Unione dei record duplicati

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Quando si lavora con un volume significativo di dati, diventa piuttosto difficile mantenere il database privo di duplicati. Con l'aumento dei canali per creare record nel CRM, aumentano anche le possibilità di inserimenti duplicati. Ad esempio, lo stesso lead potrebbe essere creato sia tramite importazione che tramite API. Per aiutarLa a gestire un set di dati pulito, Zoho CRM offre soluzioni sia proattive che reattive.

Bloccare i duplicati prima che vengano creati
Contrassegnando un determinato campo come "campo univoco", è possibile impedire la creazione di un record duplicato. Questo è un modo proattivo per mantenere un database pulito. Ad esempio, se ha contrassegnato il campo del numero di telefono come campo univoco nel modulo Lead, il CRM La avviserà se crea un secondo lead con lo stesso numero di telefono di un lead esistente.
Veda anche: Campi univoci
Unire i record duplicati

Nonostante la creazione di campi univoci e il doppio controllo dei dati, se ritiene che possano ancora esserci record duplicati nel Suo CRM, può utilizzare gli strumenti di deduplicazione di Zoho CRM per unirli. Sono i seguenti:
- Trova e unisci record duplicati
- Deduplica record (Unione automatica dei duplicati)
  - Risoluzione dei conflitti nella deduplicazione

Trova e unisci record duplicati	Deduplica record
Quando utilizzarlo: È ideale utilizzare questa funzione se si cercano specificamente i duplicati di un determinato record. Esempio: Sa che un lead di nome "David Smith" è stato duplicato e desidera trovare e unire quei lead duplicati.	Quando utilizzarlo: È ideale utilizzare questa funzione quando non si è certi della presenza di duplicati e si desidera che il CRM esegua un controllo di duplicazione basato su determinati campi univoci. Esempio: Si esegue un controllo di duplicazione sul modulo Lead basato sul campo Email.
Come funziona: Vada alla pagina Dettaglio del record specifico e faccia clic sull'opzione Trova e unisci duplicati. Verranno recuperate le voci duplicate per quel record.	Come funziona: Non è necessario andare alla pagina di un record specifico. È sufficiente fare clic sullo strumento Deduplica dalla vista elenco del modulo e selezionare i campi in base ai quali effettuare la ricerca. Esempio: Se sceglie i campi Email e Azienda, il CRM cercherà tutti i record in cui i valori dei campi Email e Azienda sono gli stessi. È possibile eseguire un controllo basato su un massimo di tre campi alla volta.
Una volta visualizzato l'elenco dei record duplicati, è possibile selezionare e unire manualmente i record dai risultati della ricerca. Il CRM non unisce automaticamente i duplicati È possibile unire un massimo di tre record alla volta.	Il CRM unisce automaticamente le voci duplicate se sono copie esatte l'una dell'altra. In caso di conflitto, è necessario risolvere manualmente il conflitto per indicare al CRM quali record devono essere considerati come record principale e unirli. ()Esempio di conflitto:** Si supponga che ci siano due lead con gli stessi nomi e azienda, ma con numeri di telefono diversi. In questo caso, il problema dei numeri di telefono in conflitto deve essere risolto manualmente. Se non ci sono tali conflitti e tutti i campi corrispondono, il CRM unisce i record automaticamente.

Trova e unisci record duplicati

Se desidera unire le voci duplicate di record specifici, Trova e unisci duplicati è lo strumento ideale. È sufficiente andare alla pagina Dettaglio del record specifico e utilizzare questo strumento per recuperare i suoi duplicati.

Lo strumento Trova e unisci duplicati consente anche di inserire ulteriori criteri per la ricerca dei duplicati. Ci sono sei campi in cui è possibile specificare i criteri in ciascun modulo. Una volta trovati i duplicati, è possibile unirli manualmente.

Questo strumento è disponibile solo nei moduli Lead, Account, Contatti, Trattative, Fornitori e moduli personalizzati ed è possibile unire un massimo di tre record alla volta.

Disponibilità

Autorizzazione necessaria

Gli utenti con l'autorizzazione Trova e unisci [Autorizzazioni modulo > Altro] nel proprio profilo possono accedere a questa funzione.

Per trovare e unire record duplicati

Faccia clic sulla scheda [Modulo] (ad es. Lead, Account, Contatti e così via).
Nella pagina Home [Modulo], faccia clic sul record desiderato.
(Modulo si riferisce alle schede.)
Nella pagina Dettagli record, faccia clic sull'icona Altro (...) e selezioni Trova e unisci duplicati.
Nella pagina Trova e unisci duplicati per [Modulo], esegua le seguenti operazioni:
- Nella sezione Criteri di ricerca, troverà un criterio iniziale composto da campi univoci e alcuni campi standard. Può modificare questo criterio aggiungendo e rimuovendo campi secondo necessità.
  Può anche decidere se desidera rilevare i duplicati in base al fatto che il record soddisfi tutti i criteri specificati o uno qualsiasi dei criteri specificati.
- Faccia clic su Cerca.
- Nella sezione Record corrispondenti, selezioni almeno due record da unire.
- Faccia clic su Avanti.
Nella pagina Unisci [record], selezioni il record che desidera mantenere come Record principale.

Può fare clic su Seleziona tutto, se desidera prendere tutti i valori del record principale come definitivi e unire i duplicati.

In caso contrario, faccia clic sui pulsanti di opzione accanto ai campi corrispondenti di altri record per indicare al CRM quali valori dei campi devono essere considerati "definitivi".

I valori così selezionati appariranno nella colonna Record principale. È possibile unire un massimo di tre record alla volta.
Faccia clic su Unisci.

Nota

I campi nella pagina Unisci saranno elencati nell'ordine dell'elenco dei campi.
I record uniti al record principale verranno eliminati permanentemente e l'azione non potrà essere annullata.
Nel modulo Trattative, l'opzione per trovare e unire record considererà solo le trattative aperte, ovvero le trattative che non sono state chiuse (vinte o perse). Quando si uniscono trattative aperte, si noti quanto segue:

I campi Data di chiusura, Probabilità e Ricavo previsto verranno compilati con i valori del record principale. Non sarà possibile scegliere valori da altri record per questi campi.
Se sono abilitate pipeline multiple, è possibile selezionare la pipeline da uno dei record ma non la fase. Il campo fase verrà compilato con il valore presente nel record la cui pipeline è stata scelta.
La cronologia delle fasi dei record duplicati non verrà trasferita al record unito.

Una volta che i record sono stati uniti nel record principale, il campo data di creazione e il campo creato da verranno compilati con i valori corrispondenti trovati nel record più vecchio tra quelli in fase di unione.
Anche gli allegati, le note e le attività verranno trasferiti al record principale.
Cambio di proprietà delle attività: Il proprietario del record principale sarà il proprietario di tutte le attività che sono state trasferite al record principale.
Dopo l'unione dei record contatto, le trattative correlate verranno trasferite al record contatto principale. Non ci sarà alcun cambiamento nella proprietà delle trattative correlate.
Dopo l'unione dei record account, i record correlati (contatti e trattative) verranno trasferiti al record account principale. Anche in questo caso, non ci sarà alcun cambiamento nella proprietà dei record correlati.
Trova e unisci consente di unire i record duplicati in un singolo record ed eliminare i duplicati. Si consideri il record mantenuto come record principale e il record eliminato come record duplicato. Le azioni di automazione attivate alla Modifica verranno eseguite quando il record principale viene aggiornato e le azioni di automazione attivate all' Eliminazione verranno eseguite quando il record duplicato viene eliminato. Ad esempio, se si dispone di una regola del workflow che invia un avviso email quando un record viene eliminato, questa regola del workflow verrà attivata quando un record duplicato viene eliminato. Ciò è applicabile solo per Regole del workflow, Blueprint, CommandCenter, Processo di approvazione e regole di punteggio e non è applicabile per il Processo di revisione.
Flusso pianificatore: Se l'operazione Trova e unisci viene eseguita su record che hanno più di 1000 record nelle loro liste correlate, l'azione di unione verrà eseguita nel pianificatore. I record rimarranno bloccati fino al completamento dell'azione, per impedire agli utenti di modificarli. Riceverà una notifica al termine dell'unione.
I trigger di modifica o eliminazione non funzionano quando i record vengono uniti automaticamente. Questi trigger funzioneranno se i record vengono uniti manualmente.

VEDA ANCHE

Deduplica record (Unione automatica dei duplicati)

Controllo dei record duplicati in Zoho CRM

Bloccare i duplicati prima che vengano creati
Contrassegnando un determinato campo come "campo univoco", è possibile impedire la creazione di un record duplicato. Questo è un modo proattivo per mantenere un database pulito. Ad esempio, se ha contrassegnato il campo del numero di telefono come campo univoco nel modulo Lead, il CRM La avviserà se crea un secondo lead con lo stesso numero di telefono di un lead esistente.
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Unire i record duplicati

Nonostante la creazione di campi univoci e il doppio controllo dei dati, se ritiene che possano ancora esserci record duplicati nel Suo CRM, può utilizzare gli strumenti di deduplicazione di Zoho CRM per unirli. Sono i seguenti:
- Trova e unisci record duplicati
- Deduplica record (Unione automatica dei duplicati)
  - Risoluzione dei conflitti nella deduplicazione

Trova e unisci record duplicati	Deduplica record
Quando utilizzarlo: È ideale utilizzare questa funzione se si cercano specificamente i duplicati di un determinato record. Esempio: Sa che un lead di nome "David Smith" è stato duplicato e desidera trovare e unire quei lead duplicati.	Quando utilizzarlo: È ideale utilizzare questa funzione quando non si è certi della presenza di duplicati e si desidera che il CRM esegua un controllo di duplicazione basato su determinati campi univoci. Esempio: Si esegue un controllo di duplicazione sul modulo Lead basato sul campo Email.
Come funziona: Vada alla pagina Dettaglio del record specifico e faccia clic sull'opzione Trova e unisci duplicati. Verranno recuperate le voci duplicate per quel record.	Come funziona: Non è necessario andare alla pagina di un record specifico. È sufficiente fare clic sullo strumento Deduplica dalla vista elenco del modulo e selezionare i campi in base ai quali effettuare la ricerca. Esempio: Se sceglie i campi Email e Azienda, il CRM cercherà tutti i record in cui i valori dei campi Email e Azienda sono gli stessi. È possibile eseguire un controllo basato su un massimo di tre campi alla volta.
Una volta visualizzato l'elenco dei record duplicati, è possibile selezionare e unire manualmente i record dai risultati della ricerca. Il CRM non unisce automaticamente i duplicati È possibile unire un massimo di tre record alla volta.	Il CRM unisce automaticamente le voci duplicate se sono copie esatte l'una dell'altra. In caso di conflitto, è necessario risolvere manualmente il conflitto per indicare al CRM quali record devono essere considerati come record principale e unirli. ()Esempio di conflitto:** Si supponga che ci siano due lead con gli stessi nomi e azienda, ma con numeri di telefono diversi. In questo caso, il problema dei numeri di telefono in conflitto deve essere risolto manualmente. Se non ci sono tali conflitti e tutti i campi corrispondono, il CRM unisce i record automaticamente.