Aggiunta di un processo di approvazione

1. Specificare i criteri della regola, ovvero le condizioni o i requisiti che devono essere soddisfatti affinché un record venga inviato per l'approvazione.
   
2. Selezionare chi deve approvare i record, ovvero i responsabili della revisione e dell'approvazione o del rifiuto della richiesta.
   
3. Aggiungere azioni o attività che devono essere eseguite quando la richiesta viene approvata.
   
4. Aggiungere azioni o attività che devono essere eseguite quando la richiesta viene rifiutata.
   
5. Scegliere quali campi di un record possono essere modificati mentre sono in attesa di approvazione o se il record è in stato di rifiuto.
   
6. Selezionare gli amministratori del processo che possono subentrare nelle richieste di altri approvatori e rivederle approvandole, rifiutandole o delegandole a un altro approvatore.
   

Passaggi per aggiungere un processo di approvazione 

Aggiungere un processo di approvazione 

1. Andare su Setup > Process Management > Approval Processes. Fare clic su Add Approval Process.
   
2. Nella pagina New Approval Process, procedere come segue:
   - Selezionare il Modulo al quale si desidera applicare il processo di approvazione.
   - Specificare un Nome e una Descrizione per il processo di approvazione.
    
   - Selezionare le opzioni in base alle quali verrà eseguito il processo di approvazione.
   - Record Creation - Il processo di approvazione verrà attivato quando viene creato un record.
   - Record Edit - Il processo di approvazione verrà attivato quando un record viene modificato.
3. Fare clic su Add Rule per aggiungere una regola a questo processo.
   

Specificare i criteri della regola

 

Chi deve approvare 

1. Users: Selezionare qualsiasi utente o più utenti dalla propria organizzazione per approvare i record in un processo di approvazione.
   
2. Roles: Selezionare utenti con ruoli specifici dalla propria organizzazione per approvare i record in un processo di approvazione.
   
3. Levels: Sono elencati in base al numero di livelli definiti nella gerarchia della propria organizzazione. Quando si selezionano i livelli, l'autorità di approvazione viene applicata al record in base al livello del proprietario nella gerarchia.
   
4. Manager: Selezionare utenti che sono manager dalla propria organizzazione per approvare i record in un processo di approvazione.
   
5. Record Owner: Selezionare il proprietario del record per approvare i record in un processo di approvazione. 
   
6. User Lookup Field: È possibile selezionare un campo di ricerca utente a cui inviare le approvazioni. È possibile selezionare un solo campo di ricerca utente per un'approvazione. Nota: il supporto per User Lookup Field è ancora nella fase di Accesso Anticipato. Verrà inviata una notifica quando sarà disponibile per tutti.

Flessibilità di approvazione per ruolo o gruppo 

1. Scegliere Anyone dalla propria organizzazione per approvare i record e spostarli alla fase successiva, ad esempio l'aggiunta di nuovi lead da un sito web specifico richiederebbe l'approvazione di qualsiasi utente.
   
2. Scegliere Everyone da un gruppo o con lo stesso ruolo nella propria organizzazione per approvare i record, assicurando che l'approvazione dell'intero team sia necessaria affinché il record passi alla fase successiva, ad esempio un controllo qualità.
   

Opzioni di approvazione gerarchica

Se si è impostato il metodo di approvazione generale su Everyone, allora per gli utenti che non hanno un reporting manager, è possibile scegliere di selezionare Anyone o Everyone più in alto nella gerarchia o tra il CEO e gli Amministratori per approvare i record.

Nota

1. Se il proprietario del record viene scelto come approvatore, riceverà una notifica quando il record viene modificato da chiunque.
   
2. Se l'account CRM del proprietario del record è inattivo o eliminato, il record verrà approvato automaticamente.
   
3. Se il record viene modificato da qualcuno diverso dal proprietario del record, in modo tale da soddisfare i criteri di approvazione, il record verrà bloccato per l'approvazione del proprietario del record.

Fare clic sull'icona Add per includere altri utenti che devono approvare. Aggiungendo più di una voce per l'approvazione, si otterranno le seguenti opzioni:

1. Anyone : Selezionare questa opzione se si desidera che uno qualsiasi dei membri approvi.
   
   
2. Everyone : Selezionare questa opzione se si desidera che tutti i membri approvino. È possibile impostare le approvazioni multiple come parallele o sequenziali.
   -- Sequential: Tutti gli utenti devono approvare in sequenza. Solo dopo che il primo utente approva, il secondo utente potrà approvare. L'utente menzionato per primo, in cima all'elenco, sarà la prima persona ad approvare il record, seguito dall'utente successivo e così via.
   
   -- Parallel: Tutti gli utenti devono approvare. Possono approvare contemporaneamente. Non esiste una sequenza in cui devono approvare.
   

Fare clic su Assign Task per creare o associare un'attività da assegnare all'approvatore durante l'invio per l'approvazione.

 Azioni in caso di approvazione 

Selezionare quale azione deve essere eseguita se un record viene approvato. È possibile scegliere di assegnare un'attività, inviare avvisi e-mail al proprietario del record, aggiornare campi, chiamare webhook e funzioni.

 Azioni in caso di rifiuto 

1. Configurare le azioni da eseguire durante un rifiuto:
   Scegliere se rifiutare tutte le fasi di approvazione se ci sono più approvatori, oppure se sono state scelte approvazioni sequenziali, scegliere di rifiutare solo la fase corrente oppure rifiutare e lasciare che l'approvatore decida la fase dell'approvazione.
   
   
2. Configurare le azioni da eseguire dopo un rifiuto:
   È possibile notificare tutti gli approvatori precedenti tramite e-mail o notifiche in-app. Quindi scegliere di aggiornare campi, inviare avvisi e-mail ai proprietari dei record, chiamare webhook o configurare funzioni.
   
   

Modifica del record 

È possibile consentire la modifica dei record mentre sono in attesa di approvazione o mentre sono nello stato di rifiuto. Mentre i record sono in attesa di approvazione, è possibile definire i campi che possono essere modificati dall'approvatore. Quindi, prima di approvare o rifiutare i record, l'approvatore può modificare i campi e poi intraprendere l'azione necessaria. Quando il record viene rifiutato, è possibile definire i campi che possono essere modificati dagli utenti, in modo che possano modificare il campo e reinviare il record per l'approvazione.

Caso 1: Anyone può approvare i record
In questo caso, ci sarà una sola fase in cui i record possono essere modificati da coloro che possono approvare i record, poiché qualsiasi approvatore può approvare il record.

Caso 2: Everyone deve approvare i record in ordine Sequenziale
In questo caso, il numero di fasi in cui i record possono essere modificati dipenderà dal numero di approvatori coinvolti nel processo, poiché i record devono essere approvati uno per uno in modo sequenziale da tutti gli approvatori.

Caso 3: Everyone deve approvare i record in ordine Parallelo
In questo caso, ci sarà una sola fase in cui i record possono essere modificati da coloro che possono approvare i record, poiché chiunque può approvare i record contemporaneamente; tuttavia, tutti gli approvatori devono approvare i record.

Nota: 

1. Le automazioni attivate dall'azione di aggiornamento del campo quando i record vengono modificati funzioneranno come al solito senza modifiche.
   
2. Se gli amministratori del processo sono definiti per il processo di approvazione, quando i record vengono rifiutati, per impostazione predefinita, gli utenti con profilo Amministratore avranno i permessi di modifica per tutti i campi indipendentemente dalle impostazioni di modifica del record, ovvero anche se vengono selezionati campi specifici/nessun campo dal menu a discesa.
   
3. Tuttavia, se gli amministratori del processo sono definiti per un processo di approvazione, solo loro avranno i permessi per modificare i record indipendentemente dalle impostazioni di modifica del record, ovvero anche se vengono selezionati campi specifici/nessun campo dal menu a discesa.

Impostazioni amministratore del processo 

Nota:  Gli amministratori del processo di approvazione possono visualizzare e modificare i record in attesa di approvazione solo con accesso in lettura-scrittura.

Nota:

1. Quando un amministratore del processo modifica un record in attesa di approvazione, deve rispondere al record prima di modificarlo nuovamente. Tuttavia, un record rifiutato può essere modificato più volte.
   
2. Se le impostazioni dell'amministratore del processo non sono configurate, qualsiasi utente con il profilo Amministratore potrà subentrare nei record inviati per l'approvazione; tuttavia, se le impostazioni dell'amministratore del processo sono configurate, solo gli utenti selezionati come amministratori del processo potranno subentrare in un record inviato per l'approvazione.
   
3. L'opzione di takeover sarà disponibile nella vista dettaglio del record come mostrato nello screenshot seguente.
4. Quando ci sono record in attesa di approvazione e la regola del processo di approvazione viene modificata con l'aggiunta di nuovi amministratori del processo, i nuovi amministratori del processo potranno visualizzare, rispondere o subentrare in quei record in attesa di approvazione.
   

Nota

1. È possibile creare più voci di regola per un processo di approvazione. Assicurarsi di riordinare le voci delle regole in base alla loro priorità. La prima voce di regola che corrisponde al record verrà applicata al record.
   
2. In Chi deve approvare, è possibile selezionare 10 voci. È possibile selezionare utenti, ruoli, gruppi o livelli. Se si seleziona un ruolo senza utenti associati, il record verrà automaticamente contrassegnato come approvato in quel particolare livello.
   
3. Quando un ruolo viene scelto come autorità di approvazione, il record può essere approvato da qualsiasi utente appartenente a quel ruolo. Lo stesso vale per i gruppi, dove qualsiasi utente del gruppo deve approvare il record.
   
4. Quando la gerarchia di reporting viene scelta per un'organizzazione, è possibile selezionare il reporting manager come approvatore. Nei casi in cui un reporting manager non è disponibile, il record può essere approvato dal primo utente in un ruolo superiore/CEO/amministratore, in base all'opzione scelta nella scheda preferenza gerarchica.
   
5. Quando viene scelta la gerarchia dei ruoli, è possibile scegliere il manager come approvatore. Questo si riferisce al primo utente nel ruolo immediatamente superiore.
   
6. Gli utenti con il profilo Amministratore possono visualizzare tutti i record in attesa di approvazione nell'organizzazione. L'Amministratore può anche approvare, rifiutare o subentrare nei record in qualsiasi momento. Tuttavia, se gli amministratori del processo sono selezionati per i record nel processo di approvazione, solo loro possono subentrare nei record.
   
7. Quando un record è in attesa di approvazione, le opzioni Converti ed Elimina sono disabilitate. Il record verrà contrassegnato come In attesa di approvazione e un'opzione per Rispondere (Approvare, Delegare o Rifiutare) sarà disponibile nella pagina dei dettagli del record.
   
8. L'utente riceverà un'e-mail e una notifica riguardante il processo di approvazione.
    
9. È possibile visualizzare i record bloccati nella vista elenco.
   
10. Quando ci sono record in attesa di approvazione e la regola del processo di approvazione viene modificata, le modifiche apportate alla regola e alle relative azioni non saranno applicabili ai record già in attesa di approvazione.
    
11. Quando ci sono record in attesa di approvazione e la regola del processo di approvazione viene modificata con l'aggiunta di nuovi amministratori del processo, i nuovi amministratori del processo potranno visualizzare, rispondere o subentrare in quei record in attesa di approvazione.
    
12. È possibile eliminare un processo quando necessario. I record in attesa di approvazione verranno quindi sbloccati, consentendo di procedere con l'eliminazione del processo.
    
13. Se un record soddisfa più di una voce di regola, verrà inviato per l'approvazione in base alla prima voce di regola corrispondente nel processo di approvazione specificato.
    
14. I record rifiutati possono essere inviati nuovamente per l'approvazione dalla pagina dei dettagli del record.
    
    

1. Specificare i criteri della regola, ovvero le condizioni o i requisiti che devono essere soddisfatti affinché un record venga inviato per l'approvazione.
   
2. Selezionare chi deve approvare i record, ovvero i responsabili della revisione e dell'approvazione o del rifiuto della richiesta.
   
3. Aggiungere azioni o attività che devono essere eseguite quando la richiesta viene approvata.
   
4. Aggiungere azioni o attività che devono essere eseguite quando la richiesta viene rifiutata.
   
5. Scegliere quali campi di un record possono essere modificati mentre sono in attesa di approvazione o se il record è in stato di rifiuto.
   
6. Selezionare gli amministratori del processo che possono subentrare nelle richieste di altri approvatori e rivederle approvandole, rifiutandole o delegandole a un altro approvatore.