Gestione degli utenti Zoho Mail Add-on

Zoho Mail Add-on consente di gestire tutta la corrispondenza con i clienti all'interno del proprio account Zoho CRM. Permette di tenere traccia di tutte le comunicazioni email tra i clienti e gli utenti del CRM. Inoltre, in qualità di amministratore, si dispone delle seguenti funzionalità per gestire gli utenti di Zoho Mail Add-on.

• Eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato
• Bloccare le configurazioni di Mail Add-on
• Sbloccare le configurazioni di Mail Add-on

Queste funzionalità sono utili nella situazione in cui un utente che utilizza Zoho Mail Add-on viene disattivato in Zoho CRM. Quando un utente viene disattivato, tutte le conversazioni email che l'utente aveva con i clienti vengono perse. Per evitare questo problema, è possibile eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato. In questo modo, le email associate ai record nel CRM verranno ripristinate e saranno disponibili per gli altri utenti (rappresentanti commerciali) che ne prenderanno carico.

Eseguire il backup dell'account email dell'utente

È possibile eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato solo se il tipo di account è Record-Level Sharing o Complete Sharing. Una volta eseguito il backup, tutte le email dell'utente associate ai record in Zoho CRM saranno disponibili.

Per eseguire un backup dei dati

1. Andare su Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
2. Nella pagina Zoho Mail Add-on Users verranno elencati tutti gli utenti attivi e confermati che utilizzano Zoho Mail Add-on.
   È possibile visualizzare i dettagli di Mailbox, Account Type per tutti gli utenti. Per l'utente disattivato, saranno disponibili anche i Email Backup Details .
3. Fare clic su Back up Data.
   Verrà avviato il backup delle email associate ai record del CRM. Una volta completato il backup, lo Status sarà Completed.

Bloccare la configurazione di Zoho Mail Add-on

Le configurazioni di Zoho Mail Add-on possono essere modificate solo dagli utenti stessi. Non è possibile modificare le configurazioni degli account email di altri utenti, tuttavia è possibile bloccare le configurazioni in qualità di Amministratore. Bloccandole, l'utente non potrà modificare le impostazioni del mail add-on, inclusa la modifica del tipo di account o della casella di posta.

Questa funzionalità è utile quando si prevede di eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato. È possibile eseguire un backup solo per i tipi di account con le opzioni Record-Level Sharing e Complete Sharing . Pertanto, per impedire all'utente di modificare il tipo di account in modalità Private, è possibile bloccare la configurazione del mail add-on.

Per bloccare le configurazioni del mail add-on

1. Andare su Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
   Verranno elencati tutti gli utenti attivi e confermati che utilizzano Zoho Mail Add-on.
   È possibile visualizzare i dettagli di Mailbox, Account Type per tutti gli utenti. Per l'utente disattivato, saranno disponibili anche i Email Backup Details .
2. Fare clic su Lock Configuration per l'utente corrispondente.

Sbloccare la configurazione di Zoho Mail Add-on

In qualità di Amministratore, è sempre possibile bloccare le configurazioni di Mail Add-on per gli utenti, per impedire loro di modificare le impostazioni, e anche sbloccare le configurazioni.

1. Andare su Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
   Verranno elencati tutti gli utenti attivi e confermati che utilizzano Zoho Mail Add-on.
   È possibile visualizzare i dettagli di Mailbox, Account Type per tutti gli utenti. Per l'utente disattivato, saranno disponibili anche i Email Backup Details .
2. Fare clic su Unlock Configuration per l'utente corrispondente.

Nota

1. Se nell'account Zoho CRM è presente più di un Amministratore, non sarà possibile sbloccare le proprie configurazioni di Mail Add-on. È possibile bloccarle solo per gli altri amministratori.
   
2. Se si è l'unico Amministratore nell'account Zoho CRM, è possibile sbloccare le proprie configurazioni di Mail Add-on.
   

Eseguire l'ultimo backup

Quando un utente viene disattivato, è possibile eseguire un backup del suo account email. Può verificarsi anche il caso in cui l'utente rientri in azienda e utilizzi l'account CRM per inviare email. Se l'utente viene disattivato nuovamente, è possibile eseguire un backup delle ultime email associate all'account CRM.
Due casi in cui l'opzione Ultimo Backup non sarà disponibile:

1. Se l'utente non salva la configurazione di Zoho Mail Add-on dopo che l'amministratore lo ha riattivato. L'utente deve accedere al proprio account e salvare la configurazione del mail add-on.
2. Se l'utente modifica l'impostazione su account Private, l'amministratore non potrà eseguire un backup dopo aver disattivato nuovamente l'utente.

Per eseguire l'ultimo backup

1. Andare su Setup > Security Control > Zoho Mail Add-on Users.
2. Nella pagina Zoho Mail Add-on Users selezionare la casella di controllo corrispondente all'utente disattivato.
3. Fare clic su Latest Backup.
   

Zoho Mail Add-on consente di gestire tutta la corrispondenza con i clienti all'interno del proprio account Zoho CRM. Permette di tenere traccia di tutte le comunicazioni email tra i clienti e gli utenti del CRM. Inoltre, in qualità di amministratore, si dispone delle seguenti funzionalità per gestire gli utenti di Zoho Mail Add-on.

• Eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato
• Bloccare le configurazioni di Mail Add-on
• Sbloccare le configurazioni di Mail Add-on

Queste funzionalità sono utili nella situazione in cui un utente che utilizza Zoho Mail Add-on viene disattivato in Zoho CRM. Quando un utente viene disattivato, tutte le conversazioni email che l'utente aveva con i clienti vengono perse. Per evitare questo problema, è possibile eseguire un backup dell'account email dell'utente disattivato. In questo modo, le email associate ai record nel CRM verranno ripristinate e saranno disponibili per gli altri utenti (rappresentanti commerciali) che ne prenderanno carico.