Associare Funzioni

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Le Funzioni di Zoho CRM La aiutano ad aggiornare i dati nei moduli CRM correlati o nelle applicazioni di terze parti eseguendo semplici script di programma. Quando un record soddisfa i criteri del workflow, il motore del workflow attiva automaticamente la funzione e aggiorna i record del CRM. Con le Funzioni, può programmare script utilizzando Deluge Script (basato su Zoho Creator), associarli alle regole di workflow e automatizzare i processi aziendali. Vedere anche Deluge Script - Guida di Riferimento.

Scenari Aziendali

Sommare l'importo di ogni trattativa (stato chiusa vinta) nel campo Ricavo Totale (campo personalizzato) dell'Account correlato. Se il cliente effettua 10 pagamenti, può visualizzare il ricavo totale dalla pagina dell'Account, invece di creare un report. In base al ricavo totale generato dal cliente, può classificarli come clienti di tipo A, tipo B, tipo C.
Creare un progetto in Zoho Projects o in qualsiasi applicazione di gestione progetti di terze parti quando la trattativa viene vinta e chiusa nel CRM. Inoltre, visualizzare il link del progetto sotto un record Account o Trattativa per monitorare l'avanzamento del progetto.
Aggiornare automaticamente le informazioni sull'indirizzo dei contatti in base all'indirizzo postale dell'account principale.
Quando lo stato della trattativa è "chiusa vinta", inviare la trattativa, il contatto correlato e i dettagli dell'account a Zoho Books o a qualsiasi software di contabilità di terze parti. Una volta che lo stato della fattura viene modificato in "pagata" nel software di contabilità, aggiornare istantaneamente il record della Trattativa nel CRM.

Pubblico di Riferimento

Amministratori CRM che configurano le regole di workflow per gli Utenti
Programmatori con competenze in REST API e Deluge Script

Disponibilità

Autorizzazione Richiesta

Gli utenti con l'autorizzazione Gestisci automazione nel proprio profilo possono accedere a questa funzionalità.

Configurare le Funzioni

Può configurare le Funzioni in tre passaggi:

Creare una funzione.
Associare la funzione a una regola di workflow.
Testare l'integrazione delle Funzioni.

Per creare una funzione

Andare su Setup > Automation > Actions > Function
Nella pagina Functions , fare clic su Configure function.
Nella pagina Configure custom function, selezionare una funzione dalla Gallery, una funzione esistente oppure scriverne una nuova utilizzando Deluge Script.
Fare clic su Save.

Per associare la funzione a una regola di workflow

Andare su Setup > Automation > Workflow Automation > Rules.
Nella pagina Workflow Rules , fare clic su Create Rule.
Nella scheda Create New Rule , specificare i parametri della regola di workflow.
Selezionare function, sotto Instant Actions.
Selezionare ora la funzione da attivare.
Fare clic su Save.

Per testare l'integrazione della funzione

Aggiungere dati di test in Zoho CRM in base ai criteri della regola di workflow.
Verificare i dati ricevuti da Zoho CRM tramite la funzione, nella propria applicazione.
Modificare il codice della funzione in Zoho CRM, se i dati non vengono ricevuti o se c'è una discrepanza nei dati.
Continuare il test fino a ottenere i dati richiesti da Zoho CRM nella propria Applicazione.

Note Importanti

È possibile associare fino a 6 Funzioni (1 Azione Istantanea e 5 Azioni Basate sul Tempo) per regola di workflow.
È possibile eseguire solo 5000 righe (Istruzioni) in una singola chiamata di funzione.
È possibile trasferire dati per un massimo di 10 campi CRM da Zoho CRM ad applicazioni di terze parti utilizzando la funzione.
Se si utilizza una funzione per aggiornare qualsiasi campo CRM, dopo il salvataggio del record il valore del campo aggiornato apparirà nella pagina dei dettagli del record senza dover ricaricare la pagina.
Ad esempio, se una funzione è configurata per aggiornare il valore della valutazione del lead tramite lo strumento Data Enrichment, dopo il salvataggio di un record il campo verrà aggiornato automaticamente. Verrà evidenziato per una facile identificazione. (Si noti che il popup verrà visualizzato solo una volta).
È possibile recuperare dati da altre applicazioni verso Zoho CRM utilizzando la funzione.
È necessario aggiornare regolarmente il ticket API in base ai limiti delle applicazioni di terze parti.
Non si riceverà alcuna notifica email se l'integrazione della funzione smette di funzionare a causa di un problema in un'API di terze parti.
In caso di errore durante la connessione al servizio Zoho Creator, la funzione invierà la seconda notifica dopo 15 minuti. Successivamente, il sistema non invierà ulteriori notifiche per quel particolare trigger di workflow. Gli errori restituiti da Zoho Creator vengono mostrati nella sezione Motivo degli Errori.
Se si supera il conteggio massimo giornaliero, il sistema non invierà le notifiche di funzione rimanenti alle applicazioni di terze parti e notificherà l'errore all'Amministratore.
Zoho CRM invierà i dati nel seguente formato standard per i campi Date e Date Time alle applicazioni di terze parti:
- Date: yyyy-MM-dd
- Date Time: yyyy-MM-dd hh:mm
Limiti per le Funzioni:
- Chiamate minime al giorno - 20.000 + 500 chiamate per licenza utente per l'organizzazione.
  Chiamate massime al giorno - 100.000, il valore inferiore tra i due.
  Ad esempio, se si hanno 55 utenti nell'organizzazione, si avranno un massimo di (55 x 500 + 20.000) = 47500 chiamate al giorno.
- Attività di Integrazione - 25000 chiamate API Zoho/giorno utilizzando Deluge.
- Get Data & Post Data - 25000 chiamate/giorno (in totale)
- Invio Email - 1000 email/giorno

Scenario Aziendale

Sommare l'importo della trattativa all'account principale

Riepilogo

Sommare l'importo di ogni trattativa (stato chiusa vinta) nel campo Ricavo Totale (campo personalizzato) dell'Account correlato. Se il cliente acquista 10 volte, è possibile visualizzare il ricavo totale dalla pagina dell'Account, invece di estrarre un report. In base al ricavo del cliente, successivamente è possibile classificarli come clienti di tipo A, tipo B o tipo C.

Per configurare questa funzione, seguire questi passaggi:

Accedere a Zoho CRM.
Aprire Setup > Automation > Workflow Automation > Rules > Create una regola di workflow per il modulo Deals.
Fare clic su Next.
Scegliere quando si desidera eseguire questa regola. Selezionare ora l'opzione Create or Edit sotto esegui in base a un'azione sul record.
Fare clic su Done.
Scegliere a quali record si desidera applicare la regola. Selezionare l'opzione Records Matching the condition e impostare il criterio come "Stage contains closed won".
Fare clic su Done.
Scegliere ora function come Instant action.
Nel pop-up Configure function , fare clic sul link Gallery.
Nella pagina Gallery , fare clic su Configure per la funzione Roll-up Deal Amount to Account.
Specificare i valori per gli argomenti come indicato di seguito:
- Account-id: Scegliere la colonna "AccountId" dall'elenco dei campi.
- SumUpField: Specificare il campo presente nel modulo account per la somma.
- Fare clic sul link "Specify custom value" e digitare il nome del campo.
Salvare la configurazione. Questo aggiornerà automaticamente la somma del ricavo generato da tutte le trattative di un account nel modulo account.

Riferimento Codici di Errore

Quando l'esecuzione della funzione non riesce, verrà visualizzato uno dei seguenti messaggi di errore in Zoho CRM:

Codici di Stato HTTP

400 Bad Request - Spesso manca un parametro obbligatorio.
401 Unauthorized - Nessuna chiave API valida fornita.
402 Request Failed - I parametri erano validi ma la richiesta non è riuscita.
404 Not Found - L'elemento richiesto non esiste.
500, 502, 503, 504 Server errors - Errore nell'applicazione di terze parti.
Error Code 1 - Temporaneamente impossibile connettersi al server API. Controllare i log del server API, le impostazioni del firewall per le richieste inviate dal CRM.

Errori Personalizzati

Internal process failure - Quando la funzione non viene eseguita a causa di errori nell'elaborazione dello script.
Day limit reached - Quando l'azienda ha raggiunto il limite massimo per la giornata.
Deluge Script - Quando l'esecuzione dei trigger di workflow non riesce a causa di errori in Deluge Script.

Visualizzare il Grafico di Utilizzo delle Funzioni

Zoho CRM fornisce grafici che mostrano le statistiche di utilizzo giornaliere o settimanali delle Funzioni attraverso le varie funzionalità. È possibile visualizzare l'utilizzo degli avvisi da Settings > Setup > Automation > Actions > Functions.

Il link More Info fornisce informazioni dettagliate sulle statistiche di utilizzo. Si noti che il grafico coprirà le statistiche di utilizzo degli ultimi 7 giorni.