Assegnazione del proprietario del record
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L'azione di assegnazione del proprietario consente di attribuire automaticamente la proprietà di un record quando viene attivata la regola del workflow associata. Questa azione si applica a tutti i trigger, ad eccezione dell'eliminazione di un record o dell'annullamento di una riunione.
Se un record soddisfa più criteri di workflow, l'assegnazione del proprietario verrà attivata SOLO dalla prima regola di workflow corrispondente. Per i workflow successivi, verranno eseguite tutte le altre azioni ad eccezione dell'assegnazione del proprietario. Questo perché il proprietario di un record non può essere modificato continuamente in base a ogni regola.
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con profilo amministrativo possono accedere a questa funzionalità.
Assegnazione utente
È possibile selezionare gli utenti da tre gruppi diversi, a seconda di chi si desidera assegnare i record.
- In base alla categoria - È possibile selezionare gli utenti dalle seguenti categorie: Utenti, Ruoli e Gruppi. L'assegnazione dell'utente avverrà secondo il metodo round robin.
- In base ai criteri dell'utente - È possibile definire un criterio in base al quale l'utente verrà assegnato a un determinato record. Verranno visualizzati tutti i campi specifici del modulo utente. Inoltre, se più utenti soddisfano le condizioni definite, l'assegnazione dell'utente avverrà secondo il metodo round robin.
- In base alle regole di assegnazione - È possibile selezionare l'utente in base alla regola di assegnazione creata.
Assegnazione dei record agli utenti online
È possibile assegnare i record solo agli utenti che sono online tramite il web al momento dell'assegnazione. Nessun proprietario verrà assegnato o l'azione di assegnazione del proprietario verrà ignorata se nessuno degli utenti selezionati è online. Inoltre, questa opzione verrà visualizzata solo quando si sceglie l'assegnazione dell'utente in base alla categoria o ai criteri dell'utente.
Invio di notifiche e-mail agli utenti selezionati
Questa opzione consente di inviare notifiche e-mail agli utenti selezionati. Si noti che le e-mail verranno inviate solo agli utenti CRM confermati.
Trasferimento dei record correlati
Durante l'assegnazione del record a un proprietario, è possibile anche scegliere di trasferire i record correlati, come riunioni aperte, chiamate o attività, al nuovo proprietario. Solo le attività aperte possono essere trasferite; la creazione o l'eliminazione di una chiamata o attività e l'annullamento di una riunione non verranno trasferiti.
Per assegnare il proprietario del record
- Andare su Setup > Automation > Workflow Rules > Create Instant Actions > Assign Owner.
- Nella pagina Assign Owner, andare su Select User Based On ed effettuare le seguenti operazioni:
- Category - Selezionare utenti, ruoli o campi utente dall'elenco a discesa.
- Criteria - Specificare i criteri in base ai quali verrà assegnato il proprietario del record.
- Assignment Rules - Selezionare una regola di assegnazione. Verranno visualizzate tutte le regole create per il modulo selezionato.
È possibile anche creare una nuova regola di assegnazione.
- Fare clic su Assign only to online users, se si desidera che vengano considerati solo gli utenti online.
- Fare clic su Send email notification to the selected user, per inviare notifiche e-mail.
- In Transfer Related Records, selezionare i Related records che si desidera trasferire dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Save.
Nota
- Durante l'assegnazione con il metodo round robin, se gli utenti selezionati non dispongono dell'autorizzazione per un modulo, la proprietà del record verrà mantenuta con il proprietario precedente.
- È possibile configurare solo un'azione di assegnazione del proprietario per regola.
- Nel caso in cui il proprietario attuale del record venga selezionato nel metodo round robin, l'assegnazione dell'utente verrà ignorata.
- Per un modulo è possibile configurare solo 1 azione di assegnazione del proprietario. È possibile configurare un massimo di 3 azioni.
- L'assegnazione basata sull'opzione 'Assignment rule' sarà disponibile solo per il modulo corrente (il modulo per il quale il workflow viene creato/modificato).
VEDERE ANCHE
L'azione di assegnazione del proprietario consente di attribuire automaticamente la proprietà di un record quando viene attivata la regola del workflow associata. Questa azione si applica a tutti i trigger, ad eccezione dell'eliminazione di un record o dell'annullamento di una riunione.
Se un record soddisfa più criteri di workflow, l'assegnazione del proprietario verrà attivata SOLO dalla prima regola di workflow corrispondente. Per i workflow successivi, verranno eseguite tutte le altre azioni ad eccezione dell'assegnazione del proprietario. Questo perché il proprietario di un record non può essere modificato continuamente in base a ogni regola.
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con profilo amministrativo possono accedere a questa funzionalità.
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