Documenti in Zoho CRM
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Questa funzionalità è disponibile per le nuove registrazioni in tutti i DC. È in fase di distribuzione graduale agli utenti esistenti. Fino ad allora, gli utenti che non dispongono di questo aggiornamento possono fare riferimento alla Libreria Documenti all'interno del CRM.
In Zoho CRM, la scheda Documenti è l'archivio centrale in cui tutti i documenti aziendali vengono archiviati, organizzati e condivisi all'interno della Sua organizzazione. È alimentata da Zoho WorkDrive, lo strumento di gestione file di Zoho. Esempi di documenti archiviati nella scheda Documenti includono brochure, richieste di informazioni (RFI), fatture, documenti comparativi, presentazioni, moduli, modelli di contratto, manuali di prodotto, manuali interni e così via.
Se un utente ha accesso alla scheda Documenti, avrà anche accesso alla cartella del team di Zoho CRM.
La scheda Documenti non archivia solo documenti, ma anche tutti gli allegati aggiunti ai record in Zoho CRM. Ad esempio, se allega un RFI al record di un lead, può accedervi anche dalla scheda Documenti. Si noti che gli allegati sono accessibili solo dal proprietario del record.
Scenario
Marco, un rappresentante commerciale, si trovò ad affrontare una sfida significativa: una gestione documentale inefficiente all'interno del team di vendita.
Con la crescita dell'azienda, il volume dei documenti commerciali aumentò esponenzialmente, causando caos e inefficienza. Alcuni esempi includono:
Con la crescita dell'azienda, il volume dei documenti commerciali aumentò esponenzialmente, causando caos e inefficienza. Alcuni esempi includono:
- Trovare la giusta proposta commerciale, contratto o presentazione diventò una ricerca lunga e dispendiosa in termini di tempo.
- Organizzare i documenti diventò un compito arduo, che portava a ore sprecate nella ricerca tra cartelle e allegati.
- Marco e i suoi colleghi faticavano a coordinare le modifiche, raccogliere feedback e mantenere il controllo delle versioni.
- Proteggere le informazioni riservate si rivelò impegnativo. Senza adeguati controlli di accesso, i dati sensibili dei clienti erano vulnerabili ad accessi non autorizzati, rappresentando un rischio significativo per la reputazione dell'azienda e la fiducia dei clienti.
Sara, l'amministratrice CRM proattiva, sapeva che migliorare la gestione documentale era fondamentale per il successo del team. Sapeva anche che il CRM poteva svolgere un ruolo cruciale in questo. Così Sara si dedicò a questo compito e migliorò la gestione documentale per il team di vendita:
- Rendendo la scheda Documenti in Zoho CRM l'unica fonte di verità per la documentazione commerciale. Tutti i documenti relativi alle vendite furono spostati nelle cartelle del team all'interno della scheda Documenti. Questo rese più facile trovare rapidamente il documento giusto.
- Sara gestì la scheda Documenti e abilitò i permessi relativi alle cartelle del team per Marco. Questo garantì che le cartelle del team fossero create e gestite in modo oculato.
- Poiché il controllo delle versioni, la modifica collaborativa e i commenti sono disponibili per i file aggiunti alla scheda Documenti, divenne molto più facile per il team di vendita collaborare tra loro e mantenere la coerenza dei propri file.
- Sara e Marco mapparono gli utenti alle cartelle del team di cui avevano bisogno e si assicurarono anche che avessero il livello di accesso appropriato. Questo garantì che le informazioni sensibili fossero disponibili solo a chi ne aveva bisogno.
Marco e il suo team provarono un senso di sollievo nel gestire i propri documenti senza difficoltà all'interno del CRM. Questo, a sua volta, aumentò la loro produttività e reattività. Con la crescita dell'azienda, Sara continuò a esplorare le altre funzionalità disponibili come parte di WorkDrive e cercò di utilizzarle per aiutare il suo team di vendita.
Disponibilità
Gli utenti con il permesso per la scheda Documenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con il permesso per la scheda Documenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
All'interno del permesso Documenti, sono disponibili le seguenti opzioni:
- Visualizza: L'utente può visualizzare la scheda Documenti. È abilitata per impostazione predefinita quando si attiva il permesso della scheda Documenti.
- Crea cartella del team: Come suggerisce il nome, questa opzione consente all'utente di creare cartelle del team.
- Associa cartella del team: Le cartelle del team possono essere create anche in WorkDrive. L'utente può associare tali cartelle del team alla scheda Documenti nel CRM.
- Modifica cartella del team: Questa opzione consente all'utente di modificare una cartella del team e impostare i permessi di accesso per le cartelle del team esistenti.
Nota: I permessi per la scheda Documenti nel CRM sono separati dai permessi in WorkDrive. Ciò significa che un utente potrebbe avere determinati permessi nel CRM che non si estendono necessariamente a WorkDrive. Ad esempio, se un utente ha la possibilità di creare una cartella del team nel CRM, potrebbe non avere la stessa possibilità in WorkDrive a meno che non gli venga specificamente concessa.Gli utenti possono eseguire azioni all'interno di una cartella del team in base al ruolo assegnato, che può variare tra le diverse cartelle del team.
Per assegnare l'accesso basato sui ruoli alle singole cartelle del team, consultare Gestione delle cartelle del team.
Per accedere alla scheda Documenti
La scheda Documenti funziona in modo simile alle altre schede o moduli del CRM e si trova nella parte superiore dell'interfaccia del CRM. È possibile rinominare, organizzare e nascondere la scheda Documenti, proprio come con le altre schede. Per le istruzioni su come farlo, consultare Organizzare i moduli.
Se sta utilizzando la UI di nuova generazione, può accedervi tramite la barra laterale a sinistra.
Nella scheda Documenti, il pannello sinistro conterrà le seguenti opzioni:
- Le mie cartelle: Questa sezione conterrà gli allegati dei record di Sua proprietà. Si noti che non sarà possibile creare file o cartelle in questa sezione dalla scheda Documenti.
- Cartelle del team: Si tratta di cartelle e file disponibili per più utenti, ruoli e gruppi. Sono spazi per la collaborazione e la condivisione di informazioni all'interno dei team.
- Apri WorkDrive: Questa opzione consente di accedere agli stessi file e cartelle dall'interfaccia di Zoho WorkDrive. Gli amministratori di WorkDrive possono accedere a funzionalità amministrative aggiuntive come la Console di amministrazione solo dal lato WorkDrive.
Il pannello destro conterrà le cartelle e i file nella cartella principale selezionata nel pannello sinistro.
Nota: Se crea un nuovo account WorkDrive da Zoho CRM, verrà associato al piano Essential per impostazione predefinita. Con questo piano, non sarà possibile creare e gestire cartelle del team all'interno di Zoho WorkDrive. Dovrà farlo esclusivamente all'interno del CRM.Per configurare la scheda Documenti (per i nuovi utenti CRM)
La configurazione dell'integrazione con WorkDrive è un processo da effettuare una sola volta, che avviene al primo accesso al nuovo account CRM.
Se non dispone di un account WorkDrive esistente, un nuovo account WorkDrive verrà creato e collegato all'organizzazione CRM automaticamente.
Se dispone di un account WorkDrive, apparirà un popup Configura WorkDrive. Ha due opzioni:
Se non dispone di un account WorkDrive esistente, un nuovo account WorkDrive verrà creato e collegato all'organizzazione CRM automaticamente.
Se dispone di un account WorkDrive, apparirà un popup Configura WorkDrive. Ha due opzioni:
- Può mappare uno degli account WorkDrive esistenti all'organizzazione CRM.
- Può creare un nuovo account WorkDrive e collegarlo all'organizzazione CRM
Attenzione: Se crea un nuovo account WorkDrive da Zoho CRM, verrà associato al piano Essential per impostazione predefinita. Per tutte le edizioni di Zoho CRM, il piano di archiviazione sarà di 5 GB per l'organizzazione e spazio di archiviazione aggiuntivo di spazio aggiuntivo per licenza utente CRM in base all'edizione (512 MB/licenza utente per Standard e Professional, 1 GB/licenza utente per Enterprise e Ultimate).
Se collega il Suo account WorkDrive o passa a un piano a pagamento su WorkDrive, verranno utilizzati i limiti di archiviazione di quel piano.
Nota
- Una volta effettuata la configurazione, non sarà possibile cambiare l'account WorkDrive collegato alla Sua organizzazione CRM. Nel caso in cui desideri farlo, contatti support@zohocrm.com per assistenza.
- Può gestire lo spazio di archiviazione dei file della scheda Documenti seguendo le istruzioni fornite qui: Archiviazione file.
Vedere anche
Questa funzionalità è disponibile per le nuove registrazioni in tutti i DC. È in fase di distribuzione graduale agli utenti esistenti. Fino ad allora, gli utenti che non dispongono di questo aggiornamento possono fare riferimento alla Libreria Documenti all'interno del CRM.
In Zoho CRM, la scheda Documenti è l'archivio centrale in cui tutti i documenti aziendali vengono archiviati, organizzati e condivisi all'interno della Sua organizzazione. È alimentata da Zoho WorkDrive, lo strumento di gestione file di Zoho. Esempi di documenti archiviati nella scheda Documenti includono brochure, richieste di informazioni (RFI), fatture, documenti comparativi, presentazioni, moduli, modelli di contratto, manuali di prodotto, manuali interni e così via.
Se un utente ha accesso alla scheda Documenti, avrà anche accesso alla cartella del team di Zoho CRM.
La scheda Documenti non archivia solo documenti, ma anche tutti gli allegati aggiunti ai record in Zoho CRM. Ad esempio, se allega un RFI al record di un lead, può accedervi anche dalla scheda Documenti. Si noti che gli allegati sono accessibili solo dal proprietario del record.
Scenario
Marco, un rappresentante commerciale, si trovò ad affrontare una sfida significativa: una gestione documentale inefficiente all'interno del team di vendita.
Con la crescita dell'azienda, il volume dei documenti commerciali aumentò esponenzialmente, causando caos e inefficienza. Alcuni esempi includono:
Con la crescita dell'azienda, il volume dei documenti commerciali aumentò esponenzialmente, causando caos e inefficienza. Alcuni esempi includono:
- Trovare la giusta proposta commerciale, contratto o presentazione diventò una ricerca lunga e dispendiosa in termini di tempo.
- Organizzare i documenti diventò un compito arduo, che portava a ore sprecate nella ricerca tra cartelle e allegati.
- Marco e i suoi colleghi faticavano a coordinare le modifiche, raccogliere feedback e mantenere il controllo delle versioni.
- Proteggere le informazioni riservate si rivelò impegnativo. Senza adeguati controlli di accesso, i dati sensibili dei clienti erano vulnerabili ad accessi non autorizzati, rappresentando un rischio significativo per la reputazione dell'azienda e la fiducia dei clienti.
Sara, l'amministratrice CRM proattiva, sapeva che migliorare la gestione documentale era fondamentale per il successo del team. Sapeva anche che il CRM poteva svolgere un ruolo cruciale in questo. Così Sara si dedicò a questo compito e migliorò la gestione documentale per il team di vendita:
- Rendendo la scheda Documenti in Zoho CRM l'unica fonte di verità per la documentazione commerciale. Tutti i documenti relativi alle vendite furono spostati nelle cartelle del team all'interno della scheda Documenti. Questo rese più facile trovare rapidamente il documento giusto.
- Sara gestì la scheda Documenti e abilitò i permessi relativi alle cartelle del team per Marco. Questo garantì che le cartelle del team fossero create e gestite in modo oculato.
- Poiché il controllo delle versioni, la modifica collaborativa e i commenti sono disponibili per i file aggiunti alla scheda Documenti, divenne molto più facile per il team di vendita collaborare tra loro e mantenere la coerenza dei propri file.
- Sara e Marco mapparono gli utenti alle cartelle del team di cui avevano bisogno e si assicurarono anche che avessero il livello di accesso appropriato. Questo garantì che le informazioni sensibili fossero disponibili solo a chi ne aveva bisogno.
Marco e il suo team provarono un senso di sollievo nel gestire i propri documenti senza difficoltà all'interno del CRM. Questo, a sua volta, aumentò la loro produttività e reattività. Con la crescita dell'azienda, Sara continuò a esplorare le altre funzionalità disponibili come parte di WorkDrive e cercò di utilizzarle per aiutare il suo team di vendita.
Disponibilità
Gli utenti con il permesso per la scheda Documenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con il permesso per la scheda Documenti nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.
All'interno del permesso Documenti, sono disponibili le seguenti opzioni:
- Visualizza: L'utente può visualizzare la scheda Documenti. È abilitata per impostazione predefinita quando si attiva il permesso della scheda Documenti.
- Crea cartella del team: Come suggerisce il nome, questa opzione consente all'utente di creare cartelle del team.
- Associa cartella del team: Le cartelle del team possono essere create anche in WorkDrive. L'utente può associare tali cartelle del team alla scheda Documenti nel CRM.
- Modifica cartella del team: Questa opzione consente all'utente di modificare una cartella del team e impostare i permessi di accesso per le cartelle del team esistenti.
Nota: I permessi per la scheda Documenti nel CRM sono separati dai permessi in WorkDrive. Ciò significa che un utente potrebbe avere determinati permessi nel CRM che non si estendono necessariamente a WorkDrive. Ad esempio, se un utente ha la possibilità di creare una cartella del team nel CRM, potrebbe non avere la stessa possibilità in WorkDrive a meno che non gli venga specificamente concessa.Gli utenti possono eseguire azioni all'interno di una cartella del team in base al ruolo assegnato, che può variare tra le diverse cartelle del team.
Per assegnare l'accesso basato sui ruoli alle singole cartelle del team, consultare Gestione delle cartelle del team.
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