Controllo dei record duplicati in Zoho CRM

Quando si hanno centinaia e migliaia di record nel proprio CRM, con la crescita dell'attività, diventa un compito molto difficile controllare i duplicati. Zoho CRM aiuta a bloccare i duplicati ancor prima che vengano creati, grazie a quelli che chiamiamo "campi univoci".

Quando si contrassegna un campo come univoco, il CRM cercherà tra i record esistenti i duplicati in base al valore di quel campo. Ad esempio, supponiamo che Lei abbia contrassegnato  Indirizzo email come campo univoco nel modulo Lead. Quando si tenta di creare un lead il cui indirizzo email è uguale a quello di un lead esistente, il CRM genererà un avviso di duplicazione. Chiaramente, due persone non possono avere lo stesso indirizzo email. Altri esempi includono codici fiscali, numeri di passaporto, codici prodotto e simili. In Zoho CRM, è possibile contrassegnare un campo di qualsiasi modulo come "Univoco". Una volta contrassegnati come "Univoci", questi campi svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dei record duplicati in Zoho CRM in varie situazioni, inclusa la creazione manuale dei record nonché i record creati tramite importazione, API, conversione di lead/ordini di vendita/preventivi.

L'amministratore o un utente con il permesso di profilo Customize Zoho CRM potrà contrassegnare un campo come univoco. Una volta che un campo è contrassegnato come univoco in un modulo, sarà possibile bloccare la creazione di record duplicati in quel modulo tramite creazione manuale, importazioni, integrazioni, moduli web e così via.

Nonostante la marcatura di un campo come univoco, nel tempo, se si scopre che potrebbero esserci record duplicati nel proprio account, è possibile utilizzare gli strumenti di deduplicazione del CRM per eliminarli.

Contrassegnare un campo come univoco

Gli utenti con il permesso Customize Zoho CRM nel profilo possono abilitare questa funzionalità. Tutti gli amministratori riceveranno una notifica email quando questa funzionalità viene abilitata o disabilitata. Si prega di notare che è necessario abilitarla separatamente per il modulo Lead e il modulo Contatti. Una volta abilitata, tutti gli utenti possono utilizzarla e verranno avvisati quando aggiungono un lead o un contatto il cui indirizzo email esiste già nel CRM.

Clicchi su questo link per sapere come contrassegnare un campo come univoco e le relative note: Contrassegnare un campo come univoco

Controllo duplicati da Lead a Contatto

Vediamo uno scenario: Lei ha seguito un lead di nome James e lo ha convertito in un Contatto. Ora James è un record nel modulo Contatti. Un altro commerciale del Suo team aggiunge lo stesso lead (James), senza sapere che il lead è già stato seguito. In questo caso, James viene aggiunto nuovamente come lead - si tratterà semplicemente di una voce duplicata.

Quando si abilita la Preferenza di Controllo Duplicati, il sistema CRM impedirà la creazione di lead duplicati. Questa funzionalità garantisce che tutti i lead, sia quelli convertiti in contatti sia quelli aggiunti direttamente al modulo contatti, vengano controllati per i duplicati. Una volta abilitata, qualsiasi tentativo di creare un lead duplicato nel modulo Lead attiverà un controllo rispetto ai lead e ai contatti esistenti. Se viene trovata una corrispondenza, il CRM bloccherà la creazione del record duplicato.

Esistono due metodi per abilitare il controllo duplicati per i Lead:

1. Utilizzando il link Modifica Preferenza:
   
   Quando si è contrassegnato un campo come Univoco, clicchi sui tre puntini e troverà il link Modifica Preferenza.
   




2. Navigando attraverso Impostazioni:
   
   1. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields > Leads
   2. Cliccare su More options > Duplicate Check Preference
   
   
   Una volta aperta la finestra Duplicate Check Preference utilizzando uno dei metodi descritti sopra,
   
   Per controllare i duplicati solo tra i lead convertiti, selezionare la casella, scegliere "Converted Leads" dal menu a tendina e cliccare Save.
   
   
   Per controllare i duplicati nel modulo Contatti, selezionare la casella, scegliere "Contacts" dal menu a tendina, specificare il campo univoco per il confronto e cliccare Save. È possibile modificare questa impostazione in seguito.
   

Quando viene inserito un record duplicato nel modulo Lead, un messaggio di avviso notificherà la presenza del record esistente. Passando il mouse sull'icona Visualizza Lead, è possibile vedere il nome e il proprietario del record. Cliccando sull'icona Visualizza Lead verranno visualizzati i dettagli completi del record. L'opzione Visualizza Lead è disponibile solo se è presente un solo record duplicato.  Se vengono trovati più record con lo stesso indirizzo email, un messaggio di avviso suggerirà di unire i lead. Questa opzione consente di trovare e unire facilmente i record duplicati. Veda anche: Unione dei record duplicati.

Esistono diversi modi per aggiungere un record in Zoho CRM. È possibile compilare il modulo lead/contatto, clonare un record, utilizzare i moduli web, importare record, utilizzare le API e molti altri modi per aggiungere record. Di seguito troverà i vari scenari in cui viene eseguito il controllo duplicati dell'indirizzo email.

• Creazione e modifica dei record - Riceverà un messaggio di notifica e non potrà salvare il record se l'indirizzo email esiste già in un altro record.
   
• Liste correlate - Il controllo duplicati dell'indirizzo email verrà eseguito anche quando si creano contatti nelle Liste correlate.
   
• Finestra pop-up di ricerca - Durante la creazione di lead/contatti dalla finestra pop-up del campo di ricerca, verrà eseguito il controllo duplicati dell'indirizzo email.
   
• Modulo web - Solo i record provenienti dai moduli web-to-lead/contatto saranno soggetti al controllo duplicati dell'email. Nel caso in cui venga trovato un duplicato, verrà automaticamente inviato per l'approvazione, anche se l'opzione Approvazione Lead/Contatto è disabilitata. Solo dopo che i record saranno stati esaminati e approvati, verranno aggiunti al modulo. Veda anche Approvare i record
   
• Clona - Quando si clona un record, nella pagina Clona Lead/Contatto, il valore dell'Email verrà automaticamente rimosso. È possibile aggiungere un indirizzo email diverso e salvare il record.
   
• Importazione - Con il controllo duplicati dell'indirizzo email abilitato, l'opzione Clona sarà disabilitata. Sarà possibile scegliere l'opzione Salta o Sovrascrivi come azione per le voci duplicate. Quando si sceglie l'opzione di sovrascrittura, l'ID Lead/Contatto non può essere mappato.
   
• App Mobile - Durante l'aggiunta di un record tramite l'App Mobile di Zoho CRM, verrà eseguito il controllo duplicati e non sarà possibile creare Lead o Contatti duplicati.
   
• Per i metodi API
  
   
  - Di seguito sono riportati gli scenari quando il controllo duplicati dell'indirizzo email è abilitato:
  
   
  • • Metodo API insertRecord - Utilizzando questo metodo API, se si aggiunge un record con un indirizzo email già esistente nell'account CRM, si riceverà un messaggio di notifica: <message>Record(s) already exists</message>. Il record non verrà aggiunto.
       
    • Metodo API updateRecord - Utilizzando questo metodo API, se si aggiorna il campo Email in un record, verrà eseguito il controllo duplicati dell'indirizzo email. Se un indirizzo email simile esiste già nell'account CRM, il record non verrà aggiornato. Durante l'aggiornamento di più record, verrà saltato.
       
    • Metodo API convertLead - Utilizzando questo metodo API, se si converte un lead, verrà eseguito il controllo duplicati dell'indirizzo email. Se un indirizzo email simile esiste già nell'account CRM, il record non verrà convertito.
      

Nota

• Se il campo Email definito dal sistema è nascosto, questa funzionalità non sarà disponibile.

Limitazioni

Il controllo duplicati dell'indirizzo email non verrà eseguito nei seguenti scenari:

• Aggiornamento o aggiunta di record utilizzando Zoho Sheet View.
• Durante la migrazione dei dati.
• Ripristino dei record dal Cestino.
• Sincronizzazione dei contatti utilizzando il Plug-in di Zoho CRM per Microsoft Outlook, le funzionalità di sincronizzazione di Google Contacts.

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