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Progettare un Blueprint

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
La creazione di un processo e sostanzialmente una procedura in 3 passaggi. 
  1. Inserire le informazioni di base:
    Specificare il  modulo,  layout, e il campo per il quale deve essere creato il processo.
  2. Definire il flusso del processo: 
    Nel Blueprint Editor, definire il flusso del processo partendo dallo  Stato iniziale o predefinito(a seconda dei casi) fino allo  Stato di uscita.
  3. Configurare le impostazioni di transizione: 
    Configurare le impostazioni Before, During, e After della transizione tra i diversi Stati del processo secondo necessita. 

Passaggio 1 - Inserire le informazioni di base

  1. Andare su Setup > Process Management > Blueprint.
  2. Fare clic su Create Blueprint.
  3. Nel popup Create Blueprint , scegliere il modulo, il layout e il campo per il quale si sta creando il processo.


    Nel nostro scenario, poiche il processo e il Follow-up delle trattative, scegliamo il modulo Deals , il layout Standard  e il campo Stage .
  4. Specificare i criteri per l'ingresso dei record in un processo, se applicabile. Ad esempio, Amount e >= 50000.
    Se non si inseriscono criteri, tutti i record creati nel layout entreranno nel processo. Fare clic su Next .
Notes
Nota
  • In Advanced Configuration, e possibile creare un blueprint continuo. Un blueprint continuo e uno che si verifica senza pause - ideale per gli script delle chiamate di vendita.
  • Il campo primario del Blueprint puo essere aggiornato tramite
    • Transition API
    • Workflow API
    • Custom Functions in Workflows
    • Workflow Field Update
    • Command Center Field Update
    Oltre a questi metodi, non esistono altri canali tramite i quali il campo primario del Blueprint puo essere aggiornato.  

Passaggio 2 - Definire il flusso del processo nel Blueprint Editor

  1. Nel Blueprint Editor, trascinare e rilasciare tutti gli Stati (fasi) che fanno parte del processo.
  2. Stabilire il flusso del processo tra gli Stati collegando i nodi nei pulsanti Stato .


    Si noti che lo Stato Start e l'equivalente del valore "None" del campo elenco di selezione scelto. 
  3. Creare le Transizioni facendo clic sul pulsante + tra due Stati.
    (Per eliminare una transizione, fare semplicemente clic destro sulla linea di transizione e fare clic su Delete transition)

Cosa significa il flusso del processo sopra indicato?

Questa e una rappresentazione grafica del processo di Follow-up delle trattative seguito in Zylker Inc. Le trattative che entrano in questo processo attraverseranno ogni fase nell'ordine mostrato nell'immagine.

  1. I pulsanti bianchi rappresentano gli Stati nel Blueprint (fasi della trattativa).
  2. I pulsanti verdi rappresentano le Transizioni (condizioni necessarie per completare ogni fase).
  3. Ogni Transizione configurata viene visualizzata come pulsante nella pagina dei dettagli del record.

  4. Per completare una Transizione, fare clic sul pulsante Transizione ed eseguire le azioni indicate nella finestra popup che appare.
  5. Ad esempio, facendo clic su Qualify apparira una finestra popup che La guidera nell'esecuzione di questa Transizione.
  6. Al completamento con successo della Transizione, si passera allo Stato successivo nel Blueprint.
  7. Il pulsante blu Deal Lost e chiamato Transizione comune e apparira in tutti gli Stati del Blueprint.
  • Fare clic qui  per visualizzare altri esempi di flussi di processo da vari settori come Istruzione, Immobiliare, Assicurazioni.

Passaggio 3 - Configurare le impostazioni di transizione

"Transizione" si riferisce al cambio di stato in un processo. E il collegamento tra due Stati, in cui le condizioni per il cambiamento sono chiaramente definite. Una Transizione e composta da tre parti -  Before, During, e After .


Ad esempio, esaminiamo la Transizione tra gli Stati - Qualified e Negotiation Done. Chiamiamola "Negotiate". Nell'esempio di Zylker, di seguito sono riportate alcune linee guida da osservare durante la configurazione delle impostazioni di transizione in questo scenario.
NotesNota : La lunghezza del nome della transizione puo essere fino a 50 caratteri. 
  • Per completare la Transizione di negoziazione, un rappresentante commerciale di Zylker deve inserire la percentuale di Discount e la Closing Date.
  • Secondo la politica di Zylker, lo sconto per un prodotto non puo essere superiore al 25%.
  • Non appena la transizione Negotiate viene eseguita, deve essere automatizzata una notifica email al responsabile del rappresentante commerciale per informarlo dell'invio della trattativa.

Vediamo come possiamo includere tutti questi punti nel Blueprint.

Before Transition

  • Specificare le persone responsabili dell'esecuzione di una Transizione. Possono essere utenti CRM o del portale.
  • Definire i criteri che stabiliscono esattamente quando questa Transizione deve essere disponibile per i record in un processo. 
    Esempio di criteri: "Product Demo is Completed".
    In questo caso, la Transizione verra mostrata ai record solo quando il campo  Product Demo  viene aggiornato a  Completed . 
    Se non si hanno tali condizioni, e possibile saltare la sezione criteri. In tal caso, la Transizione sara visibile su tutti i record immediatamente. 

During Transition

Questa sezione guida i responsabili della Transizione nel completamento di una particolare fase di un processo, richiedendo loro di inserire campi specifici, note, allegati e altre informazioni in modo contestuale. Ad esempio, nel processo di follow-up delle trattative, ai rappresentanti commerciali potrebbe essere richiesto di inserire la percentuale di sconto, le note e allegare alcuni documenti di vendita secondo la politica dell'organizzazione. In tal caso, tutti questi dettagli possono essere resi obbligatori nella sezione During Transition della Transizione Negotiation.

E possibile chiedere ai responsabili della transizione di eseguire le seguenti azioni:
  1. Aggiungere valori per i campi del modulo primario e dei moduli correlati, inclusi i campi di ricerca multi-selezione e multi-utente. Questi possono essere validati.
  2. Completare le checklist
  3. Aggiungere elementi associati come note, allegati, attivita, riunioni, chiamate e cosi via.
  4. Aggiungere tag
  5. Eseguire azioni nei widget
  6. Aggiungere Kiosks
Per impostazione predefinita, queste azioni sono obbligatorie. E possibile scegliere di renderle facoltative se lo si desidera.

E inoltre possibile aggiungere messaggi nella sezione During Transition. Questi verranno visualizzati ai responsabili della transizione quando selezionano una transizione.
Note:
  1. Durante le transizioni estese agli utenti del portale, moduli come Activity e Solutions, cosi come allegati, tag, proprietario e campi di ricerca utente, che non sono compatibili con i portali, non saranno visibili per loro, indipendentemente dalla loro presenza nel processo di transizione del blueprint.
  2. L'aggiunta di utenti del portale come responsabili della transizione non e supportata nelle sandbox.
  3. E possibile riordinare gli elementi da visualizzare nel modulo di transizione utilizzando le frecce SU e GIU. E inoltre possibile utilizzare i campi di unione per visualizzare i dati dal CRM sullo schermo.
Esaminiamo le diverse opzioni nella scheda During.

Aggiungere campi e validarli

E possibile guidare i propri rappresentanti commerciali nell'inserimento delle informazioni richieste come parte del processo rendendo obbligatori i campi nelle fasi appropriate. E possibile aggiungere campi facoltativi per raccogliere informazioni aggiuntive che potrebbero essere utili. Questi possono essere campi del modulo Blueprint primario o dei moduli correlati.


Ad esempio, nella fase di negoziazione del processo di follow-up delle trattative, e possibile rendere obbligatori i seguenti campi:
  1. Deal Discount
  2. Related Account Name
  3. Annual Revenue of the Account
  4. Titolo e telefono della persona di contatto

E possibile aggiungere i seguenti campi come facoltativi:

  1. Termini aggiuntivi
  2. Scadenza estesa
  3. Metriche di prestazione
Per aggiungere campi del modulo Blueprint e dei moduli correlati
  1. Nella scheda During, fare clic su +Add.

  2. Scegliere Field nel popup che appare.
  3. Scegliere il modulo richiesto dall'elenco a discesa.
  4. Selezionare il campo da aggiungere. Una volta selezionato, verra aggiunto alla scheda During.
  5. Nell'elenco a discesa Mark as, scegliere Mandatory o Optional.
  6. Fare clic su + Validation e impostare i criteri e il messaggio di avviso se si desidera validare le voci inserite per quel campo.
  7. Ripetere questa azione per il numero di campi richiesti.
Per contrassegnare i campi come obbligatori o facoltativi
  1. Navigare alla scheda During di una transizione.
  2. Navigare al campo richiesto.
  3. Nell'elenco a discesa Mark as, scegliere Mandatory o Optional.
    Ripetere questa azione per il numero di campi richiesti.

Nota: Se viene attivata una regola di layout, il modulo di transizione mostrera anche i campi resi obbligatori come parte di una regola di layout.



Validare i campi
Validare i campi per garantire che i team di vendita inseriscano valori accettabili.
Esempio: Lo sconto non puo essere superiore al 20%.
La data di chiusura non puo superare i 30 giorni.

Per aggiungere la validazione ai campi nella scheda During
  1. Navigare alla scheda During di una transizione.
  2. Navigare al campo richiesto.
  3. Fare clic su + Validation se si desidera validare le voci inserite per quel campo.
  4. Nel popup Field Validation criteria, inserire i criteri e il messaggio di avviso.
  5. Fare clic su Done.
    Ripetere questa azione per il numero di campi richiesti.
Nota
  1. E inoltre possibile aggiungere campi MxN e MxU come parte del Blueprint. Questo include i campi di ricerca multi-selezione e i campi multi-utente, insieme ai campi di ricerca utente singolo. Tuttavia, questi campi non possono essere validati.
  2. Se un campo di transizione e contrassegnato come obbligatorio o facoltativo dipende da:
    1. Se il campo del modulo e obbligatorio o meno
    2. Se una regola di layout sta contrassegnando un campo come obbligatorio o meno
    3. Se e impostato come obbligatorio nelle impostazioni di transizione del blueprint.
  3. Se almeno uno di questi e obbligatorio, allora il campo viene contrassegnato come obbligatorio.

Includere le checklist

Le checklist sono un elenco di attivita da svolgere. Aiutano i team di vendita a monitorare il numero di compiti e elementi che devono completare per superare ogni fase di un processo. Questo aiuta a garantire il completamento di ogni singolo passaggio necessario per l'esecuzione di una fase.


Una checklist fara parte della scheda During Transition che, una volta configurata dal responsabile o dall'architetto del processo, verra mostrata ai responsabili della transizione idonei. E inoltre possibile decidere se ogni voce della checklist e obbligatoria o facoltativa.

Ad esempio, nel nostro processo di follow-up delle trattative, i seguenti elementi potrebbero far parte di una checklist della Transizione di negoziazione .

  • Finalizzare la percentuale di sconto
  • Allegare i documenti di negoziazione come richiesto
  • Verificare gli sconti dei concorrenti
  • Prendere nota delle contingenze

Per aggiungere le checklist

  1. Nella scheda During di una transizione, fare clic su +Add.
  2. Selezionare Checklist, quindi fare clic sulla checklist vuota che appare.
  3. Aggiungere un titolo per la checklist.
  4. Aggiungere l'elenco delle attivita da svolgere e decidere se ciascuna e obbligatoria o facoltativa.


    Questa verra visualizzata ai responsabili della Transizione selezionati. Il responsabile della transizione deve spuntare gli elementi obbligatori nell'elenco per procedere allo stato successivo nel blueprint.

Aggiungere elementi associati

Oltre ai campi e alle checklist, e possibile chiedere agli utenti di creare elementi associati al modulo Blueprint, come elencato di seguito:
  • Attivita
  • Note
  • Allegati
  • Riunioni 
  • Chiamate
  • Preventivi
  • Ordini di vendita
  • Casi
Ad esempio:
  1. Una volta approvato lo sconto e la trattativa si trova nella fase Contratto, si potrebbe voler che i rappresentanti commerciali associno un preventivo e programmino una chiamata con il cliente per procedere con i requisiti legali. In questo caso, e possibile rendere obbligatoria la creazione di attivita e l'associazione dell'ordine di acquisto.
  2. Si potrebbe voler conoscere dettagli aggiuntivi su vari aspetti di un processo, come il motivo per cui un rappresentante commerciale ha inserito un determinato sconto, perche una particolare attivita e in sospeso e cosi via. Questi dettagli aggiuntivi possono essere aggiunti come note, che possono anche essere rese obbligatorie nella fase During Transition di un processo.
  3. Qualsiasi processo, che si tratti di vendite, assicurazioni, produzione o immobiliare, comporta la necessita di diversi documenti. Contratti di vendita, accordi sul livello di servizio, documenti legali e altro sono necessari nelle diverse fasi di un processo. E possibile obbligare gli utenti ad aggiungere questi allegati durante la fase richiesta in un blueprint.

Per aggiungere elementi associati

  1. Nella scheda During di una transizione, fare clic su +Add.
  2. Selezionare Associated Items nel popup che appare.
  3. Scegliere dall'elenco a discesa Associated Items.
  4. L'elemento scelto verra aggiunto alla scheda During.
Nota
  1. E possibile contrassegnare i seguenti elementi associati come obbligatori o facoltativi:
    1. Note
    2. Allegati

  2. Alcuni elementi associati hanno campi obbligatori definiti dal sistema. E possibile aggiungere altri campi (con validazioni) e contrassegnarli come obbligatori o facoltativi. Questo si applica ai seguenti elementi associati:
  1. Attivita
  2. Riunioni 
  3. Chiamate
  4. Preventivi
  5. Ordini di vendita
  6. Casi

Aggiungere un messaggio ai responsabili della transizione

Istruzioni chiare sono fondamentali per i team di vendita per garantire che eseguano un processo in modo efficiente. Includere messaggi per i team di vendita in ogni fase, in modo che ogni responsabile della transizione sappia cosa ci si aspetta da lui.


Per aggiungere un messaggio ai responsabili della Transizione

  1. Nella scheda During di una transizione, fare clic su +Add.
  2. Selezionare Message e fare clic sulla casella di testo vuota (con il testo segnaposto Info Message).
  3. Scrivere un messaggio appropriato nella casella di testo.

Aggiungere tag

E inoltre possibile richiedere all'utente di aggiungere tag.

Per far aggiungere tag ai responsabili della Transizione
  1. Nella scheda During di una transizione, fare clic su +Add.
  2. Selezionare Tags nel popup che appare, quindi fare clic sulla casella Tag vuota.

  3. Nell'elenco a discesa Mark as, scegliere Mandatory o Optional.

Aggiungere Widget

E inoltre possibile rendere obbligatori i widget come parte delle impostazioni During Transition in Blueprint.   
 
Rendendo obbligatorio un widget, e possibile definire i propri parametri che devono essere inseriti come parte del processo. Non solo campi e note, ma completamente al di la dei dati standard del CRM. Ad esempio, e possibile rendere obbligatoria la posizione su una mappa o un appuntamento in calendario.


Per aggiungere un widget
  1. Nella scheda During di una transizione, fare clic su +Add.
  2. Selezionare Widgets nel popup che appare e fare clic su Proceed.
    Si noti che l'aggiunta di un widget rimuovera tutti gli elementi esistenti nella scheda During.
  3. Fare clic su Install per aggiungere un widget esistente a scelta. Fare clic su + Create New Widget se si desidera crearne uno nuovo.
    Una volta aggiunto un widget, non sara possibile aggiungere nessun altro elemento nella scheda During di quella transizione.

Ecco un esempio di widget resi obbligatori come parte di un Blueprint:

Aggiungere Kiosks

E possibile automatizzare i processi per gli utenti che entrano in questa fase del blueprint utilizzando i Kiosks. 

Configurare i propri processi che includono dati o funzionalita attraverso il CRM per gli utenti con kiosks. Ad esempio, configurare un kiosk o un processo per gli utenti nel proprio account per rinnovare la patente di guida o aggiungere trattative a una pipeline e altro ancora.
Disponibile nell'edizione Enterprise e superiori.

After Transition 

Definire le azioni da automatizzare dopo la Transizione. Le azioni che possono essere automatizzate nella sezione After Transition sono:
  • Inviare notifica email
  • Assegnare attivita
  • Creare una riunione
  • Programmare una chiamata
  • Aggiornare i campi
  • Creare un record
  • Attivare webhook
  • Attivare funzioni personalizzate
  • Aggiungere tag
  • Convertire record (applicabile per i moduli Leads e Quotes) 

Nell'esempio di Zylker, deve essere automatizzata una notifica email al Sales Manager riguardo a una trattativa inviata per l'approvazione dello sconto. Quindi, scegliere Email Alerts e associare il modello email richiesto.

In modo simile, e possibile creare condizioni per ogni Transizione fino alla fine del processo.

Transizione comune

Una Transizione comune e una Transizione che puo essere eseguita da tutti gli Stati di un processo. 

Ad esempio, in un processo di follow-up delle trattative, in genere si sa se si e vinta o persa una trattativa dopo che il record attraversa diverse fasi come qualificazione, negoziazione, approvazione dello sconto e cosi via. Quindi  Deal Lost e una Transizione disponibile solo verso la fine del processo. Ma supponiamo che un cliente non mostri interesse e si desideri abbandonare una trattativa gia nella fase di qualificazione. In tal caso, si deve poter eseguire la Transizione  Deal Lost  in quel momento - piuttosto che passare attraverso tutte le fasi intermediarie. 

Per rendere cio possibile, e necessario rendere  Deal Lost una Transizione comune selezionando la casella di controllo come mostrato nell'immagine seguente. Una volta fatto, si vedra la Transizione  Deal Lost  in tutti gli stati. 


Transizione automatica

Le transizioni automatiche sono state introdotte nei Blueprint per aiutare a contrastare i ritardi nei processi. Spesso, un record che attraversa un processo tende a ristagnare in un particolare stato e potrebbe non essere nemmeno notato. Questo causa ritardi ingiustificati. Una cosa che si puo certamente fare e impostare uno SLA per lo stato ed essere notificati ogni volta che c'e un'escalation.

Ma in definitiva, anche lo SLA e una notifica o un aggiornamento di attivita/campi - il record alla fine della giornata necessita del Suo intervento manuale per procedere ulteriormente nel processo. Se si desidera solo essere notificati delle escalation, e possibile configurare gli SLA. D'altra parte, se si desidera che il sistema agisca e sposti automaticamente un record da uno stato all'altro in qualsiasi momento, e ora possibile creare transizioni automatiche.

Cosa sono le transizioni automatiche e come funzionano?
Una transizione automatica e quella in cui un record in un Blueprint si sposta automaticamente da uno stato all'altro, dopo che un tempo di "Attesa" specificato e trascorso.
Secondo il processo, affinche un record passi dallo Stato A allo Stato B, sara necessario eseguire una Transizione A. Se questa Transizione A non e stata eseguita entro un determinato periodo di tempo, ad esempio 5 giorni, allora la Transizione automatica configurata per quello stato verra eseguita e il record verra spostato automaticamente a un altro stato nel Blueprint secondo la configurazione.

Ad esempio, nello screenshot seguente, il CRM attendera che si verifichi una delle transizioni: "Confirm Interest" o "Drop deal". Se non viene intrapresa alcuna azione su questo record entro una data stabilita, il record verra spostato automaticamente alla fase "Price Quote" e gli utenti potranno proseguire da li.


Per configurare una transizione automatica

Selezionare la casella di controllo  Automatic Transition  durante la creazione di una transizione regolare.

Quindi, specificare un  "Tempo di attesa"  e le azioni automatizzate corrispondenti.

Secondo lo screenshot seguente, il flusso del processo di follow-up delle trattative prevede una serie di passaggi principali da eseguire prima che possa essere redatto un preventivo - ovvero, stabilimento del contatto, qualificazione, analisi delle esigenze e proposta di valore. Se una particolare trattativa e passata alla fase "Contacted" ma l'utente non ha intrapreso l'azione necessaria per la qualificazione, Blueprint attendera 5 giorni e la spostera direttamente allo stato "Id.Decision Makers". Da li l'utente interessato potra occuparsi della redazione di un preventivo.



Un preventivo non puo essere creato senza conoscere i requisiti, i dettagli di contatto ecc., quindi le azioni degli stati precedenti possono essere svolte tutte insieme a questo punto, senza perdere altro tempo.      

Loop sullo stesso stato

Un processo contiene spesso passaggi che devono essere tentati piu volte per avere successo. Un esempio tipico sarebbe il tentativo di contattare un cliente. Per raccogliere i suoi requisiti sara necessario chiamarlo. Ma spesso potrebbe non essere disponibile o potrebbe chiedere di richiamare piu tardi. Finche non si parla con lui non si puo passare alla fase successiva, quindi si deve rimanere nello stesso Stato fino a quando non risponde. Tuttavia, rimanere nello stesso stato non significa che non si e fatto il proprio lavoro - si deve semplicemente riprovare piu volte fino ad avere successo.

In tali casi, e ora possibile creare una transizione che "torna" alla stessa fase. Lo Stato di partenza e quello di arrivo sono gli stessi. Ad esempio, nel seguente processo di follow-up delle trattative, e possibile utilizzare la transizione "Retry contacting" un numero infinito di volte, fino ad avere successo, nel qual caso si selezionera Customer Available e si procedera oltre.


Organizzazione e codifica a colori delle transizioni

I Blueprint esistono per migliorare l'efficienza dei processi aziendali e garantire la conformita - ma solo se gli utenti li seguono prontamente. Molto spesso, gli utenti possono trovare difficile adottare i processi e portarli a termine, specialmente quando sono complessi. Si potrebbe riscontrare che molte transizioni devono ancora essere eseguite e i record ristagnano nelle diverse fasi. Uno dei molti motivi potrebbe essere che gli utenti trovano difficile navigare nell'interfaccia e talvolta non sanno quali transizioni eseguire. Ecco quindi un paio di miglioramenti in questo ambito. E possibile affrontare questa sfida riordinando e impostando codici colore per le Transizioni in Blueprint. Questo sara utile per organizzare i pulsanti delle transizioni nella pagina dei dettagli del record in base alle esigenze del processo.

Codificare a colori le transizioni

Si consideri che ci sono diverse transizioni che emergono da uno stato specifico in un processo. Sono tutte attualmente visualizzate con un determinato colore e ordine. Cosa succede se ci sono piu di una manciata di transizioni, che possono produrre risultati positivi e negativi. Ad esempio, una trattativa attualmente nella fase "Negotiation" potrebbe risultare approvata, rifiutata, in sospeso, riassegnata e cosi via.

Per un rappresentante commerciale che guarda questi pulsanti di transizione, potrebbe essere opprimente o confuso capire quali possibilita ci sono per il record in quella fase del processo.

Quindi, invece di avere tutte le transizioni in un blu predefinito, se la transizione "Approve" potesse essere visualizzata in verde, e la transizione "Reject" in rosso mentre "On hold", "Reassign" in arancione - questa codifica a colori potrebbe dare al rappresentante commerciale una rapida percezione delle possibilita e dei risultati dalla fase.







Come funziona

Durante la configurazione delle Transizioni del Blueprint, sara disponibile un'opzione per scegliere da una tavolozza di colori i colori specifici desiderati per quella particolare transizione.


Man mano che si costruiscono le transizioni, e possibile anche definire i loro codici colore, in modo da migliorare l'esperienza utente dei rappresentanti commerciali e favorire l'adozione dei processi.





Riordinare i pulsanti delle transizioni

E inoltre possibile riordinare le transizioni per decidere l'ordine in cui appaiono nella pagina dei dettagli.
Andare semplicemente allo Stato specifico per il quale si desidera ordinare i pulsanti delle transizioni. Passare il mouse su quello stato e fare clic sull'icona Reorder Transitions .




Nota:
  1. L'icona Reorder Transition appare solo per gli Stati che hanno piu di una transizione.
  2. Questa codifica a colori e il riordinamento non interferiscono in alcun modo con Canvas, poiche il widget Blueprint e un'unita singola nell'editor Canvas complessivo. Mentre e possibile spostare il widget Blueprint in Canvas, non e possibile modificarlo all'interno del widget. Per questo, e possibile utilizzare la preferenza di colore e ordine delle Transizioni all'interno di Blueprint stesso.

Configurare gli SLA per gli Stati 

Quando si implementa un processo nella propria organizzazione, e necessario assicurarsi che venga completato anche nei tempi previsti. Gli SLA aiutano esattamente in questo. "SLA" sta per Service Level Agreement - ed e solitamente inteso nel contesto di un fornitore di servizi e un cliente. Questo termine in Blueprint rappresenta una sorta di accordo tra team all'interno di un'organizzazione per comunicare il tempo massimo in cui un rappresentante commerciale/team puo mantenere un particolare record in un determinato stato. Ad esempio, se una trattativa e nella fase "Qualification" per troppo tempo, il responsabile delle vendite o il proprietario del record deve essere notificato. Ma quanto e troppo a lungo? Se rimane in uno Stato per troppo tempo, chi deve essere notificato e cosa si deve fare al riguardo? Questi dettagli possono essere configurati come parte del Blueprint tramite gli SLA. Quando si configura uno SLA, il CRM monitora i record e la durata di ciascun record in un particolare stato. Se supera il limite di tempo indicato, il sistema inviera avvisi come configurato agli utenti menzionati nelle impostazioni SLA. Questo aiuta a essere trasparenti con l'avanzamento di un processo nell'organizzazione e a completare le attivita nei tempi previsti. 

Per configurare lo SLA per uno Stato 
  1. Nel Blueprint Editor, fare clic sullo Stato per il quale si desidera configurare lo SLA. Esempio,   Negotiation/Review.                       
  2. Impostare il limite massimo di tempo per il quale la trattativa puo rimanere nello Stato Negotiation . Esempio, 5 giorni. 
  3. Quando la trattativa supera il limite di tempo SLA, specificare chi deve essere notificato e quando. 
    Esempio, escalation al 5° giorno al proprietario del record. 
  4. Oltre a questa notifica standard AL momento dell'escalation, e possibile impostare un avviso aggiuntivo da inviare prima o dopo il limite di tempo SLA. 

Ad esempio, notificare il proprietario del record riguardo al limite di tempo SLA 2 ore prima della scadenza.

Questo aiutera a intraprendere azioni tempestive prima che sia troppo tardi.
E inoltre possibile selezionare ulteriori azioni SLA definite dall'utente da automatizzare oltre agli avvisi standard.
Queste azioni SLA definite dall'utente includono notifiche email personalizzate, attivita, aggiornamenti dei campi, webhook e azioni personalizzate. 

Ad esempio, supponiamo che secondo il processo, si desideri essere avvisati ogni volta che un record e rimasto nello Stato Negotiation per piu di 5 giorni. Per questo, oltre all'avviso email predefinito, e possibile scegliere di automatizzare un aggiornamento di campo in cui un campo chiamato "Urgency" viene aggiornato da "Mild" a "Severe" ogni volta che un record e rimasto nello stato Negotiation per piu di 5 giorni. Successivamente e possibile filtrare i record per i quali l'urgenza e grave e dare priorita alle loro transizioni.

Nota:
Le azioni SLA definite dall'utente sono disponibili a partire dall'edizione Enterprise Edition .  

Includere o escludere record in massa da un blueprint

E possibile includere ed escludere facilmente piu record da un blueprint utilizzando l'opzione Filters . Questo e utile in casi come:
  1. Si e creato un nuovo blueprint e si desidera includere alcuni record esistenti.
  2. Si desidera spostare un insieme di record da un blueprint a un altro.
  3. Si desidera dissociare alcuni record da un blueprint completamente.
Il processo di inclusione ed esclusione dei record in un blueprint e simile. I passaggi sono i seguenti:
  1. Navigare a Setup > Process Management > Blueprint.
  2. Fare clic sulla scheda Filters .
  3. Fare clic su Include o Exclude in base alle proprie esigenze.
  4. Selezionare il modulo, il layout e il blueprint dagli elenchi a discesa.
  5. Specificare i criteri per i record da includere/escludere.
  6. Fare clic su Search.

  7. Selezionare i record da includere/escludere.
  8. Fare clic su Include/ Exclude.
Si ricevera un messaggio che conferma che i record sono stati associati o dissociati con successo dal blueprint.


Riordinamento dei Blueprint



Creare Blueprint in Sandbox

Durante la formulazione di un blueprint per il processo di vendita, e possibile che debba essere modificato frequentemente per trovare quello giusto. Zoho CRM fornisce un ambiente di test chiamato Sandbox per verificare il funzionamento del blueprint senza influire sui dati reali.
Vedere anche :  Sandbox

Flussi di processo di esempio

Nella seguente presentazione, troverete flussi di processo di esempio per aziende di vari settori come Istruzione, Immobiliare, Assicurazioni, Banche e Finanza. Questi sono flussi di processo generici pensati per darLe la prospettiva necessaria per iniziare a progettare i propri Blueprint. E possibile modificare gli Stati, le Transizioni e il flusso in base alle proprie esigenze specifiche. Iniziate a sfogliare la galleria ora!



Suggerimenti per la risoluzione dei problemi

VEDERE ANCHE

La creazione di un processo e sostanzialmente una procedura in 3 passaggi. 
  1. Inserire le informazioni di base:
    Specificare il  modulo,  layout, e il campo per il quale deve essere creato il processo.
  2. Definire il flusso del processo: 
    Nel Blueprint Editor, definire il flusso del processo partendo dallo  Stato iniziale o predefinito(a seconda dei casi) fino allo  Stato di uscita.
  3. Configurare le impostazioni di transizione: 
    Configurare le impostazioni Before, During, e After della transizione tra i diversi Stati del processo secondo necessita. 

Passaggio 1 - Inserire le informazioni di base

  1. Andare su Setup > Process Management > Blueprint.
  2. Fare clic su Create Blueprint.
  3. Nel popup Create Blueprint , scegliere il modulo, il layout e il campo per il quale si sta creando il processo.


    Nel nostro scenario, poiche il processo e il Follow-up delle trattative, scegliamo il modulo Deals , il layout Standard  e il campo Stage .
  4. Specificare i criteri per l'ingresso dei record in un processo, se applicabile. Ad esempio, Amount e >= 50000.
    Se non si inseriscono criteri, tutti i record creati nel layout entreranno nel processo. Fare clic su Next .
Notes
Nota
  • In Advanced Configuration, e possibile creare un blueprint continuo. Un blueprint continuo e uno che si verifica senza pause - ideale per gli script delle chiamate di vendita.
  • Il campo primario del Blueprint puo essere aggiornato tramite
    • Transition API
    • Workflow API
    • Custom Functions in Workflows
    • Workflow Field Update
    • Command Center Field Update
    Oltre a questi metodi, non esistono altri canali tramite i quali il campo primario del Blueprint puo essere aggiornato.  

Passaggio 2 - Definire il flusso del processo nel Blueprint Editor

  1. Nel Blueprint Editor, trascinare e rilasciare tutti gli Stati (fasi) che fanno parte del processo.
  2. Stabilire il flusso del processo tra gli Stati collegando i nodi nei pulsanti Stato .


    Si noti che lo Stato Start e l'equivalente del valore "None" del campo elenco di selezione scelto. 
  3. Creare le Transizioni facendo clic sul pulsante + tra due Stati.
    (Per eliminare una transizione, fare semplicemente clic destro sulla linea di transizione e fare clic su Delete transition)

Cosa significa il flusso del processo sopra indicato?

Questa e una rappresentazione grafica del processo di Follow-up delle trattative seguito in Zylker Inc. Le trattative che entrano in questo processo attraverseranno ogni fase nell'ordine mostrato nell'immagine.

  1. I pulsanti bianchi rappresentano gli Stati nel Blueprint (fasi della trattativa).
  2. I pulsanti verdi rappresentano le Transizioni (condizioni necessarie per completare ogni fase).
  3. Ogni Transizione configurata viene visualizzata come pulsante nella pagina dei dettagli del record.

  4. Per completare una Transizione, fare clic sul pulsante Transizione ed eseguire le azioni indicate nella finestra popup che appare.
  5. Ad esempio, facendo clic su Qualify apparira una finestra popup che La guidera nell'esecuzione di questa Transizione.
  6. Al completamento con successo della Transizione, si passera allo Stato successivo nel Blueprint.
  7. Il pulsante blu Deal Lost e chiamato Transizione comune e apparira in tutti gli Stati del Blueprint.
  • Fare clic qui  per visualizzare altri esempi di flussi di processo da vari settori come Istruzione, Immobiliare, Assicurazioni.

Passaggio 3 - Configurare le impostazioni di transizione

"Transizione" si riferisce al cambio di stato in un processo. E il collegamento tra due Stati, in cui le condizioni per il cambiamento sono chiaramente definite. Una Transizione e composta da tre parti -  Before, During, e After .


Ad esempio, esaminiamo la Transizione tra gli Stati - Qualified e Negotiation Done. Chiamiamola "Negotiate". Nell'esempio di Zylker, di seguito sono riportate alcune linee guida da osservare durante la configurazione delle impostazioni di transizione in questo scenario.
NotesNota : La lunghezza del nome della transizione puo essere fino a 50 caratteri. 
  • Per completare la Transizione di negoziazione, un rappresentante commerciale di Zylker deve inserire la percentuale di Discount e la Closing Date.
  • Secondo la politica di Zylker, lo sconto per un prodotto non puo essere superiore al 25%.
  • Non appena la transizione Negotiate viene eseguita, deve essere automatizzata una notifica email al responsabile del rappresentante commerciale per informarlo dell'invio della trattativa.

Vediamo come possiamo includere tutti questi punti nel Blueprint.

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