FAQ: Utenti Team e Licenze

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Cos'è un Utente Team?

Un utente team in Zoho CRM è un tipo specializzato di licenza utente progettato principalmente per i membri che necessitano di un accesso mirato a specifici moduli team anziché un accesso completo a tutti i moduli dell'organizzazione. Questi utenti sono ideali per ruoli come consulenti esterni o personale specifico del team che non necessita di un accesso completo a tutti i moduli dell'organizzazione. Gli utenti team possono interagire pienamente e utilizzare le funzioni all'interno dei moduli team a cui sono assegnati e possono anche essere amministratori di un modulo team o di uno spazio team, ma il loro accesso ad altri moduli dell'organizzazione è limitato alla sola visualizzazione o a un'interazione ridotta, a seconda delle impostazioni amministrative.

Questa configurazione consente agli utenti team di gestire completamente le proprie attività specifiche, mantenendo al contempo un accesso limitato ai moduli organizzativi più ampi e alla configurazione.

Qual è il costo della licenza per gli utenti team?

Il costo della licenza per gli utenti team nelle diverse edizioni di CRM è il seguente:

$11/ licenza team / mese (con pagamento mensile)
$9/ licenza team / mese (con pagamento annuale)

Tutte le edizioni di CRM supportano gli utenti team?

Sì, tutte le edizioni Standard, Professional, Enterprise, Ultimate, CRMPlus e CRM Flex supportano gli utenti team.

Chi può aggiungere utenti team al mio account CRM?

Gli utenti con il permesso User Management > Manage Users nel proprio profilo possono acquistare e aggiungere utenti team in Zoho CRM.

Come acquistare una licenza utente team nel mio account CRM?

Per acquistare una licenza utente team:

Andare su Setup > General > Company Settings.
Sotto Team User License, fare clic su Get Team User License.
Nel pop-up Purchase Team User License, fare clic su Purchase Now.
Si verrà reindirizzati alla pagina dello Zoho Store.
Nella pagina Payments, fare clic su Upgrade Users/Add-ons.
In Team Users Add-on, selezionare il numero di licenze utente team necessarie dall'elenco a discesa.
Fare clic su Proceed e Make Payment.
Verificare il numero di utenti e l'importo totale.
Fare clic su Proceed to Pay.
Una volta completato l'acquisto, è possibile visualizzare il numero di licenze acquistate andando su Company Settings e poi Team User License.
Fare clic su Buy More per acquistare ulteriori licenze utente.

Posso convertire gli utenti team in utenti regolari?

A volte è necessario aggiornare alcuni utenti team a utenti regolari. Ad esempio, alcuni utenti team potrebbero aver bisogno di accedere a più di 10 moduli dell'organizzazione per completare il proprio lavoro in modo efficiente. Tali utenti team possono essere convertiti in utenti regolari secondo necessità. Tuttavia, gli utenti regolari non possono essere convertiti in utenti team.

Una volta convertiti in utenti regolari, gli utenti team utilizzeranno le licenze utente regolari acquistate come parte del proprio abbonamento. Il prezzo delle licenze utente regolari dipende dall'edizione di CRM a cui la propria organizzazione è abbonata.

Per convertire gli utenti team in utenti regolari:

Andare su Setup > General > Users.
Selezionare l'utente team che si desidera convertire.
Fare clic sull'icona Altro e selezionare Convert as regular user.
Nel popup Convert, scegliere il profilo per l'utente dall'elenco a discesa.
Fare clic su Convert.

Gli utenti team sono uguali agli utenti lite in Zoho CRM?

Sì, sebbene gli utenti team e gli utenti lite facciano riferimento agli stessi ruoli in Zoho CRM, differiscono in termini di usabilità, accesso organizzativo e privilegi. Il termine utenti lite è stato aggiornato a utenti team in Zoho CRM per riflettere questi ruoli in modo più accurato.

Poiché la conversione non è possibile, se un utente regolare viene eliminato e aggiunto nuovamente come Utente Team, funzionerà?

Sì, se un utente regolare viene eliminato dal sistema CRM, può essere aggiunto nuovamente come utente team con la licenza utente team.

Quante licenze utente team possono essere acquistate come minimo e qual è il numero minimo di utenti CRM richiesto per richiedere le licenze utente team?

In Zoho CRM, non esiste un requisito minimo di licenze utente regolari per l'acquisto di licenze Utente Team. È possibile acquistare anche una sola licenza Utente Team. È inoltre possibile avere solo Utenti Team nel proprio CRM, sotto il proprio super admin, senza la necessità di aggiungere utenti regolari. Gli utenti regolari non sono un prerequisito per l'aggiunta di Utenti Team.

In cosa differisce un utente team da un utente normale?

Per quanto riguarda i Moduli dell'Organizzazione:

Cosa possono fare gli Utenti Team

Cosa non possono fare gli Utenti Team

Cosa possono fare gli Utenti Team

Visualizzare i record in qualsiasi 10 moduli.
Visualizzare e personalizzare le proprie informazioni nelle impostazioni personali in CRM.
Aggiungere note, tag e allegati ai record.
Visualizzare tutte le viste personalizzate pubbliche, creare e condividere viste.
Visualizzare i record creati tramite integrazioni.
Visualizzare i feed di Social Brands.
Interagire con altri utenti CRM tramite Feeds.

Cosa non possono fare gli Utenti Team

Creare, aggiornare ed eliminare singoli record.
Essere proprietari di record in CRM.
Aggiornare e eliminare record in massa.
Cambiare i proprietari dei record.
Condividere record.
Trovare e unire record duplicati.
Arricchire i dati con Zia.
Essere aggiunti nei campi di ricerca Utente.
Essere i responsabili dei territori.
Revisionare e approvare record.
Importare ed esportare record.
Inviare email ai record manualmente utilizzando l'opzione "Send Email".
Avviare Chiamate e Riunioni.
Convertire Lead, Preventivi e Ordini di vendita.
Visualizzare, creare, modificare o eliminare analisi e report.
Eseguire azioni macro.
Avere permessi di livello Amministratore.
Essere partecipanti in Sales Motivator o Gamescope.
Effettuare prenotazioni calendario per sé stessi.
Accedere alla sandbox.
Gestire utenti, ruoli e gruppi.
Aggiungere record alla lista correlata creata come risultato dell'integrazione con altri prodotti.
(Questa restrizione si applica anche se l'utente team è un utente regolare in altri prodotti integrati)

Per quanto riguarda i Moduli Team, un Utente Team può essere aggiunto come Amministratore, Manager, Membro, Partecipante o richiedente a un Modulo Team. Ciò che questi utenti possono o non possono fare in un Modulo Team dipenderà esclusivamente dal profilo con cui sono stati aggiunti a quel Modulo Team.

Per quanto riguarda i Moduli Team:

Cosa può fare l'Utente Team

Essere proprietario di record nei Moduli Team, ma non può essere proprietario di record dei moduli dell'Organizzazione.
Visualizzare, creare, modificare, eliminare e condividere record del Modulo Team.
Importare ed esportare record del Modulo Team.
Inviare email, utilizzare la stampa unione, inviare email massive e eliminare email.
Aggiornare/eliminare/trasferire in massa i record del Modulo Team.
Cambiare il proprietario dei record del Modulo Team.
Aggiungere note, tag e allegati ai record del Modulo Team.
Gestire le viste personalizzate nei Moduli Team.

Cosa può fare un utente del modulo team che gli utenti regolari non possono fare?

Gli utenti regolari in Zoho CRM hanno capacità più ampie e accesso a più moduli rispetto agli utenti del Modulo Team, che hanno permessi limitati focalizzati principalmente su funzioni specifiche del team. A differenza degli utenti del Modulo Team, gli utenti regolari possono gestire una maggiore varietà di funzioni, inclusi i moduli dell'organizzazione, e hanno la possibilità di leggere e modificare i record secondo necessità. In sostanza, non c'è nulla che un utente del Modulo Team possa fare che un utente regolare non possa fare.

Quanti moduli dell'Organizzazione possono essere abilitati per un Profilo Utente Team?

Solo 10 moduli dell'Organizzazione (moduli di sistema e moduli personalizzati) possono essere abilitati per un Profilo Utente Team. Tuttavia, non esiste un limite per i moduli team.

Un profilo con licenza utente team può essere nominato amministratore di un modulo team?

Sì, qualsiasi utente regolare che fa parte di un team, indipendentemente dal tipo di profilo, può essere nominato amministratore per quel modulo team. Questo si applica anche agli utenti che sono stati aggiunti tramite una licenza utente team.

Cosa significa questa assegnazione automatica per gli utenti team in CRM?

Ogni volta che viene aggiunto un Utente Team, l'utente verrà automaticamente assegnato al profilo Utente Team e questo non può essere modificato in quanto è l'impostazione predefinita del sistema.

Cosa succede se i record dei moduli dell'organizzazione vengono assegnati agli Utenti Team tramite automazione?

Record assegnati tramite regola di assegnazione

Record assegnati tramite regole del Workflow

Record creati dagli Utenti Team tramite Wizard

Record assegnati tramite regola di assegnazione

Poiché gli Utenti Team non possono essere proprietari di record dei moduli dell'organizzazione, questi record non verranno assegnati a loro anche se soddisfano i criteri di una regola di assegnazione. Ad esempio, se i criteri prevedono di assegnare i record ai rappresentanti commerciali, i record non verranno assegnati a nessun Utente Team che abbia il ruolo di rappresentante commerciale.

Record assegnati tramite regole del Workflow

Nei workflow, esiste un'opzione per creare un record del modulo dell'organizzazione e assegnare un proprietario. Il proprietario del record può essere l'utente attualmente connesso o un utente che aggiunge, crea o modifica il record.

Se un Utente Team soddisfa i criteri per diventare il proprietario del record, il proprietario del record padre diventerà invece il proprietario del nuovo record del modulo dell'organizzazione.

Record creati dagli Utenti Team tramite Wizard

Se un record del modulo dell'organizzazione viene creato utilizzando un wizard che non ha un campo per selezionare il proprietario del record, il record verrà assegnato all'utente che lo crea.

Se il creatore del record è un Utente Team, il record verrà assegnato a un utente CRM regolare che si trova in un ruolo subordinato (ruolo subordinato rispetto a quello dell'Utente Team) perché gli Utenti Team non possono essere proprietari di record dei moduli dell'organizzazione. Ad esempio, se un responsabile di magazzino che è un Utente Team crea un record nel modulo Inventario, il record può essere assegnato a qualsiasi utente regolare subordinato, come un rappresentante commerciale. Se non esiste un ruolo subordinato, il record verrà assegnato al Super Admin.

L'indirizzo email di un Utente Team può essere utilizzato per inviare email tramite automazione per i record dei moduli dell'organizzazione?

Poiché gli Utenti Team non hanno il permesso di inviare email per quanto riguarda i moduli dell'organizzazione, anche se creano un record, l'opzione Send Email sarà disabilitata per loro.

Tuttavia, le email possono essere inviate dall'indirizzo email di un Utente Team tramite funzioni. Ad esempio, è possibile scrivere una funzione per inviare un'email al lead una volta creato un record. In base a ciò, se un Utente Team crea un record, verrà inviata un'email al lead dal suo indirizzo email.

Le email automatizzate possono essere inviate da workflow, processi di approvazione, processi di revisione, ecc. se il campo Da è impostato su Current User's Email. L'utente corrente include sia l'utente connesso che il creatore del record.

Gli Utenti Team possono visualizzare le email di altri utenti se hanno il permesso di visualizzare le email concesso tramite il permesso di Condivisione Email. Ad esempio, supponiamo che gli Utenti Team appartengano al ruolo di responsabile della conformità. Nel permesso di Condivisione Email, se il ruolo di responsabile della conformità è selezionato, gli Utenti Team in questo ruolo potranno visualizzare le email degli altri utenti dell'organizzazione.

Per saperne di più su Permesso di condivisione email.

In che modo l'aggiornamento o il downgrade dell'edizione CRM influisce sugli Utenti Team?

Gli Utenti Team sono supportati nelle edizioni Standard, Professional, Enterprise e Ultimate. Se un account che ha Utenti Team viene sottoposto a downgrade o aggiornato a un'edizione che non supporta questo tipo di utente, si verificherà quanto segue:

Profilo Utente Team

Il sistema creerà automaticamente un clone del profilo Utente Team. Il profilo sarà denominato Team_Cloned. Tutti i permessi del profilo definiti rimarranno invariati. Gli amministratori CRM possono modificare i permessi e rinominare il profilo se necessario.

Utenti Team

Tutti gli Utenti Team verranno disattivati e saranno elencati nel profilo Team_Cloned. Gli amministratori CRM possono riattivarli come utenti regolari. Una volta riattivati, questi utenti possono essere mantenuti nel profilo Team_Cloned o trasferiti a un altro profilo. Se vengono mantenuti nel profilo Utente Team, avranno gli stessi permessi configurati per il profilo Utente Team, a meno che non vengano modificati dall'amministratore.

Nota: Il profilo Team_cloned non verrà creato se non ci sono Utenti Team attivi.

La licenza Utente Team è disponibile in CRMPlus e Zoho One?

Le licenze Utente Team sono disponibili in CRMPlus ma non nel modello di prezzo per tutti i dipendenti di Zoho One, perché le licenze Zoho One coprono tutti gli utenti, consentendo loro di essere aggiunti a qualsiasi modulo team senza costi aggiuntivi.

È possibile fornire permessi diversi sui moduli dell'organizzazione a diversi Utenti Team?

No, non è possibile poiché tutti gli utenti team sono assegnati a un unico profilo denominato 'Team User' nel sistema.

Come posso disabilitare la licenza utente team in Zoho CRM?

Se la licenza utente team viene disabilitata, tutti gli utenti team verranno disattivati. Questi utenti possono essere riattivati e convertiti in utenti regolari manualmente. Utilizzeranno quindi le licenze utente regolari.

Per disabilitare la licenza utente team:

Andare su Setup > General > Company Settings.
Disattivare la licenza utente team.
Fare clic su Disable nell'avviso pop-up.

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