Flussi di lavoro connessi

Cosa sono i Flussi di lavoro connessi?  

1. Automatizzare processi multi-fase e inter-team attraverso i moduli
   
2. Creare, aggiornare e notificare gli utenti in base a trigger predefiniti
   
3. Mantenere il contesto del cliente in ogni fase del processo
   
4. Eliminare richieste manuali, ritardi e dipendenze tra team
   

Come configurare un Flusso di lavoro connesso   

Trigger

1. quando viene creato un record nel modulo
   
2. quando viene modificato un record nel modulo,
   
3. quando viene creato o modificato un record nel modulo, oppure
   
4. quando viene modificato un campo del record nel modulo.
   

Criteri multi-modulo per i Trigger

Azioni

1. Creare un nuovo record connesso nel modulo associato
   
2. Aggiornare un record connesso esistente nel modulo associato, oppure
   
3. Notificare gli utenti tramite e-mail.
   

Caso d'uso: Automatizzare il processo per chiudere con successo una trattativa   

Per creare un flusso di lavoro connesso

1. Navigare su Settings, scegliere Process Management e fare clic su Connected Workflows.
   
   
2. Fare clic su Create New Connected Workflow.
   
3. Inserire il nome del flusso di lavoro, scegliere un Modulo primario e inserire una descrizione se necessario. Il modulo primario può essere un Modulo dell'organizzazione (come Trattative) o un Modulo di team. Questo è il punto di partenza del flusso di lavoro.
   
   Nota: È possibile creare UN SOLO flusso di lavoro connesso per un modulo primario. Ad esempio, se è stato creato un flusso di lavoro connesso per il modulo Trattative, non è possibile crearne un altro per lo stesso modulo.
4. Impostare i Trigger  
   
1. Creare un trigger per il modulo primario o i moduli associati per attivare azioni da completare in altri moduli.
   
   
2. Per creare un trigger è necessario definire quando il flusso di lavoro deve iniziare. Scegliere tra i trigger seguenti:
   - quando viene creato un record nel modulo,
   - quando viene modificato un record nel modulo oppure
   - quando viene creato o modificato un record nel modulo
   - quando viene modificato un campo nel modulo.
   
   
3. È possibile impostare più trigger per un modulo o per i moduli associati.
   
   
5. Successivamente, specificare un criterio affinché il record corrente attivi il flusso di lavoro. 
   Ad esempio, è possibile aggiungere una condizione in cui il record del case study appartenga a un determinato responsabile del processo aziendale.
6. È possibile abilitare i trigger multi-modulo selezionando l'opzione Criteri di altri moduli per attivare il flusso di lavoro in altri moduli associati al flusso di lavoro connesso. In questo modo, ogni volta che vengono creati/modificati record o quando vengono modificati campi in altri moduli con i valori specificati nel trigger, verranno eseguite anche le azioni configurate di seguito. Ad esempio, è possibile aggiungere un criterio per cui l'importo della trattativa per questo processo aziendale deve essere superiore a centomila dollari per attivare più moduli.
   
7. Scegliere se il criterio/condizione deve corrispondere con QUALSIASI record connesso o con TUTTI i record connessi nei moduli correlati. Specificare la condizione. Successivamente, fare clic su Add Condition per aggiungere trigger a un altro modulo, scegliere i criteri e specificare la condizione, quindi fare clic su Save. È possibile procedere in questo modo per abilitare trigger da più moduli in questo flusso di lavoro.
   Supponiamo che si scelga il criterio di corrispondenza con tutti i record connessi: in tal caso, lo stato del record può essere contrassegnato come "Completato" solo quando tutte le richieste di case study per il lead sono state soddisfatte. D'altra parte, se si seleziona il criterio di corrispondenza con qualsiasi record connesso nei moduli correlati, lo stato può essere contrassegnato come "Completato" non appena almeno una richiesta di case study viene soddisfatta.
   
   
8. Definire le azioni : Per ogni trigger, configurare una o più azioni:
1. Creare un record connesso in un modulo associato
   
2. Aggiornare un record connesso esistente
   
3. Notificare gli utenti tramite e-mail
   
   
9. Azione Crea record connesso : Selezionare il modulo in cui deve essere creato un record connesso, compilare gli altri dettagli come mostrato nello screenshot qui sotto e fare clic su Save.
   
   
10. Aggiorna un record connesso : Selezionare il modulo il cui record connesso deve essere aggiornato, scegliere il campo da aggiornare e inserire il valore per quel campo. Successivamente, scegliere se si desidera aggiornare il campo in Tutti i record, Record correnti o solo Record selezionati e fare clic su Save.
    
    Nota: I campi nel record corrente verranno aggiornati solo quando il modulo trigger è lo stesso modulo in cui viene aggiornato il record connesso.
11. Notifica utente tramite e-mail : Selezionare chi si desidera notificare o specificare un indirizzo e-mail, scegliere un modello di e-mail e fare clic su Save.
    
    
12. Una volta completata l'aggiunta dei moduli necessari per il processo aziendale, fare clic su Publish.
    
    

In cosa i Flussi di lavoro connessi differiscono dai Flussi di lavoro tradizionali?      

1. I Flussi di lavoro connessi vanno oltre un singolo modulo,  sono progettati per coordinare le attività tra i confini dei team e quindi utilizzano più moduli per costruire un flusso di lavoro.
   
2. I Flussi di lavoro connessi attivano attività/azioni di follow-up sia nei moduli dell'organizzazione che nei moduli di team.
   
3. I Flussi di lavoro connessi generano record connessi come parte del processo, quindi nuove richieste vengono create automaticamente nei moduli e quei team avranno il contesto completo fin dal primo giorno. Gli utenti possono risparmiare il tempo necessario per creare richieste dalla scheda Richieste con questa funzionalità. 

Perché utilizzare i Flussi di lavoro connessi per la Sua azienda? 

1. Niente più follow-up manuali grazie all'automazione del coordinamento tra team e alla riduzione della dipendenza da promemoria o e-mail.
   
2. Ottenere un'esecuzione coerente su più processi standardizzando il modo in cui trattative, clienti e ticket si muovono attraverso la Sua organizzazione.
   
3. Fornire visibilità end-to-end in cui i team vedono l'intero percorso del cliente, non solo la loro parte nell'intero processo.
   
4. Soprattutto, fornire un coordinamento contestuale tra più team minimizzando i ritardi tra i passaggi di consegna dei processi.
   

Note :

1. Il modulo primario funge da punto di ingresso per il Flusso di lavoro connesso e si applicherà solo ai record creati dopo la configurazione del flusso di lavoro connesso.
 

2. Solo i moduli coinvolti nel Flusso di lavoro connesso verranno monitorati per modifiche ed esecuzione. Se viene aggiunto un nuovo modulo al flusso di lavoro connesso, verranno monitorati i record creati in questo modulo dopo l'aggiunta di tale modulo al flusso di lavoro connesso.

3. L'ordine di esecuzione per i record in precedenza era:
Assignment Rules → Review Process → Scoring Rules → Workflow Rules → Approval Process → Blueprint → CommandCenter
 
Ora, dopo l'aggiunta della funzionalità Flussi di lavoro connessi in Zoho CRM:
Assignment Rules → Review Process → Scoring Rules → Workflow Rules → Connected workflows → Approval Process → Blueprint → CommandCenter