Vista Griglia
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Introduzione
La vista griglia di Zoho CRM consente agli utenti di visualizzare i dati dei moduli sotto forma di foglio. Questa funzionalità offre un'interfaccia simile a un foglio di calcolo per gestire e visualizzare i record. Con questa funzionalità è possibile:
- Creare, modificare e gestire più record in modo efficiente.
- Visualizzare i campi pertinenti in base ai layout specifici del modulo.
- Eseguire azioni di massa come aggiornamenti, approvazioni e aggregazione dei dati senza uscire dall'interfaccia.
La Vista Griglia è specifica per layout. Ogni modulo in Zoho CRM ha uno scopo distinto. Allo stesso modo, è possibile visualizzare i dati del modulo in un layout specifico nella vista griglia per ottenere un'esperienza utente personalizzata in cui:
- Vengono visualizzati solo i campi pertinenti per ciascun modulo.
- I dati sono organizzati in modo conforme ai requisiti specifici del modulo.
Ad esempio:
- Nel modulo Trattative, gli utenti possono aggiornare le fasi delle trattative o assegnare la proprietà.
- Nel modulo Lead, gli utenti possono concentrarsi sullo stato dei lead e sui tassi di conversione.
Disponibilità : La Vista Griglia è disponibile solo nella Nuova UI di Zoho CRM e sarà disponibile per coloro che hanno abilitato la Nextgen UI per i propri account.
È possibile utilizzare la vista griglia per scenari che richiedono la gestione di dati in blocco. Ad esempio, durante una revisione trimestrale delle vendite, i responsabili commerciali possono:
- Esaminare le prestazioni del team.
- Aggiornare in massa gli stati delle trattative.
- Pianificare i follow-up.
- Approvare le richieste di sconto.
- Generare grafici per l'analisi delle prestazioni.
- Calcolare i valori aggregati delle trattative concluse.
Come passare alla vista griglia?
Selezionare il modulo per il quale si desidera visualizzare i record in una griglia e fare clic sull'icona Vista Griglia. I dati del modulo verranno ora visualizzati come un foglio!
Cosa è possibile fare nella vista griglia?
Creare record direttamente dalla griglia
Gli utenti possono aggiungere nuovi record senza passare alla pagina Crea Record. Per creare un nuovo record, fare clic sul pulsante +Crea nella parte inferiore dello schermo. Verrà creata una nuova riga e il cursore verrà posizionato automaticamente nella prima cella della riga. Inserire i dati e poi fare doppio clic nella casella successiva della riga per inserire ulteriori dettagli.
Limitazioni nella creazione di record per riga:
- Se i campi obbligatori non sono selezionati in Gestisci Colonne, la creazione del record sarà consentita tramite il modulo predefinito nel pop-up anziché tramite la creazione per riga.
- Se una regola di layout è abilitata per il modulo, la creazione del record sarà consentita solo tramite il modulo predefinito nel pop-up anziché tramite la creazione per riga.
- Se l'arricchimento dati è abilitato per il modulo, la creazione del record sarà consentita solo tramite il modulo predefinito nel pop-up anziché tramite la creazione per riga.
- Se una procedura guidata è impostata come vista predefinita per il modulo, la creazione del record sarà consentita solo tramite il modulo predefinito nel pop-up anziché tramite la creazione per riga.
Modificare, visualizzare e condividere i record in modo efficiente
È possibile aggiornare i record direttamente nella griglia senza passare alla pagina dei dettagli del record. Per modificare i record, è sufficiente fare doppio clic sull'area del record da modificare e inserire i nuovi dati.
È possibile visualizzare e condividere i record se necessario. Per visualizzare e condividere i record:
È inoltre possibile eseguire diverse altre azioni come inviare e-mail, creare attività, aggiungere tag, eliminare e altro ancora. Per eseguire le azioni sopra indicate, è sufficiente fare clic sull'icona altro (...) che appare passando il mouse su un record, selezionare e completare l'azione.
Riepilogare i dati dei record con i grafici
È possibile convertire i dati delle liste di selezione in visualizzazioni a grafico per identificare modelli e prendere decisioni basate sui dati. Fare clic sul grafico per visualizzare il numero di record corrispondenti ed eseguire azioni su di essi.
Generare dati aggregati dalle colonne
Selezionare i campi numerici per calcolare totali e medie direttamente nella griglia utilizzando l'opzione Aggiungi Aggregazione. È possibile visualizzare la somma o il valore totale della colonna selezionata, il valore medio dai dati della colonna selezionata, il valore minimo dalla colonna e il valore massimo dalla colonna. Questo valore verrà visualizzato nella parte inferiore della colonna selezionata.
Per generare dati aggregati, fare clic sull'icona altro accanto al nome della colonna, selezionare Aggiungi Aggregazione e scegliere l'opzione desiderata oppure fare clic sulla freccia verso l'alto nella parte inferiore della colonna e scegliere le opzioni desiderate.
Nota:
- Campi supportati: Numero, Decimale, Percentuale, Valuta e Intero Lungo.
- Campi non supportati: Telefono e Numero Automatico.
Eseguire aggiornamenti di massa
È possibile aggiornare più record in blocco direttamente dalla griglia. Esistono due modi per farlo.
- Selezionare una cella e trascinarla verso il basso attraverso le caselle da aggiornare: i dati in tutte le caselle selezionate verranno aggiornati con il valore della prima cella selezionata, oppure
- Selezionare più record singolarmente, inserire il nuovo valore in un qualsiasi record e il nuovo valore verrà aggiornato per tutti i record selezionati.
Revisionare e approvare i record
È possibile approvare o rifiutare i record direttamente dalla griglia, semplificando i processi di approvazione e revisione senza cambiare schermata. È possibile revisionare i record dalla griglia anziché passare a Le mie attività o alla pagina di dettaglio del record come mostrato di seguito.
Per revisionare i record, navigare prima al modulo corretto, quindi fare clic sull'icona di revisione accanto a ciascun record. Se si sceglie di approvare il record, inserire eventuali commenti e fare clic su Approva, oppure se si sceglie di rifiutare i record, inserire eventuali commenti, selezionare il motivo del rifiuto e fare clic su Rifiuta.
Allo stesso modo, è possibile approvare i record direttamente dalla vista griglia, come mostrato nella GIF seguente. Per approvare i record, navigare al record in attesa di approvazione (questo record avrà l'icona di approvazione accanto, come mostrato nella GIF seguente). Fare clic su altro (...) e scegliere di approvare, rifiutare o delegare. Se si sceglie di approvare il record, inserire eventuali commenti e fare clic su Approva, oppure se si sceglie di rifiutare i record, inserire eventuali commenti e fare clic su Rifiuta, oppure se si sceglie di delegare, selezionare l'utente a cui si desidera affidare il record e fare clic su Delega.
Limitazioni
- La modalità a capo automatico non è supportata.
- La configurazione degli script client non è supportata.
- Gli utenti con più layout devono selezionare i record pagina per pagina.
- La creazione di record per riga non è supportata per i layout integrati del modulo campagne.
- La conversione di valuta da INR a USD non funziona come previsto. Verrà corretta a breve.
- La Vista Griglia non è disponibile per:
- I moduli Attività, Riunioni e Chiamate.
- I moduli Finanza e altri moduli integrati.
- I moduli Servizi e Appuntamenti.
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