Utilizzo del Plug-in per MS Word

Zoho CRM Plug-in per Microsoft Word consente di creare documenti di stampa unione in Microsoft Word e anche da Zoho CRM. È necessario eseguire operazioni specifiche sia in Microsoft Word che in Zoho CRM:

• Operazioni in Microsoft Word
• Operazioni in Zoho CRM

Operazioni in Microsoft Word

Zoho CRM Plug-in per Microsoft Word La aiuta a creare modelli di stampa unione e documenti di stampa unione in Microsoft Word.

Le azioni relative a MS Word sono:

• Accesso
• Creazione di un modello di stampa unione
• Creazione di un documento di stampa unione

Accesso 

Per creare un modello, specifichi le Sue credenziali di accesso a Zoho CRM in Microsoft Word. Questo collegherà Microsoft Word a Zoho CRM.

Per effettuare l'accesso

1. Apra Microsoft Word.
2. Clicchi su  Zoho CRM > Sign In.
   
   
3. Nel  Zoho CRM - Login  popup, clicchi su  Continue to Sign in.
   Verrà reindirizzato alla pagina degli account Zoho CRM nel Suo browser predefinito.
4. Inserisca l'  Indirizzo Email/Numero di Telefono ,  Password , e clicchi su  Sign In .
   
5. Legga le informazioni a cui il plugin CRM Outlook desidera accedere e clicchi su Accept.
   Si noti che dopo aver cliccato su Accept, saranno necessari circa 20 secondi per effettuare l'accesso.

Creazione di un modello di stampa unione

Il modello di stampa unione è un modello/schema del documento di stampa unione che contiene variabili (Esempio: Nome Cliente, Indirizzo, ecc.) e contenuto standard. Durante la creazione del modello di stampa unione, è possibile sostituire le variabili con i campi CRM richiesti utilizzando Zoho CRM Plug-in per Microsoft Word. È possibile creare modelli di stampa unione per lettere tipo, etichette indirizzi, buste, ecc. Vedere anche Modello di esempio

Si noti che è possibile creare modelli di stampa unione per Leads, Contacts, Deals e moduli personalizzati in Zoho CRM.

Per creare un modello di stampa unione

1. Apra Microsoft Word.
2. Clicchi su Add-Ins > Zoho CRM > Create Template.
3. Nella procedura guidata  Create Mail Merge Template , esegua le seguenti operazioni
   
   • Selezioni il Modulo CRM per il quale desidera utilizzare il modello, dal menu a discesa Primary Module e clicchi su Next. 
     Vengono visualizzati il modulo selezionato e i relativi campi.
   • Selezioni i campi richiesti dal menu a discesa Fields e clicchi su Insert Fields
   • Clicchi nuovamente sul menu a discesa Module per selezionare il Modulo secondario o i Moduli correlati*.
   • Selezioni i campi associati dal menu a discesa Fields e clicchi su  Insert Fields.
     I campi selezionati vengono inseriti nel modello.
     

Il modello di stampa unione è stato creato e può salvare il modello con estensione .doc/.docx sul Suo computer locale (se necessario). Utilizzi l'estensione .doc se dispone di una versione precedente di MS Word, ovvero dalla 2000 alla 2003.

(*)Modulo secondario/Modulo correlato: Quando crea un modello di stampa unione per un modulo, troverà campi di alcuni altri moduli correlati nell'elenco dei campi di unione. Ad esempio, quando crea un modello per Deals, troverà campi dai moduli Accounts, Contacts e Campaigns - questi possono essere inseriti nel Suo modello. In questo caso, mentre Deals è il Suo modulo primario per il quale sta creando il modello, Accounts, Contacts e Campaigns sono i moduli secondari o moduli correlati.

Si noti che i moduli correlati vengono popolati anche da qualsiasi campo di ricerca personalizzato creato in un modulo.

Ad esempio, supponga di aver creato un campo di ricerca nel modulo Leads chiamato Associated Builders e di aver collegato un modulo personalizzato chiamato Builders qui. Quando crea un modello email per Leads, troverà anche i campi del modulo Builders nell'elenco dei campi di unione. Questi vengono anche chiamati moduli secondari o moduli correlati.

La seguente tabella fornisce l'elenco dei moduli primari e dei relativi moduli secondari associati:

Creazione di documenti di stampa unione

È possibile creare documenti di stampa unione per Leads, Accounts, Contacts, Potentials in Microsoft Word unendo i dati CRM con un modello di stampa unione esistente da Zoho CRM o con un nuovo modello, creato in MS Word.

Per creare un documento di stampa unione utilizzando un nuovo modello

1. Segua i passaggi precedenti per creare il modello.
2. Scelga "Upload to Zoho CRM and continue merging" e clicchi su  Next.
   
   • Template Name: Specifichi il nome del modello e selezioni il formato documento richiesto.
   • Module: Per impostazione predefinita, viene visualizzato il modulo primario selezionato.
   • Description: Inserisca eventuali commenti aggiuntivi.
   • Clicchi su " Upload & Merge "
     Il modello viene caricato su Zoho CRM. È possibile visualizzare questi modelli da Settings > Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates in Zoho CRM.
3. Clicchi su " Continue " per avviare il processo di unione.
4. Nella procedura guidata  Create Mail Merge Document , esegua le seguenti operazioni:
   
   • Selezioni una vista elenco dal menu a discesa view e vengono visualizzati i record correlati.
     È possibile inserire le informazioni del record nella casella di ricerca per ottenere i record richiesti.
   • Scelga i record richiesti dall'elenco Available Records e clicchi sulla Freccia Avanti.
     I record scelti vengono ora visualizzati nell'elenco Selected Records .
   • Clicchi su Merge Now.
     Il documento di stampa unione per i record selezionati viene creato e visualizzato in Microsoft Word.

1. Apra Microsoft Word.
2. Clicchi su Add-Ins > Zoho CRM > Merge Template.
3. Nella procedura guidata Create Mail MergeTemplate , selezioni il modulo CRM principale e clicchi su Next.
4. Nella procedura guidata  Create Mail Merge Document , esegua le seguenti operazioni:
   
   • Scelga il modello di stampa unione richiesto dal menu a discesa e clicchi su Next.
   • Selezioni una vista elenco dal menu a discesa view e vengono visualizzati i record correlati.
     È possibile inserire le informazioni del record nella casella di ricerca per ottenere i record richiesti.
   • Scelga i record richiesti dall'elenco Available Records e clicchi sulla Freccia Avanti.
     I record scelti vengono ora visualizzati nell'elenco Selected Records .
   • Clicchi su Merge Now.
     Il documento di stampa unione per i record selezionati viene creato e visualizzato in Microsoft Word.

Operazioni in Zoho CRM

Zoho CRM Plug-in per Microsoft Word La aiuta a creare documenti di stampa unione in Zoho CRM, unendo il modello di stampa unione corrispondente con i dati di Leads, Contacts, Accounts o Deals o moduli personalizzati.

Le azioni relative a Zoho CRM sono:

• Creazione di una cartella per modelli di stampa unione
• Importazione di modelli di stampa unione
• Creazione di documenti di stampa unione

Creazione della cartella di stampa unione

Questa opzione consente di archiviare tutti i modelli di stampa unione di MS Word in cartelle specifiche. È inoltre possibile impostare permessi a livello di cartella per gli utenti di Zoho CRM.

Per creare una cartella di stampa unione

1. Vada su Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates.
2. Nella pagina Template Explore r, clicchi su Create Folder.
3. In  Create Mail Merge Template Folder, esegua le seguenti operazioni:
   
   • Folder Details: Specifichi il nome della cartella nel campo corrispondente.
   • Accessibility Details: Selezioni una delle seguenti opzioni:
     
     • All Users are allowed to view this Template Folder: Selezioni se desidera abilitare l'accesso alla cartella per tutti gli utenti.
     • Show this Template Folder only to me: Selezioni se desidera abilitare l'accesso alla cartella solo per Lei.
     • Allow the following users to view this Template Folder: Selezioni gli utenti o i ruoli utente che possono accedere alla cartella.
4. Clicchi su Save.

Importazione dei modelli di stampa unione

Questa opzione consente di aggiungere i modelli di stampa unione di MS Word in Zoho CRM. Questi modelli possono essere successivamente uniti con i moduli CRM corrispondenti.

Per aggiungere modelli di stampa unione

1. Acceda a Zoho CRM con il Suo nome utente e password.
2. Vada su Setup > Customization > Templates > Mail Merge Templates.
3. Nella pagina Template Explorer , clicchi su Import Template.
4. Nella finestra di dialogo  Import Template , specifichi quanto segue:
   
   • Select File : Cerchi il modello MS Word dal Suo sistema locale.
   • Folders : Scelga la cartella in cui archiviare il modello selezionato.
   • Module : Selezioni il modulo (Leads / Accounts / Contacts / Deals / Custom Modules) per il modello MS Word.
     Il modello è disponibile solo per il modulo specificato.
   • Description : Specifichi eventuali commenti aggiuntivi.
5. Clicchi su Import Template.

Creazione dei documenti di stampa unione

Il collegamento Mail Merge consente di unire il modello con l'elenco di Leads, Contacts, Deals o Accounts o qualsiasi altro modulo personalizzato e creare i documenti di stampa unione corrispondenti.

Prima di creare documenti di stampa unione, è necessario:

1. Configurare il browser per abilitare il controllo ActiveX. Vedere anche Configurare il browser web per installare il controllo ActiveX
2. Installare il file Adventnet.CAB dal server Zoho CRM.

Per creare un singolo documento di stampa unione

1. Acceda a Zoho CRM con il Suo nome utente e password.
2. Clicchi sulla scheda Contacts .
3. Nella pagina Contacts home , selezioni la casella di controllo corrispondente al contatto.  
4. Clicchi su More Actions > Mail Merge.
5. Nella finestra di dialogo Mail Merge , scelga il Mail Merge Template corrispondente da unire con il contatto selezionato.
6. Clicchi su Merge.
   Il documento di stampa unione per il contatto selezionato viene visualizzato in Microsoft Word.

Per creare più documenti di stampa unione

1. Acceda a Zoho CRM con il Suo nome utente e password.
2. Clicchi sulla scheda Contacts .
3. Nella pagina Contacts home , selezioni le caselle di controllo per selezionare più contatti.  
4. Clicchi su More Actions > Mail Merge.
5. Nella finestra di dialogo Mail Merge , scelga il Mail Merge Template corrispondente da unire con i Contacts selezionati.
6. Clicchi su Merge.
   I documenti di stampa unione per i Contacts selezionati vengono visualizzati in Microsoft Word.

Limiti di utilizzo

Zoho CRM Plug-in per Microsoft Word consente di creare documenti di stampa unione in Microsoft Word e anche da Zoho CRM. È necessario eseguire operazioni specifiche sia in Microsoft Word che in Zoho CRM:

• Operazioni in Microsoft Word
• Operazioni in Zoho CRM