Operazioni comuni con i record

Navigazione dei record

La navigazione indica principalmente il processo di spostamento avanti e indietro tra i record. In Zoho CRM, la navigazione consente un facile spostamento tra i record; offre opzioni per scegliere il numero di record da visualizzare in una pagina e consente di risparmiare tempo nell'accesso ad essi. Veda anche Navigare tra i record

Le due opzioni di navigazione disponibili in Zoho CRM sono:

• Navigazione a livello di pagina
  
• Navigazione a livello di record
  

Navigazione a livello di pagina

Con la navigazione a livello di pagina è possibile spostarsi facilmente tra le pagine precedenti o successive di un modulo per visualizzare l'elenco dei record. Inoltre, in base alla Sua edizione di Zoho CRM, è possibile selezionare il numero di record da visualizzare nella home page del modulo.

Navigazione a livello di record

Con la navigazione a livello di record è possibile spostarsi da un record al record precedente o successivo. È inoltre possibile visualizzare il primo o l'ultimo record inserito.

 

Ricerca dei record

Quando si dispone di un elenco apparentemente infinito di record in un modulo CRM, la ricerca di un record specifico può richiedere molto tempo. Lo comprendiamo, per questo Zoho CRM Le offre tre opzioni per la ricerca dei record:  Veda anche Ricerca dei record

Le diverse opzioni di ricerca disponibili in Zoho CRM sono:

• Ricerca dei record per lettera dell'alfabeto
  
• Ricerca dei record per informazione
  
• Ricerca dei record per criteri tramite filtri avanzati
  

Ricerca dei record per lettera dell'alfabeto

Scelga una lettera dell'alfabeto e il CRM elencherà tutti i record che iniziano con la lettera indicata. 

Ricerca dei record per informazione

Cerchi un record selezionando qualsiasi informazione come chiamate, attività, eventi, moduli, ecc. 

Ricerca dei record per criteri tramite filtri avanzati

Indichi dettagli specifici come azienda, email o paese nel filtro avanzato come criteri per cercare i record. 

Creazione dei record

È possibile acquisire informazioni su lead, trattative, preventivi e altro da varie fonti e aggiungerli come record nei moduli. È possibile aggiungere questi record nel Suo account CRM in più di un modo: può aggiungerli manualmente, importarli nel CRM o acquisire i dati dai moduli web.

Note

• Alcuni dei campi standard elencati di seguito potrebbero non essere visibili o modificabili a seconda del processo aziendale della Sua organizzazione.
  
• Nel caso in cui desideri aggiungere o modificare campi, contatti il Suo Amministratore di Sistema per maggiori dettagli sull'utilizzo degli altri campi.
  

Per un elenco completo dei campi standard dei lead, clicchi qui.

Creazione manuale dei record

Se dispone di un numero limitato di record, può aggiungerli manualmente nel modulo CRM. È possibile creare record singolarmente con i seguenti metodi:

• Compilando i dettagli nel modulo di creazione del record.
  
• Duplicando il record con alcune modifiche ai dettagli esistenti.
  

È possibile creare lead singolarmente utilizzando i seguenti metodi:

• Compilando i dettagli nel modulo di creazione del lead.
  
• Clonando il lead con alcune modifiche al record esistente.
  

Note

• Per impostazione predefinita, la persona che crea il lead ne è il proprietario.
  
• Per cambiare il proprietario, clicchi sul link Cambia nel campo Lead Owner dalla pagina Dettagli Lead e selezioni un altro utente.
  

Per creare lead singolarmente

1. Nella scheda [Modulo] tab, clicchi su New [Module] . In alternativa, clicchi su .
   
2. Nella pagina Create Record , inserisca i dettagli. (Faccia riferimento ai Standard Fields)
   
3. Clicchi su Save.
   

Per clonare i record

1. Vada alla scheda del modulo desiderato (ad es., Leads, Account, Contracts, ecc.).
   
2. Nella scheda [Modulo] tab, clicchi sul record specifico da clonare.
   
3. Nella pagina [Module] Details , clicchi su Clone.
   
4. Nella pagina Clone [Record] , modifichi i dettagli necessari.
   
5. Clicchi su Save.
   

Importazione dei record

È molto probabile che Lei stia utilizzando diversi sistemi per raccogliere dati aziendali importanti. In questo caso, sarà fondamentale importare i record direttamente nel Suo sistema CRM per evitare qualsiasi tipo di discrepanza nei dati. Ad esempio, potrebbe acquistare record da fonti esterne, acquisire richieste di prodotti tramite siti web, ottenere record da una diversa unità aziendale all'interno dell'organizzazione dove c'è la possibilità di cross-selling di prodotti, o migrare dati dal Suo vecchio sistema a Zoho CRM. In tutti questi casi, l'importazione dei record aumenta la Sua produttività. Zoho CRM Le offre due opzioni:

• Importazione di dati nei singoli moduli di Zoho CRM: i singoli file possono essere importati, uno alla volta, in un modulo specifico.
  
• Migrazione di dati da altri account a Zoho CRM: la procedura guidata di migrazione può essere utilizzata durante la migrazione da un altro CRM e il trasferimento di grandi quantità di dati a Zoho CRM. Veda anche: Migrate Data
  

È possibile importare record se si è autorizzati a eseguire questa operazione. In caso contrario, il pulsante Import records nella Home page del [Modulo] sarà nascosto nella Sua interfaccia utente.
Veda anche:  Import Data

Note

• Il link Import viene visualizzato solo se si dispone del privilegio per utilizzare la funzione di importazione.
  
• Contatti il Suo amministratore nel caso in cui questi link siano disabilitati.
  
• Prima di importare i record, è necessario avere i dettagli dei record in un file CSV/XLS.
  
• Prima di importare i record, chiuda il file CSV/XLS e il programma di foglio di calcolo.
  
• Si assicuri che il file CSV non contenga apostrofi (ad esempio, ABC's).
  

Acquisizione dei record tramite moduli web

Con i moduli web è possibile semplificare il processo di acquisizione delle informazioni dei visitatori o degli utenti dal sito web della Sua azienda nel Suo sistema CRM. Questo automatizza l'importazione dei dati dai siti web in Zoho CRM.  I moduli web sono supportati per i moduli Leads, Contacts, Cases e altri moduli personalizzati nel Suo account. È possibile utilizzare un modulo web per condurre sondaggi, ricevere feedback, generare vendite online, rispondere alle domande dei clienti e così via.

Vantaggi

I moduli web possono essere utilizzati per:

• Acquisire dati (informazioni dei visitatori)
  
• Comunicare con i visitatori del sito web
  
• Condurre sondaggi
  
• Rispondere alle domande degli utenti
  
• Generare vendite online
  
• Ricevere feedback online
  

Note

• Quando l'email viene inviata agli utenti all'interno dell'organizzazione, viene inviata come notifica dall'indirizzo email notifications@zohocrm.com.
  

Cambio del proprietario del record

Con l'opzione di cambio del proprietario del record, è possibile trasferire la proprietà di un record a un altro utente. Inoltre, è possibile anche trasferire la proprietà delle attività aperte, dei contatti aperti o delle trattative aperte associati al record e di proprietà del proprietario del record.

Di seguito sono riportati alcuni punti importanti da tenere presente quando si cambia la proprietà di un record:

• Accounts: Quando si cambia la proprietà di un record nel modulo Accounts, è possibile scegliere se cambiare al proprietario selezionato o mantenere il vecchio proprietario per le attività aperte, le trattative aperte o i contatti associati al record.
  
• Contacts: Quando si cambia la proprietà di un record nel modulo Contacts, è possibile scegliere se cambiare la proprietà delle attività aperte o delle trattative aperte associate al record oppure mantenere la proprietà così com'è.
  
• Altri moduli (eccetto il modulo Activities): Se la proprietà del record viene cambiata, è possibile anche scegliere di cambiare il proprietario delle attività aperte associate.
  
• Cambio del proprietario del record nelle regole di automazione: Se è stata configurata una regola di automazione che viene attivata dalla modifica di un record o dall'aggiornamento di un campo, il trigger verrà applicato solo al record padre e al primo livello figlio. Ad esempio, un account ha una trattativa aperta e questa trattativa è associata a un contatto, quindi la regola (se presente) verrà attivata solo per l'account e la trattativa aperta. Non verrà applicata al contatto della trattativa. Si noti che qui le regole di automazione sono le regole di workflow, i processi di approvazione, i blueprint e le regole di punteggio, e che l'esecuzione dell'automazione è abilitata solo per gli utenti dell'edizione Standard. 
  
• Cambio del proprietario quando c'è un'associazione con il contatto: Se un'attività viene creata per una trattativa o un account ed è anche associata a un contatto, la proprietà dell'attività può essere cambiata quando viene cambiata la proprietà della trattativa o dell'account, o quella di un contatto.
  
• Cambio del proprietario da utenti eliminati o disattivati: Quando la proprietà del record di proprietà di un utente eliminato o disattivato viene cambiata, le attività aperte, le trattative aperte o i contatti associati vengono automaticamente trasferiti al nuovo proprietario. Non ci sarà alcuna opzione per mantenere la proprietà dei record associati.
  
• Cambio del proprietario nella relazione padre-figlio: Quando la proprietà del record padre viene cambiata, anche la proprietà del record figlio di primo e secondo livello associato cambierà. Tuttavia, la notifica di cambio proprietario non verrà mostrata per il record figlio di secondo livello. Ad esempio, Zylker Corp. (account padre) ha una trattativa aperta (record figlio di primo livello) che ha anche un'attività (record figlio di secondo livello). Cambiando la proprietà della trattativa, anche il proprietario dell'attività cambierà.
  

Note

• È necessario disporre del permesso di profilo Change Owner per utilizzare questa funzione.
  
• Gli elementi relativi ai record in un modulo che devono essere trasferiti all'utente corrispondente dipendono dal permesso che l'utente possiede per Events, Tasks, Calls. Ad esempio, se l'utente non ha il permesso per Events, questi non possono essere trasferiti, mentre Open Tasks e Open Calls possono essere trasferiti.
  Verrà visualizzato un avviso se il proprietario non dispone del permesso.
  
• Le chiamate aperte si riferiscono solo alle chiamate programmate e scadute.
  
• È possibile trasferire la proprietà delle attività aperte, dei contatti aperti o delle trattative aperte solo se sono associati allo stesso proprietario del record. 
  
• Se un utente non ha il permesso di visualizzare un modulo, il suo nome non verrà elencato durante il cambio del proprietario di un record.
  
• Se un utente non ha il permesso di accedere ai record correlati, riceverà un avviso durante il cambio del proprietario di un record.
  

Per cambiare il proprietario dei record singolarmente

1. Vada alla scheda del modulo desiderato (ad es., Leads, Account, Contracts, ecc.).
   
2. Nella pagina [Module] Home , selezioni il record.
   
3. Clicchi sull'icona Record Owner .
   
4. Nella notifica Change Owner , selezioni un User dall'elenco a discesa.
   
5. Selezioni la casella di controllo Open activities, Open tasks o Open Deals.
   
6. Clicchi su Save.
   

Per cambiare il proprietario dei record in blocco

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] tab.
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , selezioni le caselle di controllo necessarie.
   
3. Clicchi sul menu a discesa Actions e selezioni Change Owner.
   
   
4. Nella pagina Change Owner , selezioni il nuovo utente dall'elenco a discesa Change Owner .
   
5. Selezioni la casella di controllo dei record correlati associati.
   
6. Clicchi su Change Owner.

Note

• La proprietà del record verrà cambiata a un altro utente, indipendentemente dal proprietario esistente.
  
• Utilizzi questa operazione con attenzione, altrimenti i record appartenenti a utenti diversi verranno assegnati al nuovo utente.
  
• Per ovviare a questo problema, può prima cercare i record con il nome del proprietario desiderato e poi cambiare il proprietario in blocco.
  
• L'opzione Change Owner non sarà disponibile per i record per i quali si dispone del permesso di sola lettura.
  

Stampa dei record

È possibile visualizzare i dettagli del record in formato stampabile e stamparli utilizzando la funzione di stampa del browser. È inoltre possibile stampare l'elenco dei record dalla home page del modulo. Durante la stampa dei dettagli del record, è possibile scegliere la categoria del modello tra modello email, modello di stampa unione o modello inventario in cui si desidera stampare i record. 

Per stampare i dettagli del record

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] tab.
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , clicchi sul record desiderato che desidera stampare.
   
3. Nella pagina Record Detail , clicchi su MoreActions > Print Preview.
   
4. Scelga una categoria di modello dall'elenco.
   Il modello Email Template, Mail Merge Template o Inventory Template scelto, a seconda dei casi, appare per l' Anteprima di stampa. 
   
5. Clicchi su Print.
   

Note

• È possibile stampare i dettagli anche utilizzando la funzione di stampa del browser web.
  
• Email Templates appare solo se sono stati creati modelli email per il modulo in questione.
  
• L'opzione Mail Merge Templates è limitata a Leads, Contacts, Accounts e Deals.
  
• Inventory Templates sono limitati ai moduli Inventario.
  
• Queste opzioni di stampa aggiuntive (modelli Email, Mail Merge e Inventario) sono disponibili per tutti gli account Zoho CRM a pagamento. Per gli account Free e Trial, è disponibile solo l'opzione di stampa predefinita.
  

Per stampare l'elenco dei record

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] tab.
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , clicchi sull'icona PrintView .
   
3. Nella pagina Print Preview , il sistema visualizza l'elenco dei record.
   
4. Clicchi su Print Page.
   

Eliminazione dei record

Occasionalmente potrebbe voler rimuovere alcuni record non necessari da Zoho CRM, per una migliore gestione dei Suoi dati. Potrebbe anche considerare di rimuovere i record che non sono utili per riferimento futuro.

Per eliminare i record singolarmente

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] tab.
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , selezioni il record.
   
3. Nella pagina Record Detail , clicchi su Delete.
   

Per eliminare i record in blocco

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] tab.
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , selezioni le caselle di controllo corrispondenti ai record.
   
3. Clicchi su Delete.
   

Note

• Quando si elimina un record, tutti i record figlio associati, incluse le note e le attività aperte/chiuse, verranno anch'essi eliminati. Ad esempio, se si elimina un account, tutti i contatti e le trattative associati a quell'account verranno anch'essi eliminati.   
  
• I record eliminati vengono temporaneamente archiviati nel Cestino per 60 giorni dalla data di eliminazione, dopodiché vengono eliminati definitivamente.
  
• Gli utenti con profilo Amministratore avranno accesso a tutti i record nel Cestino.
  
• Solo l'Amministratore può eliminare i record dal Cestino.
  

Ripristino dei record eliminati

I record eliminati singolarmente o eliminati in massa vengono archiviati nel cestino per un periodo temporaneo di 60 giorni. È possibile ripristinare i record entro tale periodo.

Per ripristinare i record eliminati

1. Vada su Setup > Data Administration > Recycle Bin.
   
2. Nella pagina Recycle Bin , selezioni le caselle di controllo dei record che desidera ripristinare.
   
3. Clicchi su Restore.
   

Note

• Gli utenti con profilo Amministratore potranno visualizzare tutti i record che sono stati eliminati.
  

Unione dei record duplicati

Con il tempo, si possono accumulare record duplicati. Per organizzare meglio i Suoi record, è possibile cercare i duplicati e unirli. Esistono due funzioni per unire i record duplicati:

• Find and Merge Duplicate Records: Specifichi i criteri per trovare i record duplicati. Ci sono sei campi in ogni modulo in cui è possibile specificare i criteri.
  
• De-duplicate Records: Cerchi tutti i record duplicati in un modulo in base al valore di un campo selezionato. È possibile scegliere uno qualsiasi dei quattro campi disponibili in base al modulo selezionato. Veda anche Merge Duplicate Records
  

Trasferimento massivo dei record

Questa funzione consente di trasferire i record da un utente a un altro e anche di selezionare le attività aperte che devono essere trasferite al nuovo proprietario. È necessario disporre del permesso di profilo Mass Transfer per i singoli moduli per utilizzare questa funzione.

Per trasferire i record in massa

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] desiderata tab (ad es., Leads, Accounts, Contacts, ecc.).
   Modulo si riferisce alle schede Leads, Accounts, Contacts, ecc.
2. Nella pagina [Module] Home , clicchi su [Module] Tools > Mass Transfer [Module].
   
3. Nella pagina  Mass Transfer [Module] , esegua le seguenti operazioni:
   
   • Nella sezione Select New Owner , clicchi su  per selezionare il nome del proprietario per i campi Transfer From e Transfer To .
     
   • Specifichi i criteri.
     
   • Clicchi su Search.
     
   • Sotto Matching [records], selezioni le caselle di controllo.
     
   • Clicchi su Transfer.
     

Eliminazione massiva dei record

Utilizzando l'opzione di eliminazione massiva è possibile eliminare i record in blocco. È necessario disporre del permesso di profilo Mass Delete per i singoli moduli per utilizzare questa funzione.

Per eliminare i record in massa

1. Clicchi sulla scheda [Modulo] desiderata tab (ad es., Leads, Accounts, Contacts, ecc.).
   
2. Nella pagina [Module] Home , clicchi su [Module] Tools > Mass Delete [Module].
   
3. Nella pagina  Mass Delete [Module] , esegua le seguenti operazioni:
   
   • Specifichi i criteri.
     
   • Clicchi su Search.
     
   • Sotto Matching [records], selezioni le caselle di controllo.
     
   • Clicchi su Delete.
     

Note

• Il permesso Mass Delete non sarà necessario se viene selezionato un solo record per l'eliminazione. È sufficiente il solo permesso Delete.
• I record eliminati in blocco saranno temporaneamente disponibili nel Cestino di Zoho CRM.
  
• Per ripristinare i dati, selezioni i record e poi clicchi su Restore.
  

Aggiornamento massivo dei record

Questa funzione consente di aggiornare i dettagli dei record in blocco. È necessario disporre del permesso di profilo Mass Update per i singoli moduli per utilizzare questa funzione.