Utilizzo di Zoho Sheet View
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
È possibile sfruttare la potenza dei fogli di calcolo all'interno del proprio account CRM utilizzando Zoho Sheet View. In questa visualizzazione, sarà possibile accedere ai dati del modulo in formato foglio di calcolo. Questa modalità di lavoro è particolarmente comoda quando è necessario apportare modifiche multiple a più record.
In che modo Zoho Sheet View aiuta un commerciale?
Come commerciale, Lei comunica con numerosi potenziali clienti durante la giornata. Deve rimanere attivo al telefono, gestire il flusso di email che riempiono la casella di posta, restare aggiornato su molte piattaforme di messaggistica e altro ancora. Durante tutte queste attività, è comune vedere un commerciale passare da una scheda all'altra per aggiornare i record. Questi aggiornamenti devono essere effettuati più volte nell'arco di una giornata lavorativa.
Questo potrebbe essere frustrante per alcuni commerciali. Se Lei si riconosce tra questi, potrebbe passare a Zoho Sheet View. Ora può:
- Creare una vista personalizzata dei propri potenziali clienti
- Aprirla in Zoho Sheet View e apportare comodamente modifiche a più record
- Trasferire tali modifiche al CRM semplicemente salvando il foglio
Disponibilità
Gli utenti con il permesso Sheet View (Permessi modulo > Altri) possono accedere a questa funzionalità nei moduli in cui dispongono del permesso Crea e Modifica. Se un utente dispone solo del permesso Modifica, può accedere alla funzionalità ma non creare nuovi record.
Per utilizzare Zoho Sheet View
- Fare clic sulla scheda [Modulo] . Il modulo può essere Lead, Account, Contatti, ecc.
- Nella pagina [Modulo] che si apre, procedere come segue:
- La Sheet View si aprirà in una nuova scheda. Apportare le modifiche necessarie nel foglio di calcolo.
- Fare clic su Salva per trasferire le modifiche al proprio account CRM.
Nota
- I dati nei record non modificati nel foglio di calcolo non sovrascriveranno i dati corrispondenti nel CRM.
- Oltre alle modifiche trasferite al proprio account CRM, al salvataggio del foglio si verificano i seguenti eventi:
- Le automazioni vengono attivate
- Le voci vengono aggiunte nella Timeline e nel Registro di controllo per le modifiche effettuate tramite Zoho Sheet View
- Il campo Data ultima attività viene aggiornato per i record modificati
- Se non si riesce a visualizzare l'opzione Zoho Sheet View facendo clic su Azioni:
Scenario
Supponiamo che Lei abbia un elenco di 50 prodotti nel proprio account CRM e che desideri aggiornare la descrizione di ciascuno di essi. Esaminiamo le diverse opzioni disponibili e scegliamo la più veloce:
- Modifica rapida nella pagina di dettaglio del record: questa opzione è progettata per apportare un numero limitato di modifiche a un singolo record. Il nostro compito prevede modifiche a molti record, quindi questa opzione ci rallenterebbe.
- Pulsante Modifica nella pagina di dettaglio del record: questa opzione è pensata per molte modifiche a un singolo record. Come l'opzione precedente, utilizzarla sarebbe tedioso per 50 record.
- Aggiornamento massivo nella pagina del modulo: questa è la scelta migliore per aggiornare un campo in più record con lo stesso valore. Poiché le nostre descrizioni differiscono da prodotto a prodotto, questa opzione non può essere utilizzata in modo efficiente per completare il compito. Se utilizzata, richiederebbe in realtà più lavoro rispetto alle due opzioni precedenti. Un altro problema è che il campo area di testo non può essere aggiornato massivamente.
- Zoho Sheet View: questa è la scelta giusta per questo scenario. È possibile aprire rapidamente l'elenco di tutti i prodotti nella modalità Sheet View, inserire le descrizioni una dopo l'altra e fare clic su Salva al termine. Le descrizioni di 50 prodotti sono state aggiornate con successo con il minimo tempo e sforzo.
Migliori pratiche
- Assicurarsi che tutti i campi obbligatori abbiano dei valori.
- I campi di ricerca (Lookup) verranno visualizzati come due colonne: Nome Lookup (sola lettura) e ID Record Lookup (modificabile). Per aggiornare il campo di ricerca, inserire il valore corretto nella colonna ID Record Lookup.
- Per cambiare il proprietario di un record, inserire l'indirizzo email di qualsiasi utente attivo nella colonna proprietario del record.
La colonna del proprietario del record sarà in questo formato: Proprietario [Modulo]. Ad esempio, Proprietario Lead, Proprietario Account, Proprietario Trattativa, e così via. - Evitare di modificare il formato delle date poiché è basato sulle impostazioni locali.
- Per aggiungere più tag, separarli con virgole. Ad esempio: Nuovo Lead, Industria Manifatturiera, APAC.
- Si noti che è possibile aggiungere un massimo di 10 tag per ogni record. Una volta raggiunto questo limite, i tag aggiuntivi non verranno aggiunti al record.
- Per selezionare più opzioni in un elenco di selezione multipla, separarle con punto e virgola. Ad esempio: Retail;Wholesale;E-commerce.
Quando si modificano i dati nella colonna ID Record Lookup e si salva il foglio:
- Le modifiche verranno trasferite al CRM
- I dati corrispondenti del Nome Lookup nella Sheet View rimarranno invariati
Chiudere il foglio e accedere nuovamente a Sheet View per visualizzare le modifiche riflesse nella colonna Nome Lookup.
Nota
- I seguenti moduli non sono supportati:
- Activities
- Forecasts
- Quotes
- Purchase Orders
- Sales Orders
- Invoices
- I seguenti campi non sono supportati:
- Lookup a selezione multipla
- Caricamento immagine
- Caricamento file
- Territori
- I seguenti campi saranno bloccati per prevenire la perdita di dati:
- Campi definiti dal sistema (Esempio: ID Record, Creato da, Modificato da, ecc.)
- Campi di sola lettura
- Campi formula
- I campi che sono stati limitati per l'esportazione nell'ambito della conformità GDPR/HIPAA non appariranno nella Sheet View. Per ulteriori informazioni su questa opzione di limitazione dei dati nell'esportazione, consultare:
1. Limitare i dati nell'esportazione (GDPR)
2. Conformità HIPAA in Zoho CRM - I nomi dei campi definiti dal sistema verranno tradotti nella lingua dell'utente.
- Le seguenti validazioni sono supportate:
- Lunghezza dei caratteri
- Campi univoci
- Campi obbligatori
- Formato data per i campi Data/Data e Ora
- Validità dell'URL per il campo sito web
- Validità dell'indirizzo email per il campo email
- Validità dei dati per il campo numerico
- Le seguenti funzionalità non sono supportate:
- Regole di validazione
- Campi dipendenti
- I messaggi di errore verranno visualizzati all'interno del foglio al momento del salvataggio.
- È possibile lavorare su un massimo di 100 righe alla volta.
- È possibile aggiungere un massimo di 200 nuove righe alla Sheet View (oltre alle 100 righe menzionate sopra). Salvarle per creare nuovi record. Per aggiungere altre righe, sarà necessario chiudere la Sheet View esistente, aprire nuovamente una Sheet View e quindi aggiungere le nuove voci. Se i dati vengono inseriti al di fuori delle colonne predefinite e/o oltre il numero massimo di righe, non verranno salvati. Nel diagramma seguente, i dati inseriti nell'area contrassegnata in verde verranno salvati, mentre quelli inseriti in qualsiasi altro punto (contrassegnato in rosso) verranno ignorati.
- I record verranno bloccati nei seguenti casi:
- Non si dispone del permesso di modifica per quei record.
- La funzionalità di Configurazione Blocco Record è abilitata e i record sono stati bloccati manualmente o automaticamente.
- Non è possibile eliminare record nella Sheet View.
- Non è possibile aggiungere o eliminare colonne nella Sheet View.
- Il timeout del foglio è di sei ore.
- Se Lei è un utente Zoho Sheet e desidera esportare l'elenco nel proprio account Zoho Sheet, andare su File > Salva nel mio account.
È possibile sfruttare la potenza dei fogli di calcolo all'interno del proprio account CRM utilizzando Zoho Sheet View. In questa visualizzazione, sarà possibile accedere ai dati del modulo in formato foglio di calcolo. Questa modalità di lavoro è particolarmente comoda quando è necessario apportare modifiche multiple a più record.
Articoli Correlati
Zoho Premium Partner
Hai bisogno di aiuto con Zoho CRM?
I nostri esperti possono aiutarti con implementazione, personalizzazione e supporto. Oltre 200 progetti completati dal 2011.
Contattaci