Configurazione Email IMAP

Politica di Pulizia

Nell'ambito delle politiche di pulizia email e conservazione dei dati di Zoho CRM, la sincronizzazione IMAP o POP3 verrà sospesa e tutti i dati di configurazione email memorizzati nei sistemi di Zoho CRM verranno eliminati nei seguenti casi:

1. Quando nessuna email è stata inviata da Zoho CRM da parte di un utente per almeno tre mesi, e inoltre l'utente non ha cliccato, aperto o interagito con alcuna email in arrivo inviata all'indirizzo email configurato dall'utente dall'interno di Zoho CRM, per almeno 6 mesi.
   
2. È trascorso almeno un mese dalla scadenza della licenza a pagamento di Zoho CRM dell'utente.
   
3. È trascorso almeno un mese dalla scadenza della prova gratuita di Zoho CRM dell'utente.
   

Nota: Tutti i dati email eliminati possono essere recuperati una volta che gli utenti riconfigurano la connessione della propria casella di posta.

IMAP è un protocollo email tramite il quale il proprio account email viene configurato in Zoho CRM. Offre diversi vantaggi, il migliore dei quali è la possibilità di sincronizzazione su più dispositivi. Ciò significa che l'attività email si sincronizza tra PC, laptop, telefono cellulare, tablet ecc. Zoho CRM consente di scegliere tra le integrazioni IMAP più diffuse o configurare un'integrazione email personalizzata.

Autorizzazione Richiesta
Gli utenti che dispongono dell'autorizzazione per integrare le email possono configurare l'integrazione IMAP.

Configurare un Account IMAP

Per aggiungere uno degli account IMAP

1. In Zoho CRM, andare su Setup > Channels > Email > Email Configuration.
   
2. Nella scheda Email , scegliere uno dei Popular Email Services.
   
   
3. Cliccare su IMAP.
   
4. Nel pop-up di accesso, inserire l' Email Address e cliccare su Next.
   
   Cliccare su Create Account, se non si dispone di un account.
   
   
   
5. Inserire la Password e cliccare su Allow, per consentire a Zoho di accedere al proprio account.
   Nel caso in cui sia stata abilitata l'Autenticazione a Due Fattori per il proprio account email, è necessario inserire la password specifica per l'app per la configurazione IMAP e non la password email abituale.
   
6. Cliccare su Continue.
   
7. Cliccare sul link Add per aggiungere ulteriori From Addresses, se necessario.
   
8. Cliccare su Server Details per visualizzare le impostazioni del server in entrata e in uscita.
   I Server Details vengono compilati automaticamente selezionando una delle integrazioni IMAP più diffuse.
9. Scegliere le Email Sharing Settings. Vedere anche Configurazione della Condivisione Email
   

Nota

• Dopo aver configurato l'account IMAP, si riceverà un'email di conferma quando le email esistenti saranno sincronizzate.
  
• Se il proprio server SMTP non supporta il mantenimento di una copia delle email inviate, è possibile selezionare l'opzione "Store sent messages on the server" che memorizzerà la copia delle email inviate nella propria casella di posta.
  
  

Generare una Password Specifica per l'App

L'autenticazione a due fattori (TFA), un servizio fornito da tutti i principali client email, offre un ulteriore livello di sicurezza alla propria casella di posta. Quando la TFA è abilitata per un account email, l'accesso all'account richiede più del semplice nome utente e password - un codice univoco viene inviato al numero di cellulare registrato del titolare dell'account email. Ciò rende più difficile per chiunque ottenere un accesso non autorizzato a un account email.

Se l'account email che si desidera configurare in Zoho CRM ha il servizio di autenticazione a due fattori abilitato, è necessario inserire la password specifica per l'app dell'account email per la configurazione IMAP e NON la password abituale dell'account email. Di seguito sono riportate le istruzioni per generare la password specifica per l'app per i vari client email più diffusi.

Per un Account Zoho Mail

Se si desidera configurare il proprio account Zoho Mail tramite IMAP in Zoho CRM, e si ha il servizio TFA abilitato, seguire le istruzioni riportate di seguito per generare la password specifica per l'app per il proprio account Zoho Mail.

1. Accedere al proprio account Zoho.
   
2. Andare su Security > App Passwords.
   
3. Cliccare su Generate New Password.
   
   
4. Nel pop-up Application-Specific Passwords , inserire il App Name e cliccare su Generate.
   
   
5. Copiare la Application-Specific Password. 
   La password non verrà visualizzata nuovamente.
   
   
6. È possibile eliminare qualsiasi password, se non si utilizza più l'app o per rimuovere l'accesso all'applicazione.
   

Per un Account Gmail

Se si desidera configurare il proprio account Gmail tramite IMAP in Zoho CRM, e si ha il servizio TFA abilitato, seguire le istruzioni riportate di seguito per generare la password specifica per l'app per il proprio account Gmail.

1. Accedere al proprio Account Google
   
2. Visitare la pagina Apps passwords.
   
3. Dall'elenco a discesa Select App , selezionare Other.
   
4. Inserire il nome personalizzato, ad esempio, IMAP for Zoho CRM. 
   
5. Cliccare su Generate.
   
6. Copiare e incollare la password univoca specifica per l'app generata nella casella di testo Password per la configurazione IMAP in Zoho CRM. È possibile revocare qualsiasi password, se non si utilizza più il dispositivo o per rimuovere l'accesso all'applicazione.
   

Per un Account Outlook

Se si desidera configurare il proprio account Outlook tramite IMAP in Zoho CRM, e si ha il servizio TFA abilitato, seguire le istruzioni riportate di seguito per generare la password specifica per l'app per il proprio account Outlook.

1. Accedere al proprio account Outlook utilizzando questo link.
   
2. Sotto App passwords, cliccare su Create a new app password. 
   
3. Copiare e incollare la password univoca specifica per l'app generata nella casella di testo Password per la configurazione IMAP in Zoho CRM.
   

Per un Account Office 365

Se si desidera configurare il proprio account Office 365 tramite IMAP in Zoho CRM, e si ha il servizio di autenticazione multi-fattore abilitato, seguire le istruzioni riportate di seguito per generare la password specifica per l'app per il proprio account Office 365.

Nota

• Per poter generare una password specifica per l'app per il proprio account Office 365, l'amministratore deve aver abilitato l'account utente per l'autenticazione multi-fattore.
  Vedere anche: Come configurare l'autenticazione multi-fattore per Office 365
• La prima volta che si genera una password specifica per l'app, verrà richiesto di inserire il proprio numero di telefono per la verifica. Le successive generazioni di password specifiche per l'app per Office 365 non richiedono la verifica del numero di telefono.
  

Per generare la password specifica per l'app per Office 365

1. Accedere al proprio account Office 365.
   
2. Andare su Settings > Additional security verification.
   
3. Cliccare sulla sottosezione come mostrato nell'immagine seguente.
   
4. Cliccare sull'opzione app passwords .
   
5. Nel popup Create app password , inserire l'identificativo per la password.
   Questo serve per ricordare il motivo per cui è stata creata.
   
6. Cliccare su next.
   
7. La password dell'app viene visualizzata.
   
   Copiare e incollare la password univoca specifica per l'app generata nella casella di testo Password per la configurazione IMAP in Zoho CRM.

Per un Account Yahoo Mail

Se si desidera configurare il proprio account Yahoo tramite IMAP in Zoho CRM, e si ha il servizio TFA abilitato, seguire le istruzioni riportate di seguito per generare la password specifica per l'app per il proprio account Yahoo.

1. Accedere al proprio account Yahoo Mail.
   
2. Andare su Settings > Account info.
   
3. Nella pagina Account Info, selezionare Account security.
   
4. Sotto Two-step Verification, cliccare su Generate app password. 
   
   Per poter generare la password specifica per l'app, la verifica in due passaggi deve essere attivata.
5. Dall'elenco a discesa Select App , selezionare Other e inserire il nome dell'app. Ad esempio, IMAP for Zoho CRM.
   
6. Cliccare su Generate.
   
7. Copiare e incollare la password univoca specifica per l'app generata nella casella di testo Password per la configurazione IMAP in Zoho CRM.
   

Configurare un Account IMAP Personalizzato

Per aggiungere account IMAP personalizzati

1. In Zoho CRM, andare su Setup > Channels  > Email > Email Configuration e cliccare su Other Mail.
   
2. Nella pagina Other Mail, cliccare su IMAP sotto Custom Email Integrations.
   
   
3. Nella pagina IMAP Integration , fornire i dettagli richiesti.
   
   • Inserire il Incoming Server Name, Port, EmailAddress e Password.
     
   • Inserire il OutgoingServerName, Port, Email Address e Password.
     
   • Cliccare su Continue.
     
4. Se entrambi sono uguali, selezionare la casella Use the same credentials for outgoing server .
   
5. Cliccare sul link Add per aggiungere ulteriori From Addresses, se necessario.
   
6. Cliccare su Server Details per visualizzare le impostazioni del server in entrata e in uscita.
   I Server Details vengono compilati automaticamente selezionando una delle integrazioni IMAP più diffuse.
7. Selezionare le Email Sharing Permissions.
   

Visualizzare le Email

Quando l'account IMAP è configurato, le email inviate e ricevute verranno associate ai lead/contatti in Zoho CRM, nell'elenco correlato Email. Queste includono le email inviate agli indirizzi Primary e Secondary Email dei lead/contatti. Le email in questo elenco correlato possono essere ordinate in base agli utenti che hanno condiviso il proprio account email durante la configurazione del proprio account IMAP. È possibile selezionare All dall'elenco a discesa o l'utente specifico per visualizzare l'email. Si noti che l'opzione per visualizzare All le email è supportata solo nella configurazione IMAP.

Quando IMAP è configurato, le email inviate o ricevute dall'indirizzo email configurato verranno sincronizzate e memorizzate nel proprio account Zoho CRM. Tutte queste email verranno eliminate alla disattivazione di IMAP, ad eccezione delle email in MS Outlook e nei server email (queste email verranno conservate).

Per visualizzare le email dei lead/contatti

1. Andare al modulo Leads/Contacts .
   
2. Cliccare su un record nel modulo.
   
3. Nell'elenco correlato Emails , selezionare l'utente IMAP condiviso desiderato dal campo elenco di selezione.
   Vengono visualizzate le email inviate tramite IMAP.
   

Suggerimenti per la Risoluzione dei Problemi

Consultare i nostri suggerimenti per la risoluzione dei problemi su IMAP

VEDERE ANCHE

Configurazione dell'Account POP3

Gestione degli Utenti del Componente Aggiuntivo Zoho Mail

Aggiunta di Dettagli da Zoho Mail

MailMagnet