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FAQ: Ruoli e Profili

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

1. Cosa sono i profili?

Un profilo è un insieme di permessi per le azioni che un utente dovrà eseguire per svolgere il proprio lavoro. Ad esempio, un responsabile di reparto potrebbe aver bisogno dei permessi per importare dati, personalizzare i moduli e aggiungere utenti al CRM. È possibile creare un profilo con tutti questi permessi e assegnarlo a tutti gli utenti che hanno il ruolo di Responsabile di Reparto. Questo consente di garantire che tutti gli utenti con quel ruolo abbiano gli stessi permessi e impedisce che vengano assegnati permessi errati per errore.

Ulteriori informazioni sulla creazione dei profili. 

2. Posso personalizzare il profilo standard?

È possibile personalizzare solo alcuni permessi nei profili standard definiti dal sistema. Il modo migliore per personalizzare il profilo standard è clonarlo e poi aggiungere o rimuovere i permessi necessari sulla copia.

3. Perché non riesco ad accedere ad alcuni moduli nel mio account?

I moduli possono essere disabilitati secondo necessità nelle Impostazioni del Profilo. I moduli a cui non riesce ad accedere sono probabilmente disabilitati per il Suo profilo.

Per abilitare i moduli, seguire i passaggi indicati di seguito:
Questa operazione può essere eseguita solo da un amministratore.
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo.
  3. Attivare il pulsante del modulo a cui si desidera abilitare l'accesso.

4. Posso eliminare un profilo? Cosa succederà agli utenti di quel profilo?

Sì, è possibile eliminare un profilo se non è più necessario. Tuttavia, è necessario prima trasferire gli utenti a un altro profilo.
Per trasferire gli utenti ed eliminare un profilo:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic sui puntini di sospensione nell'angolo in alto a destra.
  4. Fare clic su Delete e trasferire gli utenti a un profilo diverso.

Se non sono stati assegnati utenti a un profilo, è possibile eliminarlo senza trasferimento.

5. Dove posso vedere l'elenco degli utenti che appartengono a un determinato profilo?

Nel CRM, è possibile visualizzare l'elenco degli utenti presenti in un profilo sotto i profili che sono stati creati.

Per visualizzare gli utenti in un determinato profilo:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico
  3. Fare clic su View Users nell'angolo in alto a destra.

6. Come clonare un profilo esistente?

Per clonare un profilo esistente, seguire i passaggi indicati di seguito:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Posizionare il cursore su un profilo specifico e fare clic sull'icona  .
  3. Fare clic su Clone.

  4. Nel popup Create New Profile , aggiungere il nome e la descrizione del profilo.
  5. Fare clic su Create.
Quando si clona un profilo, verranno copiate anche le impostazioni dei permessi. Questi permessi possono essere ulteriormente modificati.

7. Perché non riesco a cambiare il proprietario del record?

Per cambiare la proprietà del record, è necessario avere il permesso Change Owner abilitato nel proprio profilo.

Per abilitare il permesso Change Owner:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Tools sulla sinistra.
  4. Attivare o disattivare l'interruttore Change Owner.
    Selezionare i moduli in cui l'utente potrà cambiare la proprietà del record. Questo consente comunque di impedire all'utente di cambiare la proprietà dei record di altri moduli.

8. Come posso impedire agli utenti di modificare le impostazioni nella pagina Setup?

È possibile impedire agli utenti di accedere alle impostazioni in Setup disattivando i Setup Permissions per il loro profilo.

Per disattivare i Setup Permissions:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Others sulla sinistra.
  4. Disabilitare i Setup Permissions.

9. Cosa sono i profili Standard e Administrator?

Questi sono i profili definiti dal sistema che hanno i permessi preimpostati per ogni categoria in base alle azioni che gli utenti eseguono più frequentemente nel CRM.

Il profilo Administrator ha accesso a tutti i permessi. Qualsiasi utente con permessi amministrativi può eseguire tutte le attività disponibili nel CRM. Non è possibile modificare i permessi in questo profilo, ad eccezione dei permessi Basic e di alcuni permessi Extension.

Il profilo Standard ha accesso alle funzionalità necessarie per gestire le attività quotidiane nel CRM. Ad esempio, ha il permesso di visualizzare la cronologia delle importazioni ma non di importare dati nel CRM. Allo stesso modo, tutti i permessi di livello amministrativo sono disabilitati per il profilo Standard.
Questi profili non possono essere modificati, pertanto si consiglia agli amministratori di clonare questi profili e personalizzare i permessi nelle copie clonate secondo necessità.

10. Non ho il permesso di inviare email massive, cosa devo fare?

Per inviare email massive, un utente deve avere il permesso Mass Email abilitato nel proprio profilo. 
Per abilitare il permesso Mass Email:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Send Email nei Module Permissions sulla sinistra.
  4. Abilitare o disabilitare Mass Email.
Suggerimento: È possibile gestire anche le impostazioni per eliminare le email e inviare email individuali nella stessa sezione.

11. Non riesco a creare una vista personalizzata in nessun modulo?

Per creare una vista personalizzata, è necessario il permesso Manage Custom View.
Per abilitare questo permesso:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Others nei Module Permissions sulla sinistra.
  4. Abilitare Manage Custom View.
Suggerimento: È possibile gestire anche le impostazioni per Print View e Sheet View nella stessa sezione.

12. Perché non riesco ad accedere al mio account Zoho CRM dall'app mobile del CRM?

È necessario il permesso per accedere alle app mobile per poter effettuare l'accesso all'app.

Per abilitare questo permesso:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Others in Extension Permissions sulla sinistra.
  4. Abilitare l'accesso a CRM Mobile Apps.

13. Ho accesso ai modelli email, ma non ai modelli di stampa unione o inventario, cosa devo fare?

I permessi per accedere ai modelli di inventario e ai modelli di stampa unione sono elencati separatamente sotto Manage Templates, quindi sarà possibile creare modelli di inventario e stampa unione solo se tutti e tre sono abilitati per il proprio profilo.
Per abilitare tutti e tre i permessi per i modelli:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Profiles.
  2. Scegliere il profilo specifico.
  3. Fare clic su Email and Templates sotto Setup Permissions sulla sinistra.
  4. Fare clic sul menu a tendina Manage Templates.
  5. Selezionare Email Templates, Inventory Templates e Mail Merge using Zoho Writer.

14. Quali sono i ruoli predefiniti in Zoho CRM?

Per impostazione predefinita, Zoho CRM fornisce i ruoli CEO e Manager.
È possibile aggiungere altri ruoli in base alla struttura della propria organizzazione, come responsabile vendite, rappresentante commerciale, ecc.

Per creare nuovi ruoli
  1. Accedere a Setup > Security Control > Roles and Sharing.
  2. Nella sezione Roles and Sharing, fare clic su +New Role.
  3. Nella pagina New Role, eseguire le seguenti operazioni:
  4. Inserire il nome del ruolo. Non aggiungere un ruolo con lo stesso nome.
  5. Selezionare il ruolo del superiore diretto dal campo di ricerca Reports To.
  6. Se non si seleziona il ruolo del superiore, il nuovo ruolo verrà creato sotto il ruolo CEO.
  7. Selezionare la casella Share Data with Peers se si desidera abilitare i diritti di accesso ai colleghi di pari livello.
  8. Specificare la descrizione del ruolo.
  9. Fare clic su Save.

15. Perché alcuni utenti riescono a vedere i dati dei colleghi di pari livello anche se le Data Sharing Settings sono impostate su Private?

Questo accade perché l'opzione Share Data with Peers è abilitata per il ruolo di quegli utenti. Il permesso Share Data with Peers ha sempre la precedenza sulle regole di condivisione dei dati. 
Suggerimento: Per evitare che i dati vengano compromessi, la prassi migliore è preparare un elenco dei ruoli e degli utenti in quei ruoli e definire i dati a cui devono accedere.

16. Perché non riesco a vedere l'opzione Share data with Peers?

Ci sono due casi in cui non sarà possibile vedere l'opzione Share Data with Peers:
  1. Se c'è un solo utente nel proprio account CRM.
  2. Se è stata selezionata Reporting Hierarchy come preferenza di gerarchia. 
Suggerimento: Preparare un elenco degli utenti che si desidera aggiungere al CRM e indicare in quali ruoli si vuole che gli utenti possano condividere i dati con i colleghi di pari livello prima di iniziare ad aggiungere utenti all'account CRM.

17. Dove posso visualizzare l'elenco di tutti gli utenti in un determinato ruolo?

Nel CRM, l'elenco degli utenti di un ruolo è visualizzato sotto il rispettivo ruolo. 
Per visualizzare tutti gli utenti con un determinato ruolo:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Roles and Sharing.
  2. Fare clic su un ruolo specifico.
  3. Verrà visualizzato l'elenco di tutti gli utenti con questo ruolo sotto Associated Users.

18. Come posso cambiare a chi riporta un determinato ruolo nella gerarchia dei ruoli?

Ogni ruolo deve riportare a un altro ruolo. Questo è un passaggio obbligatorio. Quando si crea un ruolo, sarà necessario selezionare un ruolo dal menu a tendina Reporting To .
Per cambiare il ruolo Reporting To:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Roles and Sharing.
  2. Scegliere un ruolo e fare clic su Edit.
  3. Cambiare il ruolo in Reporting To.

19. Posso spostare gli utenti da un ruolo a un altro?

Sì, è possibile eliminare un ruolo dopo aver trasferito gli utenti a un altro ruolo.
Per eliminare e trasferire gli utenti:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Roles and Sharing.
  2. Aprire un ruolo e fare clic su Delete.
  3. Scegliere il nuovo ruolo a cui trasferire gli utenti.
Se si desidera spostare tutti gli utenti in blocco, è possibile eliminare un ruolo per trasferire gli utenti a un altro.

20. Quando dovrei utilizzare le regole di condivisione dei dati?

La gerarchia dei ruoli impedisce agli utenti con un ruolo superiore di visualizzare i dati dei propri subordinati condivisi tramite la condivisione personalizzata dei dati. Ulteriori informazioni sulla creazione delle regole di condivisione dei dati.
Per consentire ai superiori di visualizzare questi dati, utilizzare l'opzione Superiors Allowed nelle regole di condivisione dei dati.

21. Perché non riesco a modificare il nome del ruolo, cambiare il ruolo di un superiore o disabilitare la condivisione dei dati con i colleghi di pari livello?

Un utente deve avere l'accesso User Management abilitato nel proprio profilo per poter eseguire queste impostazioni. SOLO un utente con profilo Administrator può abilitare questo permesso.
Per abilitare l'opzione
Accedere a Setup > Security Control > Profiles > User Management e attivare l'interruttore.

22. Sono il CEO dell'azienda ma non riesco a creare ruoli?

Se c'è un solo utente nel proprio account CRM, non sarà possibile creare ruoli. L'opzione New Role non verrà visualizzata.
Per il primo utente che si aggiunge, possono essere assegnati solo i ruoli definiti dal sistema: CEO e Manager e i profili standard: Administrator e Standard.

23. Un amministratore può visualizzare i dati degli altri utenti?

Sì, per impostazione predefinita, tutti gli utenti con il profilo Administrator in Zoho CRM potranno visualizzare i dati degli altri utenti indipendentemente dal loro ruolo.

24. Come posso impedire ai miei colleghi di visualizzare i miei dati?

Gli utenti con lo stesso ruolo non potranno visualizzare i dati degli altri per impostazione predefinita, ma se Share Data with Peers è abilitato per il proprio ruolo, i propri dati saranno visibili agli altri utenti con lo stesso ruolo. Richiedere al proprio amministratore CRM di modificare le seguenti impostazioni.

Per impedire ai colleghi di pari livello di visualizzare i propri dati:
  1. Accedere a Setup > Security Control > Roles and Sharing.
  2. Modificare il ruolo e deselezionare la casella Share Data with the Peers.

25. Come posso assegnare gli utenti a un ruolo?

La prassi migliore è creare i ruoli prima di aggiungere gli utenti al CRM, così da poter assegnare loro il ruolo durante la creazione dell'utente.
Per assegnare i ruoli agli utenti:
  1. Accedere a Setup > General > Users.
  2. Fare clic sul nome di un utente nella pagina Users.
  3. Fare clic sull'icona Edit nella pagina User Details.
  4. Selezionare un ruolo dall'elenco a tendina nella pagina Edit User.
  5. Fare clic su Save.

26. Cosa sono i ruoli?

I ruoli nel CRM rappresentano la gerarchia della propria organizzazione. Ad esempio, se nella propria organizzazione sono presenti responsabili vendite, dirigenti commerciali e rappresentanti commerciali, è possibile creare questi ruoli nel CRM.
Un altro vantaggio della creazione dei ruoli è che consente di fornire il giusto livello di accessibilità ai dati in base al ruolo dell'utente. Ad esempio, è possibile impedire a un rappresentante di accedere ai record di un dirigente.

Ecco alcuni punti chiave su come funziona l'accesso ai dati con i ruoli:
  1. Un utente con il ruolo CEO avrà accesso all'intero database del CRM.
  2. I manager possono visualizzare o modificare i record dei propri subordinati solo se dispongono dei permessi di lettura o modifica per un record di proprietà del subordinato.
  3. Gli utenti con un ruolo superiore hanno accesso ai dati dei propri subordinati per impostazione predefinita.
  4. Gli utenti con lo stesso ruolo non possono accedere ai dati degli altri. Ad esempio, il VP Engineering non può accedere ai dati del VP Marketing e viceversa.
  5. Gli utenti con un ruolo superiore non possono visualizzare i dati condivisi con i propri subordinati tramite regole di condivisione personalizzate, a meno che l'opzione Superiors Allowed non sia abilitata.
  6. È possibile utilizzare l'opzione Share Data with the Peers per abilitare la condivisione dei dati tra utenti con lo stesso ruolo.
  7. È necessario disporre dell'accesso in lettura/scrittura al record principale per aggiungere note, allegati o inviare email a un record.
  8. Un utente con privilegi amministrativi può accedere a tutti i dati indipendentemente dal proprio ruolo.

27. Perché non riesco a creare ruoli e profili?

È possibile creare ruoli e profili solo se:
  1. Si è abbonati alle edizioni Professional, Enterprise o Ultimate (non disponibile nell'edizione Free).
  2. Si ha più di un utente nel proprio account Zoho CRM - È necessario aggiungere più utenti al proprio account prima di creare ruoli o profili.
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28. Come cambio il ruolo di un utente?

È possibile cambiare il ruolo degli utenti con questi passaggi:
  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.
  2. Fare clic su Setup > General > Users.
  3. Nella pagina Users, fare clic sul link Edit corrispondente all'utente per cui si desidera cambiare il ruolo.
  4. Nella pagina Account Information, scegliere il Role dall'elenco a tendina.
  5. Fare clic su Save.

29. Come cambio il profilo di un utente?

È possibile cambiare il profilo degli utenti con questi passaggi:
  1. Accedere a Zoho CRM con privilegi di amministratore.
  2. Fare clic su Setup > General > Users.
  3. Nella pagina Users, fare clic sul link Edit corrispondente all'utente per cui si desidera cambiare il profilo.
  4. Nella pagina Account Information, scegliere il Profile dall'elenco a tendina.
  5. Fare clic su Save.


30. Posso assegnare più ruoli a un singolo utente?

No, non è possibile assegnare più ruoli a un singolo utente. Un ruolo definisce la posizione di un utente all'interno dell'organizzazione nel CRM. I ruoli nel CRM replicano la gerarchia della propria organizzazione per consentire l'accesso ai dati nel proprio account. Nella vita reale, un Responsabile Vendite non può essere anche un Rappresentante Commerciale. Allo stesso modo, nel CRM un utente può avere un solo ruolo assegnato alla volta.

31. Come faccio a menzionare utenti, gruppi e ruoli nel mio aggiornamento di stato?

È possibile menzionare utenti, gruppi e ruoli digitando @ prima del nome dell'utente, del ruolo o del gruppo.

Ad esempio: @Cindy. Mentre si digita il nome, Zoho CRM visualizza un elenco di suggerimenti da cui è possibile scegliere il nome appropriato.

32. Nell'edizione Free, ogni utente che aggiungo ha il profilo Administrator. Come posso cambiarlo?

Nell'edizione Free, sono disponibili solo il profilo Administrator e il ruolo CEO. Non è possibile cambiare il ruolo e il profilo degli utenti. È possibile, tuttavia, creare profili e ruoli nelle edizioni Professional, Enterprise e superiori.

33. Quali saranno i ruoli e i profili degli utenti che importo?

Per impostazione predefinita, gli utenti che si importano avranno il seguente ruolo e profilo:

Ruolo - Manager
Profilo - Standard

Dopo l'importazione, è possibile cambiare i ruoli e i profili dalla pagina Users. Per modificare le impostazioni degli utenti, consultare Gestione degli utenti.


InfoCi auguriamo che questa lista di domande frequenti su Ruoli e Profili sia stata informativa. Se ha ancora domande che non sono state trattate, ce lo faccia sapere qui. Saremo lieti di discuterne con i nostri esperti e di aggiungerle in futuro. E non dimentichi di condividere la Sua valutazione qui sotto!


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