Linee guida di Google, Yahoo e Outlook per la sicurezza e la consegna delle email
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Nota: Questo documento contiene una combinazione di linee guida che si applicano a tutti i mittenti di email e ai 'mittenti massivi' come classificati da Google, Yahoo e Outlook. Un mittente massivo è definito come un'organizzazione che invia più di 5000 email al giorno a destinatari con indirizzi email Gmail, Yahoo o Outlook attraverso tutte le piattaforme di invio email dell'organizzazione. Poiché la Sua organizzazione può essere classificata come mittente massivo anche se invia meno di 5000 email tramite Zoho CRM, a causa delle email inviate dalla Sua organizzazione da altre piattaforme di invio, Zoho CRM raccomanda a tutti i mittenti di email di implementare le linee guida previste per i mittenti massivi.
Per massimizzare la consegnabilità delle email inviate tramite Zoho CRM, abbiamo attivamente richiesto a tutti i clienti che utilizzano domini personalizzati di autenticare attivamente tutti i domini tramite i metodi di autenticazione SPF e/o DKIM. Allo stesso modo, Gmail, Yahoo e Outlook hanno stabilito nuove linee guida da seguire per chi invia 5000 o più email al giorno a destinatari che hanno account Gmail, Yahoo o Outlook. La loro politica per i mittenti stabilisce la necessità di autenticazione dei domini di invio email, la prevenzione dell'invio di email indesiderate o non sollecitate e la garanzia che i destinatari possano facilmente annullare l'iscrizione a tutte le email. È importante notare che quelle che in precedenza erano considerate raccomandazioni sono ora imposte da questi provider per una migliore consegna delle email.
Esaminiamo brevemente ogni punto per una migliore comprensione. Le chiediamo di seguire tutte queste linee guida per ottenere una migliore consegna delle email per la Sua organizzazione e per proteggere le Sue pratiche di invio email da potenziali rischi. Le Sue azioni ci aiuteranno inoltre a mantenere una migliore infrastruttura email condivisa tra tutti i clienti di Zoho CRM.
Autenticazione email
Gmail, Yahoo e Outlook ora richiedono l'autenticazione dei domini di invio email tramite uno o più metodi di autenticazione, a seconda del numero di email inviate al giorno. Se le email vengono inviate da domini non autenticati, potrebbero essere respinte con un errore 5.7.26 per Google e 5XX per Yahoo, oppure contrassegnate come spam. Per Outlook, le email verranno respinte con un errore 550; 5.7.515 Access Denied.
Se le email vengono respinte dal provider di servizi email, all'interno di Zoho CRM le email verranno contrassegnate come temporaneamente respinte, con il motivo di rimbalzo "Errore di autenticazione". Questo consentirebbe agli utenti di sbloccare manualmente tali record, dopo che l'amministratore ha incluso le impostazioni di autenticazione necessarie.
Azioni da intraprendere da parte di tutti i mittenti di email:
- Autenticare il proprio dominio tramite DKIM
Tutti i mittenti di email sono tenuti a garantire l'autenticazione dei propri domini di invio email con i record DKIM disponibili in Zoho CRM. Questo è un passaggio obbligatorio per utilizzare i domini personalizzati della propria organizzazione per l'invio di email. Se i domini non sono autenticati, tutte le email inviate da Zoho CRM avranno automaticamente il loro indirizzo FROM: sostituito dai domini autenticati di Zoho. - Impostare la politica DMARC e l'allineamento per il proprio dominio
DMARC (Domain-Based Message Authentication, Reporting, and Conformance) è costruito come una combinazione degli standard DKIM e SPF con funzionalità aggiuntive come il reporting, la definizione delle politiche e il concetto di allineamento dell'identità. Una politica DMARC aiuta i server email e i sistemi utilizzati dai destinatari a decidere quali azioni intraprendere per le email provenienti dal Suo dominio che non superano SPF o DKIM, proteggendo il Suo dominio da malintenzionati e tentativi di phishing che cercano di utilizzare il Suo dominio per inviare email.
Poiché Zoho CRM richiede che i domini di invio email della Sua organizzazione siano autenticati aggiungendo record DKIM, il Suo dominio soddisferà lo standard DMARC previsto se la Sua organizzazione non è un mittente massivo, una volta completata l'autenticazione DKIM. In questo caso non sono necessari ulteriori passaggi. Tuttavia, nell'interesse di proteggere la Sua organizzazione da rischi futuri, Le raccomandiamo di completare i passaggi DMARC come raccomandato per i mittenti massivi, nelle sezioni successive di questo documento.
Azioni da intraprendere da parte di tutti i mittenti massivi di email:
- Autenticare tutti i domini di invio email con entrambi i record DKIM e SPF
Per una maggiore protezione e per conformarsi ai requisiti stabiliti da Google e Yahoo, tutti i mittenti massivi sono tenuti ad autenticare i propri domini di invio email utilizzando sia i record SPF che DKIM. - Pubblicare una politica DMARC valida
Tutti i mittenti massivi di email devono configurare una politica DMARC. Per superare l'autenticazione DMARC, i domini devono prima essere autenticati tramite DKIM e SPF. La Sua organizzazione soddisferà questo requisito a condizione che segua i passaggi precedenti menzionati in questo documento.
Quando si pubblica una politica DMARC, tutti i mittenti massivi sono tenuti a pubblicare una politica con almeno 'p=none' affinché le email non finiscano nello spam.
Esistono altri tipi di politiche DMARC che è possibile impostare se si cercano risultati specifici associati a tali tipi di politiche. Questi tipi sono i seguenti: - 'p=quarantine' - I sistemi email del destinatario contrassegneranno il messaggio in arrivo come spam e lo invieranno alla cartella spam del destinatario. L'email verrà comunque consegnata, ma non sarà disponibile nella cartella della posta in arrivo del destinatario.
- 'p=reject' - L'email in arrivo verrà completamente rifiutata dai sistemi email del destinatario e non verrà consegnata.
Nota: È importante assicurarsi di aver autenticato tutti i propri domini tramite SPF e DKIM prima di scegliere di implementare una politica DMARC di quarantena o rifiuto. Questo è necessario per evitare situazioni in cui la propria politica DMARC impedisca completamente alla Sua organizzazione di inviare email in uscita tramite determinati sistemi o domini.Dopo aver configurato DMARC, è possibile scegliere di abilitare BIMI, che consente di includere il logo del proprio marchio nelle email inviate dal proprio dominio.
Note:
- Per saperne di più su come autenticare i domini di invio email in Zoho CRM, cliccare qui.
- Per configurare e pubblicare la politica DMARC, cliccare qui.
Evitare l'uso di indirizzi email pubblici di provider come Gmail, Yahoo o Outlook per inviare email tramite Zoho CRM
Questo passaggio è necessario per tutti i tipi di mittenti di email, inclusi i mittenti massivi.Quando si inviano email dall'interno del CRM, specialmente quando si inviano email promozionali, è essenziale inviarle utilizzando 'indirizzi mittente' collegati al proprio dominio di invio email invece di utilizzare indirizzi email gratuiti. L'utilizzo di indirizzi pubblici per inviare email da Zoho CRM può causare problemi di consegna delle email a causa dell'implementazione da parte di Gmail o Outlook di una politica di applicazione della quarantena DMARC. È importante menzionare che Yahoo ha già una politica simile in vigore. Zoho CRM attualmente non consente l'invio di email massive utilizzando le intestazioni From di Yahoo tramite Zoho CRM, e questa restrizione sarà presto applicata anche agli indirizzi Gmail e Outlook. Il modo migliore per inviare email massive tramite Zoho CRM è utilizzare domini di invio email personalizzati.
Annullamento dell'iscrizione con un clic
Questo passaggio è previsto per le organizzazioni che sono mittenti massivi, ma raccomandiamo a tutti i mittenti di utilizzare il link di annullamento dell'iscrizione e le funzionalità di opt-out email di Zoho CRM per configurarlo.
Si prevede che i nostri clienti utilizzino Zoho CRM principalmente per inviare email transazionali. Detto questo, se si inviano email di vendita per attività promozionali, si raccomanda di consentire ai destinatari di annullare facilmente l'iscrizione alle email. L'opzione di annullamento dell'iscrizione deve essere chiaramente visibile all'interno dell'email e deve essere completata con un solo clic.
Un'intestazione 'List Unsubscribe' verrà automaticamente aggiunta a tutte le email massive e a qualsiasi modello di email che contiene un link di annullamento dell'iscrizione quando il modello viene inviato utilizzando una qualsiasi delle funzionalità di invio email di Zoho CRM. Questo garantisce che tutte le email promozionali inviate dagli account Zoho CRM siano conformi agli standard RFC.
Fornire un'opzione di opt-out semplice ridurrà le segnalazioni di spam contro il proprio dominio di invio email.
Assicurarsi di inviare solo email pertinenti
Questo passaggio è necessario per tutti i tipi di mittenti di email, inclusi i mittenti massivi.
I provider di posta elettronica richiedono a tutti i mittenti di mantenere un tasso di spam inferiore allo 0,1% e di non superare mai lo 0,3% in nessuna circostanza. Il superamento di questi limiti metterà la Sua organizzazione a rischio di essere completamente bloccata dall'invio di email.
Il modo in cui le email vengono percepite dai destinatari è importante. Questo dipenderà in gran parte dal contenuto inviato. Le email formattate e composte in modo improprio hanno maggiori probabilità di essere contrassegnate come spam dai provider di posta elettronica. È importante evitare l'uso di tag aperti nelle email. I team di vendita dovrebbero prestare attenzione all'uso di URL dannosi o eccessivamente brevi, poiché ciò può portare le email a essere contrassegnate come spam. Un linguaggio urgente o simile allo spam dovrebbe essere evitato nel contenuto delle email, anche quando si punta alle conversioni. È fondamentale mantenere standard elevati per il contenuto delle email per migliorare i tassi di consegnabilità e perfezionare la mailing list per coinvolgere i destinatari interessati.
Zoho CRM fornisce alla Sua organizzazione una dashboard di credibilità email per gli amministratori per monitorare le prestazioni email della propria organizzazione e tenere periodicamente traccia del tasso di rimbalzo delle email e delle segnalazioni di spam. Scopri di più.
Sebbene seguire tutte le linee guida sopra elencate possa sembrare impegnativo, siamo qui per aiutarLa e guidarLa attraverso l'intero processo. La preghiamo di contattarci all'indirizzo support@zohocrm.com se desidera ricevere assistenza o ha bisogno di risposte alle Sue domande.
Nota: Questo documento contiene una combinazione di linee guida che si applicano a tutti i mittenti di email e ai 'mittenti massivi' come classificati da Google, Yahoo e Outlook. Un mittente massivo è definito come un'organizzazione che invia più di 5000 email al giorno a destinatari con indirizzi email Gmail, Yahoo o Outlook attraverso tutte le piattaforme di invio email dell'organizzazione. Poiché la Sua organizzazione può essere classificata come mittente massivo anche se invia meno di 5000 email tramite Zoho CRM, a causa delle email inviate dalla Sua organizzazione da altre piattaforme di invio, Zoho CRM raccomanda a tutti i mittenti di email di implementare le linee guida previste per i mittenti massivi.
Per massimizzare la consegnabilità delle email inviate tramite Zoho CRM, abbiamo attivamente richiesto a tutti i clienti che utilizzano domini personalizzati di autenticare attivamente tutti i domini tramite i metodi di autenticazione SPF e/o DKIM. Allo stesso modo, Gmail, Yahoo e Outlook hanno stabilito nuove linee guida da seguire per chi invia 5000 o più email al giorno a destinatari che hanno account Gmail, Yahoo o Outlook. La loro politica per i mittenti stabilisce la necessità di autenticazione dei domini di invio email, la prevenzione dell'invio di email indesiderate o non sollecitate e la garanzia che i destinatari possano facilmente annullare l'iscrizione a tutte le email. È importante notare che quelle che in precedenza erano considerate raccomandazioni sono ora imposte da questi provider per una migliore consegna delle email.
Esaminiamo brevemente ogni punto per una migliore comprensione. Le chiediamo di seguire tutte queste linee guida per ottenere una migliore consegna delle email per la Sua organizzazione e per proteggere le Sue pratiche di invio email da potenziali rischi. Le Sue azioni ci aiuteranno inoltre a mantenere una migliore infrastruttura email condivisa tra tutti i clienti di Zoho CRM.
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