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Gestione di più servizi nelle Organizzazioni Non-Profit

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Edizione: Tutte le edizioni a pagamento | Settore: ONG o Organizzazioni Non-Profit | Funzionalità: Layouts, Workflow Rules, Blueprint, Assignment Rule, Reports and Dashboards

Il Requisito

Life Drops è una ONG che lavora per la salvaguardia dell'ambiente con un focus sulla conservazione dell'acqua. Ha quattro aree di intervento che chiama i "quattro pilastri" della propria organizzazione. Essi sono: rimboschimento, conservazione dell'acqua, gestione dei rifiuti e campi di sensibilizzazione. 
  1. Rimboschimento: Qualsiasi organizzazione, che si tratti di un istituto scolastico, un'azienda o qualsiasi altro ente, può rivolgersi a Life Drops per farsi aiutare a piantare alberi nei propri spazi.
  2. Conservazione dell'acqua: La ONG accetta anche richieste da agricoltori locali per aiutare con il ripristino dei corpi idrici, come la rivitalizzazione di fiumi e la costruzione di strutture per la conservazione dell'acqua.
  3. Gestione dei rifiuti: Nell'ambito di iniziative di responsabilità sociale d'impresa, le organizzazioni possono rivolgersi a Life Drops per farsi aiutare nel riciclo dei propri rifiuti. La ONG offre 4 categorie principali di gestione dei rifiuti: rifiuti industriali, rifiuti agricoli, rifiuti commerciali, rifiuti domestici.
  4. Campi di sensibilizzazione: Infine, Life Drops organizza campi estivi per bambini e campi di sensibilizzazione generale per persone di tutte le età, per imparare l'importanza della salvaguardia dell'ambiente, i metodi di smaltimento dei rifiuti, le linee guida per la conservazione dell'acqua, ecc. I partecipanti vengono iscritti e ogni campo si svolge per un periodo specifico, al termine del quale i partecipanti ricevono una certificazione da Life Drops come riconoscimento del loro impegno durante il campo. 
Life Drops è ora alla ricerca di una soluzione per gestire il proprio database per tutte queste linee di servizio in modo efficiente. La sfida specifica è trovare un modo per gestire le richieste per tutte e 4 le linee di servizio in un unico database con un'adeguata separazione dei set di dati per le quattro linee di servizio. Suggeriamo i modi migliori per utilizzare Zoho CRM per gestire più linee di servizio in modo efficiente nello stesso database. 

La Soluzione: Layout di Pagina Multipli

Quando le aziende hanno bisogno di gestire più marchi, dipartimenti o linee di servizio nello stesso account CRM, possono farlo in modo efficiente con layout multipli. La creazione di layout consente di mantenere separati i processi e le persone, utilizzando comunque lo stesso account CRM. Di seguito viene presentata una soluzione dettagliata passo dopo passo per i requisiti di Life Drops per gestire i "quattro pilastri" della propria organizzazione utilizzando un singolo account Zoho CRM.

Creazione dei layout

Life Drops mantiene un elenco principale di individui e aziende che hanno scelto i loro servizi, in un modulo chiamato "Beneficiari". Tuttavia, quando si tratta di implementare effettivamente i servizi, può crearsi confusione,  poiché ci sono quattro servizi che un beneficiario potrebbe utilizzare: Rimboschimento, conservazione dell'acqua, gestione dei rifiuti e campi di sensibilizzazione. E ci sono persone diverse che gestiscono ogni servizio e i relativi processi. Per tracciare tutti i beneficiari in un singolo modulo, ma differenziarli comunque in base al servizio fornito, Life Drops può creare quattro layout diversi, uno per ogni servizio, e assegnare le persone e i processi corretti a ciascun layout.


Per creare i layout di pagina:
  1. Andare su Setup > Customization > Modules and Fields.
  2. Fare clic sul modulo Beneficiari e selezionare il layout Standard.
  3. Rinominare il layout Standard come "Rimboschimento" e aggiungere i campi desiderati.

    Poiché questo è il servizio principale, questo layout può essere reso visibile a tutti i profili.
  4. Tornare all'elenco dei layout. Fare clic sul layout Rimboschimento e clonare questo layout.
    Denominare il secondo layout "Gestione Rifiuti".
  5. Aggiungere i campi e le sezioni per la gestione dei rifiuti. Qui è possibile rimuovere i campi relativi al rimboschimento, poiché potrebbero non essere pertinenti. Si noti che i campi rimossi da un layout fanno ancora parte del modulo. Semplicemente non vengono utilizzati in questo layout corrente, ma sono ancora disponibili per il riutilizzo in qualsiasi momento. I campi rimossi da un layout non sono campi eliminati, ma vengono definiti "Campi inutilizzati". È possibile ripristinare un campo rimosso nel suo layout in qualsiasi momento dalla sezione Unused Fields. 
  6. Una volta aggiunti tutti i campi e le sezioni al layout Gestione Rifiuti, ripetere gli stessi passaggi per i layout Campi di Sensibilizzazione e Conservazione dell'Acqua.
  7. Una volta creati tutti i layout, assegnare ciascuno di essi ai dipartimenti pertinenti.
Ora i quattro layout sono stati creati con successo nel modulo Beneficiari.
Ora, quando si inserisce un nuovo beneficiario nel sistema CRM, sarà possibile scegliere il layout corretto.


Ad esempio, supponiamo che un'azienda, Acme, Inc., si rivolga a Life Drops con la richiesta di aiuto per piantare alberi nel proprio campus nell'ambito delle proprie iniziative di CSR. 
Per inserire i requisiti di Acme, Inc., occorre andare al modulo Beneficiari, aggiungere un nuovo record, scegliere il layout Rimboschimento e poi inserire i dettagli.


L'aggiunta di layout aiuta a differenziare i beneficiari in base ai servizi a cui sono interessati.
Una volta compilato il modulo Beneficiario per il Rimboschimento, si noterà un campo chiamato Layout che viene compilato automaticamente. Questo campo Layout è fondamentale per differenziare e mantenere i dipartimenti separati l'uno dall'altro all'interno dello stesso modulo.

Quando Life Drops inserisce altri dieci beneficiari nel CRM, alcuni per il Rimboschimento, alcuni per la Gestione Rifiuti e altri servizi, avrà un elenco principale di Beneficiari. Questo elenco rifletterà tutti i beneficiari, tuttavia in questa lista è difficile ordinare i beneficiari per servizio.

Pertanto, per comodità, possono creare Viste Personalizzate per filtrare i record in base al servizio (layout), consentendo di visualizzare i record per un servizio specifico.


Inoltre, solo gli utenti con accesso a un layout specifico potranno inserire dati al suo interno. Ad esempio, poiché il dipartimento Rimboschimento ha i permessi solo per il layout Rimboschimento, non potrà visualizzare gli altri tre layout. Quindi i dati restano separati. Allo stesso modo, anche altri processi in Zoho CRM possono essere definiti in base ai servizi (layout). 

Regole di workflow basate sul layout

Life Drops desidera inviare un'email introduttiva ai propri beneficiari illustrando tutte le attività della ONG che offrono. Tuttavia, le attività menzionate nell'email saranno diverse a seconda dei servizi a cui il beneficiario è interessato. Ad esempio, un'università che ha optato per il rimboschimento riceverà un'email su tutte le attività relative al rimboschimento. Non riceverà informazioni sulle attività di gestione dei rifiuti. Allo stesso modo, un beneficiario che desidera la conservazione dell'acqua riceverà un'email sulle attività correlate e nient'altro. Quindi ci saranno quattro email completamente diverse da inviare a quattro diversi gruppi di beneficiari, a seconda del servizio specifico desiderato. L'intero processo può essere automatizzato in pochissimo tempo, utilizzando regole di workflow basate sul layout.

Procedura:
  1. Andare su Setup > Automation > Workflow Rules.
  2. Fare clic su Create Rule.
  3. Scegliere il modulo Beneficiari.
  4. Nella sezione Rule Trigger, selezionare la Record Action come Create.
  5. Sotto Conditions, selezionare Records matching certain criteria e inserire i seguenti criteri:
    Layout IS Rimboschimento.
  6. Sotto Actions, selezionare Instant Action e poi Email Alert e associare il template Email di Benvenuto Rimboschimento.


  7. Fare clic su Add condition.
    Inserire la condizione: Layout IS Gestione Rifiuti.
  8. Sotto Actions, selezionare Instant Action e poi Email Alert e associare il template Email Introduttiva Gestione Rifiuti.
  9. Fare clic su Add condition.
  10. Inserire la seguente condizione: Layout IS Conservazione dell'Acqua.
    Sotto Actions, selezionare Instant Action e poi Email Alert e associare il template Email Introduttiva Conservazione dell'Acqua.
  11. Fare clic su Add condition.
  12. Inserire la seguente condizione: Layout IS Campi di Sensibilizzazione.
  13. Sotto Actions, selezionare Instant Action e poi Email Alert e associare il template Email Introduttiva Campi di Sensibilizzazione.
  14. Fare clic su Save. 
Note:
  1. Assicurarsi di selezionare Email del Beneficiario come destinatario dell'email nelle impostazioni di Email Alert. Questo garantirà che l'email venga inviata ai beneficiari.
  2. È necessario aver precedentemente creato tutti e quattro i template email e averli pronti in Customization > Templates > Email Templates. 
Ora, ogni volta che si crea un beneficiario in uno qualsiasi di questi quattro layout, l'email introduttiva corrispondente verrà inviata automaticamente al beneficiario.

È possibile creare altri processi CRM automatizzati come regole di assegnazione basate sul layout, blueprint e report. 

Regole di assegnazione basate sul layout 



Blueprint basati sul layout 



Report e Dashboard basati sul layout 



Quindi, ovunque siano presenti criteri nel CRM, è possibile eseguire funzioni CRM basate sui layout, mantenendo i processi e le persone separati e gestendo tutto in modo efficiente nello stesso account CRM.
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DISCLAIMER: I dati mostrati negli screenshot (immagini del prodotto in questa pagina) sono fittizi e intesi come esempio; qualsiasi somiglianza con una persona reale o un'organizzazione è puramente casuale e non intenzionale. 
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Altri casi d'uso per le Organizzazioni Non-Profit

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