Ottimizzazione della gestione dei fornitori e del processo di firma dei contratti nel settore turistico

Scenario

Requisiti

1. Un processo di onboarding per i fornitori (proprietari degli immobili) per garantire che il team di vendita conosca le fasi successive e le attività coinvolte. Garantirà inoltre che le comunicazioni avvengano attraverso i canali appropriati.
   
2. Un processo di firma dei contratti che regoli la raccolta e la verifica dei documenti nelle fasi appropriate per accelerare il processo di firma dei contratti.
   

Soluzione

I. Blueprint per l'onboarding dei fornitori

1. Specificare le attività in ciascuna fase in modo che l'agente abbia un'idea chiara dei propri compiti.
   Ad esempio, quando l'agente non riesce a contattare il fornitore e clicca sulla transizione Failed to Contact, l'azione successiva sarebbe ricontattarlo entro 2 giorni lavorativi. Per assicurarsi che rimangano in linea, è possibile creare un'attività After Transition per loro nel blueprint che sarà visibile sotto Azione successiva.
   
2. Inviare promemoria via email agli agenti per le attività e le chiamate imminenti. La data di scadenza per il completamento sarà visualizzata nella pagina dei dettagli del record. 
   
3. Impedire agli agenti di salvare attività con valori inappropriati attraverso la validazione. 
   Ad esempio, lo stato dell'attività deve essere Completato e la data di scadenza di una chiamata deve essere 2 giorni dalla data di attivazione. Gli agenti potranno salvare la transizione solo se i valori corrispondono.
   
4. Rendere obbligatori allegati e note e specificare i documenti da allegare nella checklist.
   Ad esempio, la transizione NDA Needed può essere completata solo se le note sono state aggiunte, l'email è stata inviata per l'approvazione NDA e la chiamata è stata completata. Tutti questi requisiti sono chiaramente indicati nella checklist. 
   
5. Impedire ad altri di modificare le fasi di onboarding. Una volta creato un blueprint utilizzando il campo elenco a discesa delle fasi di onboarding, il campo verrà bloccato dopo la creazione di un record nel modulo specifico. Le fasi cambieranno man mano che ogni transizione viene completata. 
   

1. Andare su Setup > Process Management > Blueprint.
   
2. Cliccare su Create Blueprint e inserire quanto segue:
   
1. Nome del Blueprint: Vendor Onboarding
   
2. Modulo: Vendors
   
3. Layout: Standard
   
4. Campo: Onboarding process
   

Creare un campo elenco a discesa chiamato Vendor Onboarding stage con questi valori: Contact, In Discussion, Recontact, Contact in Future, NDA Approval, Interested, Lost.

       3. Nell'editor del blueprint, trascinare e rilasciare gli stati e creare le transizioni nella tabella seguente:

Transizione	Prima della transizione	Durante la transizione	Dopo la transizione
Nuovo fornitore creato	Proprietario del record	N/A	Inviare notifica email al proprietario del record e al responsabile del proprietario del record.  Modello email: Nuovo fornitore creato.
Contattato	Proprietario del record	1. Rendere note e allegati obbligatori. 2. Aggiungere una checklist e denominarla "Allegati richiesti". Indicare quanto segue nella checklist: a) Email inviata o conferma di ricezione dal fornitore. b) Script della chiamata.	N/A
Contatto non riuscito	Proprietario del record	1. Rendere le note obbligatorie. 2. Inserire messaggio: indicare il motivo del mancato contatto nelle note.	Cliccare su +Add > Create task: Oggetto: Ricontattare il fornitore. Data di scadenza: Data di attivazione della transizione + 2 giorni lavorativi. Stato: In corso Priorità: Alta Assegnato a: selezionare un agente Selezionare notifica e promemoria per l'assegnatario. Promemoria un giorno prima della data di scadenza alle 10:00 Avviso: Email e pop-up.
Ricontatto non riuscito	Proprietario del record	N/A	Aggiornamento campo - Nome: Stato chiamata - Campo: Stato contatto = non riuscito
NDA necessario	Proprietario del record	1. + Add > Associated item > Call > selezionare outgoing call status e validarlo come completato. - Inserire messaggio di errore: Lo stato della chiamata deve essere completato per passare allo stato successivo.  2. Aggiungere checklist. Nome: Allegato relativo all'NDA a) Allegare l'email di conferma dal fornitore. b) Indicare i dettagli della chiamata nelle note.	Inviare notifica email al proprietario del record e al responsabile del proprietario del record.  Modello email: NDA richiesto.
Firma NDA	Proprietario del record	+ Add > Associated item > Task > selezionare status is completed.	Inviare notifica email al proprietario del record e al responsabile del proprietario del record.  Modello email: NDA firmato.
NDA non necessario	Proprietario del record	1. Rendere l'allegato obbligatorio.  2. Aggiungere checklist - Nome: Documenti necessari Allegare l'email che conferma che l'NDA non è richiesto.	N/A
Perso	Proprietario del record	1. Inserire messaggio: Inserire il motivo del rifiuto 2. Selezionare Make Notes Mandatory	Automatizzare la notifica email al proprietario del record e al responsabile del proprietario del record. Nome del modello: Fornitore rifiutato

1. Creare una transizione denominata "Not interested".
   
2. Selezionare l'opzione Common Transition.
   
3. Selezionare gli stati: In Discussion, Contact, NDA Approval.
   

1. Andare allo stato NDA approval.
   
2. Impostare il numero massimo di giorni in cui il record può rimanere nello stato NDA approval: inserire 3 giorni lavorativi.
   
3. Nella sezione When exceeding the time limit, scegliere chi e quando deve essere notificato, selezionare escalation After > 1 business day.
   
4. Cliccare su +Actions > Default SLA Alert > Roles e aggiungere Sales Manager e Record Owner.
   
5. Cliccare su Save.
   

II. Blueprint per il processo di firma dei contratti

1. Rendere obbligatorio allegare l'email e la proposta inviata al fornitore durante la transizione Proposal Sent.
   
2. Assegnare un'attività per inviare un'email al fornitore se i documenti non vengono ricevuti. 
   
3. Rendere obbligatorio allegare i documenti ed elencare i documenti ricevuti nelle note. Specificare i documenti e l'elenco nella checklist come riferimento. Ad esempio, la transizione Document Received può essere completata solo se le note e i documenti sono allegati.
   
4. Impostare un avviso SLA se il contratto non viene firmato entro 7 giorni lavorativi. L'8° giorno un avviso verrà inviato al proprietario del record e al suo responsabile. 
   

1. Andare su Setup > Process Management > Blueprint.
   
2. Cliccare su Create Blueprint e inserire quanto segue:
   
1. Nome del Blueprint: Contract signing process
   
2. Modulo: Deals
   
3. Layout: Standard
   
4. Campo: Contract stages
   

Aggiungere i seguenti valori al campo elenco a discesa Contract Stage: Interested Vendor, Proposal and Document, Commercial Discussion, ID Creation, Contract Sent, Contract Signed.

1. Andare allo stato Contract Sent.
   
2. Impostare il numero massimo di giorni in cui il record può rimanere nello stato Contract Sent: inserire 7 giorni lavorativi.
   
3. Nella sezione When exceeding the time limit, scegliere chi e quando deve essere notificato, selezionare escalation After > 1 business day.
   
4. Cliccare su +Actions > Default SLA Alert > Roles e aggiungere Sales Manager e Record Owner.
   
5. Cliccare su Save.