Configurazione dei permessi di condivisione email

1. Condivisione pubblica: Ogni email inviata o ricevuta sarà accessibile a tutti gli utenti dell'organizzazione.
   
2. Condivisione personalizzata: L'utente può condividere le email utilizzando l'opzione di condivisione del record. 
   
3. Condivisione privata: Le email non saranno accessibili a nessuno nell'organizzazione, ad eccezione dell'utente a cui sono state inviate. Anche se il record è condiviso con altri utenti, le email al suo interno non verranno visualizzate.
   
4. Scelta dell'utente: Gli utenti possono configurare i propri permessi di condivisione (privata, pubblica o personalizzata). 
   

Tipo di condivisione	Descrizione
Privata	Cosa significa? Se l'opzione di condivisione email è impostata come privata, le email ricevute o inviate da questo indirizzo email non saranno visibili agli altri nell'organizzazione. Anche se il record è condiviso con altri utenti, questi non potranno visualizzare le email associate. Con questa opzione, il Suo account email configurato in Zoho CRM è privato. Gli altri utenti non possono visualizzare le email ricevute dai Suoi lead e contatti.  Chi può utilizzare questa opzione?  CEO e altri membri del Top Management che desiderano mantenere riservate le proprie comunicazioni.
Personalizzata	Cosa significa?  Gli utenti possono condividere le email solo tramite l'opzione di condivisione del record. Possono scegliere singoli record e   selezionare la casella Share Email nell'Elenco correlato Email. L'amministratore, durante l'impostazione dei permessi   di condivisione, può specificare gli utenti o i ruoli con cui le email possono essere condivise.   Chi può utilizzare questa opzione?  I rappresentanti commerciali e i manager direttamente responsabili dell'interazione quotidiana con i clienti possono condividere le email   solo con i membri del team pertinenti.
Pubblica	Cosa significa?  Le email ricevute o inviate agli utenti la cui opzione di condivisione è pubblica saranno visibili agli altri nell'   organizzazione.  Chi può utilizzare questa opzione?  I rappresentanti commerciali e i manager direttamente responsabili dell'interazione quotidiana con i clienti possono utilizzare questa opzione.
Scelta dell'utente	Cosa significa?  Gli utenti con ruolo non amministrativo avranno il permesso di impostare la propria preferenza di condivisione email come pubblica,   privata o personalizzata. Potranno anche decidere quali domini escludere.   Chi può utilizzare questa opzione?  Gli utenti che lavorano in modo indipendente e che potrebbero aver bisogno di condividere le email con alcuni colleghi o altri   membri del team secondo le necessità nel corso dell'attività aziendale.

Come vengono condivise le email in Zoho CRM?

In Zoho CRM, le email possono essere condivise in due modi:

1. Quando il permesso di condivisione email è impostato come Personalizzato, gli utenti possono condividere le email utilizzando l'opzione di condivisione del record.
2. Email che hanno origine dal CRM come notifiche di workflow, rifiuti di approvazione, invio email (direttamente da un record) ecc.
   
3. Email allegate tramite il Plug-in di Outlook.

Configurazione dei permessi di condivisione email

1. Tipo di condivisione - Per ogni utente deve essere specificato un tipo di condivisione in base ai requisiti aziendali. È possibile selezionare privata, pubblica, personalizzata o scelta dell'utente.
   
2. Domini esclusi - Le email ricevute dai domini esclusi non verranno condivise con altri. Ad esempio, se zylker.com è escluso, qualsiasi email ricevuta da o inviata a questo dominio non verrà visualizzata dagli altri. È possibile escludere un massimo di 20 domini.

Nota

L'amministratore può visualizzare i domini esclusi per il proprio profilo e per gli altri utenti. Può escludere domini per il proprio profilo. Tuttavia, i super amministratori o gli utenti con il ruolo più alto nell'organizzazione possono escludere domini per altri utenti il cui permesso di condivisione email è impostato come "Pubblica".

1. Email condivise con - Ad eccezione della condivisione privata, è possibile specificare i ruoli e gli utenti con cui l'utente può condividere le email. 
   

Nota

Per impostazione predefinita, le email verranno condivise con i ruoli superiori immediati. Questa impostazione non può essere modificata.

1. Accedere a Setup > Channels > Email > Email Configuration > Email Sharing.
   
   
2. Nella pagina Email Sharing, per ciascun utente eseguire le seguenti operazioni:
   
1. Selezionare il tipo di condivisione: Private, Custom, Public, User's choice.
   
2. Fare clic su + Exclude Domains, specificare i domini da escludere dalla condivisione.
   
   
3. In Emails shared with, fare clic su Roles e selezionare i ruoli dall'elenco.
   Fare clic su Users e passare il mouse su un ruolo, selezionare Show Users e selezionare gli utenti dall'elenco.
3. Fare clic su Save.
   

Filtrare utenti o ruoli

2. Per tipo di permesso di condivisione: È possibile utilizzare questo filtro  per cercare gli utenti che hanno un determinato tipo di permesso di condivisione.

Aggiornamento massivo delle impostazioni di condivisione

1. Aggiungere o rimuovere domini che devono essere esclusi dalle regole di condivisione.
   
2. Modificare i permessi di condivisione email con un permesso a scelta. Ad esempio, se il permesso di condivisione è impostato su privata, può essere aggiornato a scelta dell'utente o pubblica secondo le necessità.
   
3. Modificare il permesso di condivisione di ruoli o utenti in base alle esigenze aziendali correnti, aggiungendoli o rimuovendoli dalla gerarchia.
   

1. Accedere a Setup > Channels > Email > Email Configuration > Email Sharing.
   
2. Nella pagina Email Sharing, selezionare gli utenti desiderati dalla vista elenco.
   In alternativa, è possibile utilizzare la ricerca o il filtro colonna per trovare gli utenti.
3. Fare clic su Mass update.
   
   
4. In Fields to be update, selezionare un campo dall'elenco a discesa.
   
   
1. Se si seleziona Exclude domains, spuntare Remove existing domain o Add new domain.
   
2. Specificare i domini e fare clic su Save.
   
   
3. Se si seleziona Emails Shared With, fare clic su Click to update hierarchy.
   
4. Selezionare o deselezionare ruoli e utenti. Fare clic su Save.
   
   
5. Se si seleziona Email sharing permission, selezionare un permesso dall'elenco a discesa in Update permission. Fare clic su Save.
   
   
6. Nel messaggio popup selezionare Proceed.
   

1. Condivisione pubblica: Ogni email inviata o ricevuta sarà accessibile a tutti gli utenti dell'organizzazione.
   
2. Condivisione personalizzata: L'utente può condividere le email utilizzando l'opzione di condivisione del record. 
   
3. Condivisione privata: Le email non saranno accessibili a nessuno nell'organizzazione, ad eccezione dell'utente a cui sono state inviate. Anche se il record è condiviso con altri utenti, le email al suo interno non verranno visualizzate.
   
4. Scelta dell'utente: Gli utenti possono configurare i propri permessi di condivisione (privata, pubblica o personalizzata). 
   

Tipo di condivisione	Descrizione
Privata	Cosa significa? Se l'opzione di condivisione email è impostata come privata, le email ricevute o inviate da questo indirizzo email non saranno visibili agli altri nell'organizzazione. Anche se il record è condiviso con altri utenti, questi non potranno visualizzare le email associate. Con questa opzione, il Suo account email configurato in Zoho CRM è privato. Gli altri utenti non possono visualizzare le email ricevute dai Suoi lead e contatti.  Chi può utilizzare questa opzione?  CEO e altri membri del Top Management che desiderano mantenere riservate le proprie comunicazioni.
Personalizzata	Cosa significa?  Gli utenti possono condividere le email solo tramite l'opzione di condivisione del record. Possono scegliere singoli record e   selezionare la casella Share Email nell'Elenco correlato Email. L'amministratore, durante l'impostazione dei permessi   di condivisione, può specificare gli utenti o i ruoli con cui le email possono essere condivise.   Chi può utilizzare questa opzione?  I rappresentanti commerciali e i manager direttamente responsabili dell'interazione quotidiana con i clienti possono condividere le email   solo con i membri del team pertinenti.
Pubblica	Cosa significa?  Le email ricevute o inviate agli utenti la cui opzione di condivisione è pubblica saranno visibili agli altri nell'   organizzazione.  Chi può utilizzare questa opzione?  I rappresentanti commerciali e i manager direttamente responsabili dell'interazione quotidiana con i clienti possono utilizzare questa opzione.
Scelta dell'utente	Cosa significa?  Gli utenti con ruolo non amministrativo avranno il permesso di impostare la propria preferenza di condivisione email come pubblica,   privata o personalizzata. Potranno anche decidere quali domini escludere.   Chi può utilizzare questa opzione?  Gli utenti che lavorano in modo indipendente e che potrebbero aver bisogno di condividere le email con alcuni colleghi o altri   membri del team secondo le necessità nel corso dell'attività aziendale.