Lavorare con i Campi Personalizzati

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

In Zoho CRM, è possibile aggiungere nuovi campi in base alle proprie esigenze. Questi campi saranno disponibili per tutti gli utenti aggiunti all'account CRM della propria organizzazione.

Personalizzare i campi definiti da Zoho: È possibile modificare, eliminare e nascondere alcuni dei campi definiti da Zoho, ma si noti che esistono alcuni campi che non è possibile eliminare, rimuovere, rinominare o modificare dalle impostazioni obbligatorie. Questi campi definiti da Zoho sono obbligatori in Zoho CRM. Ad esempio, Cognome nei Lead, Oggetto nelle Attività ecc.
Impostare i permessi di accesso ai campi: È possibile nascondere i campi per gli utenti di un profilo specifico o contrassegnare i campi come Sola Lettura.

Disponibilità

Autorizzazione richiesta
Gli utenti con l'autorizzazione Personalizza Zoho CRM nel profilo possono accedere a questa funzionalità.

Nota

Il numero massimo di campi che è possibile creare in ciascuna Edizione varia. Allo stesso modo, esiste anche un limite massimo per ogni tipo di campo che si crea. Vedi anche Limiti dei campi personalizzati
È possibile rinominare i campi personalizzati ma non è possibile modificare il Tipo di campo (es. Testo, Intero, Data, ecc.) dei campi personalizzati.
Ad esempio, se si crea un campo Testo, non è possibile trasformarlo in un campo Intero.

Campi personalizzati

Per quasi tutti i campi che si creano, è necessario specificare quanto segue:

Etichetta: Specificare un nome per il campo.
Proprietà del campo: Specificare le proprietà del campo come descrizione, valori del campo e così via.

Altre specifiche richieste per ogni tipo di campo:

Tipo di campo	Altri dettagli
Text	Lunghezza: sono consentiti un massimo di 255 caratteri.
Integer	Lunghezza: sono consentite un massimo di 9 cifre.
Decimal	Lunghezza: sono consentite un massimo di 16 cifre (compresi i decimali).
Percent	Etichetta: Specificare il nome del campo Zoho CRM tratta il valore inserito nel campo percentuale come un valore numerico. Se il valore è 5%, inserire 5 sarà sufficiente. Inserire 5% non verrà accettato come formato valido. Nota: Il campo percentuale nell'interfaccia della pagina di dettaglio del record verrà visualizzato così com'è senza il simbolo %. Attualmente, il campo percentuale aiuta a comprendere che un determinato valore è 5% (ad esempio). Tuttavia, se si desidera utilizzare questo campo in una formula, si consiglia di: Convertire il valore di input moltiplicando per 0,01 (50,01=0,05) direttamente durante la compilazione del modulo del record. Oppure, dividere il valore percentuale per 100 come parte della formula affinché venga considerato come percentuale. Esempio: Per calcolare il ricavo atteso per lead, la formula da utilizzare è Valore trattativa * Probabilità%. Invece di utilizzare il valore del campo Probabilità (tipo Percentuale) così com'è, per risultati accurati la formula dovrebbe essere Valore trattativa Probabilità (nome del campo percentuale) / 100, dove Probabilità è un campo percentuale nel modulo del record CRM. In sintesi: I campi percentuali di Zoho CRM sono percentuali a livello di visualizzazione ma numeri interi a livello computazionale, e richiedono una conversione esplicita nelle formule.
Currency	Lunghezza: sono consentite un massimo di 16 cifre. Opzione di arrotondamento: Specificare l'opzione di arrotondamento Cifre decimali: Specificare il numero di cifre decimali Precisione: Specificare la precisione di arrotondamento
Date	Formato: AAAA/MM/GG Nota: Il formato della data verrà modificato in base alle impostazioni del fuso orario dell'utente.
Date & Time	Formato: AAAA/MM/GG HH:MM Nota: Il formato della data verrà modificato in base alle impostazioni del fuso orario dell'utente.
Email	Specificare un indirizzo email valido
Phone	Specificare un numero di telefono valido
Pick list	Valori della lista di selezione: Specificare i valori della lista di selezione
Multi-select Pick list	Valori della lista di selezione: Specificare i valori della lista di selezione
URL	-
Text Area	Specificare il limite di caratteri: Small è 2000 caratteri, Large è 32000 caratteri. Text Area Large non sarà disponibile durante l'aggiunta di criteri in qualsiasi funzionalità. Sia Text Area Large che Small non possono essere utilizzati per ordinare i record in ordine crescente o decrescente.
Checkbox	-
Auto Number	Prefisso: Specificare il prefisso della sequenza di numerazione automatica Numero iniziale: Specificare il numero iniziale della sequenza Suffisso: Specificare il suffisso della sequenza di numerazione automatica Record esistenti: Selezionare la casella di controllo per applicare la numerazione automatica ai record esistenti.
Lookup	Tipo di Lookup: Selezionare il modulo per il quale si desidera stabilire la relazione Etichetta lista correlata: È il nome che si assegna all'entità che verrà creata sotto i dettagli del record. Ad esempio, Allegati, Ruoli contatto ecc. (Disponibile nelle edizioni a pagamento di Zoho CRM esclusa l'edizione Standard)
Long Integer	Sono consentiti un massimo di 18 caratteri (Disponibile nelle edizioni a pagamento di Zoho CRM esclusa l'edizione Standard)

Limiti dei campi personalizzati

Esiste un limite al numero totale di campi che è possibile creare nel proprio account e anche un limite al tipo di campi che si creano. Questo varia in base all'edizione di Zoho CRM. Consultare il seguente link per verificare i limiti dei campi: Limiti dei campi personalizzati

Nota

I campi personalizzati non sono disponibili nell'edizione gratuita di Zoho CRM.
I campi Lookup e Formula non sono disponibili nell'edizione Standard di Zoho CRM.

Impostazioni dei campi personalizzati

Aggiungendo o modificando un campo personalizzato, sarà possibile eseguire diverse azioni su di esso. Ad esempio, è possibile modificare le proprietà base di un campo, contrassegnarlo come obbligatorio, renderlo un campo univoco e così via. Di seguito sono riportate le varie impostazioni dei campi personalizzati disponibili in Zoho CRM.

Aggiungere campi personalizzati
Modificare campi personalizzati
Impostare i permessi del campo
Contrassegnare un campo come obbligatorio
Contrassegnare un campo come univoco
Impostare campo esterno
Rimuovere/Eliminare campi personalizzati
Mappare campi dipendenti

Aggiungere campi personalizzati

In ciascun modulo, è possibile aggiungere campi personalizzati per acquisire dati importanti specifici per le esigenze aziendali, specificando alcune informazioni relative al campo.

Per creare nuovi campi personalizzati

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Dal pannello Nuovi campi a sinistra, trascinare e rilasciare il tipo di campo richiesto nella sezione del modulo desiderata a destra.
Assegnare un nome al campo e definire le Proprietà del campo come richiesto per il campo.
Fare clic su Salva Layout.

Nota

Il campo Nome [Modulo] di un modulo personalizzato può essere rinominato, mentre il campo Nome [Modulo] di un modulo predefinito non può essere rinominato.
Nel caso del campo Nome per un modulo personalizzato, l'utente può scegliere tra i tipi di campo Text e Auto Number. Una volta scelto, il tipo di campo Nome predefinito non può essere modificato.

Inoltre, se il campo Nome del modulo personalizzato è un campo Auto Number, il rispettivo modulo non può avere nessun altro campo Auto Number poiché è consentito un solo campo Auto Number per modulo personalizzato.
I moduli personalizzati esistenti non possono avere Auto Number come campo Nome predefinito. Una soluzione alternativa consiste nel creare un nuovo modulo personalizzato e scegliere Auto Number come tipo di campo Nome e poi importare i record esistenti.
Una volta creato il campo, non è possibile modificare il 'tipo di dato' del campo. Ad esempio, un campo Intero (cifre) non può essere trasformato in un campo Currency.
È possibile modificare i campi personalizzati per cambiare la lunghezza dei seguenti tipi di campi: Currency, Text, Number (Integer), Decimal, Phone, Long Integer e URL.
Non è possibile aggiungere campi personalizzati nella pagina Registra una chiamata. Tuttavia, è possibile personalizzare i campi esistenti utilizzando la personalizzazione del layout di pagina.
L'opzione Crea anche per Account, Contatti, Trattative sarà disponibile solo durante la creazione di campi per i Lead.
L'opzione Crea anche per Ordini di vendita, Fatture sarà disponibile solo durante la creazione di campi per i Preventivi.
Nel tipo di campo lista di selezione, è possibile abilitare il tracciamento della cronologia di un campo specifico. Vedi anche: Cronologia tracciamento lista di selezione
Nel caso in cui il valore del campo lista di selezione sia tradotto, è possibile utilizzare i Valori di riferimento per definire le funzioni personalizzate, i campi di unione, i campi formula e così via. Ulteriori informazioni sui valori di riferimento in Traduzioni
Nel campo lista di selezione per il modulo Riunioni, è possibile associare un colore a ciascun valore della lista di selezione. Questi colori verranno mostrati nel calendario, nelle liste correlate, nei promemoria, nella home page, nella vista elenco ecc. Ulteriori informazioni su Campi lista di selezione

Modificare campi personalizzati

Per modificare i campi personalizzati

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Andare al campo che si desidera modificare e rinominare il campo o modificare le Proprietà del campo.
Fare clic su Salva Layout.

Impostare i permessi del campo

È possibile impostare diversi permessi di campo per diversi utenti quando si crea un campo o anche in un secondo momento.

Nota: I permessi di campo sono disponibili nell'edizione Professional di Zoho CRM e superiori.

Per impostare i permessi del campo

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Andare al campo richiesto, fare clic sull' icona Impostazioni e selezionare Imposta permessi.
Nel popup Imposta permessi, definire i permessi per ciascun profilo.
Fare clic su Salva.
Fare clic su Salva Layout.

Contrassegnare un campo come obbligatorio

Per contrassegnare un campo come campo obbligatorio

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Andare al campo che si desidera modificare, fare clic sull'icona Impostazioni e selezionare Contrassegna come obbligatorio.

Contrassegnare un campo come univoco

Un campo univoco è quel campo in un record il cui valore rende il record unico. Gli indirizzi email delle persone sono buoni esempi di campi univoci perché chiaramente due persone non possono avere lo stesso indirizzo email. È un attributo molto unico. Altri esempi includono codici fiscali, numeri di passaporto, codici prodotto e simili. In Zoho CRM, è possibile contrassegnare un campo di qualsiasi modulo come "Univoco". Una volta contrassegnati come "Univoco", questi campi svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dei record duplicati in Zoho CRM in varie circostanze, inclusa la creazione manuale dei record nonché i record creati tramite importazione, API, conversione di lead/ordini di vendita/preventivi.

Per contrassegnare un campo come univoco

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Fare clic sull'icona Impostazioni sul campo che si desidera contrassegnare come univoco.
Selezionare l'opzione Non consentire valori duplicati dal menu a discesa Impostazioni.
Questa opzione è applicabile se il campo che si desidera contrassegnare come univoco è un campo predefinito.
Contrassegnare il campo Email principale per il modulo Lead/Contatti come univoco garantirà il controllo dei duplicati email per il modulo selezionato.

Se il campo che si desidera contrassegnare come univoco è un campo personalizzato, selezionare Proprietà del campo dal menu a discesa Impostazioni.
Nel popup Proprietà del campo, selezionare la casella di controllo Non consentire valori duplicati .
Fare clic su Salva Layout.

Nella pagina Vista elenco campi, sotto la colonna Tipo di dato, il campo per il quale è stata selezionata l'opzione Non consentire valori duplicati sarà indicato come campo Univoco. Ad esempio, Text (Univoco).

Nota

La funzionalità Campi univoci è disponibile solo nelle edizioni a pagamento di Zoho CRM.
Solo gli utenti che hanno l'autorizzazione Personalizza Zoho CRM abilitata nei loro profili potranno contrassegnare un campo come univoco.
Un modulo in Zoho CRM può avere 2 campi univoci. Di seguito le eccezioni a questa condizione, in quanto possono avere 3 campi univoci.
Moduli Lead/Contatti/Personalizzati (Indirizzo email + 2 campi)
Modulo Prodotti (Codice prodotto + 2 campi).
Solo i campi Text, Email, Phone, Integer, Long Integer, URL possono essere contrassegnati come univoci in tutti i moduli. Il campo Twitter può essere contrassegnato come univoco per il modulo Lead/Contatti.
I campi univoci NON distinguono tra maiuscole e minuscole. Ovvero, se il valore del campo univoco in arrivo è "ABC" e nel record esistente è "abc", Zoho CRM lo identificherà comunque come una corrispondenza.
Una volta che un campo è stato contrassegnato come univoco, potrebbe essere necessario un po' di tempo affinché Zoho CRM indicizzi questa modifica nel database. Ovvero, dopo aver contrassegnato un campo come univoco, se si crea immediatamente un record nel modulo con lo stesso valore, Zoho CRM potrebbe non riconoscere il valore del campo univoco. Potrebbe consentire la creazione del duplicato, perché la modifica non è ancora stata indicizzata. In tal caso, riprovare dopo qualche minuto.
I moduli Attività, Chiamate e Riunioni (Attività) non possono avere un campo univoco.
In Zoho CRM, i campi univoci sono supportati per i record creati manualmente e tramite importazioni, API e conversione di lead/preventivi/ordini di vendita.
I campi univoci non sono supportati per i record creati tramite migrazione CRM, sincronizzazione MS Outlook e Google, ripristino dal Cestino.
I campi univoci non sono supportati per i record nella vista Zoho Sheet.
Quando si contrassegna un campo come univoco nel modulo Lead, verrà visualizzata un'opzione per abilitare il controllo dei duplicati anche per i lead convertiti.
Si consideri uno scenario. Si è seguito e convertito un lead chiamato James. Ora James è un record nel modulo Contatti. Un altro commerciale del team aggiunge lo stesso lead (James), senza sapere che il lead è già stato seguito. In tal caso, non è necessario che James venga aggiunto nuovamente come lead - sarebbe semplicemente un'entrata duplicata.
In questo caso, è possibile impedire la creazione dello stesso lead abilitando il controllo dei duplicati per i lead convertiti. Una volta abilitato, ogni volta che un'entrata duplicata viene aggiunta nei Lead, il CRM controllerà sia i lead esistenti che quelli convertiti per trovare corrispondenze.

Per abilitare il Controllo duplicati per lead convertiti, fare clic sul link Modifica preferenza , che appare quando si contrassegna un campo come univoco. Nel popup Preferenza controllo duplicati, selezionare la casella di controllo Controlla duplicati anche sui lead convertiti e fare clic su Salva. È possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento.
È inoltre possibile abilitare il controllo dei duplicati da Impostazioni > Setup > Personalizzazione > Moduli > Lead. Fare clic sull'icona Altro su Lead > Preferenza controllo duplicati..

Impostare campo esterno

Un campo personalizzato a riga singola può essere contrassegnato come campo esterno dove possono essere memorizzate le informazioni sul record provenienti da un'applicazione di terze parti. Quando si integra un'applicazione con il CRM è possibile utilizzare la chiamata API upsert per cercare, creare o aggiornare ed eliminare record utilizzando l'ID esterno.

Ad esempio, se gli ID dei pazienti sono memorizzati in un database esterno è possibile utilizzarli nel campo esterno per fare riferimento, aggiornare o eliminare i dettagli nel CRM.

Allo stesso modo è possibile utilizzare altri campi che fanno riferimento ai record del paziente.

Esistono due tipi di campi esterni:

Basato sull'utente: Un ID esterno diverso verrà generato per ciascun utente. Ad esempio, se un contatto è gestito da due utenti diversi nell'organizzazione, ciascuno avrà il proprio ID esterno per lo stesso contatto.
Basato sull'organizzazione: Tutti gli utenti nell'organizzazione avranno un ID esterno comune.

Per impostare un campo come esterno o per creare un ID esterno

Nel costruttore di moduli, trascinare e rilasciare il campo a riga singola.
Fare clic su Modifica proprietà e selezionare Imposta campo esterno.
In Tipo di campo esterno selezionare Organizzazione o Utente.
Selezionare la Visibilità del campo come Mostra o Nascondi.
Fare clic su Fatto.

Nota

Durante l'esecuzione dell'azione Trova e unisci, l'ID esterno del record principale verrà mantenuto, ovvero l'ID esterno degli altri record duplicati verrà sovrascritto.
Quando un record viene clonato, l'ID esterno non verrà copiato nel nuovo record. È possibile aggiornare successivamente il valore nel campo (ID esterno) tramite API.
Durante la conversione di un record come lead, ordini, preventivi ecc. sarà possibile mappare un campo esterno solo con un altro campo esterno presente nel modulo successivo.
Durante l'importazione dei dati qualsiasi campo presente nel file .CSV può essere mappato con un campo esterno presente nel modulo CRM. Il valore del campo ID esterno può essere aggiornato solo tramite API.

Rimuovere/Eliminare campi personalizzati

I campi che sono stati creati possono essere rimossi, nel caso in cui non siano più necessari. Quando si rimuove un campo personalizzato, viene spostato nella sezione Campi inutilizzati. Questo significa che viene rimosso solo dal layout e non dal CRM stesso.
Per eliminare il campo definitivamente dal CRM, è necessario eliminarlo nuovamente dalla sezione Campi inutilizzati.

Per rimuovere campi personalizzati dal layout

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Fare clic sull'icona Altro e selezionare Rimuovi campo.
Assicurarsi di leggere le istruzioni nella finestra popup e poi fare clic su Sì, sposta nei campi inutilizzati per rimuovere il campo.
I campi rimossi vengono spostati nella sezione Campi inutilizzati.

Nota

Quando un campo personalizzato viene spostato nella sezione Campi inutilizzati, viene rimosso solo dal layout del modulo e non da Zoho CRM. Finché il campo rimosso si trova nella sezione Campi inutilizzati, è possibile ripristinarlo trascinandolo e rilasciandolo nella sezione richiesta.
Il ripristino di un campo dalla sezione Campi inutilizzati ripristina anche i dati associati.
Quando un campo rimosso si trova nella sezione Campi inutilizzati, fa ancora parte del database. Pertanto il numero totale di campi consentiti per la propria edizione di Zoho CRM include i campi nella sezione Campi inutilizzati.
Per eliminare definitivamente un campo personalizzato da Zoho CRM, è necessario eliminarlo nuovamente dalla sezione Campi inutilizzati.
Una volta eliminato dalla sezione Campi inutilizzati, non è possibile recuperare il campo personalizzato e i suoi dati associati.
I campi standard forniti in Zoho CRM per impostazione predefinita possono essere spostati nella sezione Campi inutilizzati ma non possono essere eliminati definitivamente.

Mappare campi dipendenti

La mappatura delle dipendenze è disponibile anche per i campi lista di selezione presenti nei Sottomoduli.

Esistono alcuni campi i cui valori dipendono dal valore di un altro campo. Questo può essere definito come una relazione padre-figlio. Ad esempio, supponiamo che ci siano due campi - Paese e Regione - nel modulo Lead. I valori nel campo Regione dipenderanno dal paese selezionato dal campo Paese. Allo stesso modo, i valori per il campo Sotto-Dipartimento dipenderanno dal campo Dipartimento selezionato. Questo tipo di relazione viene stabilita mappando i campi dipendenti. È possibile definire quali valori appariranno nel campo Figlio quando un determinato valore viene scelto nel campo Padre.

Nota: I campi padre e figlio visualizzeranno tutti i campi lista di selezione presenti nel layout e nel sottomodulo.

Per mappare le dipendenze dei campi

Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi amministrativi.
Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e campi.
Per modulo si intendono le schede Lead, Account, Contatti, ecc.
Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor del layout.
Fare clic sull'icona Impostazioni e selezionare Mappa campi dipendenti.
Nella pagina Mappa campi dipendenti per il modulo selezionato, fare clic su Nuovo.
- Selezionare il Campo padre dal menu a discesa.
- Selezionare il Campo figlio dal menu a discesa.
- Fare clic su Avanti.
- Selezionare i valori per ogni valore del campo padre.
- Ad esempio, se il campo padre è Ramo di studi, selezionare i Corsi pertinenti per il ramo selezionato.
- Fare clic sui link Precedente o Avanti, se necessario, per mappare tutti i valori del campo padre ai valori del campo figlio.
Fare clic su Salva.
Ora quando si crea un nuovo record nel modulo, i valori del campo figlio variano in base al valore scelto per il campo padre.