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FAQ: Gestione dell'Inventario

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Come posso creare modelli di inventario?

Zoho CRM dispone di una galleria di modelli di inventario predefiniti; è possibile scegliere qualsiasi esempio e utilizzarlo per le proprie esigenze aziendali. In alternativa, è possibile creare un modello personalizzato e personalizzarlo secondo le proprie necessità. 

Segua i passaggi seguenti per creare un modello:
  1. Clicchi su Setup > Customization > Templates > Inventory.
  2. Clicchi su + New Template. 
  3. Selezioni il modulo (Quotes, Sales Orders, Purchase order, Invoices) per il quale desidera creare un modello di inventario.
  4. Clicchi su Next per la pagina Template Gallery.
    E scelga un modello vuoto o pre-progettato.
Per saperne di più su anteprima dei modelli, organizzazione degli stessi, creazione di cartelle per i modelli e altro ancora.

Come personalizzare i Termini e Condizioni per Fatture, Preventivi o Ordini?

Termini e Condizioni è un campo definito dal sistema nella categoria dei campi speciali, fornito esclusivamente per i moduli di Inventario. Consente di includere le regole e le linee guida seguite dalla propria organizzazione nelle Fatture, nei Preventivi, negli Ordini di vendita e negli Ordini di acquisto prima di condividerli con i partner commerciali. 

È possibile personalizzare il valore del campo seguendo i passaggi seguenti: 
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Clicchi su Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes/Invoices/Sales order/Purchase order.
  3. Nel campo Terms and Conditions , clicchi sull'icona More > Settings > Edit Properties.
  4. Nella pagina Edit Properties , specifichi i termini nella casella di testo Value.
  5. Clicchi su Done.

Quali tipi di modelli diversi posso creare utilizzando i Modelli di Inventario?

Utilizzando la funzionalità Modelli di Inventario è possibile creare modelli personalizzati per preventivi, ordini di vendita, fatture e ordini di acquisto. Per saperne di più sulla creazione dei modelli, consulti le risorse seguenti:

Posso modificare il campo numerazione automatica per preventivi e fatture?

No, non è possibile modificare il campo numerazione automatica per preventivi e fatture. Tuttavia, è possibile creare un proprio campo numerazione automatica e nascondere i campi Quote Number e Invoice Number. È possibile utilizzare il campo personalizzato creato nel modello email dei preventivi o delle fatture. Veda anche Modelli di Inventario

Per creare un campo numerazione automatica per un determinato modulo,
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Vada su Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
  3. Scelga il Module desiderato.
  4. Se il modulo ha più layout, clicchi su Layout.
  5. Nella pagina Layout, trascini e rilasci il campo numerazione automatica. Aggiorni i numeri/valori desiderati in quel campo.
  6. Clicchi su Save Layout.
Nota: Il campo numerazione automatica è nascosto quando si crea o si modifica un record.

Ecco uno screenshot del campo Auto Number per Quotes. È possibile seguire questi passaggi anche per Invoices.



Per nascondere i campi
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Vada su Setup > Customization > Modules and Fields > Modules.
  3. Scelga il modulo pertinente e clicchi su Layout.
  4. Nella pagina Layout, posizioni il mouse sul campo che desidera nascondere.
  5. Clicchi su Settings (icona ingranaggio)  sul lato destro del campo.
  6. Clicchi su Module Permission e imposti i permessi necessari selezionando i profili che devono avere accesso al modulo.
  7. Selezioni Don't Show per i campi che desidera nascondere dal profilo di un utente specifico. 
          
         8. Clicchi su Save.

Nota: I campi che sono stati definiti come obbligatori dal sistema non possono essere nascosti.

Come posso aggiungere Termini e Condizioni comuni per i record di Inventario?

Alcune organizzazioni utilizzano un insieme comune di linee guida e termini di servizio per ogni servizio o prodotto venduto. È logico impostare un valore comune nel campo Termini e Condizioni che si applichi a tutta l'organizzazione.

Per impostare un valore comune per il campo termini e condizioni:
  1. Vada su Setup > Customization > Modules and Fields > Quotes.
  2. Posizioni il mouse su Terms and Conditions > Edit Properties.
  3. Nella pagina Edit Properties, clicchi sul collegamento Edit corrispondente al campo Terms and Conditions.
  4. Specifichi i termini e le condizioni nella casella di testo Values sotto Multi-Line Properties.
                    
      5. Clicchi su Done.

È possibile eseguire questa operazione per Ordini di acquisto, Fatture, Preventivi e Ordini di vendita. In questo modo tutti i record del modulo avranno i Termini e Condizioni predefiniti specificati.

Dove posso trovare i dettagli Prezzo unitario, Quantità in magazzino e Totale dopo lo sconto nella voce?

Una volta aggiunta una voce ai Preventivi, alle Fatture e agli Ordini, la Quantità in magazzino e il Prezzo unitario del prodotto possono essere visualizzati posizionando il mouse sul Product Name/ Product Code nella voce.



Per visualizzare l'importo Totale dopo lo Sconto nella voce, posizioni il mouse su Discount.



Come vengono aggiornate automaticamente le informazioni sulle scorte di un prodotto?

I rappresentanti commerciali devono essere consapevoli delle scorte disponibili in magazzino prima di confermare un ordine con il cliente. Quando un ordine viene effettuato manualmente, possono verificare e aggiornare il cliente e il team di gestione dell'inventario se le scorte stanno diminuendo. Tuttavia, nei casi in cui l'elaborazione degli ordini avviene tramite sistemi automatizzati, è importante disporre di un modo in cui non vi sia dipendenza da aggiornamenti manuali e il sistema rifornisca automaticamente l'inventario in base a diversi fattori. 

Per facilitare ciò, disponiamo di un sistema automatico per aggiornare le informazioni sulle scorte basato su questi tre fattori:
  1. quantità in magazzino
  2. quantità richiesta
  3. quantità ordinata
Quantità in magazzino
La Quantità in magazzino si adegua in base ai dettagli di Fatture e Ordini di acquisto, nel modo seguente:
  1. La quantità in magazzino aumenta quando un ordine di acquisto viene consegnato.
  2. La quantità in magazzino diminuisce quando un ordine di acquisto già consegnato viene annullato.
  3. La quantità in magazzino diminuisce con la creazione di una fattura (incluso quando un preventivo o un ordine di vendita viene convertito in fattura).
  4. La quantità in magazzino aumenta con l'annullamento di una fattura.
Quantità richiesta
La quantità richiesta si adegua in base allo stato degli ordini di vendita, nel modo seguente: 
  1. La quantità richiesta aumenta quando viene creato un ordine di vendita.
  2. La quantità richiesta diminuisce quando un ordine di vendita viene consegnato o annullato.
  3. La quantità richiesta diminuisce anche quando un ordine di vendita viene convertito in fattura. Lo stato dell'ordine di vendita così convertito cambia automaticamente in "consegnato".
La quantità ordinata si adegua in base allo stato degli ordini di acquisto, nel modo seguente: 
  1. La quantità ordinata aumenta quando viene creato un ordine di acquisto.
  2. La quantità ordinata diminuisce quando un ordine di acquisto viene consegnato o annullato.
Legga questo esempio per comprendere chiaramente la logica sopra descritta.

Come posso aggiungere prodotti a un preventivo, una fattura o un ordine?

È possibile aggiungere i dettagli del prodotto a un preventivo, una fattura e un ordine aggiungendo voci ai record nei rispettivi moduli. I prodotti elencati nel modulo Products verranno visualizzati e sarà possibile selezionare il prodotto corretto. È anche possibile creare un nuovo prodotto da qui.



È possibile seguire gli stessi passaggi per aggiungere prodotti a un ordine di acquisto, un ordine di vendita o una fattura.

Come posso cercare prodotti durante l'aggiunta di voci?

Per creare un ordine, una fattura o un preventivo per un prodotto, lo si aggiunge alle Line items. Durante l'aggiunta di un prodotto è possibile trovare facilmente il prodotto desiderato dall'elenco inserendo almeno 1 carattere del Product Name o del Product Code in Choose products. 


Per saperne di più sull'aggiunta di voci in ordini di vendita, fatture, ordini di acquisto, e preventivi.

Posso modificare i valori di imposta o sconto per un articolo aggiunto a una riga prodotto?

Sì, è possibile.
Per modificare l'imposta o lo sconto, posizioni il mouse sul valore e clicchi sull'icona Modifica che appare al passaggio del mouse e modifichi i valori. La modifica del valore di un prodotto comporta automaticamente la modifica dei valori correlati.



Posso modificare l'ordine delle voci in un preventivo o un ordine di acquisto?

Sì, è possibile riordinare le voci in un modulo di inventario in qualsiasi momento. Per riordinare le voci, è sufficiente trascinare e rilasciare gli elementi nella posizione desiderata.

Desidero includere il prezzo di listino di un listino prezzi per un prodotto in un preventivo. Come posso farlo?

Per includere il prezzo di listino di un listino prezzi per un prodotto in un preventivo, segua questi passaggi:
  • Posizioni il mouse sul valore List Price e clicchi sull'icona di ricerca Price-book.
  • Scelga il listino prezzi desiderato e clicchi su Add.
Gli sconti e il prezzo di listino corrispondente verranno aggiunti al prodotto.

Quante voci possono essere aggiunte a un preventivo o a qualsiasi altro modulo di inventario?

È possibile aggiungere un massimo di 200 voci a un preventivo, ordine di acquisto, ordine di vendita o una fattura.

Come posso modificare il valore o la percentuale dello sconto?

Per modificare uno sconto, posizioni il mouse sul valore dello sconto e clicchi sull'icona Modifica che appare al passaggio del mouse.

Per modificare un valore di sconto nel totale generale, clicchi sulla casella di testo Discount anziché sull'etichetta "Discount".

Come posso effettuare rettifiche negative al totale?

Per effettuare rettifiche negative al totale, è sufficiente digitare il valore preceduto dal segno meno (-). Ad esempio (-1500)


Posso modificare le cifre decimali di arrotondamento che appaiono in qualsiasi valore di valuta?

Sì, è possibile modificare le cifre decimali di arrotondamento che appaiono in un valore di valuta modificando le impostazioni della valuta corrispondente.
  1. Clicchi su Setup > General > Company Settings > Currencies.
  2. Clicchi su Customize accanto alla casella di testo Format e modifichi le cifre decimali.

Ho altri campi aggiunti alla sezione Dettagli prodotto. I nuovi aggiornamenti nel modulo di inventario influiranno su questi dati?

No. Gli aggiornamenti nei moduli di inventario non influiranno su nessuno dei dati esistenti. Tuttavia, si noti che non sarà possibile aggiungere ulteriori sezioni alla sezione Dettagli prodotto in futuro.

Come posso visualizzare informazioni aggiuntive su un prodotto durante l'aggiunta a una voce di inventario?

Quando si aggiungono voci nella finestra Choose Products, è necessario digitare almeno un carattere del nome del prodotto o del codice prodotto per cercare il prodotto desiderato.
Durante la ricerca, posizioni il mouse sull'icona Info accanto al prodotto. Verrà visualizzata una scheda riepilogativa che mostra informazioni aggiuntive sul prodotto.

Come posso creare preventivi in valute diverse?

È possibile creare preventivi in valute diverse solo se la funzionalità multi-valuta è attivata nel proprio account. Veda anche Multi-Currency. 

Per aggiungere valute:
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Vada su Setup > General > Company S.
  3. Nella pagina Company Details , clicchi su Currencies.
  4. Nella sezione Currencies , clicchi su Add
  5. Selezioni il paese dal menu a discesa.
  6. Clicchi su Save.

Perché non riesco a eliminare un Prodotto?

Non è possibile eliminare un prodotto se è collegato a un record di Fattura o Preventivo. Per eliminare i prodotti, è necessario prima dissociare i prodotti dal preventivo o dalla fattura esistente.

Posso convertire un Ordine di vendita in un Ordine di acquisto?

No, non è possibile convertire un ordine di vendita in un ordine di acquisto.

È possibile convertire un ordine di vendita in Fattura. Per saperne di più su come convertire un ordine di vendita in fattura.

Posso creare una fattura pro forma da Zoho CRM?

Una fattura pro forma, nota anche come preventivo di vendita, può essere inviata dal modulo Quotes di Zoho CRM. Una fattura pro forma o preventivo di vendita è un accordo legalmente vincolante tra il cliente e l'azienda per consegnare i prodotti richiesti entro il tempo stabilito al prezzo concordato. È possibile creare preventivi per diversi prodotti, servizi o fornitori e archiviarli nel modulo Quotes.

È possibile creare preventivi nel modo seguente:
  1. Clicchi su Create Quote nel modulo Quotes.
  2. Inserisca i dettagli del preventivo nella pagina Create Quote.
  3. Clicchi su Add Line Items nella sezione Product Details.
  4. Cerchi il prodotto desiderato nel menu a discesa nel pop-up Choose Products.
  5. Inserisca la quantità desiderata per il prodotto scelto.
  6. Una volta aggiunte tutte le righe prodotto, clicchi su Add Products per aggiungerli al preventivo. Tutti i dettagli necessari per la voce scelta, incluse imposte, sconti del listino prezzi e descrizioni dei prodotti, verranno compilati automaticamente.
  7. Clicchi su Save.

Come posso creare e inviare fatture?

Una fattura è un documento emesso da un fornitore a un cliente con i beni o servizi ordinati. Solitamente contiene il numero di riferimento dell'ordine di acquisto, la data, l'indirizzo di fatturazione, l'indirizzo di spedizione, i termini di pagamento e le voci (prodotti o servizi) con quantità e prezzi per ciascuno. 
È possibile creare una fattura in CRM sia clonando una fattura esistente sia compilando i dettagli nel modulo di creazione fattura. 

 Per creare una fattura manualmente

    1. Clicchi sull'icona  (+) Create Invoice  nel modulo Invoices .

    2. Inserisca i dettagli della fattura nella pagina Create Invoice.

    3. Clicchi su Add Line Item nella sezione Product Details.
    Si noti che è possibile aggiungere fino a 200 voci a una fattura.

    4. Una volta aggiunte tutte le righe prodotto, clicchi su Add Products per aggiungerli alla fattura. 

    5. Clicchi su Save. 

Per clonare una fattura

    1. Clicchi sulla fattura che desidera clonare nella scheda Invoices.

    2. Clicchi sull'icona  More (... ) nella pagina Invoices Details  e selezioni Clone dal menu a discesa.

    3. Modifichi i dettagli necessari nella pagina Clone Invoice.

    4. Clicchi su Save.

È anche possibile convertire un preventivo o un ordine di vendita direttamente in una fattura cliccando sul pulsante Convert nella pagina dei dettagli del record preventivi o ordini di vendita. 

Una volta creata la fattura, è possibile esportarla  in PDF o condividerla via email. 


Come possiamo aggiungere il nostro numero di fattura nelle Fatture?

È possibile aggiungere il proprio numero di fattura creando un campo numerazione automatica personalizzato e nascondendo il campo Invoice Number esistente. È quindi possibile utilizzare questo campo personalizzato nel modello fattura per visualizzare il numero di fattura personalizzato. Veda anche Modelli di Inventario.

Per creare un campo numerazione automatica
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Clicchi su Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selezioni il modulo desiderato dall'elenco a discesa.
  4. Nella pagina List of Fields, clicchi su + Create and Edit Fields.
  5. Nella pagina New Custom Field, esegua le seguenti operazioni:
    • Nella sezione Select Field Type , selezioni Auto Number.
    • Nella sezione Provide Field Details , inserisca i dettagli relativi al campo.
      È possibile creare i campi anche per i record esistenti.
  6. Clicchi su Save.
Nota: È necessario creare un campo con un nome univoco.

Per nascondere i campi
  1. Acceda a Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
  2. Clicchi su Setup > Customization > Modules and Fields.
  3. Selezioni il Module dall'elenco a discesa.
  4. Nella pagina Page Layout, trascini e rilasci i campi nella sezione List of Removed Fields.
  5. Clicchi su Save.

Perché il campo Grand Total in un modello di Inventario non mostra i valori del record?

  1. I campi di unione vengono utilizzati quando il valore di un determinato campo cambia continuamente. Il campo Grand Total è un campo definito dal sistema che visualizza i dati in base al valore del campo di unione in un record. Se il valore non viene recuperato correttamente nonostante sia presente nel record, verifichi che il modulo non abbia un campo personalizzato con lo stesso nome 'Grand Total'.

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