Actions by Zoho Flow

Quando utilizzare Actions by Zoho Flow?

1. Se le azioni necessarie sono fornite da un'integrazione nativa, utilizzare tale opzione.
   Ad esempio, è possibile automatizzare alcune azioni nei propri account Twitter o Facebook come parte dei flussi di lavoro social.
2. In alternativa, verificare se le azioni sono disponibili come parte di Actions by Zoho Flow e, in tal caso, utilizzarle.
   

Scenari 

1. Quando viene creato un lead, viene aggiunto a una serie di lead nurturing in Active Campaign.
   
2. Una volta che un lead è stato qualificato, viene creato un appuntamento in Acuity per avviare discussioni più approfondite.
   
3. Quando viene creata una trattativa, viene aggiunta una nuova scheda nella bacheca appropriata in Trello per aiutare il team a collaborare e gestire le proprie attività.
   
4. Quando la trattativa passa alla fase di negoziazione, viene creato un nuovo canale in Microsoft Teams per avviare la collaborazione in tempo reale tra rappresentanti commerciali, membri del team legale, dirigenti senior e altri.  Una volta chiusa la trattativa, viene aggiunto un messaggio nel canale Delivery.
   
5. Quando viene creato un ordine di vendita, viene creato un nuovo progetto in Asana con i dettagli pertinenti da Zoho CRM per evadere l'ordine e gestire il lavoro.
   
6. Una volta completata la consegna, viene aggiunto un messaggio nel canale Installation in Microsoft Teams per notificare il team di installazione.
   

Per accedere alla scheda Actions by Zoho Flow

1. Andare su Setup ( ) > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow .
   
   Sono presenti tre sezioni: Actions, Connections, e Credits.
   

   

1. Utilizzare questo per passare tra le sezioni Actions, Connections, e Credits .
   
2. Search : Utilizzare questo per cercare le azioni per nome.
   
3. New Action : Utilizzare questo pulsante per creare una nuova azione.
   
4. Tabella Actions : Utilizzare questa per accedere ai seguenti dettagli:
   
1. Il nome dell'azione (con un'etichetta chiamata 'Associated' se l'azione è utilizzata in una o più regole del flusso di lavoro)
   
2. L'app in cui viene eseguita l'azione
   
3. La connessione utilizzata per connettersi a tale app
   
4. La data dell'ultima modifica dell'azione e l'utente che ha effettuato la modifica
   
5. Il modulo a cui è associata l'azione

Nella sezione Connections è possibile accedere alle seguenti opzioni e dettagli:

1. Utilizzare questo per passare tra le sezioni Actions, Connections, e Credits .
   
2. È possibile filtrare le connessioni in base al loro stato (Connected/ Not Connected).
   
3. Search : Utilizzare questo per cercare le connessioni per nome.
   
4. New Connection : Utilizzare questo per creare una nuova connessione.
   
5. Tabella Connections: Utilizzare questa per accedere ai seguenti dettagli:
   
1. Il nome di una connessione (con un'etichetta chiamata 'Associated' se la connessione è utilizzata in una o più azioni)
   
2. L'applicazione che viene connessa
   
3. La data di creazione della connessione e l'utente che l'ha creata
   

Nella scheda Credits, è possibile accedere a quanto segue:

1. Tabella dettagli crediti: Utilizzare questa per accedere ai dettagli relativi ai propri crediti, come:
1. Limite mensile di crediti gratuiti
2. Limite di crediti aggiuntivi
3. Limite complessivo di crediti (gratuiti + aggiuntivi)
4. Crediti non utilizzati per il mese corrente 
5. Crediti utilizzati per il mese corrente
2. Change: Utilizzare questo per modificare il limite di crediti aggiuntivi.
   

Actions

È possibile creare un'azione tramite Zoho Flow in due modi:

1. È possibile crearla nelle regole del flusso di lavoro.
   
2. È possibile crearla nella scheda Actions by Zoho Flow (nella sezione Actions ).
   

Per creare una nuova azione Zoho Flow nelle regole del flusso di lavoro

Durante la creazione o modifica di una regola del flusso di lavoro:

1. Fare clic su Instant actions o Scheduled actions.
   Se sono già presenti altre azioni, fare clic su +Action.
   
2. Selezionare Actions by Zoho Flow.
   
3. Fare clic su New Action.
   
   
4. Selezionare l' app di terze parti o l' app Zoho, quindi fare clic su Next.
   
   
   
5. Selezionare l' azione che si desidera eseguire nell'applicazione e fare clic su Next.
   

   

   
   
6. Scegliere una connessione esistente o crearne una nuova. Una volta creata una connessione, è possibile utilizzarla per altre azioni che coinvolgono tale app e il modulo a cui è mappata la regola del flusso di lavoro.
   

   
   
7. Inserire il Action Name e la Description.
   

   

   
   
8. Fare clic su Create.
   
9. Inserire i dati nei campi che appaiono. È possibile utilizzare le variabili fornite dal trigger del flusso di lavoro. Queste cambieranno in base al record per cui è stato attivato il flusso di lavoro. Sono disponibili anche alcune variabili a livello di sistema. Per ulteriori informazioni, consultare: Mappatura dei dati.
   

   
10. Fare clic su Done.
    

Nel popup Actions by Zoho Flow che appare, selezionare l'azione appena creata e fare clic su Associate. Questo assocerà l'azione alla regola del flusso di lavoro.

Per creare una nuova azione Zoho Flow dalla scheda Actions by Zoho Flow

1. Andare su Setup ( ) > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow .
   
3. Fare clic su New Action.
   
4. Selezionare l' app di terze parti o l' app Zoho in cui si desidera eseguire l'azione.
   

   
   
5. Fare clic su Next.
   
6. Selezionare l' azione che si desidera eseguire nell'applicazione e fare clic su Next.
   

   
7. Scegliere una connessione esistente o crearne una nuova. Una volta creata una connessione, è possibile utilizzarla per altre azioni che coinvolgono tale app.
   
   
   
8. Inserire il Action Name e la Description.
   
9. Selezionare il modulo i cui record possono essere associati a questa azione. Sarà possibile associare questa azione solo alle regole del flusso di lavoro create per tale modulo.
   

   

   
   
10. Fare clic su Create.
    
11. Inserire i dati nei campi che appaiono. È possibile utilizzare le variabili fornite dal trigger del flusso di lavoro. Queste cambieranno in base al record per cui è stato attivato il flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, consultare: Mappatura dei dati.

    
    
12. Fare clic su Done.
    

Per associare un'azione a una regola del flusso di lavoro

Durante la creazione o modifica di una regola del flusso di lavoro:

1. Fare clic su Instant actions o Scheduled actions.
   Se sono già presenti altre azioni, fare clic su +Action.
   
2. Selezionare Actions by Zoho Flow.
   
3. Nel popup che appare, selezionare un' azione e fare clic su Associate.
   
   
   

È possibile associare solo un'azione Actions by Zoho Flow per condizione nella regola del flusso di lavoro.

Per aggiornare un'azione

1. Andare su Setup ( ) > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow .
   
3. Passare il mouse sull'azione che si desidera aggiornare e fare clic sull'icona puntini di sospensione (...) .
   
4. Selezionare Edit.
   
5. È possibile aggiornare i seguenti dettagli:
   

   

Per eliminare un'azione

1. È possibile crearla durante la creazione di un'azione.
   
2. È possibile crearla nella scheda Actions by Zoho Flow (nella sezione Connections).
   

Per creare una connessione durante la creazione di un'azione

1. Fare clic su New Connection.
   
   
   
   
2. Inserire il Connection Name e selezionare le Actions che si desidera consentire alla connessione.
   
3. Fare clic su Authorize.
   
4. Si verrà reindirizzati all'applicazione in cui sarà necessario autorizzare la connessione. Questo processo varia da app a app.
   
5. Una volta autorizzata la connessione, questa sarà creata e disponibile per l'uso.
   

Per creare una connessione nella scheda Actions by Zoho Flow

1. Andare su Setup ( ) > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow .
   
3. Fare clic su Connections.
   

   
4. Fare clic su New Connection.
   
5. Selezionare l'app di terze parti o l'app Zoho a cui si desidera connettersi e fare clic su Next.
   
6. Inserire il Connection Name e selezionare le Actions che si desidera consentire alla connessione.
   

   
7. Fare clic su Save.
   
8. Si verrà reindirizzati all'applicazione in cui sarà necessario autorizzare la connessione. Questo processo varia da app a app.
   
9. Una volta autorizzata la connessione, sarà creata e disponibile per l'uso.
   

Le connessioni non possono essere modificate dopo la loro creazione. Sarà necessario creare una nuova connessione.

Per eliminare una connessione

1. Andare su Setup ( ) > Automation > Actions.
   
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow .
   
3. Fare clic su Connections.
   
4. Passare il mouse sulla connessione che si desidera eliminare e fare clic sull'icona puntini di sospensione (...) .
   
5. Selezionare Delete.
   
6. Nel popup Delete Connection che appare, fare clic su Yes, Delete.
   

Non è possibile eliminare una connessione associata a un'azione. Sarà necessario eliminare le azioni associate prima di eliminare una connessione.

Durante la creazione di una connessione, l'inserimento errato di dettagli come chiavi API o credenziali utente non verrà convalidato. La connessione verrà autorizzata ma non sarà possibile:

1. Visualizzare i dati dall'applicazione durante la mappatura dei dati
2. Eseguire l'azione come parte della regola del flusso di lavoro
   

In tali casi, si consiglia di eliminare la connessione e crearne una nuova con le credenziali/chiavi valide.

Prezzi

1. Andare su Setup > Automation > Actions. 
2. Fare clic sulla scheda Actions by Zoho Flow. 
3. Fare clic su Credits.
4. Fare clic su Change. Si prega di notare che questa operazione è possibile per gli abbonamenti online. Per gli abbonamenti offline, contattare support@zohocrm.com.

   

   
   
5. Inserire il Additional Credit Limit. È anche possibile visualizzare l'importo previsto da pagare alla fine del mese.

   
6. Fare clic su Add.

1. Fare clic sull'icona del profilo nell'angolo in alto a destra.
   
   
2. Fare clic su Manage Subscription.
   
   
3. Nella pagina Store che si apre, sotto Usage Based Add-ons, sarà possibile:
1. Visualizzare il limite di crediti attuale per Actions by Zoho Flow.
2. Visualizzare l'importo fino alla data corrente.
3. Fare clic su View nella colonna Usage per visualizzare l'importo suddiviso per data.
   
   Passando il mouse sull'importo verrà mostrato come è stato calcolato.
   
   
   Facendo clic su View Tariff, è possibile visualizzare il modello di prezzo.
   
   
4. Nella pagina Store, fare clic su Set Limit per modificare il limite di crediti aggiuntivi.
   

   
5. Inserire il nuovo limite per Actions by Zoho Flow e fare clic su Set Limit.
   

   

   
   
6. Il nuovo limite verrà aggiornato sia nello Store che nel CRM.