Zoho Mail Add-on

Panoramica

Autorizzazione richiesta

Utenti con autorizzazione Zoho Mail Integration nel proprio profilo.

1. Centralizzare tutte le informazioni sui clienti e la corrispondenza email all'interno di Zoho CRM.
   
2. Associare le conversazioni email dei clienti ai dati CRM (lead, contatti e trattative).
   
3. Condividere e aggiornare le email specifiche dei clienti con altri utenti all'interno dell'account.
   
4. Inviare e ricevere email simultaneamente in CRM e nel Suo client email preferito abilitato POP3 o IMAP.
   

1. Scheda Email all'interno di Zoho CRM.
   
2. Inviare e ricevere tutte le Sue email senza uscire da Zoho CRM.
   
3. Condividere le email dei clienti con i colleghi (email da record selezionati o da tutti i record).
   
4. Visualizzazione a thread delle conversazioni email.
   
5. Ricevere notifiche email rapide delle email da potenziali clienti e clienti.
   
6. Integrazione con Gmail, Yahoo, Hotmail e qualsiasi altro servizio email POP3 o IMAP.

Può scegliere uno dei client email più diffusi per configurare il Suo account email oppure utilizzare POP3 o IMAP per configurare il Suo account email. I client email disponibili sono: Zoho Mail, Gmail, Yahoo Mail, Microsoft Outlook e Office 365.

Aggiunta di dettagli da Zoho Mail

La maggior parte delle interazioni con i clienti avviene tramite email. Zoho Mail offre un modo semplice per raccogliere le informazioni di contatto e memorizzarle nel Suo account Zoho CRM. Quando un potenziale cliente invia un'email, non è necessario aggiungere manualmente le informazioni del Lead nel Suo account Zoho CRM. Può aggiungere l'indirizzo email al CRM come lead direttamente da Zoho Mail. Inoltre, può anche aggiungere i dettagli del cliente come Contatti in CRM e creare Attività, Eventi, Note e Trattative correlate per i contatti. Questa opzione sarà disponibile solo se attiva la funzionalità Zoho Mail Add-on.

Nota: Per avviare l'integrazione con Zoho CRM, fare clic sull'icona eWidget ( ) nell'angolo in basso a destra della Sua casella di posta Zoho Mail.  

Aggiungere come Lead o Contatto

Se l'indirizzo email presente nell'email non è disponibile nel Suo account CRM, può aggiungere i dettagli del cliente disponibili nell'email come Lead o Contatto in Zoho CRM.

Per aggiungere come lead/contatto in CRM

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda Email.
   
2. Nella Posta in arrivo, aprire l'email del cliente.
   
3. Fare clic sul nome del mittente e poi fare clic su View CRM Info dal menu a discesa.
   
4. Nella pagina CRM Info, scegliere Leads o Contacts.
   In Zoho CRM, i dettagli verranno aggiunti come lead o contatto.
5. Specificare i dettagli First Name, Last Name, Phone e Company.
   Se l'email contiene questi dettagli, verranno compilati automaticamente.
6. Fare clic su Save.
   

Aggiungere Attività, Eventi, Note e Trattative

1. In Zoho CRM, fare clic sulla scheda Email.
   
2. Nella Posta in arrivo, aprire l'email del cliente.
   
3. Fare clic sul nome del mittente e poi fare clic su View CRM Info dal menu a discesa.
   
4. Nella pagina CRM Info, sotto Activities, fare clic su Task, Notes, Event o Potential.
   L'opzione per aggiungere trattative è disponibile solo se si tratta di un contatto e non di un lead.
   
5. Inserire i dettagli richiesti e fare clic su Add.
   
   

Vecchia configurazione POP

La configurazione del Suo account email con Zoho CRM tramite protocollo POP3 è stata aggiornata e viene rilasciata in modo graduale. Per le organizzazioni con il nuovo aggiornamento, fare clic qui per saperne di più.

Politica di pulizia email

Nell'ambito delle politiche di pulizia email e conservazione dei dati di Zoho CRM, la sincronizzazione IMAP o POP3 verrà sospesa e tutti i dati di configurazione email memorizzati nei sistemi di Zoho CRM verranno eliminati nei seguenti casi:

1. Quando nessuna email è stata inviata da Zoho CRM da parte di un utente per almeno tre mesi, e inoltre l'utente non ha fatto clic, aperto o interagito con alcuna email in arrivo inviata all'indirizzo email configurato dell'utente da Zoho CRM, per almeno 6 mesi.
   
2. È trascorso almeno un mese dalla scadenza della licenza a pagamento di Zoho CRM dell'utente.
   
3. È trascorso almeno un mese dalla scadenza della prova gratuita di Zoho CRM dell'utente.

Nota: Tutti i dati email eliminati possono essere recuperati una volta che gli utenti riconfigurano la connessione della casella di posta.

Configurare l'account email tramite POP3  

• Se dispone già di un account Zoho Mail, la Sua casella di posta esistente verrà visualizzata nelle impostazioni POP3.
  
• Se non dispone ancora di un account Zoho Mail, Le verrà richiesto di configurare un account dall'interno di Zoho CRM. Una volta configurato correttamente, questa nuova casella di posta verrà aggiunta nelle impostazioni POP3.
  

Per configurare un account email personalizzato tramite POP3

1. Andare su Setup > Channels > Email.
   
2. Nella sezione Custom Email Integrations, fare clic su POP3.
   
3. Nella pagina Add POP3 Account, inserire i seguenti dettagli:
   
1. Account Name: Inserire un nome per la casella di posta.
   
2. Email address: Inserire l'indirizzo email che si desidera configurare.
   
3. Incoming server: Inserire il server di posta in arrivo. Ad esempio, pop.gmail.com (per un account Gmail) o pop.zoho.com (per un account Zoho Mail).
   Se non si è sicuri di questo dettaglio, verificare con il proprio amministratore di sistema.
4. Port: Inserire il numero di porta. Ad esempio, 995.
   
5. Selezionare SSL, se necessario.
   
6. Username: Inserire il nome utente o l'indirizzo email dell'account desiderato.
   
7. Password: Inserire la password dell'indirizzo email configurato.
   Se è stata abilitata l'autenticazione a due fattori per l'account, è necessario inserire la password specifica dell'app e non la password normale.
8. Se necessario, selezionare la casella Use the same credentials for the outgoing mail server.
   Verranno compilati anche i dettagli del server in uscita. In caso contrario, fornire i dettagli del server in uscita.
9. Delete Message Setting: Queste impostazioni determinano quando le email nel server devono essere eliminate. Selezionare l'opzione desiderata.
   
   
4. Visualizzare le Email Sharing Permissions fornite dall'amministratore e fare clic su Add Account.
   Se l'amministratore Le ha dato la possibilità di selezionare la propria autorizzazione di condivisione email, può impostarla qui.
   
   Vedi anche >> Email Sharing Permissions.

Nota:

1. Se non utilizza client POP diversi da Zoho Mail, il Suo Username può essere semplicemente username@gmail.com.
   
2. Se utilizza più client POP, è necessario contrassegnare lo Username come 'recent:username@gmail.com'. Inoltre, assicurarsi che Leave messages in the server sia selezionato per l'opzione Delete message settings. Si noti che questo è applicabile solo agli utenti Gmail.

Cambio password per gli account POP3  

1. Accedere a Zoho CRM e fare clic sulla scheda Email.
   In alternativa, accedere a https://mail.zoho.com.
2. Fare clic su Settings > Mail > Mail Accounts.
   
3. Fare clic sull'icona Edit per l'account email corrispondente, per aggiornare la password.
   
4. Specificare la nuova password e fare clic su Save.

1. Accedere a Zoho CRM e fare clic sulla scheda Email.
   In alternativa, accedere a https://mail.zoho.com.
2. Fare clic su Settings > Mail > Send Mail as.
   
3. Fare clic sull'icona Edit per l'account email corrispondente, per aggiornare la password.
   
4. Specificare la nuova password e fare clic su Save.

Integrazione di Gmail con Zoho CRM

1. Abilitare l'inoltro POP in Gmail
   
2. Configurare l'account POP
   
3. Configurare la casella di posta

Abilitare l'inoltro POP in Gmail  

1. Accedere al proprio account Gmail.
   
2. Fare clic su (icona Impostazioni) e selezionare Settings.
   
3. Nella pagina Settings, fare clic su Forwarding and POP/IMAP.
   
4. Selezionare Enable POP for all mail o Enable POP for mail that arrives from now on.
   
5. Scegliere cosa fare con i messaggi dopo che il client POP o il dispositivo li ha ricevuti.
   
6. Fare clic su Save Changes.
   

Configurare l'account POP  

1. Accedere all'account Zoho CRM.
   
2. Fare clic su Setup > Channels > Email > POP (Zoho Mail).
   
3. Nella pagina Zoho Mail Add-on, fare clic su Configure Now.
   
4. Nella pagina Zoho Mail Add-on, fare clic sul collegamento Add Mail Account.
   
5. Nella pagina Zoho Mail POP3 Settings, fare clic su Add POP3 Account.
6. In Add POP3 Account, specificare i dettagli richiesti per configurare il servizio POP per il Suo account email. Fare riferimento alla tabella sopra riportata.
   
7. Fare clic su Test Account per autenticare i dettagli dell'account email forniti e verificare il server in entrata.
   
8. Fare clic su Create Account.
   L'account email verrà configurato. È possibile abilitare questo account come account di posta predefinito.
9. Fare clic su Save.
   

Configurare Zoho Mail Add-on  

1. Fare clic su Settings > Setup > Channels > Email > POP (Zoho Mail).
   
2. Nella pagina Zoho Mail Add-on, eseguire le seguenti operazioni
   
1. Scegliere la Mailbox che si desidera configurare con CRM.
   Gli account POP configurati saranno disponibili nell'elenco.
2. Scegliere una delle opzioni di condivisione.
   Vedi anche >> Email Sharing Options
   
3. Sotto Advanced Settings, selezionare la casella Consolidate all my customers emails in a single place inside Zoho mail, se necessario. Se si seleziona questa opzione, tutte le email ricevute dai propri clienti (lead e contatti) verranno elencate in un'unica cartella. È possibile selezionare questa cartella o scegliere di contrassegnare le email scegliendo un'etichetta nel passaggio successivo.
   Vedi anche >> MailMagnet
3. Fare clic su Save.
   

Zoho Mail Add-on - Messaggi di errore 

1. Mail Box (your mail ID) you have configured earlier is not reachable. Please select a new "Mail Box".
   Uno dei casi in cui viene visualizzato questo messaggio è quando si modifica il Default Email ID nelle impostazioni di Zoho Mail (Settings > Custom Settings > My Preferences).

Nota: In Zoho Mail, l'ID email predefinito deve essere lo stesso di quello nel Mail Add-on di Zoho CRM.

1. The Zoho Mail server is currently unavailable. Please try after a while.
   Le email non verranno visualizzate se i server di posta non sono accessibili. In questo caso, attendere qualche minuto prima di provare ad accedere alla propria email.

1. Your account status in Zoho is still not confirmed.
   Se lo stato del Suo account non è stato confermato/verificato in Zoho, la posta non verrà visualizzata. Eseguire le seguenti operazioni per confermare il Suo stato:
1. Selezionare http://accounts.zoho.com/ e fare clic su My Email IDs.
   
2. Fare clic sull'icona Resend Confirmation.
   
3. Accedere alla propria posta e fare clic sul collegamento di conferma.
   
4. Visitare mail.zoho.com per attivare l'account di posta.
   
5. Configurare la posta in Zoho CRM.

1. Your email is queued in Zoho Mail - Outbox
   L'opzione Outbox mantiene le email in coda per un intervallo di tempo specificato prima dell'invio da Zoho Mail. Se questa opzione è abilitata, le email inviate verranno elencate nella sezione Email dopo alcuni minuti.