Email Insights: una panoramica

La funzionalità Email Insights di Zoho CRM fornisce strumenti preziosi per affrontare queste sfide offrendo le seguenti capacità:

1. Monitorare le risposte email nel contesto: Questo Le consente di vedere come i destinatari interagiscono con le Sue email nel contesto più ampio del loro percorso cliente. Ad esempio, se nota che le email inviate dopo una chiamata al servizio clienti hanno tassi di coinvolgimento più elevati, potrebbe decidere di integrare email di follow-up nel processo post-chiamata.
   
2. Utilizzare gli stati email per filtrare i record: Può segmentare il database clienti in base alle loro interazioni con le Sue email. Ad esempio, potrebbe creare un elenco di contatti che non hanno aperto le email recenti per indirizzarli con una campagna di re-engagement.
   
3. Raccogliere analisi email dettagliate: Raccogliere dati completi sui tassi di apertura, tassi di click-through e metriche di conversione. Questi dati aiutano a perfezionare il contenuto e la tempistica delle email. Ad esempio, se le analisi mostrano che le email inviate il mercoledì mattina hanno il tasso di apertura più alto, può programmare le comunicazioni importanti per quel momento.
   
4. Monitorare le prestazioni dei modelli email: Analizzare quali modelli sono più efficaci nel raggiungimento dei propri obiettivi. Se un particolare modello ha costantemente prestazioni inferiori, potrebbe necessitare di revisione o sostituzione. Questo assicura che le Sue email rimangano fresche e pertinenti per il Suo pubblico.
   

Abilitare Email Insights   

Disponibilità

Nota:

1. Nell'edizione Standard, è disponibile solo la risposta email contestuale.
   
2. Questa funzionalità non è disponibile nell'edizione Free di Zoho CRM.
3. I filtri avanzati avranno opzioni limitate sotto Email Status per l'edizione Standard.
   

Per abilitare Email Insights 

1. Nel proprio account Zoho CRM, navigare su Setup > Channels > Email > Email Intelligence.
   
2. Nella pagina Email Insights, attivare la funzionalità Email Insights su ON.

Nota:

1. Email Insights è abilitato in un account CRM per impostazione predefinita.
   
2. I risultati di Email Insight verranno acquisiti solo per un periodo di 100 giorni.
   
3. Le informazioni non verranno tracciate per le email inviate a più destinatari, per i campi "a", "cc" e/o "ccn".
   

Monitorare la risposta email contestualmente   

Per visualizzare i dettagli dell'attività di un cliente sulla Sua email

1. Andare al modulo desiderato.
   
2. Fare clic sul record per il quale si desidera visualizzare lo stato dell'email.
   
3. Nella pagina Dettagli del record, scorrere verso il basso fino alla sezione Emails.
   
4. Dopo l'invio di un'email, la barra di stato mostrerà uno dei seguenti messaggi di stato:
   
1. Delivered: L'email ha raggiunto il destinatario.
   
2. Bounced: L'email non è riuscita a raggiungere il destinatario.
   
3. Opened: L'email è stata vista e aperta.
   Quando si passa il mouse sullo stato Opened, i seguenti dettagli sulle aperture verranno visualizzati in una finestra informativa:
1. Numero totale di volte in cui l'email è stata aperta.
   
2. La prima volta in cui l'email è stata aperta.
   
3. L'ultima volta in cui l'email è stata aperta.
   
4. Clicked: I link nell'email sono stati cliccati. Quando si passa il mouse sullo stato Clicked, i seguenti dettagli sui click verranno visualizzati in una finestra informativa:
   
1. Numero totale di aperture.
   
2. La prima e l'ultima volta in cui l'email è stata aperta.
   
3. Numero totale di click registrati nell'email.
   
4. La prima volta in cui è stato registrato un click.
   
5. L'ultima volta in cui è stato registrato un click.

Per accedere ai dettagli dell'attività email di un cliente:

1. Navigare al modulo desiderato.
   
2. Selezionare il record di cui si desidera verificare lo stato dell'email.
   
3. Nella pagina Dettagli del record, scorrere verso il basso fino alla sezione Emails.

Nota:

1. Il termine "Delivered" si riferisce tecnicamente al fatto che l'email non è stata respinta ed è stata consegnata con successo al destinatario.
   
2. Se un'email inviata viene cliccata dal mittente, le statistiche "email aperta" considereranno l'email come aperta.

Come fa Zoho CRM a tracciare l'attività email?   

Nota:

1. Poiché si tratta di un'immagine, può essere incorporata solo nelle email HTML. Di conseguenza, le email in testo semplice non possono essere tracciate da Zoho CRM.
   
2. Un'"apertura" viene registrata solo quando il destinatario ha scelto di visualizzare le immagini nell'email. In caso contrario, l'email non verrà tracciata.
   

Filtrare i record per stato email   

Nota: Se un'email viene inviata al cliente il Giorno 1 e il cliente invia un'email il Giorno 2 (non in risposta all'email del Giorno 1), lo stato sarà considerato come "Received", NON sarà considerato "Sent". Questo perché lo stato più recente del record è la ricezione di un'email, pertanto lo stato dell'email precedentemente inviata verrà sovrascritto con l'email più recente.

Ecco alcuni scenari in cui Email Status viene utilizzato come uno dei criteri di ricerca nei filtri avanzati:

• Email inviate ai contatti negli ultimi sette giorni ma non aperte.
  

  
• Email inviate ai lead negli ultimi due giorni che sono state respinte.
  
  
• Email che sono state cliccate dai lead.
  
• Email a cui il destinatario ha risposto e quelle che sono state aperte ma senza risposta.
  

Filtrare le trattative

1. Che si chiudono questo mese
   
2. Per le quali le email hanno ricevuto risposta.
   

È possibile applicare azioni istantanee sui record filtrati utilizzando i filtri avanzati come Aggiornamento massivo, Email massiva, Macro e così via.

Visualizzare i report email   

1. Email Analytics
   
2. Email and Call Analytics Report
   
3. Sent Email Status
   
4. Top 10 Templates by Open Rate
   
5. Top 10 Templates by Click Rate
   
6. Top 10 Users

Email Analytics   

Per verificare Email Analytics:

1. Fare clic sul modulo Reports.
   
2. Selezionare la cartella Email Reports.
   
3. Nella cartella Email Reports, fare clic su Email Analytics.
4. Nella pagina Email Analytics, sarà possibile scegliere i parametri in base ai quali filtrare le statistiche email. Ad esempio, Date Range, Groups, Columns, Advanced filters e così via.
   
   
   
5. Selezionando il pulsante di modifica per aggiungere o rimuovere colonne e applicare filtri, sarà possibile visualizzare tutte le statistiche email filtrate in base alle condizioni specificate per i report, utilizzando lo stesso pulsante di modifica.

Le statistiche email presentate nelle seguenti colonne sotto Reports sono:

1. Sent: Verranno tracciate solo le email inviate da Zoho CRM e SalesInbox.
   Tuttavia, le email inviate tramite configurazione IMAP (Zoho Mail o Gmail ecc.) non verranno tracciate.
2. Bounced: Totale delle email che non hanno potuto essere consegnate.
   
3. Tracked: Email che vengono tracciate da Zoho CRM per misurare le prestazioni. Zoho CRM sarà in grado di verificare se le email tracciate sono state aperte o cliccate.
   Di solito, tutte le email inviate da Zoho CRM vengono tracciate. Quando non è così, il numero di email sotto "Tracked" indica quante delle email totali inviate vengono effettivamente tracciate. Il numero sarà inferiore o uguale al totale delle email inviate.
4. Bounced among tracked: Il numero di "email tracciate" che sono state respinte. Questo numero è inferiore o uguale al totale delle email respinte. Un'icona esclamativa aggiuntiva fornisce dettagli supplementari riguardo al tipo di rimbalzo (hard bounce o soft bounce).
   Vedere anche >> Comprendere i rimbalzi email
   
5. Opened: Email che sono state viste e aperte dai destinatari.
   
6. Clicked: Email in cui i destinatari hanno cliccato sui link.
   
7. Received: Email che sono state ricevute dai rappresentanti commerciali dai destinatari.
   
8. Responded: Email a cui i destinatari hanno risposto.
   
9. Replied: Email a cui i rappresentanti commerciali hanno risposto.

Nota:

1. Un'email non verrà tracciata se Email Insights è stato disabilitato in Zoho CRM.
   
2. Email Analytics traccerà solo le email inviate da Zoho CRM e SalesInbox. Qualsiasi email inviata da piattaforme come Gmail o Zoho Mail non verrà mostrata nello stato delle email inviate perché queste email non possono essere tracciate da Zoho CRM.
   
3. Replied è una statistica disponibile solo per le organizzazioni con i nuovi report abilitati.
   

Email and Call Analytics   

Per visualizzare Email and Call Analytics:

1. Fare clic sul modulo Reports.
   
2. Selezionare la cartella Email Reports.
   
3. Nella cartella Email Reports, fare clic su Email & Call Analytics Report.
4. Nella pagina Email and Call Analytics Report, inserire i criteri per filtrare i report.
   
   È possibile riassumere questo report in base a Date, Day, Week, o Month, oppure specificare un Date Range.
5. Dopo aver applicato le opzioni di filtro, sarà possibile visualizzare le statistiche email complete filtrate in base alle condizioni applicate.

Email & Call Analytics sono presentati nelle seguenti colonne sia nel Summary Report che nel Detailed Report.

1. Email Sent: Totale email inviate nella data scelta / dall'utente CRM scelto.
   
2. Email Received: Totale email ricevute nella data scelta / dall'utente CRM scelto.
   
3. Email Replied: Totale email di risposta inviate al cliente nella data scelta / dall'utente CRM scelto.
   
4. Dialled Attended: Totale chiamate effettuate ai clienti e da loro risposte nella data scelta / dall'utente CRM scelto.
   
5. Dialled Unattended: Totale chiamate effettuate ai clienti e da loro non risposte nella data scelta / dall'utente CRM scelto.
   
6. Call Received: Totale chiamate ricevute (e risposte) dai clienti nella data scelta / dall'utente scelto.
   
7. Call Missed: Totale chiamate perse dai clienti nella data scelta / dall'utente scelto.
   
8. Total Call Duration (in mins): Durata totale delle chiamate sia in entrata che in uscita.
   

Sent Email Status   

Nota: Questo report non elencherà le email inviate da Gmail, Zoho Mail e così via, poiché queste email non possono essere tracciate da Zoho CRM.

Per accedere al report Sent Email Status:

1. Fare clic sul modulo Reports.
   
2. Selezionare la cartella Email Reports.
   
3. Nella cartella Email Reports, fare clic sul report Sent Email Status.
   
4. Nella pagina Sent Email Status verrà visualizzato un report come il seguente:
5. È possibile ottenere il report per un intervallo di date specifico utilizzando i Filtri del report.
   

Di seguito sono riportati alcuni degli altri report presenti nella cartella Email Reports:

1. Il report Top 10 Users, determinato in base al numero di email inviate dagli utenti.
   
2. Top 10 Templates by Click Rate sono determinati in base ai tassi di click dei modelli.
   
3. Top 10 Templates by Open Rate sono determinati in base ai tassi di apertura dei modelli.

Monitorare le prestazioni dei modelli email   

Per monitorare le prestazioni dei modelli email:

1. Andare su Setup nel proprio account CRM
   
2. Sotto Customization, fare clic su Templates > Mail Templates.
   
3. Nella pagina Mail Template, è possibile vedere l'elenco completo dei modelli email nelle varie cartelle.
   
4. Fare clic su una delle seguenti icone dalla colonna denominata Stats.
5. In alternativa, è possibile passare dalla vista Tabular alla vista Chart nella finestra Stats, per vedere sia le statistiche del modello che la cronologia delle versioni.

La vista Chart mostra le statistiche di apertura email in tre diversi formati:

• Per percentuale
  
• Per conteggio
  
• Per versione
  

Passando il mouse su ogni barra si aprirà un tooltip con ulteriori dettagli.

Nota:

1. Le statistiche del modello possono essere accessibili anche quando si sceglie un modello email da inviare nelle seguenti aree di Zoho CRM:
   
1. Email massiva
   
2. Finestra di composizione email
   
3. Azione workflow Invia Email