Guida Decisionale per la Gestione dei Territori

Premesse

Questo documento presuppone che Lei sia già a conoscenza dei concetti base della gestione dei territori. Per una comprensione della funzionalità in Zoho CRM, consulti il documento di aiuto - Panoramica sulla Gestione dei Territori.

Introduzione

La Gestione dei Territori è un sistema mediante il quale gli account dei clienti vengono raggruppati in base a un insieme definito di criteri. Questo facilita la condivisione degli account dei clienti tra i team di vendita della Sua azienda. In Zoho CRM, la funzionalità di gestione dei territori Le consente di:

• Creare territori e specificare i criteri che definiscono un territorio.
• Costruire una gerarchia dei territori in aggiunta alla gerarchia dei ruoli nel Suo account.
• Accedere a report predefiniti sui territori, come ad esempio, Migliori performer tra i territori, Durata complessiva del ciclo di vendita tra i territori, Fatturato per Territori, ecc.
• Creare report personalizzati sui territori.
• Impostare obiettivi di previsione multipli per gli utenti appartenenti a più territori.

La gestione dei territori non è necessariamente un requisito per ogni organizzazione. È necessario decidere sull'utilizzo dei territori in base alla struttura di vendita e al modello di condivisione dei dati della Sua organizzazione. Questo documento La guiderà e La aiuterà a decidere se la Gestione dei Territori è necessaria per la Sua azienda.

Ruolo vs Territorio

 Esaminiamo innanzitutto i vantaggi che la gestione dei territori offre rispetto ai ruoli.

Ecco uno scenario aziendale per spiegare meglio!

Supponiamo che la forza vendita di Zillum Inc. sia composta da sei team negli Stati Uniti - Nord Centrale, Nord Est, Nord Ovest, Sud Centrale, Sud Est e Sud Ovest. In questa struttura di vendita,

• Non si desidera che il team di vendita di una specifica regione acceda ai record di un'altra regione.
• Potrebbero esserci alcuni prospect importanti che si desidera condividere con i rappresentanti di vendita senior di due team diversi, in due regioni.

Potrebbe diventare un processo complicato ottenere questo risultato utilizzando solo i ruoli  e le regole di condivisione dei dati . D'altra parte, con i territori basati su un insieme definito di criteri, è possibile estendere il modello di condivisione dei dati di Zoho CRM nel Suo account Zoho CRM e condividere facilmente i record con vari utenti in team diversi. Questo garantirà che i team siano concentrati verso un obiettivo per raggiungere il target di vendita impostato nelle diverse fasce orarie.

Prima di Passare alla Gerarchia dei Territori

Prima di pianificare la configurazione della Gestione dei Territori nel Suo account Zoho CRM, consideri i seguenti argomenti che La aiuteranno a determinare se la Gestione dei Territori è adatta alla Sua organizzazione.

• Struttura di Vendita ed Esigenze di Condivisione - Una struttura di condivisione dei dati CRM che richiede che le persone appartenenti a più territori possano accedere a più account dei clienti.
• Previsioni - Previsioni basate sulla gerarchia dei territori. La necessità di impostare obiettivi di previsione per ogni territorio a cui un utente appartiene.
• Amministrazione - I territori possono essere gestiti come unità individuali per ridurre il carico sugli amministratori.

Struttura di Vendita ed Esigenze di Condivisione

Come vengono condivisi i Suoi dati con gli altri utenti? È fondamentale analizzare se la gerarchia basata sui ruoli, le regole di condivisione dei dati, i gruppi e le regole di assegnazione forniscono le migliori opzioni per condividere gli account in base alla Sua struttura di vendita. La Sua organizzazione potrebbe avere la necessità di condividere i record in base ai prodotti o servizi, al fatturato, al codice postale/regione o al settore, e non in base alla proprietà del record. Per un modello di condivisione così complesso e collaborativo, sono necessari i territori che garantiscono un raggruppamento efficace degli account dei clienti e la condivisione dei record con diversi team di vendita.

La struttura di vendita della Sua organizzazione richiede di condividere gli account dei clienti con molte persone di team diversi? Consideri questo esempio: Lei ha un rappresentante di vendita interno che effettua chiamate al prospect e organizza un incontro. Ha anche un rappresentante di vendita sul campo che visita il prospect per una demo del prodotto. Come condivide gli account con entrambi questi rappresentanti?

La struttura di vendita di un'organizzazione può essere lineare o una matrice complessa, dove la condivisione dei dati è da uno a molti. La Gestione dei Territori sarà adatta alla Sua organizzazione se:

• Le esigenze di condivisione della Sua azienda dipendono più dalle caratteristiche dell'account piuttosto che dalla proprietà individuale dei record.
• La Sua organizzazione ha una struttura di vendita a matrice, che richiede che le persone appartenenti a più territori accedano a più account dei clienti.

Previsioni

Quando si passa alla Gestione dei Territori in Zoho CRM, anche le previsioni cambieranno per adattarsi ai requisiti territoriali. Quando un utente fa parte di più territori, potrebbe essere necessario impostare obiettivi di vendita diversi per l'utente, poiché si avranno obiettivi diversi impostati per ogni territorio.

Avere un singolo obiettivo di previsione per l'utente non funzionerà in tal caso. Suddividendo i target mensili/trimestrali in base ai territori e agli account dei clienti al loro interno, si avrà un quadro chiaro della previsione di vendita e dell'obiettivo da raggiungere.

Amministrazione

Il Suo amministratore trova complicato gestire le numerose regole di condivisione che devono essere monitorate quando ci sono cambiamenti nella struttura di vendita? Quando è presente un'architettura complessa di condivisione dei dati, alcune delle sfide di cui essere consapevoli sono:

Fornire un accesso ai dati simile a più utenti, gestire tali permessi individualmente o a livello di ruolo per gli utenti, creare molteplici regole di condivisione, mantenere grandi volumi di dati e monitorare lo spostamento frequente dei rappresentanti di vendita in diversi gruppi di vendita.

I territori, d'altra parte, sono più facili da gestire. Ad esempio: la Sua struttura di vendita è demarcata in base alla regione. Un responsabile commerciale che si occupa delle richieste dei clienti provenienti dalla Cina è un top performer nel Suo team. Lei decide di assegnare a questo rappresentante una responsabilità aggiuntiva, la gestione dei clienti dal Giappone. In questo esempio, la gestione dei territori Le offre la flessibilità di aggiungere l'utente nei territori di vendita Cina e Giappone, dove il responsabile commerciale può accedere ai record dei clienti di entrambi i paesi.

Quando le regole complesse di condivisione dei dati e la gerarchia dei ruoli non soddisfano i requisiti, i territori sono un'opzione molto più semplice da mantenere come unità individuali che ridurranno anche il carico sugli amministratori. Visualizzare la struttura di vendita della Sua organizzazione in una gerarchia territoriale può aiutare a decidere se la Gestione dei Territori è l'opzione giusta per Lei.

Motivi per Utilizzare la Gestione dei Territori!

Ha bisogno di evitare una distribuzione non uniforme degli account dei clienti per migliorare le vendite mirate e le responsabilità del team?

Supponiamo che la segmentazione degli account dei clienti spazi dalle piccole imprese alle grandi aziende e le opportunità vengano gestite dai venditori in base alla dimensione dell'affare. In una struttura del genere, utilizzi i territori per dividere il Suo team di vendita e assegnare i prospect in base alla dimensione aziendale per ottenere flessibilità sulla visibilità e condivisione dei dati.

Un gruppo di rappresentanti può gestire affari con un massimo di 50 licenze, un altro gruppo può essere assegnato ad affari con più di 50 licenze. Nel caso di team di vendita dinamici, avere i territori facilita anche lo spostamento dei rappresentanti, poiché potrebbero dover passare da un territorio all'altro.

Il modello di business e di condivisione dei dati della Sua organizzazione dipende più dalle caratteristiche dell'account (divisioni geografiche, dimensione dell'account del cliente, linee di prodotti multiple, settore, ecc.) e meno dalla proprietà individuale?

L'utilizzo della gerarchia territoriale è un grande vantaggio poiché i territori forniscono maggiore flessibilità sulla visibilità e condivisione dei dati.

Supponiamo che Lei venda mobili per scuole in diversi distretti. Ogni gruppo di vendita si occupa delle vendite nei rispettivi distretti scolastici. All'interno di ogni distretto ci sono numerose scuole (scuole materne, scuole superiori, università) che desiderano acquistare mobili. A seconda del distretto e della quantità dell'ordine effettuato, Lei assegna l'affare ai Suoi rappresentanti di vendita. In questo caso, è la caratteristica dell'account che determina la struttura di vendita complessiva.

Utilizzare i territori in questo caso Le sarà vantaggioso. Fornirà concentrazione e semplificherà il processo di condivisione dei record tra individui di team diversi.

I Suoi clienti sono distribuiti in diverse posizioni geografiche? In tal caso, desidera ridurre i tempi di viaggio e le spese per il Suo team di vendita?

Creare territori basati sulle posizioni geografiche del mercato e posizionare strategicamente i rappresentanti di vendita nel territorio di vendita del proprio paese di origine può essere di grande vantaggio per il business. Questo riduce i tempi di viaggio poiché le opportunità commerciali sono concentrate in un'area demarcata. Inoltre, questo aiuterà il Suo team di vendita a superare le barriere culturali e linguistiche che i diversi territori presentano.

La Sua struttura aziendale offre opportunità di cross-selling? In tal caso, ha bisogno di un sistema flessibile di condivisione dei dati che favorisca il cross-selling per promuovere sia la fidelizzazione dei clienti che la crescita del fatturato?

Con un'attività che si occupa di software per la gestione delle risorse umane, finanza, staffing e gestione dei progetti, potrebbe avere un gruppo di vendita focalizzato su ciascuno di questi prodotti. Quando un prospect è interessato a due di questi prodotti, come condivide l'account del cliente con individui di team diversi coinvolti nel ciclo di vendita?

Avere una gerarchia territoriale basata sulle linee di prodotto e concedere l'accesso ai rappresentanti di vendita di più team è un modo efficiente per gestire questo scenario. Favorisce il cross-selling collaborativo per la Sua attività.

Cercherebbe competenza settoriale nei Suoi rappresentanti di vendita, se la Sua azienda opera con linee di prodotti e settori verticali multipli?

I rappresentanti di vendita hanno bisogno di una conoscenza approfondita del prodotto/servizio e di competenze che aiutino a incrementare le vendite. Nel settore dei viaggi, se Lei è responsabile di una crociera nei Caraibi, deve conoscere i pacchetti turistici, i prezzi, l'itinerario, le informazioni sulla nave, le sue caratteristiche speciali, le escursioni e così via.

Crei un territorio che includa gli account dei clienti interessati alla crociera nei Caraibi. Appartenere a questo territorio che Le offre sufficiente esperienza e opportunità per sviluppare la Sua competenza e le capacità di negoziazione è sicuramente positivo per le vendite.

La Sua Decisione

Si assicuri di scegliere il modello di condivisione dei dati corretto per il buon funzionamento della Sua attività. Se desidera scoprire come la Gestione dei Territori si adatterà alle Sue esigenze aziendali, può anche consultare la guida online per maggiori dettagli sul suo funzionamento.

Per concludere, utilizzi la gestione dei territori se:

• Ha una struttura di vendita complessa con la necessità di spostare frequentemente gli utenti in diversi team di vendita/territori.
• Ha bisogno di segmentare gli account dei clienti in base alle caratteristiche dell'account piuttosto che alla proprietà del record.
• Desidera un processo facile da mantenere per gli amministratori per gestire la condivisione dei dati tra più utenti di team diversi.
• Richiede obiettivi di previsione multipli per gli utenti appartenenti a diversi territori di vendita.

Premesse

Questo documento presuppone che Lei sia già a conoscenza dei concetti base della gestione dei territori. Per una comprensione della funzionalità in Zoho CRM, consulti il documento di aiuto - Panoramica sulla Gestione dei Territori.