Prenotazione Calendario

La prenotazione calendario è utile per consentire al cliente di prenotare una riunione, una chiamata o un appuntamento di servizio quasi istantaneamente. Permette ai clienti di vedere quando gli agenti di supporto sono disponibili e consente loro di pianificare una riunione o una chiamata in modo autonomo. Consente inoltre agli utenti di creare moduli di prenotazione appuntamenti per i servizi della propria attività all'interno del CRM.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta

Gli utenti con l'autorizzazione per Gestire la Prenotazione Calendario possono creare Prenotazioni di Team, e gli utenti con l'autorizzazione per creare una Riunione o una Chiamata possono creare Prenotazioni Utente.

Verifica disponibilità e limiti della funzionalità

Calendar Booking

- Appuntamenti

I moduli di prenotazione appuntamenti vengono creati per i servizi esistenti nel CRM. Ad esempio, Zylker Salon offre vari servizi come taglio di capelli, hair spa ecc. L'azienda può creare moduli di prenotazione per i suddetti servizi e incorporarli nel proprio sito web o aggiungerli come link su qualsiasi canale (social media, email, ecc.).

Note.

Solo se i Servizi sono abilitati apparirà la scheda Appuntamenti.
Un singolo servizio può avere un massimo di cinque moduli di prenotazione calendario.

- Riunioni e Chiamate

Ecco un esempio. Travis ha recentemente acquistato un software da Zylker Inc. Tuttavia, ha bisogno di una demo del prodotto per comprendere meglio tutte le funzionalità. Si rivolge al team di supporto via email per richiedere la stessa. Questa forma di comunicazione solleva preoccupazioni significative sulla possibilità che la sua email venga trascurata o che la riunione venga programmata in un momento in cui non è disponibile.

È proprio per evitare questi problemi che è stata pensata la funzione Calendar Booking. Un cliente può scegliere l'orario appropriato per la riunione in base alla propria disponibilità, inserire i dettagli richiesti e il gioco è fatto - la riunione è prenotata. Nel caso in cui il cliente non sia disponibile all'orario programmato, può riprogrammare o annullare la prenotazione. Questo aiuterà il cliente a evitare la serie di chiamate o email al team di supporto e a prenotare autonomamente una riunione con il rispettivo Utente o Team.

Una volta completata la configurazione, viene generato un URL della riunione che può essere condiviso con i clienti, consentendo loro di prenotare una riunione.

La Calendar Booking per Riunioni e Chiamate può essere suddivisa in due parti:

Team Booking
User Booking

Configurazione della Calendar Booking
Per configurare la prenotazione calendario

Andare su Calendar e selezionare una data oppure fare clic su Day, Week o Month.
Dal menu a tendina Options , selezionare Calendar Booking.
In alternativa, è possibile andare su Setup > General > Calendar Booking.
Selezionare il tipo di modulo di prenotazione che si desidera creare.

Fare clic su Create Calendar Booking e compilare i dettagli richiesti.

Successivamente, compilare le informazioni sulla Pianificazione Appuntamenti:

Presso Zylker Salon, i dati dei clienti memorizzati nel sistema includono sia le informazioni fornite direttamente dai clienti sia dettagli aggiuntivi che non vengono raccolti direttamente da loro ma sono comunque essenziali per l'attività. Ad esempio, quando un cliente prenota un appuntamento, potrebbe compilare il proprio nome e le informazioni di contatto. Tuttavia, un campo come "Lead Source" (in altre parole, appuntamento tramite) - che indica come il cliente ha scoperto Zylker Salon - non viene compilato dal cliente ma viene inserito internamente dal personale e memorizzato nel database per scopi di marketing e analisi.

Vediamo come vengono configurati nel prodotto.

I dettagli dell'appuntamento che devono essere raccolti dall'utente.

È possibile rendere obbligatorio un campo non obbligatorio nel CRM scegliendo la preferenza "Mandate user to fill Booking ID". Allo stesso modo, è possibile rendere non obbligatorio un campo obbligatorio nel CRM.

I dettagli dell'appuntamento che non vengono raccolti dall'utente, ma sono necessari per il tracciamento all'interno del sistema CRM.

a) Le Informazioni Utente Prenotazione conterranno i dettagli dell'utente da raccogliere dall'utente (cliente).

b) In base alle preferenze dell'attività, specificare in quale modulo gli utenti prenotanti (clienti) vengono tracciati all'interno del CRM.

c) Quando le informazioni di un utente prenotante non sono presenti nel CRM, è possibile utilizzare questa opzione per creare automaticamente un record nel CRM.

Impostazioni di Pianificazione Appuntamenti

Configurare come deve essere pianificato il proprio appuntamento. Includerà:

Disponibilità degli slot con incrementi di un tempo specifico.
Il preavviso minimo richiesto per la pianificazione degli appuntamenti.
Finestra massima di pianificazione.
Numero massimo di appuntamenti prenotabili nello stesso slot orario.
Numero massimo di appuntamenti accettabili al giorno e alla settimana, ecc.
Il tempo cuscinetto che può essere assegnato a un dipendente prima e dopo un appuntamento.
È possibile scegliere di escludere uno o più utenti dall'assegnazione ai clienti che prenotano appuntamenti online. Questo garantisce la disponibilità dei dipendenti per gestire i clienti senza appuntamento.
Gli utenti prenotanti possono scegliere il membro del team preferito durante la prenotazione di un appuntamento per un servizio, se l'opzione è abilitata. Nel caso in cui questa funzionalità non sia abilitata, i membri verranno assegnati automaticamente con un approccio round robin in base alla loro disponibilità.
È possibile scegliere di reindirizzare l'utente prenotante a un'altra pagina quando la prenotazione dell'appuntamento ha esito positivo o negativo, rispettivamente.
La possibilità per gli utenti prenotanti di riprogrammare o annullare i propri appuntamenti. Tuttavia, optando per una delle suddette opzioni, all'utente può essere fornita la possibilità di indicare un motivo/nota per la riprogrammazione o l'annullamento. Questo può essere reso obbligatorio se necessario.

Personalizzare i moduli di Calendar Booking tramite Canvas

È suddiviso in quattro schede -

Schermata di Prenotazione Appuntamento
Schermata Informazioni Appuntamento e Utente
Schermata di Conferma Prenotazione
Schermata di Prenotazione Non Riuscita

Nota.
Se si è scelto di reindirizzare l'utente prenotante a un'altra pagina quando la prenotazione dell'appuntamento ha esito positivo o negativo, verranno mostrate rispettivamente le schermate di conferma e di errore della prenotazione.

È importante notare che tutte e quattro le schede (o schermate) possono essere personalizzate.

La schermata 'Appointment Booking Screen' contiene un calendario - che consente ai clienti di scegliere la data e l'ora preferite per un appuntamento.

Nella scheda Dati di Canvas, tutti i campi raccolti nella configurazione appuntamento/utente saranno elencati con il nome dell'etichetta definito nella configurazione.

Le schermate 'Booking Confirmation Screen' e 'Booking Failure Screen' sono schermate a cui il cliente verrà reindirizzato (se l'attività ha optato per questa opzione) al completamento positivo o negativo del proprio appuntamento.

Condividere la prenotazione calendario

Esistono due modi per condividere il link con i propri clienti:

Copiare il link e condividerlo con il cliente tramite qualsiasi canale (Social Media, SMS, Email, ecc.).
Aggiungere il modulo di prenotazione alla pagina web.

Il flusso dettagliato è spiegato di seguito.

Vediamo come creare prenotazioni calendario per Riunioni e Chiamate.

Nota. È possibile scegliere tra Team Booking o User Booking.

Team booking:

È possibile utilizzare l'opzione Team booking se si desidera consentire ai propri clienti di prenotare una riunione - ad esempio, una demo del prodotto. È possibile aggiungere host e, quando un cliente prenota la riunione, un host viene assegnato per gestirla.

Fare clic su Team Booking.
Compilare i dettagli come indicato in precedenza.

Nota. Tutti i dettagli saranno simili al modulo di Prenotazione Appuntamento con le seguenti eccezioni.
In Host Information, procedere come segue:

Dall'elenco a tendina Assign to, è possibile scegliere tra Users/Groups.
Nota. Ad esempio, se si scelgono gli utenti, la riunione/chiamata verrà assegnata agli utenti scelti secondo un modello Round Robin.
Selezionando Users dall'elenco a tendina è possibile scegliere gli utenti a cui verrà assegnato l'appuntamento.
Selezionando Groups dall'elenco a tendina è possibile scegliere il gruppo a cui verrà assegnato l'appuntamento.

Salvare il modulo di prenotazione con i dettagli - in modo simile al modulo di Prenotazione Appuntamento.

User booking:

È possibile utilizzare questa opzione se si desidera consentire ai propri clienti di prenotare una riunione con Lei (l'utente).

Fare clic su [User] booking.
Compilare i dettagli - in modo simile al modulo di Prenotazione Appuntamento.

In modo simile alla personalizzazione Canvas vista per gli Appuntamenti, il team ha reso possibile personalizzare anche i moduli di Riunioni e Chiamate.

Modulo di Prenotazione - Pagina Dettagli

Questa sezione fornisce un riepilogo dei dettagli chiave relativi al modulo di prenotazione specifico che è stato creato.

Statistiche del Modulo di Prenotazione

Per determinare il peso delle varie prenotazioni, è possibile tracciare i seguenti dati entro un periodo di tempo stabilito:

Numero di visite
Numero di appuntamenti prenotati
Numero di riprogrammazioni
Numero di appuntamenti annullati

Inoltre, è possibile tracciare anche gli appuntamenti prenotati.

Tutto quanto sopra può essere ottenuto sia per una singola prenotazione sia per tutte le prenotazioni nel loro complesso.

Nota.

Come parte dell'aggiornamento del modulo di prenotazione nel 2025, sono state introdotte le Booking Form Insights. I moduli di prenotazione creati prima di questo miglioramento non avranno le statistiche disponibili per impostazione predefinita.
Per iniziare a utilizzare le statistiche, gli utenti dovranno aggiornare alla versione migliorata modificando il modulo di prenotazione esistente.
Le statistiche verranno generate solo dopo che il modulo è stato aggiornato o per i moduli di prenotazione appena creati.
Le statistiche storiche per i moduli creati prima dell'aggiornamento non saranno disponibili.

Azioni eseguibili nella pagina dei dettagli

1. Preferenze del modulo di prenotazione - Consente di apportare modifiche al modulo di prenotazione creato.

2. Personalizzare il modulo di prenotazione - È possibile personalizzare il layout e il design del modulo di prenotazione calendario creato utilizzando Canvas.

3. Copiare il link del modulo di prenotazione - È possibile copiare il link del modulo di prenotazione creato e incollarlo sulle diverse piattaforme desiderate.

4. Aggiungere il modulo di prenotazione al sito web - Per aggiungere il modulo di prenotazione al sito web

Fare clic su More > Add booking form to website accanto alla prenotazione che si desidera condividere.
Oppure è possibile farlo dalla Vista Elenco.

Zoho CRM consente di incorporare la prenotazione calendario nel proprio sito web in tre modi:

Button - La prenotazione calendario verrà incorporata come pulsante e, facendo clic, la pagina di prenotazione apparirà come overlay.
Link - La prenotazione calendario verrà incorporata come link.
In-line - La prenotazione calendario verrà incorporata direttamente nella pagina web e i clienti potranno prenotare una riunione o una chiamata direttamente da lì.
Per saperne di più: Incorporare Calendar Booking

Nel popup Embed Options, procedere come segue:

Scegliere Button/Link/Inline.
Inserire il Nome per il pulsante e il link.
Selezionare Theme, Font color e Background Color
Nella sezione del codice di incorporamento, fare clic su Copy Code, e il codice potrà essere incollato nel codice sorgente HTML del proprio sito web.

Fare clic su Done.

5. Personalizzare le Notifiche Email - Questa opzione consente di confermare, riprogrammare o annullare email direttamente dai moduli di prenotazione.

Email di Conferma
Email di Riprogrammazione
Email di Annullamento

6. Attivare e Disattivare la Calendar Booking - Quando la prenotazione creata non è necessaria al momento, è sempre possibile disattivarla. Disattivando la prenotazione, essa rimane invariata tranne per il fatto che sarà inattiva.
Gli utenti con i privilegi appropriati possono attivare e disattivare una prenotazione calendario.

Per attivare/disattivare una Calendar Booking

Nella finestra Manage Calendar Booking, selezionare Mark as Inactive per disattivare il modulo. Quando si apre il modulo di prenotazione specifico, apparirà come InActive fino a quando non verrà riattivato.

Nota. È possibile creare 25 Team Booking attive e 3 User Booking attive.

7. Creazione di Duplicati - Le prenotazioni di team configurate possono essere duplicate e la configurazione può essere modificata in base alle proprie esigenze. È possibile creare duplicati facendo clic su More > Duplicate.

8. Eliminare la Calendar Booking - Gli utenti con le autorizzazioni appropriate possono eliminare la prenotazione calendario se non è più necessaria.

Per eliminare una Calendar Booking

Nella finestra Manage Calendar Booking, fare clic su Menu > Delete accanto alla prenotazione che si desidera eliminare.
Nel popup di conferma eliminazione prenotazione, fare clic su Delete per eliminare la prenotazione.

Vista Elenco

La vista elenco comprende tutti i moduli di prenotazione. Qui è possibile vedere:

Le statistiche delle prenotazioni, che sono le statistiche complessive di tutti i moduli di prenotazione.
Tutti gli appuntamenti prenotati tramite i moduli di prenotazione.

Azioni eseguibili nella vista elenco:

Preferenze del modulo di prenotazione
Personalizzare il modulo di prenotazione
Copiare il link del modulo di prenotazione
Aggiungere il modulo di prenotazione alla pagina web
Duplicare
Eliminare

Flusso di prenotazione di un appuntamento/riunione/chiamata tramite modulo di prenotazione

Il cliente può prenotare scegliendo la data e l'ora preferite. Una volta prenotato, verrà inviata un'email di conferma con l'opzione per l'utente di riprogrammare/annullare la prenotazione confermata.

Per programmare una riunione con un utente/team

Selezionare la data preferita.

Selezionare l'orario preferito.
È possibile filtrare tra il formato AM/PM e 24 Hours.

Inserire il proprio Nome, Contatto e gli altri campi, quindi premere Save.
Verrà visualizzato lo stato di conferma.
Alla conferma dell'appuntamento, verrà inviata un'email al cliente con il riepilogo della prenotazione completata.
L'email consente inoltre al cliente di riprogrammare/annullare l'appuntamento effettuato.

Per riprogrammare un appuntamento

Fare clic su Reschedule dall'email.
Si verrà reindirizzati alla pagina delle prenotazioni.
Fare clic su Reschedule Appointment e continuare dal passaggio 1.

Per annullare un appuntamento

Fare clic su Cancel dall'email.
Si verrà reindirizzati alla pagina delle prenotazioni.
Fare clic su Cancel my appointment, e la prenotazione verrà annullata.