Classificare e monitorare lo stato dei record con la mappatura delle liste di selezione

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Una categoria di record è una classificazione di alto livello che rappresenta lo stato complessivo di un record raggruppando i valori correlati delle liste di selezione in categorie più ampie e significative. Aiuta a riassumere la posizione di un record senza fare affidamento su fasi individuali o dettagliate.

Mappando i singoli valori delle liste di selezione alle categorie di record - come le categorie predefinite Open, Success o Failed, oppure categorie personalizzate - i team possono facilmente interpretare lo stato di un record, utilizzarlo nei criteri e nell'automazione e monitorare visivamente i progressi attraverso indicatori come una striscia di transizione nella pagina dei dettagli del record. Questo porta chiarezza, coerenza e un processo decisionale più rapido nelle operazioni CRM quotidiane, sia nei moduli predefiniti che in quelli personalizzati.

Consideriamo un esempio per comprendere la Categoria di Record. Nel modulo Lead, il campo Stato del Lead cattura fasi dettagliate come Nuovo, Contattato, Perso, Non Qualificato, Qualificato, Indesiderato, ecc. Sebbene questi valori offrano un livello di dettaglio approfondito, comprendere lo stato complessivo di un lead spesso richiede di esaminare i singoli record o di rivedere le colonne di stato nelle viste elenco. Tuttavia, visualizzare il progresso del lead ad alto livello o comprendere lo stato complessivo di un record a colpo d'occhio rimane una sfida.

Cosa consente di ottenere la Categoria di Record?

La categoria di record rende tutto più semplice consentendo di raggruppare i valori correlati dello Stato del Lead in categorie più ampie. Questo offre una vista consolidata di record simili, aiuta a comprendere immediatamente la posizione del lead e consente una navigazione e un'azione più rapide senza perdere l'accesso alle informazioni dettagliate sullo stato.

Nello scenario precedente, per le opzioni dello Stato del Lead, abbiamo un raggruppamento comune: abbiamo visto che l'utente ha configurato la Categoria di Record per il campo lista di selezione Stato del Lead. Ogni valore esistente è stato quindi mappato a una di queste categorie in base al suo risultato. Gli utenti possono visualizzare queste informazioni e dedurre lo stato dei record. Inoltre, gli utenti possono anche visualizzare, filtrare e agire sui record in base a queste categorie utilizzando la Categoria di Record, come vedremo in dettaglio di seguito.

Per ottenere questo risultato, l'utente deve abilitare Define Record Category. In questo modo, l'utente può definire le categorie come quelle predefinite Open, Success, Failed, oppure anche come categorie personalizzate.

Vediamo anche alcuni altri esempi:

Nel modulo Pagamenti, più fasi relative a trattative o pagamenti come Pagamento Rifiutato, Transazione Fallita o Rimborso Avviato, possono essere tutte classificate sotto un'unica categoria come 'Failed'.
Nel modulo Contatti, ogni contatto rappresenta l'utente principale in fase di onboarding e il suo progresso viene catturato utilizzando un campo lista di selezione come Stato di Onboarding.

Configurazione

Per configurare la mappatura della Categoria di Record per un campo lista di selezione, procedere come segue:

Andare su Setup > Modules and Fields
Navigare al modulo desiderato > Creare/modificare un campo lista di selezione.
Abilitare l'opzione: Define Record Category
Nella finestra Manage Categories:

Utilizzare le categorie di record predefinite (Success, Failed, Open/Other), oppure
Creare categorie personalizzate pertinenti al proprio processo.
Assegnare un indicatore visivo a ciascuna categoria: Positivo, Negativo o Neutro.
Fare clic su Done per salvare le Categorie di Record.

Nelle proprietà della lista di selezione, mappare ciascun valore della lista di selezione a una categoria di record pertinente.
Fare clic su Done per completare la configurazione.
Per ottenere una visione d'insieme del progresso del record nella pagina dei dettagli del record, abilitare Display Transition for options.
Verrà fornita una striscia di transizione nella pagina dei dettagli del record per l'utente.

Aree di impatto

La striscia di transizione nella pagina dei dettagli del record per l'utente.

Criteri e Filtri

Una volta che le opzioni sono categorizzate, il progresso complessivo del record è chiaramente visibile nella pagina dei dettagli. Per andare oltre, gli utenti possono anche visualizzare, filtrare e agire sui record in base a queste categorie utilizzando la Categoria di Record come criterio nei filtri e nelle viste.

Note.

Limiti:

È possibile assegnare un massimo di 5 categorie alle opzioni.
Questa funzionalità può essere abilitata solo per una singola lista di selezione per modulo.
Le categorie di record possono essere configurate per liste di selezione con un massimo di 200 opzioni.

Gli indicatori visivi (pollice su, pollice giù) non sono obbligatori per la configurazione della categoria di record.
La configurazione della categoria di record creerà un campo data e ora per tracciare gli aggiornamenti nei campi lista di selezione (per uso interno), e questo campo data e ora verrà consumato dal limite dei campi data e ora personalizzati.

Moduli supportati: Tutti i moduli, ad eccezione di alcuni (Users, Quotes, Invoices, Sales Orders e Purchase Orders) saranno supportati.
Edizioni supportate: La funzionalità sarà supportata in tutte le edizioni a pagamento.

Una categoria di record è una classificazione di alto livello che rappresenta l

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