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Automatizzare la generazione e la fidelizzazione dei donatori nelle Organizzazioni Non-Profit

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.
Edizione: Edizioni a pagamento | Settore: ONG o Organizzazioni Non-Profit | Funzionalità: Webforms, Regole del flusso di lavoro, Report e Dashboard

Il Requisito

Second Life è una ONG che offre supporto in molteplici categorie di servizio, tra cui sanità, assistenza all'infanzia, case di riposo, sviluppo rurale e istruzione. 
Dispongono di diversi modi per reclutare donatori che contribuiscano al loro lavoro in queste categorie, tra cui il sito web, le telefonate e i fogli di calcolo. Cercano modi efficaci per reclutare e fidelizzare i donatori per la loro organizzazione. Aiutiamoli con i seguenti requisiti in Zoho CRM:
  1. Configurare un modo per acquisire i dati dei donatori tramite il sito web. Configurare un'email di conferma automatica ogni volta che un nuovo donatore contribuente entra nel CRM.
  2. Configurare email di promemoria automatiche ai donatori precedenti nell'anniversario della loro donazione per incoraggiarli a continuare a donare.
  3. Generare report per ottenere informazioni sui principali donatori per ciascuna categoria di servizio.

Mappatura Requisiti—Soluzioni

  1. Configurare un modo per acquisire i dati dei donatori tramite il sito web:
    Soluzione — Webforms
  2. Configurare un'email di conferma automatica ogni volta che un nuovo donatore contribuente entra nel CRM:
    Soluzione — Regole del flusso di lavoro e modelli email
  3. Configurare email di promemoria automatiche ai donatori precedenti nell'anniversario della loro donazione per incoraggiarli a continuare a donare:
    Soluzione — Regole del flusso di lavoro basate su data/ora
  4. Generare report per ottenere informazioni sui principali donatori per ciascuna categoria di servizio 
    Soluzione — Report e dashboard

Configurazione dei webform per acquisire i dati dei donatori dal sito web 

Second Life acquisisce donatori dal proprio sito web come uno dei principali punti di generazione donatori. Una volta che un webform creato in Zoho CRM viene pubblicato sul sito web, tutte le richieste inviate tramite questo modulo verranno aggiunte al CRM e Second Life potrà seguire questi donatori dal CRM.

Un webform in Zoho CRM può essere creato utilizzando i campi disponibili per il modulo specifico. Per creare un webform:
  1. Andare su Setup > Developer Space > Webform.
  2. Creare un New Form per il modulo Zero Donors. (Gli Zero Donors sono persone che potrebbero contribuire alla Sua ONG, ma non hanno ancora effettuato la prima donazione. Potrebbero essere persone provenienti da campagne di sensibilizzazione, visite universitarie, il Suo sito web o segnalazioni da parte di donatori attuali).
  3. Trascinare e rilasciare i campi richiesti nell'editor del webform:
    1. First name
    2. Last name
    3. Email
    4. Phone
    5. Describe your enquiry
    6. Choose which causes you are willing to contribute towards

      Nota: Questi campi devono essere prima disponibili nel modulo Zero Donors. È necessario creare questi campi utilizzando il module builder e personalizzare il modulo prima di creare il modulo web. Successivamente, quando si crea un webform, questi campi saranno disponibili per l'utilizzo nel modulo.
  4. Specificare un URL della pagina di destinazione, un URL del modulo e le regole di assegnazione, se applicabili.
    1. URL del modulo: Dove verrà pubblicato il modulo.
    2. URL della pagina di destinazione: Dove l'utente verrà reindirizzato dopo aver inviato il modulo.
    3. Regole di assegnazione: Come queste voci verranno distribuite tra gli utenti del CRM.
  5. Una volta specificati i dettagli del modulo, è possibile procedere al passaggio successivo dove si otterrà il codice sorgente.
  6. Copiare questo codice e pubblicarlo sulla pagina web richiesta del Suo sito.
  7. Una volta che il modulo è attivo, tutte le voci inviate tramite il modulo verranno aggiunte direttamente a Zoho CRM nel modulo e nel layout selezionati.

Configurazione di un'email di conferma automatica ogni volta che un nuovo donatore contribuente entra nel CRM

È possibile utilizzare le regole del flusso di lavoro in Zoho CRM per automatizzare le email.


Per creare una regola del flusso di lavoro:
  1. Andare su Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Creare una New Rule.
  3. Scegliere il modulo Current Donors.
  4. Specificare il Rule Trigger per indicare quando questa regola del flusso di lavoro deve essere attivata.
    Per questo scenario, scegliere Record Action e poi Create.
  5. Specificare una condizione, se applicabile. In questo caso, non sono necessarie condizioni.
    La regola si applica a qualsiasi nuovo donatore contribuente.
  6. Specificare l'azione automatizzata come Instant Action > Email Alert.
  7. Nelle Email Alert Settings, scegliere il destinatario come Current Donor Email e selezionare il modello email pertinente per questo scenario.

    È necessario aver già creato il modello email. Per creare un nuovo modello, andare su Customization > Templates > Email Template.
    È possibile scrivere la propria email o modificare uno dei modelli esistenti nella galleria per adattarlo al proprio contesto.
  8. Scegliere il modello appropriato e associarlo alla regola.
  9. Salvare la regola.
Ora qualsiasi nuovo donatore che entra nel sistema CRM riceverà automaticamente un'email di conferma comune che lo ringrazia per il suo coinvolgimento con la ONG.

Configurazione di email di promemoria automatiche per la fidelizzazione dei donatori

È necessario compiere sforzi continui per coinvolgere i donatori e mantenerli nella propria organizzazione. Supponiamo che Second Life voglia inviare email ai donatori precedenti nell'anniversario della loro donazione, per incoraggiarli a continuare a donare. Possono automatizzare questa particolare email. È necessario assicurarsi di creare la regola basata su un campo data/ora, in modo che possa essere inviata nell'anniversario del contributo. Questa data varierà per ciascun donatore, quindi la regola deve essere configurata di conseguenza.

Per creare la regola del flusso di lavoro:
  1. Andare su Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Creare una New Rule.
  3. Scegliere il modulo Funds.
  4. Specificare il Rule Trigger per indicare quando questa regola del flusso di lavoro deve essere attivata.
    Per questo scenario, scegliere On a Date/Time e poi scegliere la data di donazione richiesta da cui calcolare l'anniversario della donazione.
  5. Specificare una condizione, se applicabile. In questo caso, non sono necessarie condizioni. La regola si applica a qualsiasi nuovo donatore contribuente.
  6. Specificare l'azione automatizzata come Instant Action e poi Email Alert.
  7. Nelle Email Alert Settings, scegliere il destinatario come Current Donor Email e selezionare il modello email pertinente per questo scenario. È necessario aver già creato un modello email. Per creare un nuovo modello, andare su Customization > Templates > Email Template. È possibile scrivere la propria email o modificare uno dei modelli esistenti nella galleria per adattarlo al proprio contesto.

  8. Scegliere il modello appropriato e associarlo alla regola.
  9. Salvare la regola.

Generazione di report e dashboard per ottenere informazioni sui principali donatori per ciascuna categoria di servizio

Zoho CRM dispone di una serie di report predefiniti come i principali donatori, i prospect per fonte e i migliori fondi per mese. Oltre a questi report standard, un utente può creare un report da zero utilizzando qualsiasi parametro desiderato. I parametri da utilizzare per generare un report dipendono dalle informazioni che si desidera ottenere. Life Drops vuole esaminare i principali donatori per ciascuna categoria di servizio. Quindi è possibile creare un report con la categoria di servizio come filtro e rappresentarlo su una dashboard come mostrato di seguito.




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