Transizioni Parallele e Multiple: Configurazione e Utilizzo
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Un Blueprint è progettato utilizzando Stati e Transizioni. Mentre uno Stato si riferisce a qualsiasi fase del processo, una Transizione è un elemento del processo che definisce un insieme di condizioni e azioni da eseguire affinché un record si sposti tra gli stati. Collegando tutti gli stati in un Blueprint con le transizioni appropriate tra di essi, si otterrà un flusso di processo che indica chiaramente cosa deve essere fatto, in quale momento e da chi.
Tuttavia, possono verificarsi situazioni in cui è necessario che più transizioni avvengano tra due fasi. È in questi casi che le Transizioni Parallele saranno utili.
Consideriamo un semplice processo di gestione eventi.
- Inizio > Programma confermato ---> Logistica ---> Promozioni > Configurazione registrazione > Configurazione helpdesk > Promemoria evento > Revisione interna > Evento Iniziato/Annullato/In sospeso
In una tipica configurazione di gestione eventi, la Logistica non contiene un solo passaggio. Si ha un gruppo di attività che costituiscono gli "sforzi logistici" nel loro insieme. È necessario prenotare uno spazio per l'evento, stampare banner e opuscoli, organizzare il catering, prenotare biglietti aerei - tutte queste attività riguardano la logistica.
Pertanto, si hanno solo due soluzioni: creare una transizione chiamata "Sforzi Logistici" e elencare tutti questi elementi come checklist. In alternativa, è possibile creare stati aggiuntivi, uno per ogni attività, ed estendere il flusso di processo. Ma si otterrà un processo sovraccarico e un blueprint complessivo molto confuso. I passaggi intermedi appariranno in questo modo:
- Programma confermato > {Spazio evento ---> Catering ---> Biglietti aerei ---> Stampa} > Promozioni
Dove avrebbe potuto esserci un solo passaggio, ora ce ne sono quattro.
Utilizzo delle Transizioni Parallele
Con l'aiuto delle transizioni parallele, è possibile creare un gruppo di transizioni multiple che vanno da uno stato all'altro, in modo tale che vengano eseguite simultaneamente.
Nel nostro esempio di gestione eventi, è possibile creare una transizione chiamata "Preparazione logistica" che comprenderà quattro transizioni parallele. Ogni transizione può essere assegnata a un team/persona e possono lavorare simultaneamente al completamento delle transizioni assegnate. Solo quando tutte e quattro le transizioni parallele sono complete, la transizione principale può essere considerata completata.
Nel nostro esempio di gestione eventi, è possibile creare una transizione chiamata "Preparazione logistica" che comprenderà quattro transizioni parallele. Ogni transizione può essere assegnata a un team/persona e possono lavorare simultaneamente al completamento delle transizioni assegnate. Solo quando tutte e quattro le transizioni parallele sono complete, la transizione principale può essere considerata completata.
In questo modo, è possibile evitare Blueprint disordinati e sovraccarichi, avere transizioni chiaramente definite e sotto-passaggi più organizzati per le transizioni quando necessario.
Per creare transizioni parallele
- Andare su Setup > Process Management > Blueprint
- Fare clic su +Create Blueprint, assegnare un nome, selezionare il modulo, il layout e i criteri richiesti.
- Trascinare e rilasciare le fasi che fanno parte del processo richiesto e stabilire il flusso di processo collegando i nodi.
- Nell'editor del blueprint, eseguire una delle seguenti operazioni:
- Selezionare la casella Parallel Transition durante la creazione di una transizione.
- Fare clic sul pulsante + sulla sovrapposizione di una transizione esistente passandoci sopra con il mouse.
- Fare clic su Save.
NOTE:
- Gli Utenti, i Ruoli e i Gruppi menzionati nella sezione Before otterranno automaticamente il permesso per l'intero set di transizioni parallele. D'altra parte, gli Utenti, i Ruoli e i Gruppi menzionati nella sotto-transizione otterranno il permesso solo per quella specifica sotto-transizione.
- È possibile impostare criteri tali che le transizioni parallele siano accessibili solo quando questi criteri sono soddisfatti. Allo stesso modo, una specifica sotto-transizione all'interno della transizione parallela sarà accessibile solo quando i criteri specificati sono soddisfatti.
- Come per un Blueprint, è possibile creare transizioni During per le sotto-transizioni in una transizione parallela. L'utente dovrà verificare i requisiti specificati per contrassegnare una sotto-transizione come completata.
- È possibile configurare azioni che verranno eseguite una volta che tutte le connessioni parallele sono state completate.
- I Widget non sono supportati per le transizioni parallele.
Esecuzione delle Transizioni Parallele
Le transizioni parallele verranno salvate parzialmente fino al completamento di tutte le transizioni. Una volta completate tutte le transizioni, il record si sposterà allo stato successivo e verranno eseguite le azioni.
Gli utenti possono visualizzare le sotto-transizioni in una transizione parallela in base all'accesso di cui dispongono. Possono visualizzare tutte le transizioni se hanno accesso all'intera transizione parallela, oppure visualizzare permessi specifici se hanno accesso solo a determinate transizioni.
Transizioni Multiple
Oltre alle transizioni parallele, è possibile creare anche transizioni multiple tra gli stessi due stati in base ai requisiti aziendali.
Caso 1: Combinazione di Transizioni
Prendiamo il semplice esempio di contattare un lead. Se il lead è stato contattato tramite uno qualsiasi dei mezzi - Email, Telefono, Messaggio di testo - il record si sposterà dallo stato Nessuno allo stato Contattato, se una qualsiasi delle tre transizioni disponibili viene selezionata dall'utente.
Caso 2: Combinazione di Transizioni e Sotto-Transizioni
Possono verificarsi anche situazioni in cui la Sua azienda può avere più opzioni di transizione tra due fasi come combinazione di transizioni semplici e parallele.
Consideriamo il caso di un'agenzia di assicurazioni per veicoli. Per approvare la richiesta di risarcimento dopo che un cliente ha presentato una richiesta, il perito deve verificare il veicolo prima che la pratica possa essere elaborata ulteriormente. Il perito potrebbe verificare online richiedendo video e foto del veicolo con altri documenti oppure ispezionare il veicolo danneggiato di persona presso il domicilio del proprietario. In questi casi, è possibile creare la transizione normale - per la verifica offline, o la transizione parallela - per la verifica online tra i due stati.
Una volta che il perito seleziona la transizione normale, o entrambe le sotto-transizioni nel caso della transizione parallela, sarà possibile approvare la richiesta di risarcimento assicurativo.
Consideriamo il caso di un'agenzia di assicurazioni per veicoli. Per approvare la richiesta di risarcimento dopo che un cliente ha presentato una richiesta, il perito deve verificare il veicolo prima che la pratica possa essere elaborata ulteriormente. Il perito potrebbe verificare online richiedendo video e foto del veicolo con altri documenti oppure ispezionare il veicolo danneggiato di persona presso il domicilio del proprietario. In questi casi, è possibile creare la transizione normale - per la verifica offline, o la transizione parallela - per la verifica online tra i due stati.
Una volta che il perito seleziona la transizione normale, o entrambe le sotto-transizioni nel caso della transizione parallela, sarà possibile approvare la richiesta di risarcimento assicurativo.
Riordinare le Transizioni
Nel caso delle transizioni parallele, è stata fornita l'opzione per riordinare le transizioni. Passando il mouse sulla transizione parallela, apparirà l'opzione di riordinamento.
FAQ
Esiste una restrizione sull'ordine in cui vengono eseguite le sotto-transizioni?
Non esiste alcuna restrizione sull'ordine di esecuzione delle sotto-transizioni. L'utente può eseguire qualsiasi sotto-transizione. Il record verrà spostato allo stato successivo una volta che tutte le sotto-transizioni saranno completate con i dati.
Come vengono salvate le azioni?
Tutti i dati delle sotto-transizioni verranno salvati parzialmente. Verranno aggiornati nei record e le azioni configurate per la transizione parallela verranno eseguite una volta che tutte le sotto-transizioni saranno completate con i dati.
Cosa succede se si modifica il blueprint mentre un record è nel mezzo di una transizione parallela?
Se l'utente elimina la transizione parallela o le sotto-transizioni, tutti i dati salvati parzialmente verranno cancellati. L'aggiornamento verrà riflesso in modo simile a una transizione normale.
Un Blueprint è progettato utilizzando Stati e Transizioni. Mentre uno Stato si riferisce a qualsiasi fase del processo, una Transizione è un elemento del processo che definisce un insieme di condizioni e azioni da eseguire affinché un record si sposti tra gli stati. Collegando tutti gli stati in un Blueprint con le transizioni appropriate tra di essi, si otterrà un flusso di processo che indica chiaramente cosa deve essere fatto, in quale momento e da chi.
Tuttavia, possono verificarsi situazioni in cui è necessario che più transizioni avvengano tra due fasi. È in questi casi che le Transizioni Parallele saranno utili.
Consideriamo un semplice processo di gestione eventi.
- Inizio > Programma confermato ---> Logistica ---> Promozioni > Configurazione registrazione > Configurazione helpdesk > Promemoria evento > Revisione interna > Evento Iniziato/Annullato/In sospeso
In una tipica configurazione di gestione eventi, la Logistica non contiene un solo passaggio. Si ha un gruppo di attività che costituiscono gli "sforzi logistici" nel loro insieme. È necessario prenotare uno spazio per l'evento, stampare banner e opuscoli, organizzare il catering, prenotare biglietti aerei - tutte queste attività riguardano la logistica.
Pertanto, si hanno solo due soluzioni: creare una transizione chiamata "Sforzi Logistici" e elencare tutti questi elementi come checklist. In alternativa, è possibile creare stati aggiuntivi, uno per ogni attività, ed estendere il flusso di processo. Ma si otterrà un processo sovraccarico e un blueprint complessivo molto confuso. I passaggi intermedi appariranno in questo modo:
- Programma confermato > {Spazio evento ---> Catering ---> Biglietti aerei ---> Stampa} > Promozioni
Dove avrebbe potuto esserci un solo passaggio, ora ce ne sono quattro.
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