Ottimizzazione dei processi aziendali in un'Organizzazione Non-Profit

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Idea Box ha piani per espandersi ulteriormente. Tuttavia, mentre pianifica l'espansione, si trova ad affrontare una sfida. Con la crescita della rete di imprenditori, l'organizzazione vuole assicurarsi che solo i candidati con un interesse genuino a ricevere orientamento entrino a far parte della loro comunità. Vogliono evitare perdite di tempo e selezionare i candidati con attenzione, in modo che nessuno sprechi il proprio tempo e le proprie energie. In quanto organizzazione non-profit, non possono permettersi di sprecare le proprie risorse, pertanto hanno introdotto un rigoroso processo di selezione per reclutare i candidati da inserire nella loro comunità.

Questo processo, tuttavia, non è efficiente. Non esistono linee guida chiare e il processo non viene applicato in modo coerente a tutti i candidati. La selezione viene effettuata per lo più in modo estemporaneo, basandosi sul giudizio del selezionatore senza informazioni sufficienti sui candidati. L'amministrazione dell'organizzazione non-profit vuole ottimizzare il processo di reclutamento dei candidati. Aiutiamoli a costruire e ottimizzare il loro processo di reclutamento dei candidati in Zoho CRM.

Mappatura Requisiti-Soluzioni

Ottimizzare il processo di reclutamento dei candidati: Implementare i Blueprint.

Blueprint è una delle funzionalità di gestione dei processi di Zoho CRM. L'utilizzo di un Blueprint aiuterà un'organizzazione a ottimizzare i propri processi in Zoho CRM e garantire:

Standardizzazione
Validazione
Conformità
Automazione
Collaborazione

Idea Box potrebbe avere un modulo chiamato "Prospective Candidates" per il quale costruire il processo.

Prerequisiti:

Creare un modulo chiamato "Prospective Candidates".
Costruire il modulo con campi e sezioni pertinenti all'organizzazione. Di seguito è riportata una schermata del modulo "Prospective Candidates" di Idea Box.
Il Blueprint per il processo di reclutamento dei candidati sarà costruito sul campo Candidate Status, che avrà alcuni possibili stadi.

Configurazione del Blueprint

Per progettare un Blueprint

Andare su Setup > Process Management > Blueprint.
Selezionare il modulo Prospective Candidates e il layout Standard.
Selezionare il campo Candidate Status come campo elenco a discesa su cui basare il Blueprint.

Nota: Il campo Candidate Status dovrebbe avere i seguenti stadi (valori dell'elenco a discesa):
Contact Established -> Area of interest obtained -> Career history gathered -> Level 1 screening -> Level 2 screening -> Level 3 screening -> Background check -> Qualified/Rejected/On hold

Nell'editor del Blueprint:

Trascinare e rilasciare gli Stati e creare le Transizioni tra di essi, come mostrato nella schermata sopra.

Di seguito sono riportate le impostazioni delle Transizioni per ciascuna transizione:

Nome Transizione	Prima della Transizione	Durante la Transizione	Dopo la Transizione
Contattare il Candidato	Proprietario del Record	Inserire Messaggio: 1. Completare le informazioni di contatto e stabilire un primo contatto con il candidato 2. Allegare una nota con il riepilogo della conversazione Aggiungere Campi: Email Mobile Email secondaria Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	NESSUNO
Area di Interesse	Proprietario del Record	Inserire Messaggio: 1. Descrivere l'idea di startup del candidato con parole proprie 2. Allegare i documenti del candidato relativi alla sua idea di startup e alle aree di interesse. Aggiungere Campi: - Describe your idea - Have you worked in a startup before? - Startup budget Selezionare Rendi le Note Obbligatorie Selezionare Rendi gli Allegati Obbligatori	NESSUNO
Storico della Carriera	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Completare il sottomodulo sullo storico della carriera. Se non c'è uno storico della carriera e il candidato è alle prime esperienze, annotare tale informazione. Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	NESSUNO
Pronto per il Livello 1	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il punteggio del livello 1 e le note sul feedback Aggiungere Campi: Level 1 Level 1 score Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate passed Level 1
Pronto per il Livello 2	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il punteggio del livello 2 e le note sul feedback Aggiungere Campi: Level 2 Level 2 score Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate passed Level 2
Pronto per il Livello 3	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il punteggio del livello 3 e le note sul feedback Aggiungere Campi: Level 3 Level 3 score Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate passed Level 3
Avviare il controllo dei precedenti	Proprietario del Record	Inserire Messaggio 1. Completare la checklist del controllo dei precedenti 2. Allegare il certificato di buona condotta e il feedback, se applicabile 3. Allegare i precedenti penali, se applicabile Aggiungere Campi: Education Aggiungere Checklist: - Istruzione - Storico lavorativo, se applicabile - Feedback dal precedente datore di lavoro - Precedenti penali, se presenti - Certificato di buona condotta da fonte affidabile Selezionare Rendi le Note Obbligatorie Selezionare Rendi gli Allegati Obbligatori	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate cleared BG check
Selezionare il Candidato	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il motivo della selezione e i prossimi passi Aggiungere Campi Overall performance feedback Selezionare Rendi le Note Obbligatorie Selezionare Rendi gli Allegati Obbligatori	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate selected
In Sospeso	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il motivo della sospensione del candidato e i prossimi passi Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate on hold
Rifiuto	Proprietario del Record	Inserire Messaggio Inserire il motivo del rifiuto Selezionare Rendi le Note Obbligatorie	Automatizzare la Notifica Email al Proprietario del Record e al Manager del Proprietario del Record. Nome Modello: Candidate rejected

Impostazioni aggiuntive:

Rendere le seguenti Transizioni delle transizioni comuni. Ovvero, una transizione accessibile da qualsiasi stato nel Blueprint. Ad esempio, rendere "Rifiuta Candidato" una transizione comune significherebbe poter escludere questo candidato dal processo di reclutamento anche dallo stadio "Controllo dei Precedenti" o dallo stadio "Storico della Carriera", qualora si riscontri che non è qualificato per procedere oltre. In tal senso, le seguenti transizioni saranno necessarie in qualsiasi stadio del Blueprint, pertanto è possibile renderle "transizioni comuni"

Rifiuta Candidato - Deve essere accessibile da tutti gli Stati tranne "Qualified".
In Sospeso - Deve essere accessibile da tutti gli Stati tranne "Qualified" e "Rejected".
Contattare il Candidato - Deve essere accessibile dagli stati On Hold e None.

Creare un SLA sullo stato: On Hold.
Ovvero, se un candidato viene messo in sospeso per più di 5 giorni, inviare a se stessi un avviso, in modo da riprendere il processo.