CloudSign per Zoho CRM

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Panoramica

CloudSign per Zoho CRM consente agli utenti di inviare, monitorare e gestire documenti firmati digitalmente all'interno del flusso di lavoro del CRM. Con un pulsante dedicato in Zoho CRM, gli utenti possono avviare CloudSign, autenticare i propri account e inviare documenti per la firma. I clienti ricevono e firmano i documenti tramite CloudSign e lo stato della firma si aggiorna automaticamente in Zoho CRM.

Installazione dell'estensione CloudSign

È possibile installare l'estensione Zoho Sign dal Zoho Marketplace o dall'interno del proprio account Zoho CRM come segue:

Navigare su Settings > Setup > Marketplace > All per visualizzare un elenco di tutte le estensioni.
Sotto All Extensions, è possibile visualizzare tutte le estensioni supportate dal proprio CRM.
Fare clic su All Extensions, cercare CloudSign e fare clic su di essa. Verranno visualizzati i dettagli dell'estensione.
Fare clic su Install Now.
Accettare i termini di servizio e fare clic su Install.
Scegliere una delle seguenti opzioni e fare clic su Confirm.

Install for admins only - L'estensione verrà installata nel CRM per gli utenti con profilo amministratore.
Install for all users - L'estensione verrà installata nel CRM per tutti gli utenti.
Choose profiles - L'estensione verrà installata nel CRM per gli utenti selezionati manualmente. Scegliere questa opzione, fare clic su Continue, quindi selezionare i profili desiderati.
L'estensione verrà installata automaticamente per gli utenti specificati.

Autorizzazione

Per visualizzare i documenti CloudSign come elenco correlato nei moduli inventario, il cliente deve prima autorizzare Zoho CRM. Questa autorizzazione una tantum consente all'integrazione di sincronizzare e visualizzare i documenti correlati all'interno dei record principali.

Configurazione Webhook

Dopo l'installazione, è necessario configurare il Webhook nelle impostazioni di CloudSign per il monitoraggio dello stato in tempo reale.

L'URL del Webhook si trova sotto Zoho CRM → Extension Settings → Zapikey.

Configurare l'URL del webhook nelle impostazioni Webhook di CloudSign sotto CloudSign → 管理画面に移動 →チーム設定 → Webhook

Ottenere la firma dei documenti tramite CloudSign

Dopo aver installato l'estensione CloudSign, un pulsante Send with CloudSign apparirà nella pagina dei dettagli dei seguenti moduli:

Leads
Contacts
Accounts
Deals
Moduli Inventario (Quotes, Invoices, Sales Orders, Purchase Orders)

Invio di un documento

Accedere a uno dei moduli supportati (Leads, Contacts, ecc.).
Aprire il record a cui si desidera inviare i documenti.
Nella pagina dei dettagli del record, fare clic su Send with CloudSign.
Si aprirà una nuova scheda con le opzioni di CloudSign.

Collegare il proprio account CloudSign

Per collegare CloudSign con Zoho CRM, è necessario il proprio Client ID da CloudSign.

Come trovare il proprio Client ID:

Accedere al proprio account CloudSign .
Andare su 管理画面に移動 → クライアント ID.
Copiare il Client ID e incollarlo nel campo ClientID quando richiesto durante la configurazione dell'integrazione.

Necessità di aggiornare il Client ID in seguito?

Fare clic sull'icona dell'ingranaggio delle impostazioni nell'angolo in alto a destra della nuova scheda aperta per aggiornarlo in qualsiasi momento.

Preparazione dei documenti

È possibile caricare il documento dal proprio desktop, scegliere un modello CRM esistente o utilizzare un file già allegato al record CRM.

Inserire le informazioni relative al documento sotto Basic e Contract Information.
Abilitare le caselle di controllo secondo necessità:

Enable Delegation: Consente ai destinatari di inoltrare il documento a una persona con autorità per la firma.
Mark as Confidential: Limita l'accesso al documento e lo nasconde ai visualizzatori non autorizzati.

Fare clic su Next.

Sarà possibile procedere al passaggio successivo solo dopo aver compilato tutti i campi obbligatori.

Impostazioni destinatari

Per impostazione predefinita, i dettagli del destinatario dal record CRM sono precompilati.

Se non disponibili, è possibile inserire manualmente gli indirizzi email dei destinatari.

Aggiungere ulteriori destinatari utilizzando Add Recipient.
Fare clic su Customize su ciascun destinatario per impostare:

Lingua preferita
Opzioni di autenticazione

Rimuovere un destinatario utilizzando il pulsante Remove.
Aggiungere un messaggio nel campo Message. Questo apparirà nell'email di conferma del destinatario.
Fare clic su Next.

Impostazioni degli elementi di input

Tutti i documenti caricati appariranno qui.

L'utente può trascinare e rilasciare i campi (Seal, Text, Checkbox) sul documento.
Assegnare chi deve compilare ciascun campo - Lei (il mittente) o un destinatario.
Se un destinatario deve caricare un documento prima di approvare i documenti, utilizzare Upload Request Settings e contrassegnarlo come obbligatorio se necessario.
Fare clic su Next.

Conferma del documento

Rivedere tutti i documenti e i dettagli dei destinatari.
Utilizzare Add Share per condividere il documento firmato con altri utenti interni (collaboratori)
Per eventuali modifiche alla richiesta di caricamento, fare clic sul pulsante Upload Request Settings sotto la sezione Upload Request e aggiornarlo.
Fare clic su Send per consegnare i documenti per la firma.

Quando si installa l'estensione CloudSign, verranno creati anche due moduli:

CloudSign Documents: Contiene l'elenco dei documenti che sono stati inviati.

CloudSign Recipients: Mostra l'elenco dei destinatari a cui sono stati inviati i documenti.

Monitorare lo stato del documento in tempo reale

Dopo l'invio del documento, l'utente può monitorare lo stato del documento direttamente in Zoho CRM.

Per abilitare gli aggiornamenti in tempo reale:

Aggiungere l'URL del Webhook (disponibile sotto Zoho CRM Extension Settings > Global Variables) alle impostazioni Webhook di CloudSign.
Una volta che lo stato del documento viene aggiornato in CloudSign (ad es. Sent, Signed, Rejected), lo stato si rifletterà automaticamente in Zoho CRM.

Ogni record avrà anche un elenco correlato in cui verranno elencati i dettagli dell'accordo.

Cosa succede dopo la firma

Quando il cliente firma il documento, il certificato firmato o l'accordo verrà automaticamente aggiunto come allegato al record del documento CloudSign corrispondente nel modulo personalizzato CloudSign Documents di Zoho CRM.

Eventuali allegati aggiuntivi relativi al documento firmato verranno anch'essi archiviati in questo modulo.

Aggiornamento delle informazioni del documento

Anche dopo che un documento è stato inviato o firmato tramite CloudSign, è possibile modificare e aggiornare i dettagli chiave del documento direttamente da Zoho CRM. Qualsiasi modifica apportata verrà automaticamente sincronizzata con CloudSign, garantendo che i record rimangano accurati e aggiornati. Questa flessibilità consente di aggiungere dettagli mancanti o correggere voci precedenti, anche per contratti già completati.

Annullamento di un documento CloudSign da Zoho CRM

Utilizzare il pulsante Cancel CloudSign Document nella pagina del record del documento in Zoho CRM per annullare il documento in sospeso.

Disinstallazione di CloudSign

Se si desidera disinstallare l'estensione CloudSign, si prega di notare che tutti i dati correlati verranno eliminati al momento della disinstallazione e non potranno essere recuperati.

Per disinstallare l'estensione

Navigare su Setup > Marketplace > All.
Tutte le estensioni installate verranno elencate. Sotto All Extensions, è possibile visualizzare tutte le estensioni supportate nel proprio CRM.
Cercare CloudSign e fare clic sul link Uninstall corrispondente.
Fare clic su Ok per confermare e disinstallare l'estensione.

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