Organizzare le note

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Associare le note ai record

In Zoho CRM, è possibile associare note ai record specificando i dettagli necessari. È possibile creare note solo se si dispone del permesso di creazione per le Note.

Per creare le note

Fare clic sulla scheda [Modulo].
Nella pagina Home [Modulo], selezionare il record.
Nella pagina Dettagli [Modulo], vengono visualizzati i dettagli delle note esistenti, se presenti.
Inserire il contenuto della nota nella casella di testo. Facoltativamente, aggiungere un titolo alla nota.

È possibile utilizzare la formattazione Rich text. Le opzioni di formattazione disponibili per il Rich text sono: Grassetto, corsivo, sottolineato, barrato, colori del testo e dello sfondo, elenchi puntati, numerazione, link, rientro, pedice, apice, emoji.
Fare clic sul link Allega file se si desidera caricare file nella nota.

È possibile allegare fino a 5 file in una nota e la dimensione totale dei file non deve superare i 20 MB.
Fare clic su Salva.

Nota

Ogni nota associata a un record verrà conteggiata come un record aggiuntivo in Zoho CRM. Pertanto contribuirà al numero totale di record.
Ad esempio, se si dispone di un totale di 1000 record nel proprio account e ogni record ha una nota associata, il numero totale di record nell'account sarà 2000.
Il limite massimo di caratteri per il contenuto di una nota è di 65.535 caratteri. Questo conteggio include il contenuto inserito e i tag HTML generati dalla formattazione Rich text.
Per le integrazioni e le API, i tag saranno inclusi. Per Advanced Analytics e Zoho Projects, verrà inviato il contenuto in testo semplice.

Dettagli aggiuntivi sulle note Rich Text:

Durante l'importazione o l'utilizzo delle API, gli utenti possono aggiungere contenuto per le note Rich text utilizzando i tag, che verranno trasformati in dati formattati.

Quando i dati vengono importati o inseriti nel CRM tramite API, esistono limitazioni sui tag e gli stili utilizzabili nelle note Rich text. Non è consentito applicare formattazioni come la modifica della dimensione del carattere in piccolo o grande. Tuttavia, sarà comunque possibile utilizzare valori degli attributi, come icone diverse per gli elenchi puntati, che non sono supportati nell'interfaccia utente.

Consultare la tabella seguente per l'elenco completo dei tag consentiti e dei rispettivi attributi ammessi.

Tag consentiti	Attributi consentiti
b — Grassetto	—
i — Corsivo	—
u — Sottolineato	—
a — Link	href, target, style
sub — Pedice	style
sup — Apice	style
ul — Elenco non ordinato	style
ol — Elenco ordinato	style
li — Elemento di lista	style
span	style
div	style
p — Paragrafo	style
small — Piccolo	—
br — Interruzione di riga	—
del — Barrato	—
strong	—

Di seguito i valori di stile consentiti:

font-style	font-weight	text-decoration
color	background-color	list-style-type
padding-inline-start	margin-inline-start	padding-left
list-style-position	display	—

Inoltre, durante l'importazione o l'invio di dati tramite API, alcuni caratteri riservati devono essere convertiti nella forma equivalente affinché il sistema riceva correttamente i dati.

Se un tag di apertura come '<' viene chiuso correttamente, la formattazione verrà applicata senza problemi. Tuttavia, se non viene chiuso correttamente, il sistema lo rimuoverà e non verrà riconosciuto come simbolo 'minore di' durante l'importazione.
Se l'utente desidera indicare un valore come 65 < 75 nel campo Rich text, deve sostituire il simbolo '<' con '&lt ;', che rappresenta questo carattere riservato.

Importare le note

Potrebbero esserci occasioni in cui si desidera acquisire note da fonti esterne o da altre applicazioni CRM. In Zoho CRM è possibile importare facilmente le note da fonti esterne.

Nota

Prima di importare le note, è necessario aver già importato gli Account e i Contatti correlati alle note.

Per importare le note

Fare clic su Setup > Data Administration > Migrate Data from other CRM.
Nella pagina Data Migration Wizard, selezionare Import Notes dall'elenco a discesa.
Fare clic su Next.
Nella
pagina Migrate Notes, dall'elenco a discesa, eseguire le seguenti operazioni:
- Sfogliare e selezionare il file da importare.
  Si noti che è possibile importare solo file CSV.
- Selezionare la Codifica caratteri dall'elenco.
- Selezionare il formato Data e Ora utilizzato nel campo di importazione. Qualsiasi altro formato di data e ora utilizzato nel file di importazione verrà ignorato.
  Il formato specificato qui verrà utilizzato per i campi Data e una combinazione dei valori per i campi Data e Ora.
- Selezionare la casella di controllo Send Notification Email per ricevere un'e-mail di notifica sull'importazione.
- Fare clic su Next.
Nella sezione Map Fields, mappare i campi ai nomi dei campi indicati nel file CSV.
I nomi dei campi indicati nel file CSV saranno disponibili negli elenchi a discesa.
Fare clic su Next per importare i record.
Al termine della migrazione, verrà inviata un'e-mail all'utente (amministratore) che ha importato i record.

Nota

La dimensione del file non deve superare i 50 MB.
Nel file CSV, i dettagli nella prima riga saranno trattati come nomi dei campi.
Per impostazione predefinita, in Advanced Options, i valori di Data e Ora selezionati sono rispettivamente nei formati yyyy-mm-dd e hh:mm:ss. È possibile modificare il formato, ma assicurarsi che il formato selezionato sia utilizzato nel file di importazione. In caso di discrepanze, verrà utilizzato il formato predefinito.

Esportare le note

Questa funzionalità consente di esportare le note da Zoho CRM in formato CSV.

Per esportare le note

Fare clic su Setup > Data Administration > Export Data.
Nella pagina Export Data, selezionare Export Notes dall'elenco a discesa.
Fare clic su Export.
Nella finestra di dialogo, selezionare Salva file, quindi fare clic su OK.
I record verranno esportati e salvati in formato .CSV sul disco locale.

Quando le note vengono esportate tramite Report:

È possibile esportare le note in tre formati: Excel, CSV e PDF. Per Excel e CSV, i dati vengono esportati come contenuto HTML, mentre le esportazioni in PDF mantengono la formattazione Rich text completa.

Quando le note vengono esportate tramite Report, è disponibile anche l'opzione di esportare le note Rich text come testo semplice. Questa opzione è disponibile per le esportazioni in Excel e CSV, mentre le esportazioni in PDF continueranno a mostrare la formattazione Rich text.

Nota: Quando il formato di esportazione è Excel o CSV, il contenuto della nota viene convertito in HTML se il testo semplice non è selezionato. Ad esempio, Grassetto verrà esportato come <b>Grassetto</b>.

Eliminare le note

Occasionalmente, potrebbe essere necessario rimuovere le note non necessarie da Zoho CRM per una migliore esperienza utente. Si consiglia di rimuovere le note che non sono utili per riferimento futuro.

Per eliminare le note

Fare clic sulla scheda [Modulo].
Nella pagina Home [Modulo], selezionare il record.
Nella pagina Dettagli [Modulo], nella sezione Note, fare clic sul link Elimina corrispondente.
Nella finestra di dialogo di Conferma, fare clic su OK per eliminare definitivamente la nota.

Nota

È possibile eliminare le note solo se si dispone del permesso di eliminazione per le Note.
Le note eliminate vengono temporaneamente archiviate nel Cestino di Zoho CRM.
Se si eliminano le note dal Cestino, non sarà possibile ripristinarle.

VEDERE ANCHE

Allegare documenti alle e-mail

Gestire note e allegati

Allegare documenti da Zoho Docs

Allegare dal disco locale o dal desktop

Allegare un URL (link) a un record