Utilizzo della telefonia integrata
Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
La telefonia integrata non supporta le chiamate in uscita verso la Cina.
Una volta configurata la telefonia integrata, gli utenti possono personalizzare le proprie preferenze telefoniche, gestire la disponibilità utente, effettuare chiamate in uscita, ricevere chiamate, visualizzare le chiamate in conversazione e le chiamate in coda e aggiungere attività di follow-up in CRM.
Impostare la disponibilità utente
Un utente può impostare il proprio stato come online o offline e le chiamate in arrivo possono essere inoltrate alla segreteria telefonica o rifiutate con un messaggio al chiamante quando l'utente è offline.
Per impostare la disponibilità utente
- Fare clic sull'opzione Phone nella parte inferiore di CRM.
- Selezionare Online o Offline in base alla propria disponibilità a rispondere alle chiamate in arrivo.
Impostare le preferenze
Ogni utente può impostare le proprie preferenze individuali per gestire le chiamate in uscita. È possibile personalizzare la modalità di connessione delle chiamate (Browser o Custom Phone ) e definire le impostazioni dell'ID chiamante.
- Se si seleziona Browser , le chiamate verranno effettuate direttamente dal browser.
- Se si seleziona Custom Phone , le chiamate verranno connesse tramite un numero di telefono specificato. Il numero di telefono personalizzato può essere un telefono fisso o un cellulare.
Per impostare le preferenze
- Fare clic sull'opzione Phone nella parte inferiore di CRM e selezionare Preferences .
- Selezionare Browser o Custom Phone dal menu a tendina Make my calls through .
Se si seleziona Custom Phone, inserire il numero di telefono tramite cui connettere le chiamate.
Gestire l'ID chiamante personalizzato
Se l'opzione ID chiamante è abilitata per un utente, il numero di telefono da cui vengono effettuate le chiamate in uscita sarà nascosto e verrà visualizzato un numero alternativo. Questa funzione è utile se non si desidera rendere pubblico il numero delle chiamate in uscita o se si desidera instradare le chiamate di ritorno a un numero specifico, impostando tale numero come ID chiamante.
Ad esempio, nei call center, le chiamate in arrivo e le chiamate in uscita sono gestite da team diversi. Quando l'ID chiamante è abilitato, tutte le chiamate in uscita mostreranno il numero di telefono dell'assistenza clienti per le chiamate in arrivo, in modo che se un cliente richiama, la chiamata venga instradata al team di supporto che gestisce le chiamate in arrivo.
Per abilitare l'ID chiamante
- Navigare su Setup > Channels > Telephony > Installed > Built-in > Details.
- Nella pagina Built-In Telephony, fare clic sulla scheda Telephony Users.
- Passare il mouse sull'utente telefonico per il quale è necessario abilitare l'ID chiamante e fare clic sull'icona More (...).
- Selezionare Edit Telephony User.
- Nel popup Edit Telephony User, abilitare la casella di controllo Allow to add custom outgoing caller IDs.
- Fare clic su Save.
Per aggiungere l'ID chiamante
- Fare clic sull'opzione Phone nella parte inferiore di CRM e selezionare Preferences .
- Selezionare l'opzione +New Caller ID nella pagina Preferences .
- Aggiungere il numero di telefono con il prefisso internazionale nella pagina Add Caller ID e fare clic su Verify .
- Rispondere alla chiamata telefonica automatica e inserire il codice di verifica a 6 cifre visualizzato nella pagina Add Caller ID per verificare il numero di telefono.
Note:
- Qualsiasi numero di telefono può essere aggiunto come ID chiamante.
- Se un utente aggiunge più di un ID chiamante, l'ID chiamante dovrà essere scelto ogni volta che viene effettuata una chiamata in uscita.
- Il numero di telefono deve essere verificato per abilitare la funzione ID chiamante.
- Le chiamate in arrivo (di ritorno) verranno instradate tramite il fornitore di servizi esistente.
- Se si desidera ricevere le chiamate in arrivo tramite Zoho, è necessario contattare il proprio fornitore di servizi per inoltrare le chiamate al numero acquistato in Zoho CRM. In alternativa, è possibile contattarci per assistenza con la portabilità del numero.
Effettuare chiamate in uscita
Un utente può effettuare chiamate in uscita dai record o componendo manualmente il numero nel tastierino numerico.
Per effettuare una chiamata in uscita da un record
- Accedere al record.
- Fare clic sull'icona Call accanto al numero di telefono o cellulare nella pagina di dettaglio del record.
Per effettuare una chiamata in uscita dal tastierino numerico
- Fare clic sull'opzione Dial pad nella parte inferiore di CRM.
- È possibile utilizzare il tastierino numerico per comporre il numero ed effettuare la chiamata, nonché passare alla scheda Users per chiamare gli utenti CRM.
Ricevere chiamate in arrivo
Quando un utente riceve una chiamata in arrivo da un contatto, verrà visualizzata una vista biglietto da visita del contatto.
Le seguenti azioni possono essere eseguite durante la ricezione delle chiamate nel CRM:
- La chiamata può essere messa in attesa, ripresa e silenziata secondo necessità.
- È possibile aggiungere un riepilogo della chiamata nella descrizione della chiamata per riferimento futuro.
- L'opzione end call può essere utilizzata per terminare la chiamata.
È inoltre possibile scegliere di mostrare o nascondere il pop-up della chiamata in Zoho CRM.
Visualizzare le chiamate in conversazione
È possibile visualizzare tutte le chiamate in corso all'interno della propria organizzazione in quel momento, il numero di telefono del chiamante, la durata della chiamata e l'utente che ha avviato la conversazione.
Per visualizzare le chiamate in conversazione
- Fare clic sull'opzione Phone nella parte inferiore di Zoho CRM.
- Fare clic su View calls in Conversation.
Visualizzare le chiamate in coda
Se la propria organizzazione ha configurato l'opzione di accodamento chiamate, tutte le chiamate in attesa in coda possono essere visualizzate a colpo d'occhio. Nella barra delle chiamate vengono mostrati dettagli come il numero di telefono e il tempo di attesa. Gli utenti possono anche rispondere alle chiamate dalla coda.
Per visualizzare le chiamate in coda
- Fare clic sull'opzione Phone nella parte inferiore di Zoho CRM.
- Fare clic su View calls in Queue.
Per rispondere a una chiamata dalla coda
- Fare clic sui tre puntini accanto al nome/numero del chiamante.
- Fare clic su Answer the call.
NOTA: Gli utenti possono rispondere a una chiamata dalla coda solo se non hanno chiamate in corso.Attività di follow-up
Al termine di ogni chiamata, un utente può aggiungere una chiamata di follow-up o un'attività di follow-up dalla finestra Call Ended . Queste verranno automaticamente associate al record.
Vedere anche:
La telefonia integrata non supporta le chiamate in uscita verso la Cina.
Una volta configurata la telefonia integrata, gli utenti possono personalizzare le proprie preferenze telefoniche, gestire la disponibilità utente, effettuare chiamate in uscita, ricevere chiamate, visualizzare le chiamate in conversazione e le chiamate in coda e aggiungere attività di follow-up in CRM.
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