Libreria Documenti nel CRM

Per impostazione predefinita, gli utenti con profilo Administrator o Standard possono accedere a questa funzionalità. L'amministratore deve fornire le autorizzazioni del profilo agli altri utenti.

La scheda Documenti è come qualsiasi altra scheda che dispone delle autorizzazioni Tab Visible in un profilo. Oltre a questo, esistono altre autorizzazioni specifiche per i documenti e le relative cartelle.

• Per la cartella Documenti - autorizzazione Manage Folder.
• Per i Documenti - autorizzazioni View, Create, Modify e Delete.

Vantaggi

• Risparmio di spazio di archiviazione
  In Zoho CRM, per ogni record, è possibile allegare documenti da Zoho Docs, Google Docs e Desktop. È inoltre possibile allegare lo stesso file a più record, il che occuperà spazio di archiviazione aggiuntivo. Questo perché ogni allegato occupa spazio nell'archiviazione totale assegnata nel CRM. Ad esempio, quando si carica un file di 10 MB su 5 record, lo spazio di archiviazione occupato sarà di 50 MB (10 x 5). Con la scheda Documenti, è possibile risparmiare molto spazio di archiviazione, poiché i file non occupano spazio di archiviazione moltiplicato quando vengono allegati a più record.
  La scheda Documenti è un archivio centrale in cui è possibile caricare documenti e associarli a vari record. Ad esempio, si carica una presentazione con una dimensione di 10 MB nella scheda Documenti. Quando si associa questa presentazione come allegato a 5 record, occuperà comunque solo 10 MB di spazio di archiviazione e non 50 MB (10 x 5).
• Condivisione semplice dei file
  Quando si desidera condividere i file caricati nella cartella Vendite solo con il team commerciale, è più semplice farlo dalla scheda Documenti. Non solo con gli utenti, ma è possibile condividerli anche con ruoli, ruoli e subordinati e gruppi.
• File organizzati per una consultazione rapida
  Cartelle e sottocartelle aiutano a mantenere i documenti organizzati per una consultazione rapida, ogni volta che è necessario.
• Evitare diverse versioni dello stesso documento
  Aiuta inoltre a mantenere un'unica versione aggiornata del file accessibile da altri utenti. È possibile apportare facilmente modifiche al file e mantenere un'unica copia aggiornata del documento.
• Inviare documenti come allegati nelle email
  Quando si inviano email ai Lead e ai Contatti, è possibile allegare file caricati nella Libreria Documenti. Oltre all'opzione di allegare file da Desktop, Zoho Docs, Google Docs, ecc., è ora possibile allegare file caricati nella scheda Documenti.

 Modificare le autorizzazioni del profilo

Per impostazione predefinita, gli utenti con profilo Administrator o Standard possono accedere a questa funzionalità. L'amministratore deve fornire le autorizzazioni del profilo agli altri utenti in base alle quali possono accedere a questa funzionalità. Come indicato sopra, i documenti e le relative cartelle dispongono del seguente set di autorizzazioni:

• Per la cartella Documenti - autorizzazione Manage Folder.
• Per i Documenti - autorizzazioni View, Create, Modify e Delete.

Per modificare le autorizzazioni del profilo

1. Fare clic su [ icona Impostazioni ] e fare clic su Setup > Users & Control > Security Control > Profile.
2. Nella pagina Profiles, fare clic sul collegamento Edit corrispondente al profilo che si desidera modificare.
3. Nella pagina Profile Details, andare alle autorizzazioni Basic sotto Module Permissions. 
   
4. Nell'elenco a discesa delle autorizzazioni per Documents, selezionare le caselle secondo necessità.
   
   

Nota

• Non è possibile modificare i profili predefiniti, Administrator e Standard. Si consiglia di definire i propri profili basandosi sui profili predefiniti esistenti.
• Come le altre schede, è possibile rinominare, organizzare e nascondere la scheda Documenti. Vedere anche Organizzare i moduli
• La scheda Documenti in Zoho CRM non è la stessa cosa di Zoho Docs. Tutti i file presenti in Zoho Docs non saranno disponibili qui. Se si desidera che i file di Zoho Docs siano disponibili nella scheda Documenti, è necessario caricarli in Zoho CRM.

Per impostazione predefinita, gli utenti con profilo Administrator o Standard possono accedere a questa funzionalità. L'amministratore deve fornire le autorizzazioni del profilo agli altri utenti.

La scheda Documenti è come qualsiasi altra scheda che dispone delle autorizzazioni Tab Visible in un profilo. Oltre a questo, esistono altre autorizzazioni specifiche per i documenti e le relative cartelle.

• Per la cartella Documenti - autorizzazione Manage Folder.
• Per i Documenti - autorizzazioni View, Create, Modify e Delete.