FAQ: Moduli

Il modulo è il contenitore di un tipo di record: Lead, Contatti, Account, Trattative. Sembra una nozione banale finché non arriva la domanda che riceviamo in quasi ogni progetto: "possiamo aggiungere un modulo per i cantieri?" oppure "per i macchinari installati?". La risposta corretta non è sempre sì, e sbagliarla costa mesi.

Questa pagina raccoglie le domande più frequenti sui moduli, con il criterio decisionale che usiamo in Svennis dopo oltre 200 implementazioni.

Quando serve davvero un modulo personalizzato

Prima di crearne uno, verifichiamo tre condizioni. Servono tutte e tre.

1. L'entità ha un ciclo di vita proprio. Un cantiere nasce, attraversa fasi e si chiude, indipendentemente dalla trattativa che lo ha generato. Un indirizzo di consegna no: è un attributo dell'account.
2. Ha più istanze per record padre. Un cliente ha molti cantieri. Se il rapporto è uno a uno, quasi sempre bastano dei campi.
3. Qualcuno ha bisogno di cercarla e filtrarla autonomamente. Se nessuno aprirà mai un elenco di quei record, non serve un modulo.

Quando le condizioni non sono tutte soddisfatte, le alternative sono un sottomodulo, che gestisce righe ripetute dentro un record, oppure semplicemente dei campi aggiuntivi. Un modulo in più significa permessi in più, report in più e manutenzione in più: va aperto solo quando serve davvero.

Nascondere invece di eliminare

I moduli standard non utilizzati non vanno eliminati ma nascosti. Un menu con venti voci di cui otto inutilizzate insegna al team a ignorare la navigazione e ad affidarsi solo alla ricerca.

La distinzione pratica: i moduli personalizzati creati dall'organizzazione possono essere eliminati, ma l'operazione rimuove anche i dati che contengono e non è reversibile. Prima di eliminare qualsiasi cosa, esporti il contenuto. Nei nostri progetti questa esportazione è una regola fissa, non una precauzione facoltativa.

Rinominare i moduli e i suoi effetti

Zoho CRM consente di rinominare i moduli al singolare e al plurale. Vale la pena farlo quando il termine standard non corrisponde al linguaggio dell'azienda: se in riunione si dice "commessa" e non "trattativa", il modulo va chiamato Commesse.

L'effetto collaterale da conoscere: il nome del modulo compare nei report, nelle notifiche e nei messaggi di sistema, ma rinominarlo non rinomina i campi al suo interno né le etichette usate negli altri moduli. Dopo un cambio di nome conviene rileggere i campi che contengono il termine vecchio, altrimenti il vocabolario resta a metà.

Copiare le personalizzazioni tra moduli

Quando la stessa struttura di campi serve in più moduli, ricrearla a mano è una fonte di incoerenze: prima o poi due campi che dovrebbero essere identici avranno elenchi di valori diversi e i report non si potranno confrontare.

Le funzionalità di copia della personalizzazione riducono il problema, ma la disciplina conta più dello strumento. La regola che applichiamo: se un dato ha lo stesso significato in due moduli, deve avere lo stesso nome, lo stesso tipo e lo stesso elenco di valori. Se il significato è diverso, il nome deve essere diverso.

Mappatura di conversione dei lead

La mappatura di conversione decide dove finiscono i valori dei campi del lead quando questo diventa account, contatto e trattativa. È il punto in cui si perdono più dati durante l'onboarding.

Il caso tipico: un campo personalizzato compilato con cura sul lead, per esempio la fonte dettagliata o il settore, che dopo la conversione non compare da nessuna parte perché nessuno lo ha mappato. Il dato non è recuperabile a posteriori senza rilavorare i record.

Prima di aprire le conversioni al team, la verifica che facciamo sempre è convertire un lead di prova compilato in ogni campo e controllare che ogni valore sia arrivato dove deve. Dieci minuti che evitano mesi di dati mancanti.

L'ordine giusto di configurazione

Nei progetti seguiamo questa sequenza, perché ogni passaggio dipende dal precedente:

1. Decidere quali moduli standard servono e nascondere gli altri.
2. Verificare se le esigenze residue richiedono un modulo, un sottomodulo o solo dei campi.
3. Fissare il vocabolario e rinominare.
4. Configurare la mappatura di conversione e provarla su un record reale.
5. Solo alla fine, impostare permessi e importare i dati.

Invertire l'ordine significa quasi sempre rifare il lavoro, perché i permessi e le importazioni dipendono da una struttura che nel frattempo cambia.