Importazione dei dati in Zoho CRM

I dati possono essere raccolti attraverso varie fonti, come l'acquisto di un database di record, la raccolta da fiere e campagne e così via. L'importazione di record da tali fonti esterne in Zoho CRM è una delle attività più importanti per la creazione di lead in qualsiasi azienda. Per questo motivo, l'importazione deve essere semplice e deve aiutare a mantenere i dati puliti senza duplicati.

È possibile importare i dati utilizzando una delle due opzioni indicate di seguito:

Importazione dei dati nei singoli moduli di Zoho CRM : I file individuali possono essere importati, uno alla volta, in un modulo specifico.

Migrazione dei dati da altri account a Zoho CRM : La  procedura guidata di migrazione dei dati  consente di migrare i dati da altri sistemi CRM a Zoho CRM. La procedura guidata permette di allegare il file CSV del modulo da migrare e di impostare il formato di data e ora supportato nel file di importazione per evitare che i valori vengano ignorati durante la migrazione. È inoltre possibile chiedere a Zoho CRM di inviare una notifica al termine dell'importazione selezionando l'opzione  Send Email Notification  . Dopo aver specificato i dettagli necessari, sarà necessario mappare tutti i campi obbligatori nel file CSV con quelli in Zoho CRM.  Vedere anche  Migrazione dei dati

Checklist per l'importazione

Prima di importare i dati, si prega di consultare la seguente checklist:

1. Autorizzazione: Assicurarsi di avere l'accesso e il privilegio per importare i dati. Se non si dispone di questa autorizzazione, il collegamento Importa sarà nascosto nell'interfaccia utente.
2. Formato file: I formati supportati sono  Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) e Business Card o vCard  Format  (VCF) . Tutti gli allegati devono essere separati dai dati.
   Possono verificarsi errori imprevisti se i file XLS/XLSX contengono controlli speciali come filtri combinati o immagini incorporate.
   
3. Caratteri non consentiti: I dati del file da importare non devono contenere dati racchiusi tra <script> </script>.
4. Determinare l'associazione di lookup tra record: Se si desidera associare i dati nel file di importazione con record esistenti nel database, il file di importazione deve contenere il nome del campo di lookup e il relativo valore.
   Nota: Il valore di lookup può essere il nome del record di lookup o l'ID del record. La mancata indicazione di questi dati renderà Null come valore di lookup e l'associazione non verrà stabilita a meno che non venga selezionata manualmente.
   
   Ad esempio: Account name è un campo di lookup nel modulo Contacts. Se si dispone di un insieme di contatti da importare e si desidera associarli ad account esistenti, il file di importazione deve contenere una colonna denominata Account name e ogni riga del file di importazione deve contenere il nome dell'account corrispondente (come disponibile nel modulo Accounts) o l'ID dell'account (che può essere ricavato dallo slug dell'URL selezionando l'account corrispondente). 
5. Campi obbligatori: Ogni campo obbligatorio deve contenere un valore. Assicurarsi di non lasciare vuoti i campi obbligatori nel file di importazione. Ad esempio, quando si importano informazioni sugli account, ogni record deve includere un  Account Name . Si noti che non è possibile procedere al passaggio successivo senza mappare i campi obbligatori.
   
6. Dati delle caselle di controllo: Assicurarsi che i dati che si intende importare dai campi booleani o caselle di controllo contengano valori che verranno convertiti correttamente durante il processo di importazione.
   I dati importati dai campi booleani e caselle di controllo vengono convertiti come segue:
   
   • Se la casella di controllo è selezionata: True o 1
     
   • Se la casella di controllo non è selezionata: False o 0
     
7. Elenco a discesa 
   
   Tutti i valori dei dati visualizzati negli elenchi a discesa devono esistere nei campi corrispondenti di Zoho CRM.
   
   Ad esempio, se si prevede di importare informazioni sugli account che contengono un valore per l'elenco a discesa del tipo di settore, prima di importare le informazioni sull'account, assicurarsi che tutti i valori del settore nel file sorgente siano già presenti nell'elenco a discesa. Se i valori non esistono, è necessario modificare i valori nel file sorgente per farli corrispondere ai valori esistenti in Zoho CRM, oppure chiedere all'amministratore di aggiungere i nuovi valori.
   
   Se i valori non vengono aggiunti nell'elenco a discesa, i dati possono comunque essere importati. Dopo l'importazione, se si modifica il valore del campo, non sarà possibile ripristinare quello precedente poiché non sarà disponibile nell'elenco.
   
8. Nomi dei campi 
   
   Assicurarsi che la prima riga di dati (record) nel file sorgente contenga le intestazioni delle colonne o i nomi dei campi anziché i valori effettivi dei dati. Questi valori di intestazione aiutano a identificare i dati durante la mappatura con i campi esistenti in Zoho CRM.
   
9. Righe vuote nel file di importazione 
   
   Più di 10 righe vuote nel file potrebbero indicare la fine del file. I dati dopo le righe vuote verranno ignorati durante l'importazione. Assicurarsi di non lasciare righe vuote tra le righe di dati.
   
10. Dimensione del file 
    
    Assicurarsi che la dimensione del file non superi i seguenti limiti in base all'edizione di Zoho CRM:
    
    File CSV: Enterprise e Ultimate -  25 MB , Professional e Standard -  10 MB , Free -  5 MB.
    
    File VCF:  5 MB  per tutte le edizioni.
    
11. Righe
    Il numero di righe che possono essere importate dipende dall'edizione:
    Standard - 10.000; Professional - 20.000; Enterprise - 30.000; Ultimate - 50.000.
12. Campo esterno
    Qualsiasi campo presente nel file .CSV può essere mappato con un campo esterno presente nel modulo CRM. Il valore del campo ID esterno può essere aggiornato solo tramite API. 

I moduli con i relativi campi obbligatori definiti da Zoho sono descritti nella tabella seguente. Assicurarsi di mappare questi campi durante l'importazione. Potrebbero esserci altri campi obbligatori in ciascun modulo, ma è sempre possibile personalizzarli e contrassegnarli come non obbligatori, se necessario.

Nota

• Utilizzando la funzione di importazione, non è possibile importare report, fatture, preventivi, ordini di acquisto, previsioni, ordini di vendita e modelli in Zoho CRM.
  
• Tuttavia, è possibile importare eventi in formato ICS dal Calendario.
  
• Durante l'importazione, gli elementi tag come <br> non vengono eseguiti e il testo rimane invariato. Per garantire le corrette interruzioni di riga, queste devono essere inserite manualmente.

Limiti di importazione

Se il file di importazione è in formato .XLS, .XLSX o .VCF, è possibile importare un massimo di 5000 record/batch per tutte le edizioni di CRM. Tuttavia, per importare più di 5000 record/batch, il file di importazione deve essere esclusivamente in formato .CSV, e il numero massimo di record importabili varierà in base al proprio abbonamento.  

Nota

• I formati supportati sono  Excel (XLS, XLSX), Comma Separated Value (CSV) e Business Card o vCard  Format (VCF) .
  
• Se i record superano i limiti specificati sopra, è possibile suddividerli in due o più file e importarli separatamente.
  
• Quando si importa un file VCF, il campo immagine del record verrà automaticamente associato al record durante il processo di importazione e non sarà disponibile per la mappatura.
  

Importare dati in un modulo

Importare tutti i record di proprietà (assegnati) degli utenti nella propria organizzazione, inclusi i record di propria proprietà.

Per importare i dati

1. Fare clic sulla scheda del [Modulo] appropriato (ad es. Leads, Contacts, Accounts, ecc.).
   
2. Nella pagina  Home del [Modulo]  , fare clic su  Import Leads[Records] dal menu a discesa Create Lead .
   
   
   
3. Fare clic su  Browse per caricare il file  oppure trascinare e rilasciare il file nella sezione From File.
   
   La codifica dei caratteri verrà rilevata automaticamente.
   
   
   
4. Se necessario, modificare la codifica dei caratteri dall'elenco a discesa e fare clic su  Next.
   
   
   
5. Selezionare il  Layout  nel quale si desidera importare i record.  Vedere anche,  Layout di pagina 
   
   Se non è stato creato un layout, i record verranno importati nel layout standard e l'opzione per scegliere un layout non sarà disponibile.
   
6. Selezionare una delle seguenti opzioni.
   
   • Add as new [Records] : Scegliere questa opzione per importare tutti i record del file di importazione in Zoho CRM.
     
     Selezionare  Record ID  o  Email / Record Name  dall'elenco a discesa. Per evitare la duplicazione dei dati, è disponibile questa opzione aggiuntiva per saltare i record del file che corrispondono a record esistenti in Zoho CRM. Questi possono essere filtrati in base all'ID del record, al nome o all'indirizzo email, a seconda del modulo.
     
     
     
   • Update existing [Records] only : Scegliere questa opzione per apportare modifiche solo ai record esistenti.
     
     Selezionare  Record ID  o  Email / Record Name  dall'elenco a discesa per trovare i record esistenti che corrispondono a quelli nel file di importazione. Questa opzione consente di filtrare i record esistenti che devono essere aggiornati. Inoltre, è possibile scegliere di saltare l'aggiornamento dei valori vuoti nei record. Ad esempio: supponiamo che il record CRM abbia un valore, Hospitality, per il campo Industry e che il file di importazione non abbia alcun valore per lo stesso campo. Quando si importano i dati dal file e si sceglie  Skip updating empty values,  il valore vuoto non verrà sovrascritto e il valore del campo Industry rimarrà invariato. Questo eviterà il rischio di perdita di dati.
     
     
     
   • Both : Scegliere questa opzione per aggiungere nuovi record e aggiornare le modifiche nei record esistenti.
     
     Selezionare  Record ID  o  Email / Record Name  dall'elenco a discesa per trovare i record esistenti che corrispondono a quelli nel file di importazione. È disponibile questa opzione per filtrare i record esistenti che devono essere aggiornati. È inoltre possibile scegliere di saltare l'aggiornamento dei valori vuoti dal file di importazione nei record di Zoho CRM.
     
7. Fare clic su  Next .
   
8. Mappare i campi dal file di importazione a quelli in Zoho CRM.
   

   
   
   Saranno disponibili i dati delle prime tre colonne del file di importazione. In base a questi dati, verranno aggiunti i formati per un determinato campo. Questo formato può essere modificato, se necessario.
   
   • Fare clic su  Create New Fields , se si necessita di campi personalizzati non ancora disponibili nel proprio account CRM.
     
     
     
   • Fare clic su Mapped e Unmapped  per visualizzare le colonne mappate e non mappate rispettivamente con i campi in Zoho CRM.
     
   • Fare clic sul collegamento  Reset Field Mapping  per ricominciare la mappatura da zero.
     
     Qualsiasi mappatura effettuata finora verrà rimossa e sarà possibile ricominciare.
     
   • Fare clic sul collegamento  Apply Auto Mapping  per consentire al CRM di mappare automaticamente le colonne di importazione con i campi corrispondenti.
     
     Il sistema identificherà le colonne che corrispondono ai campi CRM e le mapperà automaticamente. 
     
     
   • Passare il mouse sul campo e inserire i valori del campo nella casella di testo Replace Empty Values .
     A volte un campo nel file di importazione non ha un valore; nel caso in cui quel campo sia contrassegnato come obbligatorio nel CRM, il record non verrà importato a causa dell'assenza del valore. Per evitare tali situazioni, è possibile specificare un valore alternativo che sostituirà il campo vuoto. 
     Ad esempio, è stato mappato il campo Last Name dal file con il campo Last Name nel modulo Leads, che è obbligatorio. Quindi senza il valore del campo, il record verrà saltato durante il processo di importazione. Per evitarlo, è possibile specificare il valore che deve sostituire il campo Last Name vuoto. 
      
   • Passare il mouse sul campo e fare clic sull'icona Add (+) accanto al nome del campo per mappare più campi nel CRM con un singolo campo dal file.
     Ad esempio, se l' Billing Address e lo Shipping Address sono uguali, è possibile mappare entrambi questi campi CRM ai campi appropriati dal file. 
     
   • Fare clic sulla scheda Assign Default Values e selezionare i CRM Fields con i Default field values appropriati. Una volta specificati i valori, tutti i record avranno il valore del campo specificato per impostazione predefinita.
     Ad esempio, si sta importando un insieme di record nel modulo Leads dove si desidera definire il Lead Owner appropriato e assegnare un Tag ai record importati. Dalla scheda Assign Default Values è possibile selezionare il campo Lead Owner e Tag Name dal CRM e scegliere i valori appropriati. Questo valore verrà aggiunto a tutti i record per impostazione predefinita. 
     
     
     
9. Fare clic su  Next.
   
10. Selezionare la casella di controllo Assign owner based on Assignment Rules e scegliere una regola di assegnazione dall'elenco a discesa oppure fare clic su  Create Assignment Rules per creare una nuova regola di assegnazione.
    
11. Selezionare Trigger configured automations and processes for new and updated records, per consentire l'esecuzione delle azioni correlate sui record creati o aggiornati tramite importazione.
    

    Nota: I workflow basati sulla data verranno attivati anche se l'opzione "Trigger configured automation..." non è selezionata, poiché operano in base alle date. Ad esempio, un workflow impostato su "created date" si attiverà durante l'importazione.

    
    
12. Selezionare un'attività dall'elenco a discesa Assign follow-up tasks oppure creare una nuova attività facendo clic su Create Workflow Task.  
    
13. Selezionare la casella di controllo per  Enable Manual Lead Approval .
    
    I record verranno approvati manualmente dall'amministratore prima di essere assegnati a utenti specifici. Questa opzione è disponibile per tutti i moduli predefiniti e personalizzati.  Vedere anche  Approvazione dei record
    
    
14. Fare clic su  Finish .
    
    L'azione di importazione verrà avviata. 
    

Nota

• Selezionare il  [Module ID]  dal campo  Find existing using  se e solo se si stanno reimportando i record precedentemente esportati da Zoho CRM. Il campo  [Module ID]  è generato da Zoho CRM ed è quindi univoco per Zoho CRM. Pertanto, è ideale sceglierlo come campo univoco nei casi in cui si desidera esportare un insieme di record da Zoho CRM in un foglio di calcolo, apportare alcune modifiche e reimportare i record. In questo caso, scegliendo il  [Module ID]  come campo univoco e scegliendo di aggiornare i record esistenti, i record corrispondenti vengono aggiornati senza problemi. Scegliere il  [Module ID]  come campo univoco in qualsiasi altro caso potrebbe causare la duplicazione dei record.
  
• I campi univoci non sono sensibili alle maiuscole/minuscole. Cioè, se il valore del campo univoco nel file di importazione è "ABC" e nel record esistente è "abc", Zoho CRM lo identificherà comunque come una corrispondenza.
  
• Una volta avviato il processo di importazione, non è possibile annullarlo.
  
• Se si seleziona un'attività workflow durante l'importazione, l'opzione  Notify Assignee  nell'attività workflow selezionata non sarà applicabile.
• I valori predefiniti dei campi non possono essere specificati per i seguenti campi:
  

• Description
  

• Call Duration
  

• Auto number
  

• Campi univoci
  

• Campi formula
  

• Multi-select Lookup
  

• L'assegnazione di valori predefiniti per un campo già mappato sovrascriverà la mappatura dei campi esistente.
  

• L'opzione Trigger automation and process management verrà visualizzata solo se nel file di importazione sono presenti meno di 10.000 righe. Se non è possibile visualizzare l'opzione, significa che il file di importazione contiene più di 10.000 righe.
  

• Il processo di automazione potrebbe non completarsi necessariamente una volta importati i record. Potrebbe essere necessario del tempo per completare l'automazione. 

Importare dati in un sottomodulo

È possibile importare voci di sottomodulo nei moduli del proprio CRM. L'importazione dei sottomoduli è spesso più comoda rispetto all'aggiunta manuale nel CRM.

 

Ad esempio, una compagnia assicurativa potrebbe memorizzare i dettagli dei dipendenti degli assicurati - come nome, età, sesso e relazione con il contatto - in un sottomodulo all'interno del modulo Contacts per un accesso più semplice.

 

Per iniziare, aprire il modulo nel quale si intende importare le voci del sottomodulo, fare clic sul pulsante Import Subform, quindi selezionare dal proprio computer il file che contiene le voci del sottomodulo. Nella pagina successiva, è possibile selezionare il layout (se presente) nel quale verranno aggiunti i record del sottomodulo. Si sceglie quindi se aggiungere i record come nuove voci del sottomodulo, aggiornare le voci esistenti o entrambe le opzioni, e poi selezionare quali record esistenti devono essere saltati, se necessario.

Come importare un sottomodulo

1. Fare clic sulla scheda del modulo appropriato (ad es. Leads, Contacts, Accounts, ecc.).
   

2. Nella pagina Home del modulo, fare clic su Import Subforms dal menu a discesa Create Contact .
   
   

3. Fare clic su Browse oppure trascinare e rilasciare il file.
   
   

4. Selezionare una delle seguenti opzioni: Add as new subform, Update existing Subform only, oppure Both.
   
   

5. Fare clic su Next.

6. Mappare i campi dal file di importazione a quelli nel sottomodulo in Zoho CRM.
   
   

7. Fare clic su Next. L'importazione verrà avviata.
   

I dati possono essere raccolti attraverso varie fonti, come l'acquisto di un database di record, la raccolta da fiere e campagne e così via. L'importazione di record da tali fonti esterne in Zoho CRM è una delle attività più importanti per la creazione di lead in qualsiasi azienda. Per questo motivo, l'importazione deve essere semplice e deve aiutare a mantenere i dati puliti senza duplicati.

È possibile importare i dati utilizzando una delle due opzioni indicate di seguito:

Importazione dei dati nei singoli moduli di Zoho CRM : I file individuali possono essere importati, uno alla volta, in un modulo specifico.

Migrazione dei dati da altri account a Zoho CRM : La  procedura guidata di migrazione dei dati  consente di migrare i dati da altri sistemi CRM a Zoho CRM. La procedura guidata permette di allegare il file CSV del modulo da migrare e di impostare il formato di data e ora supportato nel file di importazione per evitare che i valori vengano ignorati durante la migrazione. È inoltre possibile chiedere a Zoho CRM di inviare una notifica al termine dell'importazione selezionando l'opzione  Send Email Notification  . Dopo aver specificato i dettagli necessari, sarà necessario mappare tutti i campi obbligatori nel file CSV con quelli in Zoho CRM.  Vedere anche  Migrazione dei dati