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Integrazione con Microsoft Teams

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Le discussioni avvengono prima, durante e dopo le attività congiunte per mantenere l'allineamento sugli obiettivi. Le discussioni di un team di vendita possono assumere varie forme, come riunioni di persona, annunci nei forum, e-mail, note nei record del CRM e strumenti di chat.

L'integrazione di Zoho CRM con Microsoft Teams migliora la collaborazione per i team di vendita e quelli a contatto con i clienti, consentendo la condivisione dei record, le notifiche in tempo reale e il monitoraggio delle tendenze di vendita per favorire la chiusura delle trattative.

Con questa integrazione, è possibile:
  1. Condividere i record del CRM con un utente o un canale in Microsoft Teams
  2. Distribuire i grafici dalla dashboard a utenti o canali in Microsoft Teams
  3. Ricevere notifiche automatiche tramite Microsoft Teams per gli eventi nel CRM
  4. Accedere ai dati del CRM all'interno di Microsoft Teams
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con il profilo di amministratore possono configurare questa integrazione.


Abilitare l'integrazione con Microsoft Teams

Gli amministratori possono abilitare l'integrazione con Microsoft Teams in Zoho CRM per consentire agli utenti del CRM di condividere dati nelle conversazioni e nei canali di Microsoft Teams.

Per abilitare l'integrazione con Microsoft Teams in Zoho CRM
  1. Accedere a Setup > Marketplace > Microsoft.
  2. Fare clic sulla scheda Teams.
  3. Fare clic su Enable.


Nota
  1. Solo gli utenti con account di lavoro Microsoft potranno utilizzare questa integrazione. Gli account personali Microsoft non possono essere utilizzati.
  2. Una volta che l'amministratore ha abilitato l'integrazione, gli utenti dovranno autorizzarla la prima volta che eseguono un'azione, come la condivisione di un record tramite Teams.

  3. In qualsiasi momento, un utente può collegare il proprio account Zoho CRM a un solo account Microsoft Teams. Sarà necessario scollegare gli account prima di effettuare una connessione a un nuovo account. Le istruzioni su come procedere saranno disponibili nel popup stesso.

Una volta abilitato, utenti e amministratori possono:

Collaborare con i colleghi in Teams

Condividere i dati del CRM con i colleghi tramite Teams
È possibile fornire contesto a una conversazione su Microsoft Teams condividendo i record del CRM con i propri colleghi o nei canali. I record possono essere condivisi da qualsiasi modulo che dispone di una vista biglietto da visita.

Per condividere un record con un utente o un canale su Teams
  1. Fare clic su un record che si desidera condividere.
  2. Nella pagina dei dettagli del record, fare clic sull'icona More, quindi fare clic su Share via Microsoft Teams.

  3. Nel popup, eseguire le seguenti operazioni:
  1. Inserire il Messaggio da pubblicare insieme alla vista biglietto da visita.
  2. Scegliere se si desidera inviare la notifica a Notify To Users o Channels.
  3. Se si sta notificando un utente, selezionare l'utente desiderato.
    Se si sta notificando un canale, selezionare il team e il canale desiderati.
  4. Fare clic su Send.

Condividere i componenti della dashboard del CRM con i colleghi tramite Teams
A volte le discussioni interne vanno oltre specifici contatti o trattative e riguardano argomenti come il raggiungimento degli obiettivi e lo stato della pipeline. Per fornire maggiore contesto in queste situazioni, è possibile condividere i componenti della dashboard con un utente o in un canale.

Per condividere un componente della dashboard con un utente o un canale su Teams
  1. Passare il mouse sul componente della dashboard nel modulo Analytics.
  2. Fare clic sull'icona More, quindi fare clic su Share via Microsoft Teams.

  3. Nel popup, eseguire le seguenti operazioni:
  1. Inserire il Messaggio da pubblicare insieme al componente della dashboard.
  2. Scegliere se si desidera inviare la notifica a Notify To Users o Channels.
  3. Se si sta notificando un utente, selezionare l'utente desiderato.
    Se si sta notificando un canale, selezionare il team e il canale desiderati.
  4. Fare clic su Send.

Ricevere notifiche automatiche tramite Teams

Le notifiche automatiche del CRM aiutano gli utenti a rimanere informati sugli eventi cruciali in tempo reale. Questo include:
  1. Ricevere aggiornamenti immediati sui lead per follow-up tempestivi da parte dei team di vendita
  2. Notifiche sullo stato di avanzamento di lead e opportunità per i responsabili vendite
  3. Promemoria delle attività per i rappresentanti commerciali per ricordare azioni importanti come chiamate di follow-up o riunioni, e così via.
Grazie all'integrazione con Microsoft Teams, gli utenti possono ora ricevere queste notifiche tramite Teams. È possibile attivare notifiche relative a regole del flusso di lavoro, segnali, rilevamento anomalie di Zia e CommandCenter.

Nota
Utilizziamo il CRM Bot in MS Teams per inviare notifiche automatiche agli utenti. Se l'utente annulla l'iscrizione al Bot, non riceverà ulteriori notifiche.
Attivare le notifiche tramite le regole del flusso di lavoro
Le regole del flusso di lavoro possono essere utilizzate per automatizzare azioni regolari. Ad esempio, è possibile configurare una regola del flusso di lavoro per inviare avvisi e-mail quando una trattativa raggiunge una fase specifica. Grazie all'integrazione con Microsoft Teams, le regole del flusso di lavoro possono ora inviare notifiche a utenti e canali su Teams.

Nota
  1. Utilizziamo il CRM Bot per inviare notifiche automatiche di Microsoft Teams agli utenti. Se l'utente annulla l'iscrizione al Bot, non riceverà ulteriori notifiche.
  2. È possibile configurare fino a cinque notifiche Microsoft Teams per condizione.
Per inviare notifiche Microsoft Teams come parte di una regola del flusso di lavoro
  1. Accedere a Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Nella pagina Workflow Rules, selezionare una regola a cui si desidera aggiungere la notifica Microsoft Teams come azione istantanea.
  3. In Instant Actions o Scheduled Actions, fare clic su + Action > Notify > via Microsoft Teams.

  4. Nel popup, inserire i seguenti dettagli:
  5. Inserire il Messaggio da pubblicare.
  6. Scegliere se si desidera inviare la notifica a Notify To Users o Channels.
  7. Se si sta notificando un utente, selezionare l'utente desiderato.
    Se si sta notificando un canale, selezionare il team e il canale desiderati.
  8. Fare clic su Save.

Abilitare le notifiche Signals tramite Microsoft Teams
I clienti contattano l'azienda attraverso vari canali, come e-mail o sondaggi. Con l'integrazione di Zoho CRM e Microsoft Teams, è possibile ricevere notifiche Signals in tempo reale su entrambe le piattaforme. Questo consente un follow-up efficiente dei clienti sia durante la collaborazione su Teams che durante il lavoro nel CRM.

Per abilitare le notifiche Signals tramite Microsoft Teams
  1. In Zoho CRM, accedere a Setup > Channels > Signals.
  2. Nella scheda Signals Settings, sotto la colonna Microsoft Teams, selezionare o deselezionare le caselle di controllo per i rispettivi servizi di comunicazione.

    Ad esempio, se si seleziona la casella Missed sotto Call, si inizieranno a ricevere notifiche su Microsoft Teams per ogni chiamata persa in Zoho CRM.
  3. Una volta completate le impostazioni, fare clic su Save in fondo alla pagina.

Abilitare le notifiche di CommandCenter tramite Microsoft Teams
Journey Builder in CommandCenter consente di modellare i percorsi che i clienti compiono in relazione alla propria attività e di automatizzare le azioni in base al comportamento del cliente. Una di queste azioni è la notifica agli utenti tramite diversi canali. Dopo aver abilitato l'integrazione con Microsoft Teams, è possibile ricevere queste notifiche tramite Teams.

Per abilitare le notifiche di Journey Builder tramite Microsoft Teams
  1. In Zoho CRM, accedere a Setup > Experience Center > CommandCenter.
  2. Fare clic su
    1. un percorso esistente oppure
    2. Create Journey se si desidera creare un nuovo percorso cliente.
  3. Fare clic su uno stato o una transizione per cui si desidera ricevere notifiche tramite Teams.
  4. Fare clic sulla scheda Actions nel menu a destra.
  5. A seconda che si sia selezionato uno stato o una transizione, fare clic su Add/Add Action in Instant Actions.
  6. Selezionare Microsoft Teams Notification.
  7. Nel popup che appare, inserire i seguenti dettagli:
    1. Inserire il Messaggio da pubblicare.
    2. Scegliere se si desidera inviare la notifica a Notify To Users o Channels.
    3. Se si sta notificando un utente, selezionare l'utente desiderato.
      Se si sta notificando un canale, selezionare il team e il canale desiderati.
    4. Fare clic su Save.

Abilitare le notifiche di Zia tramite Microsoft Teams
Zia, l'assistente AI di Zoho CRM, offre una serie di funzionalità basate sull'intelligenza artificiale per migliorare la produttività degli utenti del CRM e la strategia aziendale. Zia può inviare notifiche per anomalie, come avvisare di una notevole diminuzione dei tassi di chiusura. Con l'integrazione di Microsoft Teams con il CRM, è possibile ricevere le notifiche di Zia all'interno di Microsoft Teams.

Per abilitare le notifiche di Zia tramite Microsoft Teams
  1. In Zoho CRM, accedere a Setup > Zia > Notifications.
  2. Fare clic sulla scheda le cui notifiche si desidera ricevere tramite Microsoft Teams.
  3. Passare il mouse sulla notifica e fare clic sull'icona Edit che appare sotto la colonna Notify Via.
  4. Nel popup Select Channel, abilitare la casella di controllo Microsoft Teams.
  5. Fare clic su Save.
Nota
È possibile creare rilevatori di anomalie personalizzati (disponibili come componenti della dashboard). Se ci si iscrive alle notifiche per un rilevatore di anomalie, è possibile scegliere di ricevere tali notifiche tramite Microsoft Teams.

Utilizzare i comandi per recuperare informazioni dal CRM all'interno di Microsoft Teams

Durante una conversazione con i colleghi, potrebbe essere necessario accedere a un record specifico del CRM.

Integrando Zoho CRM con Microsoft Teams, è possibile recuperare facilmente il record necessario senza abbandonare la chat. I comandi possono essere utilizzati all'interno di Microsoft Teams per recuperare i record del CRM nei moduli Leads, Contacts, Accounts e Deals.

La sintassi di questi comandi è Modulo [parola chiave] dove:
  1. Il modulo può essere Leads, Contacts, Accounts o Deals.
  2. La parola chiave è il nome del record.
Di seguito sono riportati i comandi di chat che possono essere inseriti su Teams:
Scopo
Comando
Esempio
Recuperare un record dal modulo Leads
Leads [valore]
Leads Smith
Recuperare un record dal modulo Contacts
Contacts [valore]
Contacts Watson
Recuperare un record dal modulo Deals
Deals [valore]
Deals Trulhar
Recuperare un record dal modulo Accounts
Accounts [valore]
Accounts Zylker

Per inserire un comando
  1. Accedere alla finestra del CRM bot in Microsoft Teams o a un canale.
  2. Nella casella del messaggio, inserire uno dei comandi sopra indicati. Ad esempio,
    Leads [valore]. Se si sta pubblicando in un canale, sarà necessario menzionare prima il CRM bot.
  3. Verrà proposto un elenco di risultati corrispondenti tra cui scegliere. Viene visualizzata una vista biglietto da visita del record.



Nota
  1. I comandi sono supportati solo nei moduli Leads, Accounts, Contacts e Deals.
  2. Verranno mostrati solo 10 risultati.
  3. Si noti che il nome del modulo deve essere nella forma plurale. Ad esempio, "Leads", "Contacts", "Accounts". La forma singolare del nome del modulo non è supportata nei comandi.

Disabilitare l'integrazione con Microsoft Teams

È possibile disattivare l'intera integrazione facendo clic sul pulsante Disable. Una volta disattivata, tutte le opzioni in Zoho CRM per la condivisione tramite Microsoft Teams non saranno più disponibili.

Per disattivare l'integrazione con Microsoft Teams
  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.
  2. Andare su Setup > Marketplace > Microsoft.
  3. Fare clic sulla scheda Teams.
  4. Fare clic su Disable.
Nota
  1. Tutte le autorizzazioni tra CRM e Microsoft Teams verranno rimosse quando si esegue una delle seguenti azioni:
    1. Disabilitare l'integrazione nel CRM
    2. Disinstallare il CRM bot in Teams
    3. Richiamare l'opzione Revoke in Teams
  2. Quando si disabilita l'integrazione in uno dei modi sopra indicati, alcune configurazioni relative a Teams verranno rimosse completamente. Queste dovranno essere riconfigurate quando si riabilita l'integrazione. Queste includono:
    1. Notifiche del flusso di lavoro
    2. Notifiche di CommandCenter
  3. Altre configurazioni relative a Teams non saranno disponibili quando si disabilita l'app. Tuttavia, quando si riabilita l'integrazione e si autorizza l'account Microsoft Teams, verranno ripristinate allo stato in cui si trovavano al momento della disabilitazione dell'integrazione. Queste includono:
    1. Signals
    2. Notifiche di Zia
    3. Notifiche del rilevatore di anomalie

Le discussioni avvengono prima, durante e dopo le attività congiunte per mantenere l'allineamento sugli obiettivi. Le discussioni di un team di vendita possono assumere varie forme, come riunioni di persona, annunci nei forum, e-mail, note nei record del CRM e strumenti di chat.

L'integrazione di Zoho CRM con Microsoft Teams migliora la collaborazione per i team di vendita e quelli a contatto con i clienti, consentendo la condivisione dei record, le notifiche in tempo reale e il monitoraggio delle tendenze di vendita per favorire la chiusura delle trattative.

Con questa integrazione, è possibile:
  1. Condividere i record del CRM con un utente o un canale in Microsoft Teams
  2. Distribuire i grafici dalla dashboard a utenti o canali in Microsoft Teams
  3. Ricevere notifiche automatiche tramite Microsoft Teams per gli eventi nel CRM
  4. Accedere ai dati del CRM all'interno di Microsoft Teams
Disponibilità
Autorizzazione richiesta
Gli utenti con il profilo di amministratore possono configurare questa integrazione.


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