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RingCentral

Le schermate in questo articolo sono in lingua inglese. L'interfaccia di Zoho CRM potrebbe variare in base alla versione e alla lingua impostata.

Configurare l'integrazione RingCentral

RingCentral è un sistema di comunicazione basato su cloud progettato per le aziende. È semplice da configurare e utilizzare. Effettui chiamate, invii messaggi, fax, realizzi conferenze telefoniche, riunioni online, ecc., in qualsiasi momento da qualsiasi dispositivo senza la necessità di cambiare sistemi diversi. Una volta integrato RingCentral con Zoho CRM, potrà effettuare le seguenti operazioni.

  • Quando riceve una chiamata in entrata o effettua una chiamata in uscita verso un contatto CRM tramite RingCentral, può visualizzare una vista biglietto da visita del contatto in Zoho CRM.
  • Tutte le chiamate effettuate o ricevute tramite RingCentral vengono registrate automaticamente in Zoho CRM e può visualizzare i registri delle chiamate.
  • Può aggiungere attività di follow-up al termine di ogni chiamata da Zoho CRM.
Nota
  • Affinché questa integrazione funzioni, è necessario disporre di un account RingCentral.
  • È inoltre necessario avere il softphone RingCentral installato sul proprio dispositivo.
  • Solo un Amministratore di un account Zoho CRM può abilitare l'integrazione RingCentral.
  • Una volta abilitata dall'Amministratore, l'integrazione viene attivata per tutti gli utenti. Ogni utente nell'account Organizzazione di Zoho CRM può accedere a RingCentral con le proprie credenziali univoche.

Per configurare RingCentral in Zoho CRM, è necessario

  1. Abilitare l'integrazione RingCentral
  2. Accedere al proprio account RingCentral in Zoho CRM

Abilitare l'integrazione RingCentral

Per abilitare l'integrazione RingCentral

  1. Vada su Setup > Channels > Telephony.
  2. Selezioni RingCentral.

  3. Clicchi su Enable.

Nota
  • Dopo aver cliccato su Enable, attenda che la pagina si aggiorni automaticamente. Non clicchi altrove finché non appare la schermata di RingCentral Login.

Accedere a RingCentral

Una volta abilitata l'integrazione RingCentral, Le verrà richiesto di accedere al Suo account RingCentral da Zoho CRM.

Per accedere al Suo account RingCentral

  1. Clicchi su Login to RingCentral se desidera accedere immediatamente al Suo account.
  2. Verrà reindirizzato alla pagina di login di RingCentral dove dovrà inserire i dati di accesso e cliccare su Login.
     
  3. Se desidera accedere in un secondo momento, può utilizzare l'icona Phone in basso a destra della pagina per accedere alla schermata di login di RingCentral.

  4. Una volta effettuato l'accesso, specifichi come desidera effettuare le chiamate dalla finestra Preferences.

Nota
  • Per disconnettersi da RingCentral, segua i passaggi indicati qui.

Preferenza per la registrazione delle chiamate perse

Per impostazione predefinita, se alcuni membri del gruppo di coda chiamate non accettano una chiamata in entrata, una chiamata persa verrà registrata per ciascun utente nel modulo Chiamate del CRM.  Può abilitare l'opzione "Do not log missed call if another Zoho User answers it" se non desidera registrare più voci di chiamate perse da un singolo numero. Abilitando questa opzione:
  1. Verrà registrata una chiamata persa per un solo membro della coda chiamate quando nessun utente risponde alla chiamata
  2. Verrà registrata una chiamata ricevuta per il membro che risponde alla chiamata.
 
Per abilitare la preferenza del registro chiamate
  1. Vada su Settings > Channels > Telephony.
  2. Nella Home Page di RingCentral, vada alla scheda Preference.
  3. Attivi il pulsante di commutazione. 


Preferenze

Una volta integrato RingCentral, può configurare il modo preferito in cui desidera effettuare le chiamate. Le preferenze possono anche essere modificate cliccando sull'icona  Phone ( ) nell'angolo in basso a destra della finestra. 

Può effettuare chiamate tramite:
  1. RingOut
  2. Browser
  3. Softphone
  4. RingCentral Desktop App

Effettuare chiamate tramite RingOut

RingOut Le consente di chiamare i Suoi clienti (qualsiasi numero) dal Suo account RingCentral. I dispositivi configurati con RingCentral saranno disponibili per effettuare chiamate in uscita o ricevere chiamate in entrata. Lo stato del softphone sarà Online o Offline. Si noti che quando il softphone è offline, non sarà possibile effettuare o ricevere chiamate in Zoho CRM.


  1. Telefono personalizzato
    Oltre al softphone, può anche effettuare chiamate specificando il numero di telefono. Quando effettua una chiamata verso un cliente, RingCentral chiamerà prima il Suo dispositivo. Un messaggio vocale Le chiederà di premere 1. Una volta fatto, RingCentral chiamerà il Suo cliente (o il numero che desidera chiamare). 

Chiamate da browser con RingCentral

Le chiamate da browser per RingCentral Le consentono di effettuare chiamate direttamente dal CRM senza dover passare tra il Suo account CRM e RingCentral. I plugin WebRTC vengono installati per garantire chiamate da browser senza problemi e verrà stabilita una comunicazione in tempo reale con l'utente finale.

Deve scegliere l'opzione Browser dal pop-up delle preferenze di chiamata per effettuare chiamate tramite il browser. Può anche salvare le Sue preferenze insieme all'ID chiamante in uscita del destinatario, in modo da poter identificare facilmente i chiamanti verso i Suoi numeri RingCentral durante le chiamate in uscita.

Ora può effettuare chiamate direttamente dal browser senza dover utilizzare un softphone. Questo Le consente anche di rispondere direttamente alle chiamate in entrata all'interno del Suo CRM.



Effettuare chiamate tramite Softphone

Può scegliere di effettuare chiamate ai Suoi clienti utilizzando il softphone RingCentral. Per questo, il Softphone deve essere installato sul Suo dispositivo. 
Clicchi qui per installare.

Effettuare chiamate tramite RingCentral Desktop App

Può effettuare chiamate ai Suoi clienti utilizzando l'app desktop di RingCentral dopo aver scaricato l'app. Clicchi qui per scaricare.


Nota
  1. Le funzionalità Mute, Unmute, Hold, Unhold e Dialpad saranno incluse nel pop-up se sceglie l'opzione Browser.
  2. Le funzionalità Mute, Unmute, Hold e Unhold saranno incluse nel pop-up sia per l'opzione RingOut che per l'opzione Softphone.
  3. Si prega di fare riferimento alle funzionalità di connettività di rete prima di scegliere l'opzione Browser.
  4. Le chiamate da browser saranno supportate solo su Chrome 29 e versioni successive e Firefox 47 e versioni successive.

Utilizzare l'integrazione RingCentral

Una volta abilitato RingCentral in Zoho CRM e dopo aver effettuato l'accesso al Suo account RingCentral in Zoho CRM e nel softphone RingCentral, è pronto per utilizzare questa integrazione RingCentral. Può ricevere chiamate in entrata, avviare chiamate in uscita e aggiungere attività di follow-up da Zoho CRM.

Ricevere chiamate

Quando riceve una chiamata in entrata da un contatto CRM tramite RingCentral, può visualizzare una vista Biglietto da visita del contatto.



Al termine della chiamata, le opzioni di follow-up nella finestra Call Ended Le consentono di aggiungere chiamate e assegnare attività al Suo contatto.


Effettuare chiamate

Quando viene avviata una chiamata in uscita verso un contatto in Zoho CRM, la chiamata viene effettuata tramite RingCentral.

Per avviare una chiamata in uscita da Zoho CRM

  1. Clicchi sul record desiderato.
  2. Nella pagina  Dettagli del record, clicchi sull'icona  Phone accanto al numero di telefono.



Attività di follow-up

Al termine di ogni chiamata tramite RingCentral, può svolgere una o tutte le seguenti attività dalla finestra Call Ended in Zoho CRM. Queste verranno automaticamente associate al rispettivo record.

  • Aggiungere una chiamata di follow-up.

  • Aggiungere un'attività di follow-up.

Visualizzare i registri delle chiamate e le registrazioni

Le chiamate effettuate, ricevute, perse e senza risposta in Zoho CRM tramite RingCentral vengono registrate automaticamente nel modulo Calls.

Per visualizzare i registri delle chiamate

  1. Clicchi sul modulo Calls.
  2. Selezioni la vista elenco All Calls.
  3. Clicchi su un record desiderato per visualizzare i dettagli della chiamata.
  4. Le chiamate registrate vengono visualizzate in questa sezione.
Nota
  • Le chiamate registrate possono essere visualizzate solo se l'integrazione RingCentral è abilitata e l'utente ha effettuato l'accesso.

Disabilitare l'integrazione RingCentral

L'integrazione RingCentral può essere disabilitata in qualsiasi momento. Solo l'Amministratore di un account Zoho CRM può disabilitare l'integrazione.

Per disabilitare l'integrazione RingCentral

  1. Vada su Setup > Channels > Telephony.
  2. Clicchi su Disable.

Nota
  • Disabilitando l'integrazione RingCentral, non sarà più possibile effettuare chiamate in Zoho CRM tramite RingCentral.
  • Una volta disabilitata dall'Amministratore, l'integrazione viene disabilitata per tutti gli utenti nell'account Organizzazione.
  • I dettagli delle chiamate inseriti prima della disabilitazione dell'integrazione rimangono intatti.

Chiamate da browser per RingCentral

Le chiamate da browser per RingCentral consentono agli utenti di effettuare chiamate direttamente dal CRM senza dover passare tra l'account CRM e il software RingCentral. I plugin WebRTC vengono installati per garantire chiamate da browser senza problemi e una comunicazione in tempo reale con l'utente finale.

Esaminiamo i seguenti componenti di connettività di rete che devono essere inclusi nella rete dell'utente.

Configurazione del firewall

Il firewall include un'interfaccia di rete Wide-Area come DSL, Ethernet o un modem via cavo. La configurazione del firewall consente il controllo delle porte TCP e UDP in uscita verso Internet pubblica dal browser che utilizza il client RingCentral. Consente inoltre l'apertura delle porte affinché il server client abbia il tempo di scambiare informazioni con il server remoto.

Router

Il router fornisce instradamento, direzione del traffico, inoltro dei pacchetti e supporto per ping e traceroute ICMP, gestione della larghezza di banda, prioritizzazione dei pacchetti e ispezione intelligente dei pacchetti.

Accesso al firewall

L'accesso al firewall garantisce che la porta firewall in uscita e in entrata sia aperta tra la rete utente interna e la WAN dell'ISP per le applicazioni come controllo delle chiamate, media RTP, provisioning e registrazione telefonica e servizi ausiliari. Questo accesso al firewall consente la connettività del controllo delle chiamate e del percorso multimediale.

Plugin WebRTC

WebRTC aiuta le applicazioni multimediali in tempo reale a funzionare senza l'installazione di estensioni o plugin aggiuntivi. Consente la comunicazione in tempo reale con l'utente finale indipendentemente dal browser utilizzato. Di seguito sono riportate le porte da aprire prima di abilitare l'opzione browser nelle preferenze di chiamata di RingCentral.

Tipo di traffico
 Protocolli
 Numero porta sorgente
 Numero porta destinazione
Segnalazione e media (protetti) (WebRTC)
 HTTP/TLS/TCP, STUN/UDP
 5060, 6182, 8080, 8083
 5060, 6182, 8080, 8083

Per ulteriori informazioni sui requisiti di rete di RingCentral, clicchi qui.


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