Associare azioni per l'approvazione o il rifiuto

Con ogni processo di approvazione, è possibile associare alcune azioni come l'aggiunta di un'attività, l'aggiornamento dei campi, l'invio di avvisi email, la chiamata di webhook, ecc. che verranno eseguite all'approvazione o al rifiuto di un record. Quando si impostano più fasi di approvazione che coinvolgono più di un utente per approvare il record, è possibile assegnare un'attività e anche aggiornare un campo dopo ogni approvazione. Gli avvisi email, i webhook e le funzioni personalizzate possono invece essere aggiunti solo per essere attivati dopo l'approvazione finale.

Le azioni in caso di rifiuto non includono tutte e 5 le opzioni. Non è possibile associare un'attività al rifiuto. L'opzione Assegna attività serve per impostare un'attività per l'utente successivo che deve approvare il record. L'attività idealmente consiste nel verificare i record in attesa di approvazione. In caso di rifiuto di un record, l'assegnazione di un'attività non è necessaria.

Assegnare attività

1. Durante la creazione di un processo di approvazione, sotto Azioni all'approvazione, fare clic sulla sezione Assegna attività .
   Le attività già create, se presenti, verranno elencate. È possibile selezionarne una per associarla e passare al passaggio 4.
   
   
2. Fare clic su Nuova attività.
   È anche possibile selezionarne una dalle attività già esistenti e associarla.
3. Nel popup  Assegna attività , eseguire le seguenti operazioni:
   • Inserire un Oggetto per l'attività.
   • Selezionare il numero di giorni dall'elenco a discesa per impostare la Data di scadenza dell'attività.
   • Selezionare lo Stato e la Priorità dell'attività dai rispettivi elenchi a discesa.
   • Selezionare la casella di controllo Notifica assegnatario, se necessario.
     Un'email di notifica, che informa l'utente dell'attività, verrà inviata solo agli utenti attivi e confermati.
   • Specificare una Descrizione per l'attività.
4. Fare clic su Salva e associa.
   
   

Aggiornare i campi

1. Durante la creazione di un processo di approvazione, sotto Azioni all'approvazione/rifiuto, fare clic sulla sezione Aggiorna campi .
2. Nel popup  Aggiorna campi , eseguire le seguenti operazioni:
   • Scegliere un campo da aggiornare dall'elenco a discesa.
   • Specificare il Valore che si desidera aggiornare ad ogni livello di approvazione.
3. Fare clic su Fatto.
   
   

Inviare notifiche email

1. Durante la creazione di un processo di approvazione, sotto Azioni all'approvazione/rifiuto, fare clic sulla sezione Notifiche email.
   Gli avvisi già creati, se presenti, verranno elencati. È possibile selezionarne uno per associarlo e passare al passaggio 4.
   
   
2. Fare clic su Crea notifica email.
3. Nel popup, eseguire le seguenti operazioni:
   
   • Inserire un Nome per l'avviso.
   • Selezionare i Destinatari email per l'email di avviso dall'elenco a discesa.
     È possibile selezionare persone associate al record, utenti, ruoli, ruoli e subordinati e gruppi.
     
     
   • Specificare i Destinatari aggiuntivi per l'avviso email nella casella di testo.
     Utilizzare una virgola per separare più indirizzi email.
   • Selezionare il  Modello email che si desidera utilizzare per l'avviso oppure creare un modello.
     Dopo aver selezionato il modello, è necessario inserire gli indirizzi email  Da e  Rispondi . È possibile scegliere tra:
     • Il proprio indirizzo email
     • L'indirizzo email della propria organizzazione
     • L'indirizzo email dell'utente corrente
     • L'indirizzo email del proprietario del record
     • L'indirizzo email di un altro utente
       
       
   • Per il rifiuto: il modello email verrà inviato automaticamente come notifica dall'indirizzo email notifications@zohocrm.com.
4. Fare clic su Salva e associa.
   Questi avvisi saranno elencati anche sotto Impostazioni > Automazione > Azioni > Notifiche email.

Chiamare webhook

1. Durante la creazione di un processo di approvazione, sotto Azioni all'approvazione/rifiuto, fare clic sulla sezione Chiama webhook.
   I webhook già creati, se presenti, verranno elencati. È possibile selezionarne uno per associarlo e passare al passaggio 4.
   
   
2. Fare clic su Nuovo Webhook.
3. Nel popup  Chiama webhook , eseguire le seguenti operazioni:  Vedere anche Creazione di webhook
   • Inserire un Nome e una Descrizione per il webhook.
   • Nella casella di testo URL da notificare, specificare l'URL dell'API REST dell'applicazione di terze parti.
   • Selezionare una delle opzioni nell'elenco a discesa come tipo di Metodo API.
     
     
   • Sotto  Parametri URL - Aggiungi parametri di immissione, eseguire le seguenti operazioni:
     • Per i Parametri in formato standard, specificare il Nome parametro e il corrispondente Valore parametro. 
       Questo è il parametro di richiesta inviato durante l'attivazione della notifica webhook a un'applicazione di terze parti.
     • Per i Parametri in formato definito dall'utente, specificare il Nome parametro e la corrispondente Descrizione del valore. 
   • Sotto  Parametri URL - Aggiungi parametri personalizzati, eseguire le seguenti operazioni:
     • Specificare il Nome parametro e il corrispondente Valore parametro. 
   • Verificare l' Anteprima URL. 
     
     
4. Fare clic su Salva e associa.
   Questi webhook saranno elencati anche sotto Impostazioni > Azioni > Workflow > Webhook.
   
   

Chiamare funzione personalizzata

1. Durante la creazione di un processo di approvazione, sotto Azioni all'approvazione/rifiuto, fare clic sulla sezione Chiama funzioni personalizzate.
   Le funzioni personalizzate già create, se presenti, verranno elencate. È anche possibile selezionarne una dalle funzioni personalizzate già esistenti e associarla.
2. Per creare funzioni personalizzate e associarle al processo di approvazione, fare riferimento a Creazione di funzioni personalizzate
   Queste funzioni personalizzate saranno elencate anche sotto Impostazioni > Azioni > Workflow > Funzioni personalizzate.

Nota

• Una volta che un record è stato inviato per l'approvazione, un'email di notifica generata dal sistema verrà inviata all'utente che deve approvare il/i record.
• All'approvazione del record, il proprietario del record (l'utente che ha inviato il record per l'approvazione) riceverà un'email in base alla configurazione dell'avviso email nel processo di approvazione. In assenza di un avviso email per il proprietario del record, un'email generata dal sistema relativa all'approvazione del record verrà inviata al proprietario del record.
• In caso di più fasi di approvazione, è possibile assegnare un'attività e anche aggiornare un campo dopo ogni approvazione.
• È possibile associare un avviso email, un webhook e una funzione personalizzata. Verranno attivati solo dopo l'approvazione finale se sono presenti più fasi di approvazione. 
• Durante l'aggiunta di avvisi, webhook o funzioni personalizzate, verranno elencati anche quelli creati per le regole del workflow e viceversa. È possibile associarli al processo di approvazione.

VEDERE ANCHE

Con ogni processo di approvazione, è possibile associare alcune azioni come l'aggiunta di un'attività, l'aggiornamento dei campi, l'invio di avvisi email, la chiamata di webhook, ecc. che verranno eseguite all'approvazione o al rifiuto di un record. Quando si impostano più fasi di approvazione che coinvolgono più di un utente per approvare il record, è possibile assegnare un'attività e anche aggiornare un campo dopo ogni approvazione. Gli avvisi email, i webhook e le funzioni personalizzate possono invece essere aggiunti solo per essere attivati dopo l'approvazione finale.

Le azioni in caso di rifiuto non includono tutte e 5 le opzioni. Non è possibile associare un'attività al rifiuto. L'opzione Assegna attività serve per impostare un'attività per l'utente successivo che deve approvare il record. L'attività idealmente consiste nel verificare i record in attesa di approvazione. In caso di rifiuto di un record, l'assegnazione di un'attività non è necessaria.