Previsioni basate sulla gerarchia dei ruoli

I record del CRM sono accessibili agli utenti di un'organizzazione in base ai loro ruoli. L'utente con una gerarchia superiore potrà visualizzare i record dei subordinati, ovvero la visibilità dei record segue la gerarchia dei ruoli. Una gerarchia di ruoli comprende più ruoli e sotto-ruoli. In Zoho CRM, si crea un obiettivo di previsione per il ruolo più alto nella gerarchia, cioè per l'organizzazione. Gli obiettivi di previsione vengono poi impostati per gli altri ruoli nella gerarchia e per gli utenti in quei ruoli.

• Gli utenti con profilo amministratore possono creare previsioni.
  
• I responsabili dei ruoli possono impostare obiettivi per i propri ruoli, sotto-ruoli e gli utenti in questi ruoli.
  
• Poiché ogni utente può avere un solo ruolo, è possibile impostare un solo obiettivo di previsione per utente.
  

Configurare le impostazioni di previsione dell'organizzazione

Innanzitutto, un utente con profilo amministratore deve configurare le impostazioni di previsione dell'organizzazione nell'account Zoho CRM. Le impostazioni includono:

• Periodo obiettivo della previsione (mensile o trimestrale).
  
• Il mese di inizio dell'anno fiscale.
  
• Valori dei campi in base ai quali vengono impostati gli obiettivi di previsione.
  
  Assicurarsi di aver creato i campi in base alle proprie esigenze aziendali.
  

È possibile creare una previsione per un trimestre/mese specifico solo una volta. Tuttavia, è possibile modificare i dettagli della previsione esistente.

Creare previsioni basate sulla gerarchia dei ruoli

In Zoho CRM, la previsione viene creata per il ruolo più alto nella gerarchia, cioè per l'organizzazione. Gli obiettivi di previsione vengono poi impostati per gli altri ruoli nella gerarchia e per gli utenti in quei ruoli.

• Ogni ruolo può avere una sola previsione per ogni trimestre/mese.
  
• Un responsabile può essere assegnato a ciascun ruolo; in caso contrario, il responsabile del ruolo superiore gestisce il ruolo.
  
• Ogni utente può avere un solo obiettivo di previsione per ogni trimestre/mese.
  
• Solo i responsabili dei ruoli e gli utenti con profilo amministratore possono creare previsioni.
  
• Il responsabile di un ruolo può impostare obiettivi per gli utenti nel ruolo. Gli utenti non possono impostare obiettivi per se stessi.
  
• I responsabili dei ruoli possono impostare obiettivi per se stessi. Se il superiore del responsabile del ruolo modifica l'obiettivo, il responsabile del ruolo non può modificarlo.
  
• Se un ruolo non ha un responsabile, il responsabile del ruolo superiore nella gerarchia può impostare obiettivi per gli utenti nei sotto-ruoli.
  
• È possibile creare report di previsione basati sui ruoli.
  

Per creare una previsione per un trimestre/mese

1. Accedere al modulo Forecasts .
   
2. Fare clic sull'icona Create Forecast .
   
   L'icona Create Forecast non sarà disponibile durante la creazione della previsione per la prima volta.
   
3. Selezionare il mese/trimestre e l'anno dai menu a discesa.
   
   La previsione verrà creata per il trimestre/mese selezionato.
   
4. Specificare l'Obiettivo di vendita per il mese/trimestre.
   
   
   
5. Specificare l'Obiettivo per i sotto-ruoli (i sotto-ruoli del livello successivo).
   
   È possibile specificare l'obiettivo complessivo per il ruolo e anche l'obiettivo per il responsabile del ruolo. Gli obiettivi per gli altri utenti in questi ruoli e sotto-ruoli possono essere impostati dopo aver creato questa previsione.
   
6. Specificare l'obiettivo per ciascun Utente.
   
   Verranno elencati solo gli utenti nel ruolo più alto della gerarchia. Per impostare gli obiettivi per gli utenti in altri ruoli, è necessario navigare in dettaglio a ciascun livello nella gerarchia dei ruoli. 
   
7. Fare clic su Save.
   

Impostare obiettivi per i sotto-ruoli e i relativi utenti

È possibile navigare in dettaglio in ciascun sotto-ruolo e impostare obiettivi per i sotto-ruoli, i loro responsabili e utenti. Gli obiettivi per i sotto-ruoli e i loro responsabili possono essere impostati al momento della creazione delle previsioni. Tuttavia, se non è stato impostato un obiettivo per loro, è comunque possibile farlo modificando i sotto-territori. 

Ad esempio, Zylker Inc ha due ruoli: Manager e Sales Manager che sono sotto-ruoli del CEO. I seguenti utenti fanno parte di questi ruoli:

Durante la creazione di una previsione, è possibile impostare l'obiettivo per i ruoli sopra indicati e i responsabili dei ruoli. In questo caso, l'obiettivo può essere impostato per il Manager e Rachel che è la responsabile del ruolo. 

Una volta salvato, l'obiettivo per gli altri utenti può essere impostato facendo clic sul pulsante Edit. 

Per impostare l'obiettivo per i sotto-ruoli

1. Nel modulo Forecast , selezionare il Mese e l' Anno dal rispettivo menu a discesa per visualizzare i dettagli delle previsioni.
   
2. Selezionare i link Role/User e fare clic su Edit per navigare al livello successivo degli obiettivi di previsione.
   
3. Specificare l'Obiettivo di vendita per i ruoli, i responsabili dei ruoli o gli utenti.
   
4. Fare clic su Save.
   

Visualizzare le previsioni

Terminologia delle previsioni

• Target - Obiettivo di vendita impostato. È possibile impostare obiettivi per ruoli, sotto-ruoli, responsabili dei ruoli e utenti.
  
• Achieved - È l'importo delle trattative chiuse per ciascun ruolo e i relativi sotto-ruoli.
  
• Pipeline Deal - Importo previsto delle trattative in pipeline per il mese/trimestre.
  
• Target Achieved in % - Percentuale dell'obiettivo raggiunto.
  
• Shortage in % - Percentuale dell'importo obiettivo che non è in pipeline per il mese/trimestre.
  
• TargetMismatch - Quando c'è una discrepanza tra l'importo obiettivo totale e la somma degli obiettivi individuali per i sotto-ruoli e i relativi utenti.
  
• Star Performers - Ruoli e utenti che hanno raggiunto e superato l'obiettivo
  

Opzioni di calcolo

Esistono due opzioni per calcolare l'importo obiettivo, l'importo raggiunto, il potenziale in pipeline, la percentuale dell'obiettivo raggiunto, la percentuale di scostamento e la discrepanza dell'obiettivo quando si visualizza la previsione per un mese/trimestre.

• Compute - Calcola i numeri della previsione per il livello di ruolo attualmente visualizzato.
  
• ComputeAll - Calcola i numeri della previsione per tutti i ruoli e sotto-ruoli.
  

Navigazione in dettaglio nella previsione

In base al proprio ruolo, sarà possibile visualizzare i dettagli della previsione e navigare in dettaglio attraverso gli obiettivi di previsione degli altri livelli nella gerarchia dei ruoli. Il CEO (ruolo più alto nella gerarchia) potrà accedere a tutti gli obiettivi di previsione impostati per gli altri sotto-ruoli e i relativi utenti. I Sales Executive, invece, potranno accedere solo ai propri obiettivi individuali e all'obiettivo impostato per il proprio ruolo.

• Achieved - Fare clic per visualizzare le trattative chiuse-vinte che hanno contribuito al raggiungimento dell'obiettivo.
  
• Target Achieved Count -  Rappresenta il numero di trattative vinte per il mese/trimestre.
  
• Pipeline Count - Rappresenta il numero di trattative la cui data di chiusura prevista rientra in questo mese/trimestre.
  
• Pipeline Deals - Rappresenta le trattative in pipeline per il mese/trimestre.
  
• Roles - Fare clic per navigare al livello successivo nella gerarchia dei ruoli e visualizzare gli obiettivi impostati per il ruolo. È possibile impostare obiettivi in base alle proprie autorizzazioni di accesso.
  
• Users - Fare clic per navigare al livello successivo e visualizzare gli obiettivi impostati per l'utente. È possibile impostare obiettivi in base alle proprie autorizzazioni di accesso.
  
  Supponiamo che esista il Territorio A e il suo Sotto-Territorio B. Se il responsabile del ruolo del Territorio A imposta l'obiettivo per gli utenti nel Territorio B, il responsabile del ruolo del Territorio B non potrà modificarli.
  

I record del CRM sono accessibili agli utenti di un'organizzazione in base ai loro ruoli. L'utente con una gerarchia superiore potrà visualizzare i record dei subordinati, ovvero la visibilità dei record segue la gerarchia dei ruoli. Una gerarchia di ruoli comprende più ruoli e sotto-ruoli. In Zoho CRM, si crea un obiettivo di previsione per il ruolo più alto nella gerarchia, cioè per l'organizzazione. Gli obiettivi di previsione vengono poi impostati per gli altri ruoli nella gerarchia e per gli utenti in quei ruoli.

• Gli utenti con profilo amministratore possono creare previsioni.
  
• I responsabili dei ruoli possono impostare obiettivi per i propri ruoli, sotto-ruoli e gli utenti in questi ruoli.
  
• Poiché ogni utente può avere un solo ruolo, è possibile impostare un solo obiettivo di previsione per utente.