Lavorare sui record nel processo di approvazione
Record nel Processo di Approvazione
Una volta che un record entra nel processo di approvazione, segue un processo chiaramente definito che comprende l'invio, la revisione e la presa di decisione. Di conseguenza, il record sarà soggetto a restrizioni su qualsiasi modifica fino a quando non verrà approvato o rifiutato.
Richiamare i record in attesa di approvazione
Chi può richiamare? | Come richiamare? |
Proprietari del Record / Mittenti | L'opzione Richiama sarà visibile direttamente all'interno del record (appena sotto l'elenco degli approvatori). |
Amministratori |
|
Come funziona?
Una volta che lo stato del record viene aggiornato a Richiamato, il record diventa modificabile.
Dopo aver apportato le modifiche necessarie, il record può essere reinviato per l'approvazione.
Nota.
La funzionalità di richiamo è nella fase di accesso anticipato e verrà abilitata su richiesta. Per attivarla nel Suo account, contatti il supporto indicando il Suo Org ID.
Approvazione di un record
Significa che l'approvatore concorda con il contenuto o la richiesta e desidera che proceda alla fase successiva.
Approvazione a livello singolo: Il record viene contrassegnato come Approvato e vengono attivate tutte le azioni post-approvazione (ad esempio, aggiornamenti di stato, email, workflow).
Approvazione multilivello: Il record passa al livello successivo nella gerarchia di approvazione. Il gruppo successivo di approvatori viene notificato.
Rifiuto di un record
Interrompe il processo di approvazione e lo rinvia al mittente (oppure il record rimane contrassegnato come Rifiutato).
Lo stato del record cambia in Rifiutato.
Tutte le approvazioni precedenti vengono annullate.
Il record non procede a nessun livello successivo.
Il proprietario del record viene notificato insieme a eventuali commenti o motivazioni fornite.
Delega
Consente a un approvatore di assegnare la propria responsabilità di approvazione a un altro utente.
Utile quando l'approvatore non è disponibile o ritiene che qualcun altro sia più adatto a decidere
L'utente delegato ottiene la possibilità di approvare o rifiutare il record per suo conto
Il sistema mantiene un registro di chi ha delegato l'attività e a chi.
Scheda Approval Process all'interno del modulo My Jobs
Ecco come funziona:
Gestione centralizzata delle approvazioni - Il modulo My Jobs - in particolare la scheda Approval Process - funge da hub centrale per la gestione di tutti i record inviati per la Sua approvazione. Questa vista centralizzata facilita il monitoraggio e l'accesso agli elementi che richiedono la Sua attenzione.
Visualizzare le approvazioni in sospeso - All'interno della scheda Approval Process, troverà un elenco di record in attesa della Sua decisione - se approvarli, rifiutarli o delegarli a qualcun altro.
Accedere ai dettagli del record - Facendo clic su un record si apre la vista dettagliata, che Le consente di prendere decisioni informate. Qui può vedere:
Informazioni complete sul record
Il proprietario del record
I criteri di approvazione che hanno attivato l'invio
Altri approvatori coinvolti nelle approvazioni a più fasi
Agire sui record - È possibile eseguire le seguenti azioni direttamente dalla scheda:
Approve - Approvare il record e aggiungere facoltativamente dei commenti.
Reject - Rifiutare il record, con la possibilità di fornire una motivazione.
Delegate - Trasferire la responsabilità di approvazione a un altro utente.
Blocco del record durante l'approvazione - Mentre un record è in fase di revisione, è generalmente bloccato - impedendo modifiche, conversioni o eliminazioni fino a quando il processo di approvazione non viene risolto (approvato o rifiutato).
Cronologia delle approvazioni - La scheda fornisce anche l'accesso alla Cronologia delle Approvazioni, che mostra una cronologia di tutti i record inviati per l'approvazione, insieme al loro stato attuale (Approvato, Rifiutato, Delegato o Inviato). È possibile filtrare questa cronologia per modulo, utente, azione o periodo di tempo.
Privilegi dell'Amministratore - Gli utenti con il profilo Administrator possono visualizzare e gestire tutti i record di approvazione nell'organizzazione, anche se non sono designati come approvatori per record specifici.
Per saperne di più, consulti questo documento.
Record nel Processo di Approvazione
Una volta che un record entra nel processo di approvazione, segue un processo chiaramente definito che comprende l'invio, la revisione e la presa di decisione. Di conseguenza, il record sarà soggetto a restrizioni su qualsiasi modifica fino a quando non verrà approvato o rifiutato.
Richiamare i record in attesa di approvazione
Chi può richiamare? | Come richiamare? |
Proprietari del Record / Mittenti | L'opzione Richiama sarà visibile direttamente all'interno del record (appena sotto l'elenco degli approvatori). |
Amministratori |
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Come funziona?
Una volta che lo stato del record viene aggiornato a Richiamato, il record diventa modificabile.
Dopo aver apportato le modifiche necessarie, il record può essere reinviato per l'approvazione.
Nota.
La funzionalità di richiamo è nella fase di accesso anticipato e verrà abilitata su richiesta. Per attivarla nel Suo account, contatti il supporto indicando il Suo Org ID.
Approvazione di un record
Significa che l'approvatore concorda con il contenuto o la richiesta e desidera che proceda alla fase successiva.
Approvazione a livello singolo: Il record viene contrassegnato come Approvato e vengono attivate tutte le azioni post-approvazione (ad esempio, aggiornamenti di stato, email, workflow).
Approvazione multilivello: Il record passa al livello successivo nella gerarchia di approvazione. Il gruppo successivo di approvatori viene notificato.
Rifiuto di un record
Interrompe il processo di approvazione e lo rinvia al mittente (oppure il record rimane contrassegnato come Rifiutato).
Lo stato del record cambia in Rifiutato.
Tutte le approvazioni precedenti vengono annullate.
Il record non procede a nessun livello successivo.
Il proprietario del record viene notificato insieme a eventuali commenti o motivazioni fornite.
Delega
Consente a un approvatore di assegnare la propria responsabilità di approvazione a un altro utente.
Utile quando l'approvatore non è disponibile o ritiene che qualcun altro sia più adatto a decidere
L'utente delegato ottiene la possibilità di approvare o rifiutare il record per suo conto
Il sistema mantiene un registro di chi ha delegato l'attività e a chi.
Scheda Approval Process all'interno del modulo My Jobs
Ecco come funziona:
Gestione centralizzata delle approvazioni - Il modulo My Jobs - in particolare la scheda Approval Process - funge da hub centrale per la gestione di tutti i record inviati per la Sua approvazione. Questa vista centralizzata facilita il monitoraggio e l'accesso agli elementi che richiedono la Sua attenzione.
Visualizzare le approvazioni in sospeso - All'interno della scheda Approval Process, troverà un elenco di record in attesa della Sua decisione - se approvarli, rifiutarli o delegarli a qualcun altro.
Accedere ai dettagli del record - Facendo clic su un record si apre la vista dettagliata, che Le consente di prendere decisioni informate. Qui può vedere:
Informazioni complete sul record
Il proprietario del record
I criteri di approvazione che hanno attivato l'invio
Altri approvatori coinvolti nelle approvazioni a più fasi
Agire sui record - È possibile eseguire le seguenti azioni direttamente dalla scheda:
Approve - Approvare il record e aggiungere facoltativamente dei commenti.
Reject - Rifiutare il record, con la possibilità di fornire una motivazione.
Delegate - Trasferire la responsabilità di approvazione a un altro utente.
Blocco del record durante l'approvazione - Mentre un record è in fase di revisione, è generalmente bloccato - impedendo modifiche, conversioni o eliminazioni fino a quando il processo di approvazione non viene risolto (approvato o rifiutato).
Cronologia delle approvazioni - La scheda fornisce anche l'accesso alla Cronologia delle Approvazioni, che mostra una cronologia di tutti i record inviati per l'approvazione, insieme al loro stato attuale (Approvato, Rifiutato, Delegato o Inviato). È possibile filtrare questa cronologia per modulo, utente, azione o periodo di tempo.
Privilegi dell'Amministratore - Gli utenti con il profilo Administrator possono visualizzare e gestire tutti i record di approvazione nell'organizzazione, anche se non sono designati come approvatori per record specifici.
Per saperne di più, consulti questo documento.
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