Utilizzo del Calendario in Zoho CRM

Componenti del Calendario in Zoho CRM

1. Una barra dei menu statica e comprimibile che rimane visibile durante tutte le azioni che si verificano nell'interfaccia del calendario in Zoho CRM. È dotata delle seguenti opzioni:
   
1. Elenco dei calendari: Il Suo calendario, il calendario di tutti gli utenti dell'organizzazione, quelli da Lei creati e quelli condivisi con Lei.
   Con questo elenco nella barra dei menu, è facile visualizzare i calendari condivisi con un semplice clic.
2. Mini-calendario con frecce di navigazione per scorrere i mesi precedenti e successivi rispetto al mese corrente.
   
3. Opzioni per gestire i calendari condivisi e un pulsante di creazione rapida per creare viste Utenti e viste Gruppi.
2. Lo spazio del calendario con viste per giorno, settimana e mese.
1. In base alle Sue preferenze,
   
1. Tutte e tre le viste riporteranno il badge del numero della settimana per un riferimento rapido.
   
2. Ogni riquadro di attività presenterà i codici colore scelti per i rispettivi scopi della riunione.
   
2. La vista giornaliera e la vista settimanale avranno tutte le attività che durano tutto il giorno visualizzate in cima alla programmazione per facilitare la gestione degli impegni.
   
3. Ogni attività è contrassegnata da un'icona univoca per un rapido riconoscimento visivo.
   
3. Pulsante Crea per creare attività: Riunioni, chiamate, attività, appuntamenti e Segna come non disponibile.
   
4. Opzioni per importare, esportare, impostare le preferenze del calendario e gestire le prenotazioni del calendario.
   

Per una rapida comprensione

Elementi dell'interfaccia:

1. Indicatore eventi dell'intera giornata
   
2. Ore disponibili/lavorative
   
3. Indicatore dell'ora corrente

Set di icone per le attività

Chiamate

Riunioni  

Attività  

Appuntamenti  

Scadute  

Non disponibile  

Controlli

1. Nascondi menu: per comprimere la barra dei menu statica.
2. Mini-calendario contestuale richiamabile su richiesta: accanto al giorno, alla settimana o al mese selezionato.
   
3. Frecce di navigazione per spostarsi avanti e indietro rispetto al giorno, alla settimana o al mese corrente:
4. Passare il cursore su un'attività per visualizzare le informazioni. Fare clic per espandere.
   
5. Riquadro con motivo che indica la posizione corrente del cursore.

RIUNIONI

1. Titolo - Nome della riunione
   
2. Luogo - Dove si svolge la riunione
   
3. Tutto il giorno - Se è una riunione che dura tutto il giorno
   
4. Da & A - Data e ora della riunione
   
5. Organizzatore - Utente che conduce la riunione
   
6. Partecipanti - Persone invitate alla riunione
   
7. Scopo della riunione - L'obiettivo della riunione.
   
8. Correlato a un lead, contatto o altro
   
9. Ripeti - Quando la riunione è programmata su base regolare
   
10. Promemoria partecipanti - Un promemoria per la riunione
    
11. Ordine del giorno - Per descrivere la riunione in poche parole.
    

Per creare riunioni dal calendario

1. Navigare al Calendario dal proprio Zoho CRM.
   
2. Fare clic su Crea nell'angolo in alto a destra del calendario e selezionare Riunione.
   In alternativa, facendo clic su una cella del calendario sarà possibile creare una nuova riunione.
3. Nella pagina Informazioni riunione, inserire le informazioni sulla riunione:
   
1. Specificare il titolo della riunione e il luogo della riunione.
   
2. Selezionare la casella Tutto il giorno se l'evento è previsto per l'intera giornata.
   
3. Fornire la data e l'ora di inizio e fine della riunione.
   
4. Selezionare l'organizzatore dall'elenco degli utenti della propria organizzazione.
   
5. Aggiungere i partecipanti alla riunione. È possibile selezionare lead, contatti o utenti e gruppi come partecipanti.
   
1. È possibile cercare e selezionare i partecipanti.
   
2. Scegliere di visualizzare i contatti senza indirizzo email.
   
3. È possibile anche invitare altri partecipanti che non sono nell'elenco contatti del CRM tramite indirizzo email.
   
4. Fare clic su Fatto.
   
6. Selezionare lo scopo della riunione dall'elenco visualizzato nel menu a discesa.
   
7. Specificare a chi è correlata questa riunione: Un lead, contatto o altri.
   
1. Cercare il lead, contatto o altro correlato nel campo seguente.
   
8. Scegliere la programmazione di ripetizione se si desidera che questa riunione sia ricorrente:
   
1. Scegliere Tutto il giorno se la riunione ricorrente è un evento che dura l'intera giornata.
   
2. Scegliere la durata della riunione.
   
3. Determinare il tipo di ripetizione tra le opzioni: Giornaliero, Settimanale, Mensile, Annuale o Personalizzato.
   
4. Fare clic su Fatto.
   
9. Aggiungere un Promemoria partecipanti se si desidera ricordare ai partecipanti prima della riunione. Le opzioni di intervallo sono: All'ora della riunione, 5 minuti prima della riunione, 10 minuti prima della riunione, 15 minuti prima della riunione, 30 minuti prima della riunione, 1 ora prima della riunione, 2 ore prima della riunione, 1 giorno prima o 2 giorni prima. È possibile scegliere di inviare il promemoria più di una volta.
   
10. Fare clic su Aggiungi ulteriori dettagli per aggiungere l'ordine del giorno della riunione.
    
11. Fare clic su Salva per creare una riunione.
    
    

Nota: Al momento del salvataggio delle informazioni sulla riunione, se sono stati aggiunti dei partecipanti, è possibile scegliere di inviare loro gli inviti via email.

1. Selezionando Invia verrà inviata l'email a tutti i partecipanti aggiunti.
   
2. Selezionando Non inviare verranno solo programmati i loro calendari senza alcuna email sulla riunione programmata.
   

Nota: Le Festività aziendali e le Festività dei turni non possono essere utilizzate come date per creare riunioni tramite il Calendario. Verrà mostrato un errore che indica la non disponibilità.

Gestione delle riunioni dal Calendario

1. Il nome della riunione può essere abbreviato per adattarsi alla cella della data del calendario. Passare il cursore sulla riunione per visualizzare il nome completo della riunione e l'orario.
   
2. Fare clic sul riquadro per visualizzare le informazioni complete sulla riunione.
   
3. Fare clic sull'opzione con i tre puntini verticali (⁝) per aggiungere partecipanti, modificare la riunione o eliminarla.
   
4. Fare clic su Riprogramma la riunione per modificare gli orari della riunione. Questo porterà alla pagina delle informazioni sulla riunione. Modificare l'orario e fare clic su Salva.
   

Accettazione degli inviti alle riunioni

Importazione ed esportazione delle riunioni   

Promemoria

Calendario di altri utenti

1. Gli utenti con profilo Amministratore possono vedere le riunioni di tutti gli utenti nel calendario.
   
2. Gli utenti con profilo diverso da amministratore possono vedere le riunioni di altri utenti se dispongono dell'autorizzazione Lettura/Scrittura/Eliminazione pubblica o Solo lettura pubblica per il modulo Attività nelle impostazioni di Condivisione dati. Questo si applica indipendentemente dall'autorizzazione del profilo e dalla gerarchia dei ruoli. Per saperne di più, consultare: Configurazione delle regole di condivisione dati.
   
3. Gli altri utenti che non dispongono dell'autorizzazione sopra menzionata potranno vedere le riunioni degli altri utenti in base alla gerarchia dei ruoli in Zoho CRM.
   
4. Fare clic sull'elenco a discesa Le mie riunioni e chiamate e scegliere Riunioni e chiamate di tutti gli utenti per visualizzare le riunioni degli altri utenti. 

CHIAMATE

Programmare chiamate

1. Oggetto - Oggetto della chiamata.
   
2. Tipo di chiamata - Per impostazione predefinita è In uscita, trattandosi di chiamate programmate.
   
3. Scopo della chiamata - Lo scopo della chiamata come negoziazione, prospezione, demo, ecc.
   
4. Nome contatto e Correlato a - Contatto o altro record correlato alla chiamata.
   
5. Dettagli chiamata - Include la data della chiamata e l'ora di inizio.
   
6. Proprietario - Utente che è il proprietario del record o a cui è assegnata la chiamata.
   
7. Promemoria - Un promemoria per la chiamata
   

Per aggiungere chiamate programmate dal calendario

1. Fare clic sul pulsante Crea nel calendario e selezionare Chiamata.
   È anche possibile fare clic sulla data o sulla fascia oraria nel calendario e aggiungere chiamate programmate.
2. Selezionare Programma una chiamata.
   
3. Per impostazione predefinita il Tipo di chiamata sarà In uscita. Compilare gli altri campi come Chiamata per, Correlato a, Ora di inizio chiamata, Proprietario chiamata, Scopo della chiamata e Ordine del giorno.
   
4. Impostare un Promemoria per la chiamata.
   Le impostazioni dei promemoria nelle Preferenze del calendario non saranno prese in considerazione in quanto sono impostate solo per le riunioni.
5. Fare clic su Aggiungi altri campi se è necessario popolare altri campi per aggiungere maggiori dettagli sulla chiamata.
   
6. Fare clic su Salva.
   

Registrare chiamate

1. Fornire le informazioni sulla chiamata. Specificare le seguenti informazioni sulla chiamata.
   
1. Nel campo Chiamata per, selezionare il modulo lead o contatto e cercare il lead o il contatto.
   
2. Nel campo Correlato a, selezionare il modulo dell'entità e cercare il record correlato.
   
3. Selezionare il tipo di chiamata: In entrata, in uscita, persa.
   
1. Se il tipo è una chiamata in uscita, la registrazione della chiamata indicherà la chiamata come completata.
   
2. Se il tipo è una chiamata in entrata, fornire l'ora di inizio della chiamata e la durata totale della chiamata.
   
3. Se il tipo è una chiamata persa, fornire l'ora di inizio della chiamata.
   
4. Fornire l'Oggetto della chiamata.
   
5. Se si dispone di una registrazione vocale della chiamata, è possibile archiviarla nel calendario per riferimento futuro.
   
2. Inserire lo scopo della chiamata in uscita.
   
1. Selezionare lo scopo della chiamata tra le seguenti opzioni: Prospezione, Amministrativa, Negoziazione, Demo, Progetto o Desk.
   
2. Descrivere l'ordine del giorno della chiamata che si desidera registrare.
   
3. Fornire l'esito della chiamata in uscita per comprenderne l'efficacia.
   
1. Selezionare il risultato della chiamata tra le seguenti opzioni: Interessato, Non interessato, Nessuna risposta/Occupato, Richieste maggiori informazioni, Richiesta di richiamata, Numero non valido.
   
2. Descrivere la chiamata in modo più dettagliato nel campo descrizione.
   
4. Fare clic su Salva.
   

Gestione delle chiamate dall'interno del calendario

1. Fare clic sulla chiamata programmata nell'interfaccia del calendario.
   
2. Fare clic sul pulsante Segna come completata visualizzato nella schermata di anteprima. Nella pagina delle informazioni sulla chiamata che segue, verificare lo stato della chiamata, l'ora di inizio, la durata e altre informazioni. È inoltre possibile associare la registrazione della chiamata a questa attività come riferimento.
   
3. Fare clic su Salva.
   
4. Per riprogrammare una chiamata, fare clic sulla freccia del menu a discesa accanto al pulsante Segna come completata e selezionare Riprogramma chiamata dall'elenco.
   
5. Nella pagina di riprogrammazione che segue, aggiornare le proprie preferenze e note, e fare clic su Salva per riprogrammare la chiamata.
   
6. Per annullare una chiamata, fare clic sulla freccia del menu a discesa accanto al pulsante Segna come completata e selezionare Annulla chiamata dall'elenco.
   
1. Nella pagina di riprogrammazione che segue, aggiornare il motivo dell'annullamento della chiamata e fare clic su Salva. 

ATTIVITÀ

Creazione di attività

1. Fare clic sul pulsante Crea nel calendario e selezionare Attività dal menu a discesa.
   
2. Nella pagina Crea attività, fornire le seguenti informazioni:
   
1. Oggetto: È possibile inserire il proprio oggetto o cercarne uno dall'elenco degli obiettivi: Email, Chiamata, Riunione, Invia lettera, Demo prodotto.
   
2. Data di scadenza dell'attività.
   
3. Priorità dell'attività: Alta, Massima, Bassa, Minima, Normale.
   
4. Proprietario dell'attività. Se si sta creando l'attività per sé stessi, si sarà il proprietario e l'attività sarà programmata nel proprio calendario. Se si seleziona un altro utente, significa che si sta assegnando un'attività a suo nome e nel suo calendario.
   
5. Promemoria per l'attività. È inoltre possibile scegliere come si desidera avvisare: Email, popup o entrambi.
   
6. Ricorrenza di ripetizione. È possibile scegliere che l'attività si ripeta giornalmente, settimanalmente, mensilmente, annualmente o a intervalli personalizzati.
   
1. Se si sceglie un intervallo personalizzato, scegliere la frequenza e l'intervallo.
   
2. Selezionare la casella Escludi fine settimana e festività se si desidera escludere i promemoria durante i fine settimana e le festività.
   
3. Determinare quando si desidera terminare la creazione dell'attività ricorrente tra le opzioni: Mai, Dopo un certo numero di volta/e, o in una data particolare.
   
7. Selezionare Altri campi per associare l'attività ai contatti, ad altri moduli correlati, contrassegnare lo stato e descrivere l'attività.
   
8. Fare clic su Salva per creare l'attività.
   

Gestione delle attività dal Calendario

1. È possibile passare il cursore su un'attività per vedere il nome e il tipo dell'attività.
   
2. Per visualizzare ulteriori informazioni sull'attività, fare clic sul riquadro dell'attività. Verrà visualizzata una schermata di anteprima.
   
3. Fare clic sull'opzione con i tre puntini verticali (⁝) per modificare o eliminare un'attività
   
4. Fare clic sul pulsante Segna come completata per contrassegnare rapidamente un'attività come completata.
   

APPUNTAMENTI 

Creare un appuntamento

1. Fare clic sul pulsante Crea nel calendario e selezionare Appuntamento dal menu a discesa.
   
2. Nella pagina Informazioni appuntamento, fornire i seguenti dettagli:
   
1. Per quale contatto si sta creando l'appuntamento? Selezionare il modulo e cercare il relativo record.
   
2. Cercare il servizio per cui si sta prenotando l'appuntamento.
   
3. Fornire l'ora di inizio dell'appuntamento.
   
4. Assegnare un nome all'appuntamento.
   Esempio: Visita casa modello per il Sig. e la Sig.ra Rossi.
5. Se si hanno note speciali o informazioni aggiuntive sul servizio, descriverle nel campo Informazioni aggiuntive e fare clic su Salva.
   

Gestione degli appuntamenti dal Calendario

1. Fare clic sul riquadro dell'appuntamento nel calendario.
   
1. Fare clic sul pulsante Segna come completato per contrassegnare l'appuntamento come completato.
   
2. Fare clic sul menu a discesa accanto per riprogrammare o annullare l'appuntamento.
   
3. È possibile modificare o eliminare l'appuntamento facendo clic sull'icona con i tre puntini verticali visualizzata nella schermata di anteprima.
   

Segna come non disponibile

1. Fare clic sul pulsante Crea nel calendario e selezionare Segna come non disponibile dal menu a discesa.
   
2. Nella pagina Segna come non disponibile che segue, determinare la durata della propria indisponibilità e aggiungere commenti se lo si desidera.
   
3. Fare clic su Salva.
   

GESTIONE DELLA PROGRAMMAZIONE

Lavorare con i calendari condivisi

1. La vista Utenti è una vista del calendario che mostra gli impegni degli utenti selezionati per giorno, settimana e mese.
2. La vista Gruppo è una vista del calendario che mostra gli impegni di tutti gli utenti di un gruppo.

Per creare viste del calendario

1. Andare al Calendario e accedere all'icona più accanto al testo Calendario nella barra dei menu statica.
   
2. Fare clic su Crea viste utenti per creare viste per gli utenti.
   
1. Fornire un nome per la vista e selezionare gli utenti.
   
2. Fare clic su Salva.
   
3. Fare clic su Crea viste gruppo per creare una vista per un gruppo.
   
1. Fornire un nome per la vista e selezionare i gruppi.
   
2. Fare clic su Salva.
   
4. Una volta create le viste, fare clic sul pulsante con i tre puntini accanto a ciascuna vista per gestire, eliminare o clonare la vista.
   

Utilizzo delle viste per gestire gli impegni di questi utenti

Le viste create per utenti e gruppi di utenti avranno infine gli impegni degli utenti elencati individualmente. La vista giornaliera, settimanale e mensile mostrerà gli impegni di tutti gli utenti di quella vista.

Controlli nelle viste del calendario

Ulteriori opzioni per la gestione del calendario

1. Organizzare le viste del calendario.
   
1. Fare clic sull'icona con i tre puntini accanto al testo Calendario.
   
2. Nella modalità di organizzazione, trascinare e rilasciare le viste create nell'ordine preferito e fare clic su Salva.
   Le viste verranno riordinate.
2. Visualizzare i calendari di utenti e gruppi che non fanno ancora parte delle proprie viste.
   
1. Fare clic sull'icona con i tre puntini accanto al testo Calendario.
   
2. Selezionare l'opzione Visualizza calendario utenti per aprire il calendario di un utente.
   
3. Sotto l'opzione Seleziona utente/i per visualizzare il calendario, selezionare l'utente di cui si desidera visualizzare il calendario. È possibile selezionarne quanti se ne desiderano.
   
1. Fare clic su Visualizza attività. Nel grafico radar visualizzato in questa pagina, è anche possibile conoscere gli utenti che si visualizzano frequentemente.
   
2. Verrà elencato il calendario degli utenti selezionati. In questa pagina, è possibile aggiungere altri utenti, rimuovere singoli utenti dal calendario, rimuovere tutti dal calendario, filtrare gli utenti, riordinare gli utenti e salvare questa vista come vista del calendario per un accesso rapido.
   Nota: Per rivisitare i calendari degli utenti o dei gruppi selezionati, è necessario salvare l'elenco degli utenti come vista.
3. Allo stesso modo, è possibile anche cercare rapidamente il calendario degli utenti in un gruppo.