Lavorare con i Campi Personalizzati
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
In Zoho CRM, è possibile aggiungere nuovi campi in base alle proprie esigenze. Questi campi saranno disponibili per tutti gli utenti aggiunti all'account CRM della Sua organizzazione.
- Personalizzare i Campi Definiti da Zoho: È possibile modificare, eliminare e nascondere alcuni dei campi definiti da Zoho, ma si noti che ci sono alcuni campi che non è possibile eliminare, rimuovere, rinominare o modificare dalle impostazioni obbligatorie. Questi campi definiti da Zoho sono obbligatori in Zoho CRM. Ad esempio, Cognome nei Lead, Oggetto nelle Attività ecc.
- Impostare i Permessi di Accesso ai Campi: È possibile nascondere i campi per gli utenti di un profilo specifico o contrassegnare i campi come Sola Lettura.
Disponibilità
Permesso Richiesto
Gli utenti con il permesso Personalizza Zoho CRM nel profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con il permesso Personalizza Zoho CRM nel profilo possono accedere a questa funzionalità.
Nota
- Il numero massimo di campi che è possibile creare in ciascuna Edizione varia. Allo stesso modo, esiste anche un limite massimo per ogni tipo di campo che si crea. Vedere Anche Limiti dei Campi Personalizzati
- È possibile rinominare i campi personalizzati ma non è possibile modificare il Tipo di Campo (es. Testo, Intero, Data, ecc.) dei campi personalizzati.
Ad esempio, se si crea un campo Testo, non è possibile convertirlo in un campo Intero.
Campi Personalizzati
Per quasi tutti i campi che si creano, è necessario specificare quanto segue:
- Etichetta: Specificare un nome per il campo.
- Proprietà del Campo: Specificare le proprietà del campo come descrizione, valori del campo e così via.
Altre specifiche richieste per ogni tipo di campo:
| Tipo di Campo |
Altri Dettagli |
| Testo |
Lunghezza: Sono consentiti massimo 255 caratteri. |
| Intero |
Lunghezza: Sono consentite massimo 9 cifre. |
| Decimale |
Lunghezza: Sono consentite massimo 16 cifre (incluse le posizioni decimali). |
| Percentuale |
Etichetta: Specificare il nome del campo |
| Valuta |
Lunghezza: Sono consentite massimo 16 cifre. Opzione di Arrotondamento: Specificare l'opzione di arrotondamento Posizioni Decimali: Specificare il numero di posizioni decimali Precisione: Specificare la precisione di arrotondamento |
| Data |
Formato: AAAA/MM/GG Nota: Il formato della data verrà modificato in base alle impostazioni del fuso orario dell'utente. |
| Data & Ora |
Formato: AAAA/MM/GG HH:MM Nota: Il formato della data verrà modificato in base alle impostazioni del fuso orario dell'utente. |
| Email |
Specificare un indirizzo email valido |
| Telefono |
Specificare un numero di telefono valido |
| Lista di Selezione |
Valori della Lista di Selezione: Specificare i valori della lista di selezione |
| Lista di Selezione Multipla |
Valori della Lista di Selezione: Specificare i valori della lista di selezione |
| URL |
- |
| Area di Testo |
Specificare il limite di caratteri: Piccola è 2000 caratteri, Grande è 32000 caratteri. L'Area di Testo Grande non sarà disponibile durante l'aggiunta di criteri in qualsiasi funzionalità. Sia l'Area di Testo Grande che quella Piccola non possono essere utilizzate per ordinare i record in ordine crescente o decrescente. |
| Casella di Controllo |
- |
| Numero Automatico |
Prefisso: Specificare il prefisso della sequenza di numerazione automatica Numero Iniziale: Specificare il numero iniziale della sequenza Suffisso: Specificare il suffisso della sequenza di numerazione automatica Record Esistenti: Selezionare la casella di controllo per applicare la numerazione automatica ai record esistenti. |
| Lookup |
Tipo di Lookup: Selezionare il modulo per il quale si desidera stabilire una relazione Etichetta Lista Correlata: È il nome che si assegna all'entità che verrà creata sotto i dettagli del record. Ad esempio, Allegati, Ruoli Contatto ecc. (Disponibile nelle Edizioni a Pagamento di Zoho CRM tranne l'Edizione Standard) |
| Intero Lungo |
Sono consentiti massimo 18 caratteri (Disponibile nelle Edizioni a Pagamento di Zoho CRM tranne l'Edizione Standard) |
Limiti dei Campi Personalizzati
Esiste un limite al numero totale di campi che è possibile creare nel proprio account e anche un limite al tipo di campi che si creano. Questo varia in base alla propria Edizione di Zoho CRM. Consultare il seguente link per verificare i limiti dei campi: Limiti dei Campi Personalizzati
Nota
- I campi personalizzati non sono disponibili nell'edizione Free di Zoho CRM.
- I campi Lookup e Formula non sono disponibili nell'Edizione Standard di Zoho CRM.
Impostazioni dei Campi Personalizzati
Aggiungendo o modificando un campo personalizzato, sarà possibile eseguire una serie di azioni su di esso. Ad esempio, è possibile modificare le proprietà di base di un campo, contrassegnarlo come obbligatorio, renderlo un campo univoco e così via. Di seguito sono riportate le varie impostazioni dei campi personalizzati disponibili in Zoho CRM.
- Aggiungere Campi Personalizzati
- Modificare Campi Personalizzati
- Impostare i Permessi del Campo
- Contrassegnare un Campo come Obbligatorio
- Contrassegnare un Campo come Univoco
- Impostare il Campo Esterno
- Rimuovere/Eliminare Campi Personalizzati
- Mappare Campi Dipendenti
Aggiungere Campi Personalizzati
In ogni modulo, è possibile aggiungere campi personalizzati per acquisire dati importanti specifici per le proprie esigenze aziendali specificando alcune informazioni relative al campo.
Per creare nuovi campi personalizzati
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Dal pannello Nuovi Campi a sinistra, trascinare e rilasciare il tipo di campo richiesto nella sezione del modulo desiderata a destra.
- Assegnare un nome al campo e definire le Proprietà del Campo come richiesto per il campo.
- Fare clic su Salva Layout.
Nota
- Il campo Nome [Modulo] di un modulo personalizzato può essere rinominato, mentre il campo Nome [Modulo] di un modulo predefinito non può essere rinominato.
- Nel caso del campo Nome per un modulo personalizzato, l'utente può scegliere tra i tipi di campo Testo e Numero Automatico. Una volta scelto, il tipo di campo Nome predefinito non può essere modificato.
Inoltre, se il campo Nome del modulo personalizzato è un campo Numero Automatico, il rispettivo modulo non può avere un altro campo Numero Automatico poiché è consentito un solo campo Numero Automatico per modulo personalizzato.
I moduli personalizzati esistenti non possono avere il Numero Automatico come campo Nome predefinito. Una soluzione alternativa sarebbe creare un nuovo modulo personalizzato e scegliere Numero Automatico come tipo di campo Nome e poi importare i record esistenti. - Una volta creato il campo, non è possibile modificare il 'tipo di dato' del campo. Ad esempio, un campo Intero (cifre) non può essere convertito in un campo Valuta.
- È possibile modificare i campi personalizzati per cambiare la lunghezza dei seguenti tipi di campi: Valuta, Testo, Numero (Intero), Decimale, Telefono, Intero Lungo e URL.
- Non è possibile aggiungere campi personalizzati nella pagina Registra una Chiamata. Tuttavia, è possibile personalizzare i campi esistenti utilizzando la personalizzazione del layout di pagina.
- L'opzione Crea anche per Account, Contatti, Trattative sarà disponibile solo durante la creazione di campi per i Lead.
- L'opzione Crea anche per Ordini di Vendita, Fatture sarà disponibile solo durante la creazione di campi per i Preventivi.
- Nel tipo di campo lista di selezione, è possibile abilitare il tracciamento della cronologia di un campo specifico. Vedere anche: Cronologia Tracciamento Lista di Selezione
- Nel caso in cui il valore del campo lista di selezione sia tradotto, è possibile utilizzare i Valori di Riferimento per definire le funzioni personalizzate, i campi di unione, i campi formula e così via. Ulteriori informazioni sui valori di riferimento in Traduzioni
- Nel campo Lista di Selezione per il modulo Riunioni, è possibile associare un colore a ciascun valore della lista di selezione. Questi colori saranno mostrati nel calendario, nelle liste correlate, nei promemoria, nella home page, nella vista elenco ecc. Ulteriori informazioni su Campi Lista di Selezione
Modificare Campi Personalizzati
Per modificare i campi personalizzati
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Andare al campo che si desidera modificare e rinominare il campo o modificare le Proprietà del Campo.
-
Fare clic su Salva Layout.
Impostare i Permessi del Campo
È possibile impostare permessi diversi per i campi per utenti diversi quando si crea un campo o anche in un secondo momento.
Nota: I permessi dei campi sono disponibili nell'edizione Professional di Zoho CRM e superiori.
Per impostare i permessi del campo
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Andare al campo richiesto, fare clic sull' icona Impostazioni e selezionare Imposta Permesso.
- Nel popup Imposta Permesso, definire i permessi per ciascun profilo.
- Fare clic su Salva.
-
Fare clic su Salva Layout.
Contrassegnare un Campo come Obbligatorio
Per contrassegnare un campo come obbligatorio
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Andare al campo che si desidera modificare, fare clic sull'icona Impostazioni e selezionare Contrassegna come obbligatorio.
Contrassegnare un Campo come Univoco
Un campo univoco è quel campo in un record il cui valore rende il record unico. Gli indirizzi email delle persone sono buoni esempi di campi univoci perché chiaramente due persone non possono avere lo stesso indirizzo Email. È un attributo molto unico. Altri esempi includono Codici Fiscali, Numeri di Passaporto, Codici Prodotto e simili. In Zoho CRM, è possibile contrassegnare un campo di qualsiasi modulo come "Univoco". Una volta contrassegnati come "Univoci", questi campi svolgono un ruolo fondamentale nella gestione dei record duplicati in Zoho CRM in varie situazioni, inclusa la creazione manuale di record e i record creati tramite importazione, API, conversione di lead/ordini di vendita/preventivi.
Per contrassegnare un campo come univoco
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Fare clic sull'icona Impostazioni sul campo che si desidera contrassegnare come univoco.
- Selezionare l'opzione Non consentire valori duplicati dall'elenco a discesa Impostazioni.
Questa opzione è applicabile se il campo che si desidera contrassegnare come univoco è un campo predefinito.
Contrassegnare il campo Email Principale per il modulo Lead/Contatti come univoco garantirà il controllo della duplicazione email per il modulo selezionato.
Se il campo che si desidera contrassegnare come univoco è un campo personalizzato, selezionare Proprietà del Campo dall'elenco a discesa Impostazioni.
Nel popup Proprietà del Campo, selezionare la casella di controllo Non consentire valori duplicati .
- Fare clic su Salva Layout.
Nella pagina Vista Elenco Campi, sotto la colonna Tipo di Dato, il campo per il quale è stata selezionata l'opzione Non consentire valori duplicati sarà indicato come campo Univoco. Ad esempio, Testo (Univoco).
Nota
- La funzionalità Campi Univoci è disponibile solo nelle edizioni a pagamento di Zoho CRM.
- Solo gli utenti che hanno il permesso Personalizza Zoho CRM abilitato nei loro profili potranno contrassegnare un campo come univoco.
- Un modulo in Zoho CRM può avere 2 campi univoci. Le seguenti sono eccezioni a questa condizione, in quanto possono avere 3 campi univoci.
- Moduli Lead/Contatti/Personalizzati (Indirizzo email + 2 campi)
- Modulo Prodotti (Codice Prodotto + 2 campi).
- Solo i campi Testo, Email, Telefono, Intero, Intero Lungo, URL possono essere contrassegnati come univoci in tutti i moduli. Il campo Twitter può essere contrassegnato come univoco per il modulo Lead/Contatti.
- I campi univoci NON distinguono tra maiuscole e minuscole. Ovvero, se il valore del campo univoco in ingresso è "ABC" e nel record esistente è "abc", Zoho CRM lo identificherà comunque come una corrispondenza.
- Una volta che un campo è stato contrassegnato come univoco, potrebbe essere necessario un breve periodo affinché Zoho CRM indicizzi questa modifica nel database. Ovvero, dopo aver contrassegnato un campo come univoco, se si crea immediatamente un record nel modulo con lo stesso valore, Zoho CRM potrebbe non riconoscere il valore del campo univoco. Potrebbe consentire la creazione del duplicato, poiché la modifica non è ancora stata indicizzata. In tal caso, riprovare dopo qualche minuto.
- I moduli Attività, Chiamate e Riunioni (Attività) non possono avere un campo univoco.
- In Zoho CRM, i campi univoci sono supportati per i record creati manualmente e tramite importazioni, API e conversione di lead/preventivi/ordini di vendita.
- I campi univoci non sono supportati per i record creati tramite migrazione CRM, sincronizzazione con MS Outlook e Google, ripristino dal Cestino.
- I campi univoci non sono supportati per i record nella Vista Zoho Sheet.
- Quando si contrassegna un campo come univoco nel modulo Lead, verrà visualizzata un'opzione per abilitare il controllo della duplicazione anche per i lead convertiti.
Si consideri uno scenario. Si è seguito e convertito un lead chiamato James. Ora James è un record nel modulo Contatti. Un altro commerciale del team aggiunge lo stesso lead (James), senza sapere che il lead è già stato seguito. In tal caso, non è necessario che James venga aggiunto nuovamente come lead - sarebbe semplicemente un'entrata duplicata.
In questo caso, è possibile impedire la creazione dello stesso lead abilitando il controllo della duplicazione per i lead convertiti. Una volta abilitato, ogni volta che viene aggiunta un'entrata duplicata nei Lead, il CRM controllerà sia i lead esistenti che i lead convertiti per trovare corrispondenze.
Per abilitare il Controllo duplicazione per Lead Convertiti, fare clic sul link Modifica Preferenza , che appare quando si contrassegna un campo come univoco. Nel popup Preferenza Controllo Duplicati, selezionare la casella di controllo Controlla duplicati anche sui Lead convertiti e fare clic su Salva. È possibile modificare questa impostazione in qualsiasi momento.
È anche possibile abilitare il controllo della duplicazione da Impostazioni > Setup > Personalizzazione > Moduli > Lead. Fare clic sull'icona Altro su Lead > Preferenza Controllo Duplicati..
Impostare il Campo Esterno
Un campo personalizzato a riga singola può essere contrassegnato come campo esterno in cui possono essere memorizzate informazioni sul record provenienti da un'applicazione di terze parti. Quando si integra un'applicazione con il CRM, è possibile utilizzare la chiamata API upsert per cercare, creare o aggiornare ed eliminare record utilizzando l'ID esterno.
Ad esempio, se gli ID dei pazienti sono memorizzati in un database esterno, è possibile utilizzarli nel campo esterno per consultare, aggiornare o eliminare dettagli nel CRM.
Allo stesso modo è possibile utilizzare altri campi che si riferiscono ai record del paziente.
Esistono due tipi di campi esterni:
- Basato sull'utente: Verrà generato un ID esterno diverso per ciascun utente. Ad esempio, se un contatto è gestito da due utenti diversi nell'organizzazione, ciascuno avrà il proprio ID esterno per lo stesso contatto.
- Basato sull'organizzazione: Tutti gli utenti dell'organizzazione avranno un ID esterno comune.
Per impostare un campo come esterno o creare un ID esterno
- Nel costruttore di moduli, trascinare e rilasciare il campo a riga singola.
- Fare clic su Modifica Proprietà e selezionare Imposta Campo Esterno.
- In Tipo di Campo Esterno selezionare Organizzazione o Utente.
- Selezionare la Visibilità del campo come Mostra o Nascondi.
- Fare clic su Fine.
Nota
- Durante l'esecuzione dell'azione Trova e Unisci, l'ID esterno del record principale verrà mantenuto, ovvero l'ID esterno degli altri record duplicati verrà sovrascritto.
- Quando un record viene clonato, l'ID esterno non verrà copiato nel nuovo record. È possibile aggiornare successivamente il valore nel campo (ID esterno) tramite API.
- Durante la conversione di un record come lead, ordini, preventivi ecc., sarà possibile mappare un campo esterno solo con un altro campo esterno presente nel modulo successivo.
- Durante l'importazione dei dati, qualsiasi campo presente nel file .CSV può essere mappato con un campo esterno presente nel modulo CRM. Il valore del campo ID esterno può essere aggiornato solo tramite API.
Rimuovere/Eliminare Campi Personalizzati
I campi che sono stati creati possono essere rimossi, nel caso non siano più necessari. Quando si rimuove un campo personalizzato, viene spostato nella sezione Campi Non Utilizzati. Ciò significa che viene rimosso solo dal layout e non dal CRM stesso.
Per eliminare definitivamente il campo dal CRM, è necessario eliminarlo nuovamente dalla sezione Campi Non Utilizzati.
Per rimuovere i campi personalizzati dal layout
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Fare clic sull'icona Altro e selezionare Rimuovi Campo.
- Assicurarsi di leggere le istruzioni nella finestra popup e poi fare clic su Sì, sposta nei campi non utilizzati per rimuovere il campo.
I campi rimossi vengono spostati nella sezione Campi Non Utilizzati.
Nota
- Quando un campo personalizzato viene spostato nella sezione Campi Non Utilizzati, viene rimosso solo dal layout del modulo e non da Zoho CRM. Finché il campo rimosso si trova nella sezione Campi Non Utilizzati, è possibile ripristinarlo trascinandolo e rilasciandolo nuovamente nella sezione richiesta.
- Il ripristino di un campo dalla sezione Campi Non Utilizzati ripristina anche i dati associati.
- Quando un campo rimosso si trova nella sezione Campi Non Utilizzati, fa ancora parte del database. Pertanto, il numero totale di campi consentiti per la propria Edizione di Zoho CRM include i campi nella sezione Campi Non Utilizzati.
- Per eliminare definitivamente un campo personalizzato da Zoho CRM, è necessario eliminarlo nuovamente dalla sezione Campi Non Utilizzati.
- Una volta eliminato dalla sezione Campi Non Utilizzati, non è possibile recuperare il campo personalizzato e i dati associati.
- I campi standard forniti in Zoho CRM per impostazione predefinita possono essere spostati nella sezione Campi Non Utilizzati ma non possono essere eliminati definitivamente.
Mappare Campi Dipendenti
La Mappatura delle Dipendenze è disponibile anche per i campi lista di selezione presenti nei Sottomoduli.
Esistono alcuni campi i cui valori dipendono dal valore di un altro campo. Questo può essere definito come una relazione genitore-figlio. Ad esempio, supponiamo che ci siano due campi - Paese e Stato/Provincia - nel modulo Lead. I valori nel campo Stato/Provincia dipenderanno dal paese selezionato nel campo Paese. Allo stesso modo, i valori per il campo Sotto-Dipartimento dipenderanno dal campo Dipartimento selezionato. Questo tipo di relazione viene stabilita mappando i campi dipendenti. È possibile definire quali valori appariranno nel campo Figlio quando viene scelto un determinato valore nel campo Genitore.
Nota: I campi genitore e figlio mostreranno tutti i campi lista di selezione presenti nel layout e nel sottomodulo.
Per mappare le dipendenze dei campi
- Accedere al proprio account Zoho CRM con privilegi di Amministratore.
- Andare su Impostazioni > Personalizzazione > Moduli e Campi.
Modulo si riferisce alle schede Lead, Account, Contatti, ecc. - Fare clic sul modulo desiderato per aprire l'editor di layout.
- Fare clic sull'icona Impostazioni e selezionare Mappa Campi Dipendenti.
-
Nella pagina Mappa Campi Dipendenti per il modulo selezionato, fare clic su Nuovo.
- Selezionare il Campo Genitore dall'elenco a discesa.
- Selezionare il Campo Figlio dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Avanti.
- Selezionare i valori per ciascun valore del campo genitore.
- Ad esempio, se il campo genitore è Ramo di Studi, selezionare i Corsi pertinenti per il ramo selezionato.
- Fare clic sui link Precedente o Avanti , se necessario, per mappare tutti i valori del campo Genitore con i valori del campo Figlio.
- Selezionare il Campo Genitore dall'elenco a discesa.
- Fare clic su Salva.
Ora, quando si crea un nuovo record nel modulo, i valori nel campo figlio varieranno in base al valore scelto per il campo Genitore.
VEDERE ANCHE
In Zoho CRM, è possibile aggiungere nuovi campi in base alle proprie esigenze. Questi campi saranno disponibili per tutti gli utenti aggiunti all'account CRM della Sua organizzazione.
- Personalizzare i Campi Definiti da Zoho: È possibile modificare, eliminare e nascondere alcuni dei campi definiti da Zoho, ma si noti che ci sono alcuni campi che non è possibile eliminare, rimuovere, rinominare o modificare dalle impostazioni obbligatorie. Questi campi definiti da Zoho sono obbligatori in Zoho CRM. Ad esempio, Cognome nei Lead, Oggetto nelle Attività ecc.
- Impostare i Permessi di Accesso ai Campi: È possibile nascondere i campi per gli utenti di un profilo specifico o contrassegnare i campi come Sola Lettura.
Disponibilità
Permesso Richiesto
Gli utenti con il permesso Personalizza Zoho CRM nel profilo possono accedere a questa funzionalità.
Gli utenti con il permesso Personalizza Zoho CRM nel profilo possono accedere a questa funzionalità.
Nota
- Il numero massimo di campi che è possibile creare in ciascuna Edizione varia. Allo stesso modo, esiste anche un limite massimo per ogni tipo di campo che si crea. Vedere Anche Limiti dei Campi Personalizzati
- È possibile rinominare i campi personalizzati ma non è possibile modificare il Tipo di Campo (es. Testo, Intero, Data, ecc.) dei campi personalizzati.
Ad esempio, se si crea un campo Testo, non è possibile convertirlo in un campo Intero.
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