per i Contatti si basa principalmente sull' ID Email dei contatti. In assenza di un indirizzo email, i duplicati vengono identificati sulla base del Nome e del Cognome.
Sincronizzazione Attività - Mappatura Campi

MS Outlook
Zoho CRM
Lunghezza Campo in Zoho CRM
Subject
Subject
255
Due Date
Due Date
-
Start Date
-
-
Priority
Priority
-
Status
Status
-
Description
Description
32000

Nota
Il controllo dei duplicati per le Attività si basa sull' Oggetto e sulla Data di Scadenza.
Sincronizzazione Calendario - Mappatura Campi

MS Outlook
Zoho CRM
Lunghezza Campo in CRM
Subject
Subject
255
Start Time
Start Date and Time
-
End Time
End Date and Time
-
Location
Venue
255
Description
Description
32000
Attendees
Participants
-

Nota
Il controllo dei duplicati per gli Eventi si basa sull' Oggetto, Data e Ora di Inizio e Data e Ora di Fine nonché sull'ID Email dei partecipanti.

Sincronizzazione dei Partecipanti agli Eventi

Quando si sincronizzano gli eventi da Microsoft Outlook a Zoho CRM, i partecipanti dell'evento da Outlook vengono sincronizzati automaticamente come partecipanti dell'evento in Zoho CRM. I partecipanti così sincronizzati vengono associati all'evento come contatti, lead o utenti di Zoho CRM, a seconda dei casi. Se i partecipanti non rientrano in nessuna di queste categorie, viene visualizzato solo l'indirizzo email del/dei partecipante/i nella sezione  Participants .

Allo stesso modo, quando si sincronizzano gli eventi da Zoho CRM a Microsoft Outlook, i partecipanti dell'evento vengono automaticamente inclusi come partecipanti in Outlook al momento della sincronizzazione.

Nel caso in cui ci siano duplicati negli indirizzi email sincronizzati da Microsoft Outlook a Zoho CRM, il problema viene gestito in base al seguente ordine di priorità:
  • Contatti
  • Lead
  • Utente Zoho CRM
Se l'ID Email di un partecipante esiste in Zoho CRM sia come contatto che come lead, Zoho CRM associa il contatto all'evento come partecipante e ignora il lead. Questo perché al Contatto viene data la massima priorità.

Se in Zoho CRM si trovano due contatti con lo stesso indirizzo email di un partecipante, il contatto creato per primo in Zoho CRM viene associato all'evento come partecipante.

Nota

  • Le email di invito all'evento non vengono inviate automaticamente ai partecipanti in Zoho CRM quando un evento viene creato tramite la sincronizzazione da Microsoft Outlook. Questo perché la decisione relativa alle email di invito sarebbe già stata presa al momento della creazione dell'evento in Microsoft Outlook. Pertanto l'utente non viene invitato a inviare un'email di invito per gli eventi creati come risultato della sincronizzazione in Zoho CRM. Lo stesso vale anche per gli eventi sincronizzati da Zoho CRM a Microsoft Outlook.
  • Se necessario, le email di invito possono essere inviate ai partecipanti dell'evento modificando manualmente un evento e inviando l'email, come si fa per qualsiasi evento normale sia in Zoho CRM che in Microsoft Outlook.
Per abilitare la sincronizzazione automatica
  1. In Microsoft Outlook, fare clic su Zoho CRM > Settings.
  2. Nella finestra di dialogo Settings , fare clic sulla scheda Contacts/Tasks/Calendars.



  3. Selezionare la casella di controllo Automatically sync the changes made in Outlook contacts/tasks/appointments to Zoho CRM.
  4. Fare clic su Save.
    Le modifiche apportate ai record prima di abilitare l'opzione di sincronizzazione automatica devono essere sincronizzate manualmente.
Per sincronizzare manualmente contatti, attività ed eventi del calendario
  1. Accedere a Zoho CRM dall'interno di Microsoft Outlook.
  2. Dal Plug-in di Zoho CRM, fare clic su Sync Contact/Task/Calendar.
    La sincronizzazione si avvierà automaticamente. In base alle Synchronize Settings, i record verranno aggiornati.



Nota

  • È possibile fare clic sul collegamento View Details per ottenere l'elenco dettagliato delle modifiche.
  • I dettagli della sincronizzazione Contatti/Attività/Calendario vengono visualizzati in tre categorie - To Add, To Update e To Delete. 



  • Durante la sincronizzazione di contatti, attività o eventi, i record che non sono stati sincronizzati durante una sincronizzazione precedente vengono automaticamente deselezionati e contrassegnati come Ignored during previous sync nella colonna Information.



    In questo modo è possibile vedere facilmente quali record non sono stati sincronizzati in precedenza. Inoltre, se si decide di includerli nella sincronizzazione corrente, è sufficiente selezionare i record e sincronizzarli.
  • La possibilità di un utente di modificare i record sincronizzati con Outlook dipende dai permessi del profilo e dalle regole di condivisione dei dati.
  • Nel caso di permessi di profilo limitati, l'utente riceverà un avviso di Permission Denied quando tenta di modificare il record.



  • Nel caso in cui un utente tenti di modificare un record condiviso con lui/lei sulla base delle regole di condivisione dei dati, le modifiche al record verranno riflesse in Zoho CRM in base al Tipo di Accesso impostato nella regola di condivisione dei dati. Questo avverrà anche se l'utente dispone dei permessi di profilo necessari per accedere al record. Ad esempio, se il Tipo di Accesso di un record è impostato su Sola Lettura, l'utente non potrà rendere effettive le modifiche al record anche se dispone dei permessi di profilo necessari per modificarlo.

Aggiungere Email come Casi a Zoho CRM

È possibile aggiungere messaggi email specifici del cliente da Microsoft Outlook a Zoho CRM come Caso. Prima di aggiungere i messaggi email, assicurarsi che il contatto corrispondente all'email esista in Zoho CRM.

Per aggiungere messaggi email come Casi in Zoho CRM
  1. Selezionare Inbox dalla barra laterale o la Cartella che contiene le email da aggiungere a Zoho CRM.
  2. Selezionare l' Email specifica del cliente dalla Posta in arrivo o dalla cartella email personalizzata.
  3. Dal Plug-in di Zoho CRM, fare clic su Add Case.



  4. Nella finestra di dialogo Add Case , selezionare uno Status dall'elenco a discesa.
  5. Selezionare la casella di controllo Attachments, se si desidera aggiungere anche gli allegati insieme all'email.
  6. Cercare i record in base a un criterio specifico e quindi aggiungere l'email come caso ai record selezionati.



  7. Fare clic su Add.
    L'email verrà aggiunta come caso in Zoho CRM.

Nota
È possibile cercare e aggiungere l'email come caso solo ai contatti selezionati, se necessario.
Quando si aggiunge ai Contatti, se si seleziona lo stato e si fa semplicemente clic su Add, verrà creato un nuovo record e i seguenti valori verranno acquisiti in Zoho CRM:
In MS Outlook
In Zoho CRM
Indirizzo Email
Indirizzo Email
Nome Contatto
Nome Contatto
Oggetto dell'Email
Oggetto del Caso
Contenuto Email
Descrizione del Caso

Aggiungere Email a Zoho CRM

È possibile associare i messaggi email ricevuti in Microsoft Outlook ai record di Lead, Contatti o Trattative in Zoho CRM. Prima di aggiungere i messaggi email, assicurarsi che il contatto corrispondente all'email esista in Zoho CRM. In caso contrario, in base alle MailSettings, le email verranno associate ai record in CRM. Esistono quattro modi per aggiungere email al CRM:

Opzione Add Email
  • Facendo clic su questa opzione, l'email selezionata (ricevuta o inviata) verrà aggiunta al lead/contatto in base alle Mail Settings specificate.
Opzione Search and Add Email
  • È possibile cercare i record per criteri e aggiungere l'email (ricevuta o inviata) ai record corrispondenti.
  • Questa opzione può essere utilizzata per associare le email alle trattative.
  • Le email non vengono associate in base alle Mail Settings. In questa sezione è possibile selezionare il modulo.
Aggiunta automatica delle email in uscita
  • All'invio di un'email da MS Outlook, questa verrà automaticamente aggiunta al contatto corrispondente in Zoho CRM.
  • L'email inviata verrà aggiunta in Zoho CRM solo se è disponibile nella cartella posta inviata specificata nelle Mail Settings. 
  • Il contatto a cui viene inviata l'email deve essere presente nella Cartella e nella Categoria specificate nelle Impostazioni Contatti. 
  • Per gli utenti con account IMAP, l'email potrebbe non essere associata automaticamente ai record in Zoho CRM se l'opzione "Salva gli elementi inviati nella cartella Posta inviata su questo computer" non è selezionata nelle impostazioni di MS Outlook. Per abilitarla:
    1. Aprire le impostazioni dell'account di MS Outlook.
    2. Fare clic su More Settings > Sent Items.
    3. Selezionare "Save sent items in the Sent Item folder on this computer".
    4. Fare clic su OK.
Opzione Send and Add nella finestra di composizione
  • È possibile comporre un'email per il proprio cliente e aggiungerla a Zoho CRM al momento dell'invio.
  • Questa opzione può essere utilizzata per associare le email alle trattative.

Per aggiungere email a Zoho CRM utilizzando l'opzione Add Email
  1. Selezionare la Cartella che contiene le email da aggiungere a Zoho CRM.
  2. Selezionare l' Email specifica del cliente dalla cartella.
  3. Dal Plug-in di Zoho CRM, fare clic su Add Email.
    In base alle Mail Settings, l'email selezionata verrà aggiunta al lead/contatto in Zoho CRM.

Per aggiungere email a Zoho CRM utilizzando l'opzione Search and Add Email
  1. Selezionare la Cartella che contiene le email da aggiungere a Zoho CRM.
  2. Selezionare l' Email specifica del cliente dalla cartella.
  3. Dal Plug-in di Zoho CRM, fare clic su Search and Add Email.



  4. Nella finestra di dialogo Add Email, selezionare un Modulo (Lead, Contatti o Trattative) dall'elenco a discesa.
    Quando si seleziona Trattative, sarà disponibile un altro campo denominato Criteri (per cercare i record).
    È necessario selezionare Email Address o Deal Name per cercare i record. Selezionando Email Address, verranno cercati in Zoho CRM i Contatti con l'indirizzo email corrispondente e verranno elencati i record delle Trattative associati ai contatti corrispondenti.
  5. Selezionare la casella di controllo Attachments, se si desidera aggiungere anche gli allegati insieme all'email. È inoltre possibile effettuare le seguenti operazioni:
    • Cercare i record in base a un criterio specifico. I record corrispondenti verranno elencati.
  6. Fare clic su Add.
    L'email verrà aggiunta ai lead/contatti/trattative selezionati.


Nota

Quando si aggiunge a Lead o Contatti, se si seleziona il modulo e si fa semplicemente clic su  Add, verrà creato un nuovo record e i seguenti valori verranno acquisiti in Zoho CRM:

  • L'indirizzo email in MS Outlook sarà l'indirizzo email in Zoho CRM
  • Il nome del contatto nell'email sarà il nome del Contatto o del Lead in Zoho CRM.



Il download del Plug-in per MS Outlook è stato deprecato. Il Plug-in non sarà più funzionante dopo il 31 maggio 2021. Per maggiori informazioni consulti qui. 

Utilizzando il Plug-in di Zoho CRM per Microsoft Outlook, è possibile effettuare le seguenti operazioni:
  • Aggiungere record alla Categoria Zoho
  • Rimuovere record dalla Categoria Zoho
  • Sincronizzare automaticamente (unidirezionale) Contatti, Attività ed Eventi del Calendario da MS Outlook a Zoho CRM
  • Esportare Contatti, Attività e Calendario (Eventi) da MS Outlook a Zoho CRM
  • Aggiungere Email a Lead, Contatti o Trattative in Zoho CRM
  • Aggiungere email come Casi in Zoho CRM

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